Inleiding
Als een klant op een boeking betaalt (bijvoorbeeld bij het boeken), is het geld nog niet aan een factuur gekoppeld. De app koppelt het voor je aan de facturen van de boeking: ze wijst het toe (allocates). Deze pagina laat zien waar je geld vindt dat nog vrij is, hoe je het zelf toewijst, en hoe je een toewijzing ongedaan maakt die op de verkeerde factuur is terechtgekomen.
Er zijn drie schermen bij betrokken. Unallocated payments, onder Financials, toont elke boekingsbetaling die niet volledig is gebruikt. Het betalingsscherm van de boeking, met de kop Booking payments, heeft een tab Invoice reconciliation met de knop Allocate to invoices. Op het nieuwe factuurscherm kun je bij Payments and allocations met Allocate één betaling aan één factuur toewijzen en met Reverse een toewijzing terugdraaien met een reden. Een vierde scherm, Payment reconciliation scenarios, legt de regels uit met uitgewerkte bedragen.
Je bent hier omdat:
- een klant betaalde nadat de factuur was verstuurd, en de factuur nog onbetaald lijkt
- je aan het eind van de dag controleert op geld dat op geen enkele factuur staat
- een betaling op de verkeerde factuur is beland en moet worden verplaatst
- het betalingsscherm van een boeking in het rood waarschuwt dat een betaling voor meer is toegewezen dan hij waard is
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Allocate, Allocated | (Een deel van) een boekingsbetaling aan een factuur koppelen, zodat hij daar als betaald telt |
| Unallocated | Het deel van een betaling dat nog op geen enkele factuur staat. Een negatief bedrag betekent dat de betaling voor meer is toegewezen dan hij waard is |
| Reverse, Reversal | Een toewijzing ongedaan maken. Het origineel blijft bewaard en een negatieve rij heft hem op |
| Source | Hoe een toewijzing tot stand kwam: Automatic allocation, Manual allocation of Reversal |
Elke manier waarop geld een factuur bereikt
| Route | Wat er gebeurt | Hier behandeld |
|---|---|---|
| De factuur wordt verstuurd | Het vrije geld van de boeking wordt er meteen aan toegewezen | Ja |
| Allocate to invoices op Booking payments → Invoice reconciliation | Al het vrije geld op de boeking gaat naar de open facturen, oudste eerst | Ja |
| Allocate op Payments and allocations | Eén betaling, het bedrag dat je kiest, naar deze factuur | Ja |
| De nachtelijke run | Vrij geld op afgeronde boekingen gaat naar hun open facturen | Ja |
| Register payment op de factuur, een betaallink of automatische incasso | De betaling wordt op de factuur zelf vastgelegd; er valt niets toe te wijzen | Nee, zie Zien welke facturen betaald en openstaand zijn |
| Settle of Settle deposit | Borg wordt huur en wordt daarna toegewezen | Nee, zie Een borg aannemen of vasthouden op de kaart van de klant |
Gebruik deze pagina wanneer geld en facturen niet op elkaar aansluiten.
Zo werkt het
Configuratie
Er hoeft niets te worden ingesteld. Allocate en Reverse staan alleen op het nieuwe factuurscherm; zie Het nieuwe factuurscherm gebruiken voor de instelling Use new invoice screen.
Voordat je begint: Unallocated payments, Allocate to invoices, Allocate en Reverse zijn voor bedrijfsbeheerders.
De toewijzingsschermen gebruiken
- Vind vrij geld. Open in het hoofdmenu Financials en klik op de tegel Unallocated payments. Elke rij is een boekingsbetaling met Payment date, Booking, Customer, Type, Amount, Allocated, Unallocated, Method en Reference. Filter op Booking of Customer om er een te vinden.
- Klik op een rij. Het scherm Booking payments van de boeking opent. Klik op de tab Invoice reconciliation. Die toont Invoiced, Rent paid, Deposit paid, Allocated to invoices, Unallocated en Still open on invoices, daarna de verstuurde facturen van de boeking en zijn betalingen met waaraan elke is Allocated to.
- Klik op Allocate to invoices bovenaan de tab. Het vrije geld gaat naar de open facturen van dezelfde klant, oudste eerst. Een melding zegt hoeveel toewijzingen zijn gemaakt, bijvoorbeeld 1 payment allocation(s) created for booking 2041. Dit gebeurt meteen; er is geen bevestiging.
- Om één betaling op één bepaalde factuur te zetten, open je die factuur op het nieuwe factuurscherm en klik je op Payments & allocations in de kaart Payment. Klik onder Unallocated booking payments of this customer op Allocate in de rij van de betaling. De popup Allocate a payment toont de betaling en stelt een Amount to allocate voor: het kleinste van het vrije geld van de betaling en het openstaande bedrag van de factuur. Wijzig het als dat nodig is en klik op Allocate. Close wijst niets toe.
- Om een toewijzing ongedaan te maken, open je de factuur waaraan hij is toegewezen, klik je op Payments & allocations, zoek je de rij onder Allocated from booking payments en klik je op Reverse. Typ in de popup Reverse allocation een Reason en klik op Reverse. De melding zegt The allocation has been reversed. Het geld is weer vrij. Wijs het toe aan de juiste factuur met stap 4.
Als het gelukt is, zakt Unallocated bij de betaling naar 0 en daalt het Open amount van de factuur met hetzelfde bedrag.
Goed om te weten
Wanneer de app zelf toewijst. Wanneer een factuur wordt verstuurd, gaat het vrije geld van zijn boekingen ernaartoe. Wanneer een factuur volledig is gecrediteerd, worden zijn toewijzingen teruggedraaid en gaat het geld door naar de volgende open factuur van de boeking. Elke nacht doet de app dit ook voor boekingen die zijn ingeleverd of geannuleerd en volledig zijn gefactureerd, dus een betaling die binnenkomt nadat de factuur is verstuurd, wordt de volgende ochtend gekoppeld. Wijs hem zelf toe als hij eerder gekoppeld moet zijn.
De regels die elke toewijzing volgt.
| Regel | Wat het voor jou betekent |
|---|---|
| Alleen dezelfde klant | Het geld van een huurder betaalt nooit de factuur van een financier of bemiddelaar op dezelfde boeking |
| Oudste factuur eerst | Allocate to invoices vult de oudste open factuur voordat de volgende aan de beurt komt |
| Nooit borg | Borg wordt niet toegewezen; zet hem eerst om naar huur |
| Alleen verstuurde, gevolgde, niet-gecrediteerde facturen | Concepten, oudere facturen gemarkeerd als Not tracked en gecrediteerde facturen nemen geen toewijzingen aan |
| Niet meer dan vrij of openstaand is | Allocate weigert een bedrag boven het vrije geld van de betaling of het openstaande bedrag van de factuur |
Een uitgewerkt voorbeeld. Boeking #2041 heeft factuur 2026-0412 van € 500. De klant betaalde bij het boeken € 200.
| Wat er gebeurt | Factuur open | Betaling vrij |
|---|---|---|
| De factuur wordt verstuurd: de € 200 wordt vanzelf toegewezen | € 300 | Betaling van € 200: € 0 |
| De klant maakt € 300 over; je legt het vast op de boeking | € 300 | Betaling van € 300: € 300, vermeld op Unallocated payments |
| Je klikt op Allocate to invoices | € 0, Paid | € 0, van de lijst verdwenen |
De marge van 5 cent. Unallocated payments toont een betaling met meer dan 5 cent vrij, of meer dan 5 cent te veel toegewezen. € 0,05 over op een betaling blijft van de lijst af; € 0,06 staat erop.
Terugdraaiingen blijven bewaard. Een terugdraaiing voegt een negatieve rij toe met jouw reden; de oorspronkelijke rij blijft staan en wordt als teruggedraaid gemarkeerd. Elke toewijzing kan één keer worden teruggedraaid, en een terugdraaiing kan zelf niet worden teruggedraaid. De automatische routes zetten nooit dezelfde betaling terug op dezelfde factuur.
Het scenarioscherm. Financials → Reconciliation scenarios opent Payment reconciliation scenarios: zestien genummerde gevallen (vooruitbetaald, minder betaald, meer betaald, gesplitste facturering, borg en verrekenen, credit en gecorrigeerde factuur, terugbetaling na toewijzing, en de gevallen met oudere facturen), elk met Situation, What the app does en Result. Het is alleen-lezen.
Wat je hierna doet: werk Unallocated payments aan het eind van de dag bij. Geld dat vrij blijft nadat zijn facturen zijn betaald, hoort bij de volgende factuur of bij een terugbetaling: Borgen en te veel betaalde bedragen aan klanten terugbetalen.
Veelgestelde vragen
Waarom zette Allocate to invoices het geld terug op de factuur die ik net had teruggedraaid? Allocate to invoices vult de oudste open factuur eerst, en een handmatige run kan dezelfde factuur opnieuw kiezen. Alleen de automatische routes slaan hem over. Om geld naar één bepaalde factuur te verplaatsen, gebruik je Allocate op het scherm Payments and allocations van die factuur (stap 4).
Waarom toont de tab Invoice reconciliation een rode waarschuwing dat een betaling voor meer is toegewezen dan hij waard is? Huur is terugbetaald nadat de betaling was toegewezen, dus de betaling heeft een negatief Unallocated-bedrag en staat op Unallocated payments. Open de factuur waaraan hij is toegewezen, klik op Payments & allocations en draai de toewijzing terug met Reverse, met een reden.
Waarom weigert Allocate met "Deposits and payments linked directly to an invoice cannot be allocated."? Borg wordt niet toegewezen, en een betaling die op een factuur is vastgelegd, telt daar al mee. Zet een borg eerst om naar huur met Settle.
Waarom is er geen knop Allocate op het betalingsscherm van de factuur? De factuur is een concept, een oudere factuur met Not tracked, of gecrediteerd. Geen van deze nemen toewijzingen aan.
Waarom weigert Reverse door te gaan? De Reason is leeg (Please give a reason for the reversal.), de toewijzing is al teruggedraaid, of de rij is zelf een terugdraaiing.
Waarom vind ik Allocate of Reverse helemaal niet? Ze staan alleen op het nieuwe factuurscherm. Gebruik op het klassieke scherm Allocate to invoices op het scherm Booking payments van de boeking; terugdraaien vereist het nieuwe factuurscherm. Zie Het nieuwe factuurscherm gebruiken.
Waarom zegt klikken op een rij "This payment is not linked to a booking."? De betaling is op de klant vastgelegd zonder boeking. Toewijzing werkt per boeking, dus de app kan hem niet toewijzen. Zoek de betaling op via Financials → Payments en los het daar op: Los een betaling op die ontbreekt, dubbel staat of niet in de boeken staat.
Gerelateerde pagina's:
- Zien welke facturen betaald en openstaand zijn, voor wat de betalingsstatus en de Attention-markeringen betekenen.
- Eén bankoverschrijving verdelen over meerdere facturen, als één overschrijving meerdere facturen van een klant betaalt.
- Een betaling van een klant vastleggen, om het geld in de eerste plaats vast te leggen.