Inleiding
RentVisie hangt twee verschillende soorten personen aan een klant, en ze zijn makkelijk te verwarren. Een subaccount is iemand die op de boekingen van die klant mag rijden — een partner, een collega, een tweede genoemde bestuurder. Een medewerker is iemand die werkt bij een zakelijke klant, zoals de persoon naar wie je de factuur stuurt. Elk heeft zijn eigen tab op het klantformulier: Gekoppelde subaccounts/bestuurders (Linked subaccounts/drivers) en Gekoppelde medewerkers/afdelingen (Linked employees/subdivisions). Een derde tab, Gekoppelde accounts (Linked accounts), toont dezelfde twee relaties vanaf de andere kant, zodat je iemand van beide kanten kunt koppelen.
Elk van deze personen is een volwaardig klantrecord op zichzelf. Een bestuurder toevoegen maakt een tweede klant aan en koppelt die aan de eerste; het maakt geen "bestuurder" van een mindere soort. Daarom duikt een bestuurder die je toevoegt gewoon op in je klantenlijst, net als ieder ander.
Iemand aan een klant hangen is niet hetzelfde als iemand op een boeking zetten. De lijst met subaccounts van de klant is de pool om uit te kiezen; het eigen scherm Bestuurders (Drivers) van de boeking is waar je zegt wie van hen deze specifieke auto bestuurt.
Je gebruikt dit wanneer:
- een stel samen één auto huurt en allebei willen rijden
- een firma bestelbussen huurt en elke bus door een andere medewerker wordt opgehaald
- een zakelijke klant facturen wil laten sturen naar zijn boekhouder, niet naar de bestuurder
- een genoemde bestuurder zegt dat hij de boekingsbevestiging nooit heeft gekregen
Begrippen op deze schermen
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Gekoppelde subaccounts/bestuurders (Linked subaccounts/drivers) | De tab met de extra bestuurders gekoppeld aan een klant |
| Gekoppelde medewerkers/afdelingen (Linked employees/subdivisions) | De tab met contacten bij een zakelijke klant, of zijn vestigingen |
| Gekoppelde accounts (Linked accounts) | De klanten waaraan deze persoon is gekoppeld, gezien vanaf zijn kant |
| Bestuurders / subhuurder (Drivers / sub rentee) | Het scherm op een boeking dat toont wie die auto bestuurt |
| Bestaand account v2 (Existing account v2) | De knop die iemand koppelt die al klant is |
Elke manier om iemand te koppelen
| Waar je begint | Wat je krijgt |
|---|---|
| Nieuw subaccount (New sub account) op de tab **Gekoppelde | |
| subaccounts/bestuurders** van de klant | Een kort formulier dat in één stap een nieuwe klant aanmaakt en als bestuurder koppelt |
| Bestaand account v2 op diezelfde tab | Een lijst van je klanten met een vinkje, om iemand te koppelen die je al hebt |
| Nieuwe medewerker (New employee) of Bestaand account (Existing account) op Gekoppelde medewerkers/afdelingen | Dezelfde twee routes, voor een contact bij een zakelijke klant |
| De tab Gekoppelde accounts op het eigen record van een persoon | Dezelfde koppelingen vanaf zijn kant — kies de accounts waarvoor hij rijdt of werkt |
| Nieuw (New) of Bestaand account v2 op het scherm Bestuurders van een boeking | Koppelt aan de klant en zet de persoon op die boeking |
Zo werkt het
Configuratie
Er is niets van tevoren in te stellen — geen lijst om voor te bereiden en geen schakelaar om aan te zetten.
Voordat je begint: een normaal personeelsaccount kan dit allemaal. De persoon die je koppelt, moet bij je eigen bedrijf horen; je kunt geen klantrecord lenen van ergens anders. Is de klant waaraan je iemand toevoegt gloednieuw en nog niet opgeslagen, weet dan dat het indrukken van een van beide Nieuw-knoppen hem eerst opslaat.
De tabs voor gekoppelde personen gebruiken
Open in het hoofdmenu Klanten (Customers), klik op de tegel Klanten. Zoek de persoon op de lijst met als kop Klant en klik op zijn rij.
- Klik op Gekoppelde subaccounts/bestuurders. De lijst toont Voornaam, Achternaam en Factuurnaam (Invoice name) voor iedereen die al gekoppeld is, met twee iconen aan het eind van elke rij: één opent het eigen klantformulier van die persoon, de ander ontkoppelt hem.
- Om iemand nieuw toe te voegen, klik je op Nieuw subaccount. Een kort formulier opent met bedrijf (company), Voornaam, Achternaam, Factuurnaam, Netnummer/landcode (Dial code), Telefoon en E-mail.
- Vul minstens de naam en het E-mail in, druk dan op Opslaan (Save) op dat formulier.
- Om iemand te koppelen die je al hebt, klik je in plaats daarvan op Bestaand account v2. Het scherm met als kop Subklant/bestuurder koppelen (Link subcustomer / driver) toont je klanten in drie kolommen: Gekoppeld (Linked), Factuurnaam en E-mail. Vink Gekoppeld aan op de juiste rij, klik dan op Terug (Back).
- Klik voor een contact bij een bedrijf op Gekoppelde medewerkers/afdelingen en gebruik Nieuwe medewerker of Bestaand account op dezelfde manier. Die lijst draagt ook de kolommen Telefoon en E-mail.
- Om te zeggen wie een bepaalde auto bestuurt, open je de boeking en klik je op Bestuurders. Het scherm met als kop Bestuurders / subhuurder toont bovenaan de bestuurders die al op deze boeking staan en daaronder de gekoppelde accounts van de klant. Vink de mensen aan die rijden en klik op Bijwerken (Update).
Het korte formulier is degene waarmee je voorzichtig moet zijn, want het is niet het klantformulier:
| Veld | Standaard | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| bedrijf (company) | nee | Maakt dit een bedrijf in plaats van een persoon. Een subaccount opent altijd als een persoon | Ja of nee |
| Voornaam / Achternaam | leeg | De naam van de bestuurder, en waar Factuurnaam uit wordt opgebouwd | Elke tekst tot 200 tekens |
| Factuurnaam | gevuld vanuit de naam | De naam op de documenten, en een van de twee dingen die een bevestigingsmail nodig heeft | Alleen typbaar als bedrijf op ja staat |
| Netnummer/landcode | leeg | De landcode van het telefoonnummer | Cijfers |
| Telefoon | leeg | Een nummer om de bestuurder te bereiken | Elke tekst — dit formulier controleert het niet |
| leeg | Waar de eigen boekingsbevestiging van deze bestuurder naartoe gaat | Elke tekst — dit formulier controleert het niet |
Een uitgewerkt voorbeeld. Een klant boekt een bestelbus en zijn collega komt hem ophalen. Op de tab Gekoppelde subaccounts/bestuurders van de klant klik je op Nieuw subaccount, typ je de voor- en achternaam van de collega en zijn e-mailadres, en druk je op Opslaan — de bestuurder bestaat nu en is gekoppeld. Je opent dan de boeking, klikt op Bestuurders, vinkt de collega aan in de onderste lijst en klikt op Bijwerken. Zodra de boeking wordt bevestigd, krijgt de collega zijn eigen kopie van de bevestiging, aan hem geadresseerd.
Goed om te weten
Alles op deze tabs slaat op zodra je het doet. Het vinkje op het koppelscherm schrijft meteen — het scherm zegt het zelfs: Changes are auto-saved. (Wijzigingen worden automatisch opgeslagen.) — en zo ook de twee Nieuw-knoppen en het ontkoppelicoon. Annuleren (Cancel) op het klantformulier daarna haalt niets terug. Alleen de tab Gekoppelde accounts gedraagt zich als de rest van het formulier en wacht op Opslaan.
Bijwerken vervangt de bestuurderslijst, het voegt er niet aan toe. Op het scherm Bestuurders van een boeking wordt wie is aangevinkt op het moment dat je op Bijwerken drukt, de complete lijst bestuurders voor die boeking. Wie er al op stond en niet is aangevinkt, gaat eraf.
Het korte formulier controleert niets. Het klantformulier weigert een telefoonnummer met een plusteken erin en staat erop dat er een factuurnaam is; dit kleine formulier doet geen van beide. Een bestuurder die hier wordt aangemaakt, kan eindigen met een misvormd telefoonnummer of een lege factuurnaam die het klantformulier nooit zou hebben geaccepteerd — zie Een klantrecord aanmaken voor wat het volledige formulier afdwingt.
Een bestuurder krijgt zijn eigen bevestiging alleen als twee vakken zijn ingevuld. Als een boeking wordt bevestigd, krijgt elke bestuurder erop een eigen kopie geadresseerd — maar alleen als die persoon zowel een E-mail als een Factuurnaam heeft. Wie een van beide mist, wordt stilletjes overgeslagen, zonder iets op het scherm dat dat zegt. De hoofdhuurder wordt hier bewust buiten gehouden, omdat die al de boekingsbevestiging zelf krijgt.
Een bestuurder ontkoppelen laat het klantrecord bestaan. Het icoon op de rij verbreekt alleen de koppeling. De persoon blijft in je klantenlijst staan met zijn boekingen, facturen en documenten intact, en je kunt hem later weer koppelen.
Wat je hierna doet: iemand aan de klant koppelen is pas de halve klus — ga naar de boeking en klik op Bestuurders om te zeggen wie daadwerkelijk rijdt, anders verschijnt de extra bestuurder nooit op de documenten en krijgt hij nooit een mail.
Veelgestelde vragen
Waarom kreeg een genoemde bestuurder de bevestigingsmail niet? Hij mist een E-mail-adres of een Factuurnaam, en niets waarschuwt je. Open die persoon via het icoon op de rij Gekoppelde subaccounts/bestuurders, vul beide in, en druk op Opslaan op zijn formulier — bevestig daarna de boeking opnieuw zodat de mail opnieuw uitgaat.
Waarom verdwenen bestuurders van een boeking nadat ik er een had toegevoegd? Bijwerken op het scherm Bestuurders zet de bestuurderslijst van de boeking op precies wat is aangevinkt. Heb je alleen de nieuwe persoon aangevinkt, dan ging iedereen anders eraf. Vink iedereen aan die moet rijden, inclusief wie er al stond, en druk opnieuw op Bijwerken.
Ik heb de verkeerde persoon ontkoppeld — is zijn record weg? Nee. Ontkoppelen verbreekt alleen de link. Klik op Bestaand account v2, zoek hem op, en vink Gekoppeld aan om hem terug te zetten.
Moet deze persoon een subaccount of een medewerker zijn? Een subaccount is iemand die rijdt; een medewerker is iemand bij een bedrijf die niet per se rijdt, zoals degene die de facturen afhandelt. Iemand die beide doet, kan op beide tabs worden gekoppeld — het zijn aparte lijsten over dezelfde mensen.
Waarom staat mijn nieuwe bestuurder in de hoofdklantenlijst? Omdat een bestuurder een volwaardig klantrecord is. Er is geen aparte plek voor ze, dus ze verschijnen in zoekopdrachten en kunnen eigen boekingen krijgen.
Ik kan niet typen in Factuurnaam op het korte formulier. Dat veld wordt gevuld vanuit de voor- en achternaam voor een privépersoon, en wordt pas typbaar als je bedrijf op ja zet. Heb je een andere factuurnaam nodig voor een persoon, sla dan het korte formulier op en open zijn eigen klantrecord, waar het vak wel bewerkt kan worden.
Drukken op Nieuw sloeg een klant op die ik nog niet af had. Zowel Nieuw subaccount als Nieuwe medewerker slaan de klant op die je aan het bewerken was voordat ze het korte formulier openen. Daar is geen ongedaan maken voor, dus maak het hoofdrecord eerst af als dat kan.
Verwante pagina's: Een klantrecord aanmaken voor het volledige klantformulier dat deze personen ook krijgen, en Een boeking bevestigen voor de bevestiging die de bestuurders hun kopieën stuurt.