Inleiding
Beta. De Intelligence-dashboards zijn nieuw en staan in het menu nog als (Beta) aangeduid. Hun indeling en sommige cijfers kunnen nog veranderen. Controleer cijfers die je aan je boekhouder geeft aan de hand van je factuurlijst of je boekhoudpakket.
Intelligence (Beta) in het hoofdmenu opent elf financiële dashboards, te beginnen met het dashboard met de kop Financial cockpit. Je bedrijfsnaam en de periode staan in kleine tekst onder de kop. Elk dashboard heeft van boven naar beneden dezelfde opbouw. Eerst komt een rij knoppen om van dashboard te wisselen, dan een filterbalk, dan cijfertegels, grafieken en lijsten. Onderaan legt How is this calculated? elk cijfer uit.
Je gebruikt ze wanneer:
- je snel wilt kijken naar dit jaar tegenover vorig jaar, zonder dat er iets mis is;
- de eigenaar vraagt of het bedrijf dit kwartaal meer geld heeft verdiend, en waar;
- je wilt zien welke klanten je geld schuldig zijn en hoe lang al;
- je beslist welke voertuigen meer kosten dan ze opleveren;
- je boekhouder om elke factuur en factuurregel van een periode als bestand vraagt.
Begrippen op deze schermen:
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Asset group | Een voertuigklasse |
| Receivables, Open receivables | Geld dat klanten je nog schuldig zijn op facturen die je hebt verstuurd |
| Attach rate | Het aandeel van de verhuurde boekingen dat ook een bepaalde extra had (een verzekering, kilometerpakket of optie) |
| Days sales outstanding | Ongeveer hoeveel dagen aan facturering nog onbetaald zijn |
| Utilisation | Verhuurde dagen als percentage van de dagen dat de voertuigen beschikbaar waren |
| CSV | Een bestand met door komma's gescheiden waarden: platte tekst die Excel en boekhoudsoftware kunnen lezen |
De elf dashboards. De eerste kolom is de knop waarop je klikt:
| Knop | Kop van het dashboard | Het beantwoordt |
|---|---|---|
| Cockpit | Financial cockpit | Gefactureerde omzet, creditnota's, ontvangen geld, kosten, marge en wat klanten verschuldigd zijn |
| Revenue | Revenue analysis | Omzet per categorie, zakelijk tegenover particulier, locatie, voertuigklasse en de top 10 klanten |
| Receivables | Receivables | Wat vandaag nog openstaat, hoe laat dat is, en de top 10 debiteuren |
| Fleet | Fleet profitability | Omzet, kosten en marge per voertuig, en kosten per categorie |
| Cash flow | Cash flow and payments | Ontvangen betalingen, terugbetalingen, borgen, en wat vervallen was tegenover wat is betaald |
| Utilisation | Utilisation and yield | Verhuurde dagen tegenover beschikbare dagen, per klasse, locatie en voertuig |
| Customers | Customer value | Actieve, nieuwe en terugkerende klanten, herhalingspercentage, klanten wier omzet daalde |
| Add-ons | Add-on sales | Omzet en attach rates van extra's per type en locatie, en de top-extra's |
| Damage & fines | Damage, fines and cost recovery | Geregistreerde en doorbelaste schade, schade gevonden bij de volgende uitgifte, doorberekende boetes |
| Forward look | Forward look | Wat er de komende 30, 60 en 90 dagen is geboekt, openstaande offertes, offerteconversie |
| Invoices | Invoice register | Elke factuur en creditnota van de periode, de btw-specificatie en de CSV-downloads |
De scan vond één weg naar binnen: Intelligence (Beta) in het hoofdmenu, dat de Financial cockpit opent. Gebruik deze dashboards voor het geldbeeld over een periode.
Zo werkt het
Configuratie
Er is niets in te stellen. De dashboards lezen de facturen, betalingen, boekingen, voertuigen, kosten, schades en boetes die je al hebt.
Voordat je begint: Intelligence (Beta) en elk dashboard erachter zijn alleen beschikbaar voor een bedrijfsbeheerdersaccount. Met een ander account ontbreekt het menu-item. Twee dingen laten cijfers zonder melding verkeerd lijken: kosten verschijnen alleen voor wat als kost of onderhoud is vastgelegd (zie Vastleggen wat een voertuig je kost), en de afschrijving van een voertuig verschijnt pas zodra zijn aanschafgegevens zijn ingevuld (zie Leg de aanschafprijs en afschrijving van een voertuig vast).
De dashboards gebruiken
Klik in het hoofdmenu op Intelligence (Beta). De Financial cockpit opent met dit jaar tot nu toe, vergeleken met dezelfde periode vorig jaar.
- Kies een dashboard met de rij knoppen onder de kop.
- Stel From en To in. Beide dagen tellen mee. Ze beginnen op 1 januari en vandaag.
- Kies Compare with, indien getoond: Same period last year (de beginwaarde), Previous period (even lang, net daarvoor) of No comparison.
- Kies Per, waar die er is, voor de stapgrootte van de grafiek: Day, Week, Month, Quarter of Year.
- Kies een Location, of laat hem leeg voor alle. Op Fleet profitability heet hij Vehicles at location.
- Klik op Apply. Er verandert niets totdat je dat doet.
- Lees de tegels. Elke tegel toont een cijfer, de verandering tegenover de vergelijkingsperiode (bijvoorbeeld +12.5% vs € 48,200, zonder decimalen) en een notitie over wat het cijfer bevat. Groen is beter, rood is slechter; bij kosten, achterstallige bedragen en schade is een stijging rood. new betekent dat de vergelijkingsperiode niets had.
- Lees How is this calculated? als een cijfer je verrast.
Receivables toont de stand van vandaag en heeft alleen Refresh. Forward look kijkt vooruit vanaf vandaag en heeft alleen Location en Refresh. Invoice register heeft geen Location.
Facturen downloaden voor je boekhouder
- Klik op Invoices, stel From en To in en klik op Apply.
- Klik onder de kop Invoices op Download invoices (CSV) voor één rij per factuur, of op Download invoice lines (CSV) voor één rij per factuurregel. Het bestand wordt direct gedownload.
De lijst op het scherm toont maximaal 1000 facturen, nieuwste eerst; de downloads bevatten elke factuur van de periode. Klik op een factuur om zijn regels eronder te zien; Open aan het eind van zijn rij opent de factuur zelf.
Goed om te weten
Niets hier wijzigt een record. Ga weg en kom terug, en de filters staan weer op dit jaar tot nu toe.
Omzet betekent gefactureerd, zonder btw. Omzet is wat is gefactureerd, zonder omzetbelasting (btw), op factuurdatum, na creditnota's en kortingen. Boekingen die nog niet zijn gefactureerd voegen niets toe, behalve op Forward look, dat hun geboekte prijs gebruikt.
Locatie betekent de ophaallocatie van de boeking. Een handmatige factuur heeft geen locatie, dus telt alleen mee als Location leeg is. Voor kosten, wagenpark en schade gebruikt het filter waar elk voertuig nu staat.
Wat klanten verschuldigd zijn omvat alle locaties en negeert Location. Facturen van vóór 3 september 2026 blijven buiten beschouwing, omdat niet bekend is wat erop is betaald; Receivables telt ze apart als Invoices without payment tracking.
Hoe de bezettingsgraad wordt geteld. Verhuurde dagen volgen hoe de voertuigklasse wordt geprijsd. Bij kalenderdagen begint een boeking van 8 uur of meer om 08:00 op de ophaaldag en is elke begonnen 24 uur een dag: maandag 10:00 tot dinsdag 09:00 zijn twee dagen. Per 24 uur tellen de uren: maandag 08:00 tot 20:00 is een halve dag. Een voertuig telt hooguit één dag per datum. Geleende voertuigen en eigendom Other blijven buiten beschouwing.
Waarom deze cijfers verschillen van de Dashboards-tegels. Het oudere scherm Dashboards telt anders, dus de twee komen zelden overeen:
| Dashboards-tegels | Intelligence (Beta) | |
|---|---|---|
| Omzet | Veel tegels tellen boekingsprijzen op, gefactureerd of niet | Alleen gefactureerd, zonder btw, na creditnota's en kortingen |
| Bezettingsgraad | Een decimaal (0,37); elke boekingsdag telt vol; twee boekingen op één dag tellen dubbel | Een percentage (37%); volgt de dagregel van de klasse; één dag per voertuig per datum |
| Voertuigen met een lege actief-van- of actief-tot-datum | Buiten beschouwing | Meegeteld voor de hele periode zolang het voertuig actief is |
Een uitgewerkt voorbeeld. Eén bestelwagen in een klasse die in kalenderdagen wordt geprijsd, periode 1 tot 30 september, de hele maand in het wagenpark (30 beschikbare dagen). Op 3 september gaat hij uit van 09:00 tot 12:00, en opnieuw van 14:00 tot 18:00. Van 10 september 10:00 tot 12 september 09:00 is hij nog eens uit. De tegel van Dashboards telt 2 + 3 = 5 geboekte dagen en toont 0,17. Utilisation and yield telt 1 + 3 = 4 verhuurde dagen (de twee korte ritten delen één datum) en toont 13,3%.
Wat je hierna doet: controleer eerst Receivables, want achterstallig geld is al te laat; dan de cockpit; de rest kan wachten tot de maandelijkse beoordeling. Om een klant aan te manen, zie Controleren wat een klant verschuldigd is en een betaling registreren.
Veelgestelde vragen
Waarom komt de omzet op de cockpit niet overeen met mijn boekhoudpakket? De cockpit toont omzet zonder btw, na creditnota's en kortingen, op factuurdatum, en alleen voor verstuurde, genummerde facturen. Vergelijk hem met een bedrag zonder btw voor dezelfde datums. Bij een gekozen Location blijven handmatige facturen buiten beschouwing.
Waarom toont een voertuig een zeer hoge marge op Fleet profitability? Zijn afschrijving ontbreekt omdat zijn aanschafgegevens niet zijn ingevuld. De tegel Vehicles without purchase data telt deze. Vul ze in op Leg de aanschafprijs en afschrijving van een voertuig vast.
Waarom krijg ik "The start date must be on or before the end date."? From ligt na To. Wissel ze om en klik op Apply. Een periode van meer dan 10 jaar toont The period can be at most 10 years.
Waarom veranderde er niets nadat ik de datums wijzigde? Het dashboard rekent de cijfers pas opnieuw uit als je op Apply klikt (of op Refresh bij Receivables en Forward look).
Waarom ziet het CSV-bestand er door elkaar uit in Excel? De kolommen zijn gescheiden door puntkomma's. Open het bestand via Data in Excel, dan From Text/CSV, en kies de puntkomma als scheidingsteken.
Waarom kan een collega Intelligence (Beta) niet zien? Alleen een bedrijfsbeheerdersaccount heeft hem. Zie Voeg een medewerker toe en stel diens rechten in.
Waarom tonen sommige schermen nog Engelse tekst? Namen van locaties en klanten worden getoond zoals ze zijn opgeslagen. Een label dat onlangs is gewijzigd, kan in het Engels blijven staan totdat het is vertaald.
Gerelateerde pagina's:
- Bekijk wat elke vestiging, klasse, voertuig en klant oplevert — de oudere omzettegels, op basis van boekingen en op basis van facturen.
- Bekijk hoe druk je wagenpark wordt gebruikt — de oudere bezettingstegels, met een regel per voertuig of klasse.
- Exporteer een lijst of rapport naar Excel of CSV — elke andere manier om cijfers in een spreadsheet te krijgen.
- Bekijk je onderhoudskosten en schaderapportages — de schadelijsten achter de cijfers van Damage & fines.