Inleiding
Beide taken beginnen op de factuurlijst: open in het hoofdmenu Financieel (Financials) en klik op de tegel Facturen (Invoices). Het scherm heeft de titel Factuur (Invoice). Bovenaan de lijst staan links de knoppen Nieuw (New), Sync en Facturen verwijderen (Delete invoices), en rechts Filters resetten (Reset filters), Exporteren (Export) en CSV-export (CSV Export). Daaronder staat één rij per factuur, nieuwste eerst, met Status, Factuurnummer (Invoice number), Factuurdatum (Invoice date) en bedragen. Klik op een rij om die factuur te openen.
Een factuur hier is ofwel Concept (Draft, voorbereid, nog niet aan de klant uitgegeven) of Send (uitgegeven, met zijn nummer). Alleen concepten kunnen worden verwijderd. Een uitgegeven factuur corrigeer je in plaats daarvan met een creditfactuur.
Je komt hier terecht omdat:
- Je per ongeluk, of voor de verkeerde klant, een conceptfactuur maakte en die kwijt wilt.
- Een factuurronde concepten achterliet die je niet van plan bent uit te geven, en je die opruimt.
- Je boekhouder vraagt om elke factuurregel van vorige maand in een bestand dat hij in een spreadsheet kan openen.
- Je wilt een snelle lijst van wat er op je scherm staat, gefilterd, voor een collega.
- Hetzelfde factuurnummer staat twee keer in de lijst.
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Concept | Een factuur die is voorbereid maar nog niet uitgegeven; kan nog worden gewijzigd of verwijderd |
| Send | Een factuur die is uitgegeven; kan niet meer worden verwijderd met de normale knoppen |
| Sync-ID (Sync ID) | Een verborgen kolom; ingevuld zodra de factuur naar je boekhoudsoftware is verstuurd |
| CSV-export | Een download van uitgegeven facturen, één rij per factuurregel, als een CSV-bestand (comma-separated values) |
| Exporteren | Een download van de lijst precies zoals je die ziet, als een Excel-bestand |
Elke manier om een factuur te verwijderen of te exporteren
| Route | Wat er gebeurt | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Verwijderen (Delete) bovenaan een geopend conceptfactuur | Dat ene concept wordt verwijderd | Ja |
| Concepten aanvinken in de lijst, dan Facturen verwijderen | Elk aangevinkt concept wordt verwijderd; uitgegeven facturen worden overgeslagen | Ja |
| De verborgen prullenbakkolom in de lijst of op de tab Facturen van een klant | Verwijdert een factuur met een dubbel nummer | Ja, in Veelgestelde vragen |
| Een creditfactuur op een uitgegeven factuur | Annuleert de factuur | Nee, zie de pagina over creditfacturen (credit-notes.md) |
| CSV-export | Uitgegeven facturen in een periode, regel voor regel | Ja |
| Exporteren | De lijst zoals die op het scherm staat | Ja |
Gebruik deze pagina voor concepten die je niet wilt en om factuurcijfers uit de app te halen. Om een al uitgegeven factuur terug te draaien, gebruik een creditfactuur.
Zo werkt het
Configuratie
Verwijderen en exporteren hebben geen eigen instellingen.
Voordat je begint: het scherm Financieel, de factuurlijst, het factuurscherm, Verwijderen, Facturen verwijderen en CSV-export zijn alleen toegankelijk voor een bedrijfsbeheerdersaccount. Andere accounts kunnen ze niet openen. Moet er een factuur worden verwijderd of een export worden gemaakt, vraag dan een collega met een bedrijfsbeheerdersaccount, of zie Een medewerker toevoegen en rechten instellen.
De factuurlijst gebruiken
Open in het hoofdmenu Financieel en klik op de tegel Facturen. Je bereikt de eigen facturen van een klant ook vanuit het klantdossier, op de tab Facturen, en klikt daar op een rij om de factuur te openen.
Om één conceptfactuur te verwijderen:
- Klik op de rij van de factuur. Het factuurscherm opent, met de titel Factuur.
- Controleer of het de factuur is die je bedoelt: de klant, de regels en het totaal.
- Klik op Verwijderen, in rood rechtsboven. Die knop staat er alleen zolang de factuur een Concept is.
De factuur wordt meteen verwijderd. Er is geen bevestigingsvraag en geen manier om hem terug te krijgen, controleer dus stap 2 voordat je klikt. Je komt terug op de lijst.
Om meerdere concepten tegelijk te verwijderen:
- Filter in de lijst de kolom Status op Concept, zodat je alleen concepten ziet.
- Vink het vakje vooraan elke rij aan die je wilt verwijderen. Facturen verwijderen verschijnt in rood in de knoppenrij zodra één rij is aangevinkt.
- Klik op Facturen verwijderen.
De aangevinkte concepten worden meteen verwijderd, zonder bevestigingsvraag. Een aangevinkte uitgegeven factuur (Send) blijft ongemoeid, en de app vertelt niet dat hij die heeft overgeslagen. Daarom filter je in stap 1 eerst op concepten.
Om uitgegeven facturen te exporteren voor je boekhouder:
- Klik op CSV-export, rechtsboven de lijst. Een klein venster met de titel Exporteren (Export) opent.
- Vul Van (From) in: de eerste dag die je wilt.
- Vul Tot (To) in: de dag na de laatste dag die je wilt. Voor heel april vul je 1 april en 1 mei in.
- Klik op Exporteren. Het bestand wordt naar je computer gedownload. Annuleren (Cancel) sluit het venster zonder bestand.
Om de lijst te downloaden zoals die op het scherm staat:
- Zet de filters en de kolommen zoals je ze wilt hebben.
- Klik op Exporteren, rechtsboven de lijst, naast Filters resetten.
De rijen die de lijst toont worden gedownload als een Excel-bestand, met een kolomtitel op elke kolom. Het bestand krijgt een technisch ogende naam; hernoem het na het downloaden.
Goed om te weten
Wat het CSV-bestand bevat. Lees dit eenmaal door; je komt erop terug zodra een cijfer vreemd lijkt.
| Inbegrepen | Weggelaten |
|---|---|
| Uitgegeven (Send) facturen en creditfacturen van je bedrijf | Concepten |
| Facturen gedateerd vanaf het begin van Van tot het begin van Tot | Facturen uitgegeven tijdens de dag Tot zelf |
| Facturen gekoppeld aan een boeking en een klant | Facturen zonder boeking, zoals de meeste handmatig opgestelde facturen |
| Eén rij voor elke regel op elke factuur | Een aparte totaalregel per factuur |
Elke rij bevat:
- het boekingsnummer, de vestiging, de uitgiftelocatie, het klantnummer en de factuurnaam
- het factuurnummer, de factuurdatum en de vervaldatum
- de omschrijving, het aantal, de prijs per stuk, de korting en het subtotaal van de regel
- het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal
- de voertuigklasse en het voertuig, en het jaar en de maand van zowel de factuur als het einde van de boeking
Kolommen worden gescheiden door een puntkomma, en bedragen gebruiken een punt als decimaalteken.
Een uitgewerkt voorbeeld. In april gaf je team twee facturen uit en liet één concept staan:
- Factuur 412 voor een boeking, met drie regels: huur € 250,00, verzekering € 40,00 en een bezorgkosten € 35,00, elk plus 21% btw. Totaal € 393,25.
- Een met de hand opgestelde factuur voor een verloren sleutel, € 60,50 inclusief btw, niet gekoppeld aan een boeking.
- Een concept voor de boeking van volgende week.
Met Van 1 april en Tot 1 mei heeft het bestand een kopregel en drie rijen, allemaal voor factuur 412: één voor de huur (subtotaal 250, btw 52,5, totaal 302,5), één voor de verzekering en één voor de bezorgkosten. De sleutelfactuur en het concept staan er niet in. Had je Tot op 30 april gezet, dan zou ook elke factuur die tijdens 30 april werd uitgegeven, ontbreken.
Wat verwijderen niet raakt. Het verwijderen van een concept verwijdert niet de boeking of de kosten daarop, zodat de boeking opnieuw kan worden gefactureerd: zie een boeking factureren. Een concept heeft nog geen factuurnummer, dus verwijderen laat geen gat vallen in je nummering; zie factuurnummers en vervaldata.
Wat je hierna doet: zodra de concepten zijn opgeruimd, geef je de facturen die je houdt uit vanaf het factuurscherm, zoals beschreven in een factuur versturen. Stuur het CSV-bestand naar je boekhouder; als je facturen automatisch naar je boekhoudsoftware gaan, controleer dat eerst, zoals beschreven in boekhoudkoppeling.
Veelgestelde vragen
Waarom verdween het factuurnummer uit mijn boekhouding nadat ik de prullenbak op een dubbele rij gebruikte? De lijst en de tab Facturen van elke klant hebben een verborgen kolom zonder titel die op elke rij een prullenbak toont. Je zet hem aan met de kolomkiezer helemaal rechts in de titelrij van de lijst. Op de prullenbak klikken verwijdert die factuur meteen, zonder te vragen, als er een andere factuur met hetzelfde nummer bestaat of als de factuur al naar je boekhoudsoftware is verstuurd. In elk ander geval toont hij "Factuur kan niet worden verwijderd omdat hij geen duplicaat is of al is gesynchroniseerd met de financiële boekhouding." ("Can't delete invoice as its not a duplicate or its synced to financial accounting.") Hij verwijdert ook één opgeslagen PDF met dat factuurnummer, wat de kopie kan zijn van de factuur die je wilde houden. Gebruik de prullenbak alleen op een rij waarvan het nummer echt twee keer voorkomt en waarvan Sync-ID leeg is. Open daarna de factuur die je hield en maak de PDF opnieuw aan, zoals beschreven in een factuur versturen. Is een factuur die al in je boekhoudsoftware stond op deze manier verwijderd, vraag dan RentVisie-support.
Waarom toont Verwijderen "Deze boeking is gesynchroniseerd met de boekhouding en kan daarom niet worden verwijderd." ("This booking has been synced to bookkeeping and thus cannot be removed.")? Het concept is al naar je boekhoudsoftware verstuurd, waardoor zijn Sync-ID is ingevuld. De app verwijdert hem niet. Verwijder hem eerst in je boekhoudsoftware, of vraag RentVisie-support; zie boekhoudkoppeling.
Waarom staat er geen knop Verwijderen op een factuur? De factuur is uitgegeven (Send). Uitgegeven facturen kunnen niet worden verwijderd; crediteer ze in plaats daarvan, zoals beschreven in creditfacturen.
Waarom liet Facturen verwijderen een deel van de aangevinkte facturen op de lijst staan? Dat waren uitgegeven facturen. Facturen verwijderen verwijdert alleen concepten en slaat de rest over zonder dat te melden.
Waarom ontbreekt een met de hand opgestelde factuur in het CSV-bestand? Het CSV-bestand bevat alleen facturen die aan een boeking zijn gekoppeld. Gebruik in plaats daarvan Exporteren op de lijst: filter de lijst op de data die je nodig hebt en download hem.
Waarom ontbreekt de laatste dag van de maand in het CSV-bestand? Tot telt vanaf het allereerste begin van die dag. Vul de dag ná de laatste dag in die je wilt.
Waarom bevat het CSV-bestand alleen de kopregel? Of Van of Tot is leeg gelaten, of er is in die periode geen factuur uitgegeven. Vul beide data in en probeer opnieuw.
Waarom zien bedragen er fout uit als ik het CSV-bestand in Excel open? De bedragen gebruiken een punt als decimaalteken en de kolommen zijn gescheiden door puntkomma's. Een Nederlandse Excel kan 302.5 als tekst of als groot getal lezen. Open het bestand via de tekstimport van Excel (Gegevens (Data), dan Uit Tekst/CSV (From Text/CSV)) en zet het decimaalteken op een punt.
Waarom zien de boekingsgegevens er fout uit op een gecombineerde factuur? Bij een factuur die meerdere boekingen dekt, toont het CSV-bestand het nummer, de locatie en het voertuig van de eerste boeking op elke regel. Controleer de factuur zelf voor de andere boekingen.
Gerelateerde pagina's:
- Creditfacturen — om een al uitgegeven factuur te annuleren of te corrigeren.
- Factuurnummers en vervaldata — wanneer een nummer wordt toegekend en wat een gat betekent.
- Boekhoudkoppeling — wanneer facturen zonder export bij je boekhoudsoftware terecht moeten komen.
- Exports voor belasting en compliance — voor exports bedoeld voor de belastingdienst.