Inleiding
Soms betaalt iemand anders dan de huurder voor een verhuur: een verzekeraar die een vervangende auto vergoedt, een leasemaatschappij, of een makelaar (broker) die de verhuur heeft verkocht. De app noemt deze partij de funder (financier) en zijn deel van de boeking de funding (financiering). De funder krijgt voor zijn deel een eigen funderfactuur (funder invoice); de huurder wordt gefactureerd voor de rest.
De standaardvoorwaarden van een funder stel je één keer in in een fundingovereenkomst (funding agreement): voor welke soorten kosten hij betaalt, voor hoeveel dagen en tot welk bedrag. Op een boeking voeg je daarna de funder toe op het tabblad Funding, kies je de overeenkomst en worden de voorwaarden naar die boeking gekopieerd. Het scherm met de kop Fundings toont elke gefinancierde boeking.
Je komt hier omdat:
- een verzekeraar belt dat hij de vervangende auto van een klant betaalt
- je de voorwaarden van een nieuwe leasemaatschappij of verzekeraar instelt
- je wilt controleren voor welke boekingen een funder betaalt en hoeveel hem is gefactureerd
- een gefinancierde boeking wordt geannuleerd en je moet beslissen wie de annuleringskosten betaalt
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Funder | De klant die een deel van de boeking betaalt en de funderfactuur ontvangt |
| Funding agreement | De standaardvoorwaarden van een funder, naar een boeking gekopieerd zodra je ze kiest |
| Covered categories | De soorten boekingsregels die de funder betaalt: basishuur, verzekering, opties, kilometers enzovoort |
| Settlement mode: Arrears / Prepaid | Arrears: de funder wordt na de verhuur gefactureerd. Prepaid: de funder heeft vooruit betaald, zoals brokers doen |
| Asset group terms | Andere voorwaarden voor één voertuigklasse (de app noemt dit de "asset group") |
Elke manier waarop een boeking een funder krijgt
| Route | Wat je krijgt | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Add funder op het tabblad Funding van de boeking | Een funding die je met de hand opzet, meestal vanuit een overeenkomst | Ja |
| Een brokerboeking die binnenkomt met een tariefcode | Een vooruitbetaalde funding voor de broker, vanzelf gemaakt | Nee, zie Werken met brokers en tariefcodes |
| Apply broker rate code op het tabblad Funding van de boeking, voor een brokerboeking die zonder zijn code binnenkwam | Dezelfde vooruitbetaalde funding voor de broker, achteraf gemaakt | Nee, zie Werken met brokers en tariefcodes |
Gebruik deze pagina om funders in te stellen en een funder aan een boeking toe te voegen.
Zo werkt het
Configuratie
Stel per funder één keer een overeenkomst in. De funder moet als klant bestaan, of je maakt hem aan vanuit de overeenkomst.
- Open in het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Fundings, en klik rechtsboven op Funding agreements. Klik op New funding agreement.
- Vul op het tabblad Terms de twee kaarten in:
| Veld | Begint als | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Name | Leeg | Getoond als je op een boeking een overeenkomst kiest; niet getoond aan de huurder | Tekst |
| Active | Aan | Alleen actieve overeenkomsten kunnen gekozen worden; boekingen die hem gebruiken behouden hun voorwaarden | Vinkje |
| Funder | Leeg | De klant die de funderfactuur ontvangt. Zijn naam staat op de documenten van de huurder als de partij die betaalt. Nieuw (New) maakt er een aan | Eén klant |
| Settlement mode | Arrears | Arrears of Prepaid, zie de begrippentabel hierboven | Eén keuze |
| Max amount excl. VAT | 0 | Het meeste dat de funder per boeking betaalt; daarboven betaalt de huurder. 0 betekent geen maximum | Een bedrag, 0 of meer |
| Agreed daily rate excl. VAT | 0 | De dagprijs die aan de funder wordt gerekend in plaats van de lijstprijs, als die lager is; de huurder ziet hem nooit. 0, of een bedrag gelijk aan of boven de lijstprijs, betekent lijstprijs. Extra's worden er niet door beïnvloed | Een bedrag, 0 of meer |
| Covered days | 0 | Voor hoeveel verhuurdagen de funder betaalt; latere dagen gaan naar de huurder. 0 betekent alle dagen | Hele getallen |
- Klik op het tabblad Covered categories voor elke soort kosten die de funder betaalt op Add category. Wat er niet staat, gaat naar de huurder. De pop-up Covered category vraagt:
| Veld | Wat het doet |
|---|---|
| Category | De soort boekingsregel: basishuur, verzekering, optie, kilometers, brandstof enzovoort |
| Special type | Alleen voor opties: welke optie, bijvoorbeeld een kinderzitje. Leeg betekent alle opties |
| Funded % | Het aandeel van elke eenheid dat de funder betaalt. 50 betekent de helft; 0 of 100 betekent alles |
| Max units per day, Max units in total | Voor kilometers: kilometers. 0 betekent geen limiet |
| Max unit price excl. VAT | De hoogste eenheidsprijs die de funder betaalt; de huurder betaalt het verschil. 0 betekent lijstprijs |
| Max amount excl. VAT | Het meeste dat de funder voor deze categorie betaalt. 0 betekent geen maximum |
- Optioneel: klik op het tabblad Asset group terms voor een voertuigklasse met andere voorwaarden op Add asset group terms. Kies de Asset group, vink een afwijking aan (Override daily rate, Override max amount, Override covered days) om de waarde ernaast te gebruiken, vink Own categories aan om de klasse eigen categorieën te geven, of vink Excluded aan als de funder niets betaalt voor die klasse. Klik op Opslaan.
- Klik rechtsboven op de overeenkomst op Opslaan. Het tabblad Bookings toont later de boekingen die hem gebruiken.
Een overeenkomst wijzigen verandert geen boekingen die hem al gebruiken, tot je op de funding van die boeking op Re-apply agreement klikt.
Voordat je begint: fundings en overeenkomsten zijn voor bedrijfsbeheerders. Het tabblad Funding staat alleen op het scherm Boekingsdetails; zie Je weg vinden op het scherm Boekingsdetails.
De funding van de boeking gebruiken
- Open de boeking op het scherm Boekingsdetails en klik op het tabblad Financieel (Financial), dan Funding. Zonder funder staat er No active funding.
- Klik op Add funder. Het scherm met de kop Funding for booking #… opent.
- Kies de Funder, dan de Agreement. Een overeenkomst kiezen kopieert zijn voorwaarden en categorieën naar deze boeking en vervangt alles wat je had getypt. Alleen actieve overeenkomsten van die funder worden aangeboden.
- Controleer Period and limits. Covered from en Covered to beginnen als de contractdatums van de boeking en Covered days als het aantal dagen ervan. Pas ze aan als de funder maar een deel van de verhuur betaalt. Vul het claim- of contractnummer van de funder in bij Reference; het staat op de funderfactuur.
- Controleer Covered categories onderaan. Voeg hier een regel toe of wijzig hem, alleen voor deze boeking.
- Klik op Opslaan. De app berekent wat de funder betaalt, werkt de prijs van de boeking bij en brengt je terug naar de boeking. Annuleren (Cancel) of Back to booking slaat niets op.
Als het gelukt is, toont het tabblad Funding Funders pay en Renter pays, en een kaart voor de funder met Agreement, Covered, Reference, Funder pays en Invoiced to funder.
Goed om te weten
Een uitgewerkt voorbeeld. Een vervangende auto van 14 dagen met een basishuur van € 50 per dag excl. btw: € 700. De overeenkomst van de verzekeraar dekt Base voor 100%, Covered days 10 en Max amount excl. VAT € 450.
| Stap | Bedrag excl. btw |
|---|---|
| 10 gedekte dagen × € 50 | € 500 |
| Begrensd op Max amount excl. VAT | € 450, betaald door de verzekeraar |
| De rest van de basishuur | € 250, betaald door de huurder, plus eventuele extra's die de verzekeraar niet dekt |
De kaartknoppen. Edit opent de funding opnieuw. Recalculate berekent het aandeel van de funder opnieuw uit de huidige regels van de boeking; doe dit nadat je de boeking hebt gewijzigd. Delete verwijdert de funding na Delete this funding? The renter will pay everything it covered. Een funding die al een funderfactuur heeft, kan niet worden verwijderd.
De voertuigklasse wijzigen verandert Asset group terms used vanzelf.
De lijst Fundings. Beheer → Fundings toont elke gefinancierde boeking met Booking, Funder, Status (Active, Cancelled of Settled), Settlement mode, Funded amount, Invoiced amount, Covered from, Covered to en Reference. Filter op Funder om de boekingen van één verzekeraar te zien. Het open-icoon aan het eind van een rij opent de boeking op het scherm Boekingsdetails, welk boekingsscherm je bedrijf ook gebruikt.
Een gefinancierde boeking annuleren. De annuleerpop-up toont This booking is paid by a funder en een keuze Funding:
| Keuze | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Cancel the funding and reverse the prepayment (de standaard) | De vooruitbetaling van een broker wordt terugbetaald en de huurder betaalt de annuleringskosten |
| Keep the funding: the funder pays the cancellation fee | De funder betaalt de kosten uit je annuleringsregels; de vooruitbetaling van een broker wordt teruggebracht tot die kosten |
Klik dan op Cancel with email of Cancel without email; zie Een boeking annuleren. Meerdere boekingen tegelijk annuleren vanaf het overzicht draait de funding altijd terug. Een no-show die de app zelf annuleert, behoudt hem.
Wat daarna: factureer de boeking zoals gewoonlijk; de factuurrun maakt de funderfactuur en de factuur voor de huurder. Zie Een gefinancierde boeking factureren en crediteren.
Veelgestelde vragen
Waarom kan ik een funding niet verwijderen? Er is al een funderfactuur. De melding zegt dat je de funding moet annuleren en dan Rebalance moet draaien. Corrigeer de verdeling met Rebalance invoices op het tabblad Funding; zie Een gefinancierde boeking factureren en crediteren.
Waarom is er geen tabblad Funding op de boeking? Je bedrijf gebruikt het klassieke boekingsscherm, waar het tabblad niet getoond wordt. Gefinancierde boekingen openen nog wel op het scherm Boekingsdetails vanuit de lijst Fundings (het open-icoon op elke rij). Om een funder aan een nieuwe boeking toe te voegen vraag je je beheerder Use new booking screen in te schakelen: Je weg vinden op het scherm Boekingsdetails.
Waarom verschijnt de overeenkomst die ik wil niet op de boeking? Alleen actieve overeenkomsten van de gekozen Funder worden aangeboden. Kies eerst de funder en controleer Active op de overeenkomst.
Waarom zijn mijn eigen wijzigingen aan de funding verdwenen? Je hebt een overeenkomst gekozen, of op Re-apply agreement geklikt. Beide vervangen de voorwaarden en categorieën door die van de overeenkomst.
Waarom sluit Opslaan op de funding niet? Covered from ligt na Covered to, of Covered days, Max amount excl. VAT of Agreed daily rate excl. VAT is lager dan 0.
Waarom betaalt de funder niets voor deze boeking? De voertuigklasse van de boeking heeft Excluded aangevinkt onder de Asset group terms van de overeenkomst, of geen van zijn regels valt in een gedekte categorie. De opmerking This funding is not active, so it does not count betekent dat de funding is geannuleerd.
Waarom is een boeking veranderd nadat ik de overeenkomst wijzigde? Dat gebeurt niet. Bestaande boekingen behouden hun voorwaarden tot je op hun funding op Re-apply agreement klikt.
Gerelateerde pagina's:
- Een gefinancierde boeking factureren en crediteren, voor de funderfacturen en de facturen voor de huurder.
- Werken met brokers en tariefcodes, voor brokers, van wie de funding vanzelf wordt gemaakt.