Inleiding
De meeste lijsten en rapporten in de app kun je downloaden, zodat je de cijfers in een spreadsheet kunt bewerken, bewaren of doorsturen. Er zijn twee soorten downloads:
- Exporteren (Export, op sommige schermen Selectie exporteren naar Excel (Export selected to Excel)): downloadt de lijst zoals je hem hebt gefilterd, als Excel-bestand. Deze staat in de knoppenrij vlak boven de lijst, rechts, meestal naast Filters resetten (Reset filters).
- CSV-export (CSV Export): een apart, kant-en-klaar bestand voor je boekhouder of de Belastingdienst. Je kiest eerst een periode, en de app bouwt het bestand voor je. Alleen twee schermen hebben deze knop.
Je bent hier omdat:
- Je manager wil de omzet van vorige maand per locatie in een spreadsheet voor een vergadering.
- Je wilt een lijst van alle boekingen die volgende week bij één vestiging worden opgehaald, om met die vestiging te delen.
- Je boekhouder vraagt om elke factuurregel van het kwartaal.
- Je telt onderhoudskosten op, wat het scherm niet voor je optelt.
- Je wilt gewoon een kopie bewaren van wat een rapport vandaag liet zien.
Begrippen op deze schermen
| Het scherm zegt | Wat het betekent |
|---|---|
| Exporteren, Selectie exporteren naar Excel | De lijst downloaden als Excel-bestand (.xlsx) |
| CSV-export | Een voorbereid bestand downloaden als comma-separated values (CSV), een platte-tekstformaat dat Excel en boekhoudsoftware kunnen lezen |
| Filters resetten | Alle filters op de lijst wissen, zodat hij weer alles toont |
| Exportvoortgang (Export progress) | Het kleine venster dat laat zien hoe ver een grote download is gevorderd |
Elke manier om gegevens eruit te halen
| Route | Wat je krijgt | Beschreven hier |
|---|---|---|
| Exporteren of Selectie exporteren naar Excel boven een lijst | Elke rij die door de filters van de lijst komt, met de kolommen die je toont, als Excel-bestand | Ja |
| CSV-export op de factuurlijst (Financieel → Facturen, Financials → Invoices) | Uitgegeven facturen binnen een datumbereik, één rij per factuurregel | Kort; details in Verwijder een conceptfactuur of exporteer facturen naar een spreadsheet |
| CSV-export op het scherm Belastingautoriteiten (Dashboards → Belastingautoriteiten, Dashboards → Tax authorities) | De lijst van langdurige verhuur voor de Belastingdienst, voor maximaal 120 dagen | Kort; details in Stuur de Belastingdienst een lijst van wie je voertuigen langdurig heeft gehuurd |
Gebruik Exporteren wanneer je wilt hebben wat een lijst toont. Gebruik een CSV-export alleen wanneer je boekhouder of de Belastingdienst om dat specifieke bestand vraagt.
Zo werkt het
Configuratie
Exporteren heeft geen eigen instellingen. Er hoeft niets aangezet te worden.
Voordat je begint: je kunt elke lijst exporteren die je kunt openen. De boekings-, offerte-, klant- en voertuiglijst staan open voor gewone medewerkersaccounts. Het scherm Dashboards, de rapportschermen erachter, de factuurlijst, Betalingen (Payments) en Openstaande saldi (Outstanding balances) staan alleen open voor een bedrijfsbeheerdersaccount, en dat geldt ook voor CSV-export. Heb je een van die bestanden nodig, vraag dan een collega met een bedrijfsbeheerdersaccount, of zie Voeg een medewerker toe en stel diens rechten in.
De export gebruiken
Open de lijst die je wilt exporteren. Deze schermen hebben een knop Exporteren of Selectie exporteren naar Excel:
| Waar | Scherm |
|---|---|
| Boekingen → Overzicht (Bookings → Overview) | De boekingslijst, en de versies ervan Zoeken op opties (Search by options) en Zoeken op bestuurder(s) (Search by driver(s)) |
| Boekingen → Offertes (Bookings → Quotes), Boekingen → Abonnement (Bookings → Subscription) | De offertelijst (beide tabbladen) en de abonnementenlijst |
| Operationeel (Operational) | De uitgifte- en innamelijsten op je dagoverzicht |
| Klanten (Customers), dan de tegel Klanten | De klantlijst |
| Assets, dan de tegel Assets | De voertuiglijst |
| Financieel, dan Facturen (Invoices), Betalingen of Openstaande saldi | De factuur-, betaal- en openstaandesaldilijst |
| Dashboards, dan bijna elke tegel | De omzet-, bezettings-, onderhoudskosten-, schade-, inspectie-, kortingscode- en belastingrapporten |
Daarna:
- Filter de lijst tot wat je wilt. Typ of kies iets in de filtervelden onder de kolomkoppen, en sorteer door op een kop te klikken. Vraagt een rapportscherm om datums, vul ze dan in en druk eerst op de bijbehorende knop, zodat de tabel cijfers bevat.
- Kies de kolommen. Open de kolomkiezer helemaal rechts van de kopregel en vink de kolommen aan die je in het bestand wilt. Veel lijsten hebben nuttige kolommen die standaard verborgen zijn, zoals Aangemaakt op (Created at) op de boekingslijst. Alleen de kolommen die je kunt zien, komen in het bestand.
- Klik op Exporteren (of Selectie exporteren naar Excel), vlak boven de lijst aan de rechterkant.
- Wacht op de download. Bij een lange lijst laat een klein venster Exportvoortgang zien hoe ver hij is gevorderd. De knop Dataexport annuleren (Cancel data export) erin stopt de download; er wordt dan geen bestand gemaakt.
- Open het bestand. Het komt in de downloadmap van je browser terecht als Excel-werkmap, met de kolomkoppen in de eerste rij.
Zodra het bestand klaar is, gaat de lijst op het scherm terug naar hoe hij was.
Een CSV-bestand aanvragen:
- Open het scherm: Financieel, dan de tegel Facturen, of Dashboards, dan de tegel Belastingautoriteiten.
- Klik op CSV-export. Op de factuurlijst vraagt een klein venster Exporteren om Van en Tot. Op het belastingscherm vul je de periode en vestiging op het scherm zelf in voordat je klikt.
Het bestand wordt meteen gedownload. Er is geen wachtrij en er komt geen e-mail aan te pas.
Wat elk CSV-bestand bevat, en de regels voor de datums erin, staan op de pagina's waarnaar hierboven wordt gelinkt.
Goed om te weten
Elke rij, niet alleen de aangevinkte. Exporteren en Selectie exporteren naar Excel downloaden allebei elke rij die door de filters komt, over alle pagina's van de lijst heen. Rijen aanvinken in de selectiekolom verandert niets aan wat wordt geëxporteerd, ondanks de naam van de knop. Wil je minder rijen exporteren, filter dan de lijst.
Wat de inhoud van het bestand bepaalt:
| Instelling op het scherm | Effect op het bestand |
|---|---|
| Filters onder de kolomkoppen | Alleen overeenkomende rijen worden geëxporteerd |
| Sorteervolgorde | Rijen verschijnen in dezelfde volgorde |
| Kolommen die met de kolomkiezer zijn verborgen | Vallen weg uit het bestand |
| Pagina van de lijst waar je naar kijkt | Geen effect; alle pagina's worden geëxporteerd |
| Aangevinkte rijen | Geen effect |
Een kolom die een knop of icoon toont in plaats van een waarde, zoals een openen- of verwijderpictogram, wordt niet geëxporteerd.
Een uitgewerkt voorbeeld. Je wilt de uitgiftes van volgende week bij je vestiging Utrecht. Op Boekingen → Overzicht filter je Uitgifte (Pickup) op Utrecht en Uitgiftedatum en -tijd (Pickup date time) op 6 tot 12 oktober. De lijst meldt 47 boekingen, verspreid over meerdere pagina's. Je vinkt er twee aan om later te bekijken, en klikt dan op Exporteren. Het bestand heeft 48 rijen: de kopregel en alle 47 boekingen, inclusief die op de latere pagina's, niet alleen de twee die je aanvinkte. Had je ook Aangemaakt op aangezet in de kolomkiezer, dan had die kolom er ook in gestaan. De kolom Totaalprijs (Total price) komt binnen als getallen, dus als je hem in Excel selecteert, telt hij de 47 boekingen direct op, bijvoorbeeld tot € 18.430,50.
De bestandsnaam is technisch. Het bestand is genoemd naar de lijst in de app, bijvoorbeeld BookingOverviewGrid.xlsx voor de boekingslijst, en het werkblad heeft dezelfde naam. Hernoem het na het downloaden. Twee namen zijn verwisseld: het bestand uit Verzekeringsomzet (Insurance revenue) heet RentVisieMileagePackageOptionRevenue, en het bestand uit Omzet kilometerpakketten (Mileage package revenue) heet RentVisieInsuranceOptionRevenue. De inhoud klopt; alleen de namen zijn gekruist.
Getallen blijven getallen. Bedragen en datums komen in Excel binnen als waarden die je kunt optellen en sorteren, niet als tekst. Totalen worden niet voor je berekend; gebruik Excels eigen som.
Wat je hierna doet: open het bestand in Excel, voeg de totalen of grafieken toe die je nodig hebt, en stuur het door. Voor de betekenis van de cijfers in een rapport, zie de pagina van dat rapport: omzetrapporten, verkochte extra's en acties, wagenpark- en schaderapporten of overdrachtsrapporten.
Veelgestelde vragen
Waarom heeft mijn bestand veel meer rijen dan ik aanvinkte? Exporteren negeert aangevinkte rijen. Het downloadt elke rij die de filters toelaten. Filter de lijst tot de rijen die je wilt, en exporteer daarna opnieuw.
Waarom bevat het bestand alleen de kopregel, of downloadt er niets? De lijst was leeg toen je klikte. Vraagt een rapportscherm om datums, vul ze dan eerst in en druk op de knop die de cijfers berekent; de tabel blijft leeg tot je dat doet. Klik dan opnieuw op Exporteren.
Waarom ontbreekt een kolom die ik in de app wel zie, in het bestand? Het is een kolom met knoppen of iconen, die niet wordt geëxporteerd. Staat een kolom die je wilt helemaal niet op het scherm, zet hem dan aan in de kolomkiezer helemaal rechts van de kopregel.
Waarom bevat het bestand kolommen die ik niet nodig heb? Elke zichtbare kolom wordt geëxporteerd. Verberg de kolommen die je niet wilt met de kolomkiezer voordat je op Exporteren klikt. Je kolomkeuze wordt onthouden, dus dat hoef je maar één keer te doen.
Waarom duurt de export zo lang? De app haalt de lijst op in porties van 200 rijen. Een lijst van enkele duizenden boekingen duurt even. Filter op een kortere periode, of wacht tot het venster Exportvoortgang klaar is. Dataexport annuleren stopt hem.
Waarom staat er geen Exporteren-knop op het scherm dat ik gebruik? Niet elke lijst heeft er een. De tabel onder De export gebruiken toont de schermen die er wel een hebben. Mogelijk kan je account het rapport ook helemaal niet openen; zie Voordat je begint.
Waarom krijg ik de melding "Periode moet maximaal 120 dagen zijn" (Period should be max. 120 days) op het belastingscherm? Het belastingbestand dekt maximaal 120 dagen per keer. Maak twee exports voor een langere periode. Zie Stuur de Belastingdienst een lijst van wie je voertuigen langdurig heeft gehuurd.
Waarom zien bedragen in een CSV-bestand er in Excel verkeerd uit? De CSV-bestanden gebruiken puntkomma's tussen kolommen en een punt als decimaalteken. Open het bestand via Gegevens (Data), dan Uit tekst/CSV (From Text/CSV) in Excel, en zet het decimaalteken op een punt. Het Excel-bestand uit Exporteren heeft dit probleem niet.
Gerelateerde pagina's:
- Verwijder een conceptfactuur of exporteer facturen naar een spreadsheet — de factuur-CSV-export in detail.
- Stuur de Belastingdienst een lijst van wie je voertuigen langdurig heeft gehuurd — de belasting-CSV-export in detail.
- Omzetrapporten — wat de omzetcijfers die je exporteert betekenen.
- Bekijk hoe intensief je wagenpark wordt gebruikt — de bezettingsrapporten.