Inleiding
Dit is het scherm met de kop Asset financieel (Asset Financial). Het bevat wat elk voertuig je heeft gekost en hoeveel daarvan elke maand wordt afgeschreven — één rij per voertuig waarvan die gegevens zijn vastgelegd, en helemaal niets voor de voertuigen waar dat nog niet voor is gebeurd. Elke kolom heeft zijn eigen zoekvak bovenaan, een knop Ongekoppelde assets (Unlinked assets) staat daar ook bij, en de lijst volgt daaronder. Aan het eind van elke rij staan twee kleine iconen: een potlood, dat het record opent, en een prullenbak, die het verwijdert.
Je komt hier wanneer:
- er net een auto is afgeleverd en de aankoopfactuur ervoor moet worden vastgelegd;
- je boekhouder vraagt wat een bestelwagen nog waard is in de boeken;
- je de kosten van deze maand voor een voertuig doorneemt en de afschrijvingsbedragen daar tussen de brandstof en de reparaties moeten staan;
- een voertuig al een tijd in het wagenpark zit en niemand ooit heeft ingevuld wat het heeft gekost;
- je wilt zien welke auto's nog worden afgeschreven en welke niet.
Begrippen op deze schermen
Loop dit eenmalig door; kom later terug naar rijen als dat nodig is:
| Begrip | Betekenis |
|---|---|
| Asset, Object | Een voertuig, of iets anders dat je verhuurt |
| Asset financieel profiel (Asset financial profile) | De aanschaf- en afschrijvingsgegevens van één voertuig |
| Aanschafprijs (Purchase price) | Wat je voor het voertuig hebt betaald |
| Restwaarde (Residual value) | Wat je verwacht dat het waard is als je klaar bent met afschrijven |
| Gebruiksduur in maanden (Useful life months) | Over hoeveel maanden je de kosten spreidt |
| Boekwaarde (Book value) | Wat het voertuig op dit moment waard is in je boeken |
| Afschrijving (Depreciation) | Elke maand een stukje van de aanschafprijs afschrijven |
| Ongekoppelde assets (Unlinked assets) | Voertuigen waarvan nog geen aanschafgegevens zijn vastgelegd |
| Kostenbron (Cost Origin) | Waar een kostenregel vandaan komt. Afschrijvingen staan gemarkeerd als Depreciation |
Elke manier om hier te komen
| Route | Wat je krijgt |
|---|---|
| Het scherm Financieel (Financials), dan Asset financieel overzicht (Asset financial overview) onder Kosten (Costs) | De lijst met voertuigen waarvan aanschafgegevens zijn vastgelegd |
| Ongekoppelde assets, dan Aanmaken (Create) op een rij | Begint de gegevens voor een voertuig dat er nog geen heeft. Zie de stappen hieronder |
| Het scherm Financieel, dan Kostenoverzicht (Cost overview) onder Kosten | Waar de afschrijving van elke maand verschijnt als kostenregel tegen het voertuig |
Gebruik deze pagina wanneer je invoert of corrigeert wat een voertuig heeft gekost. Het overige deel van het voertuigrecord staat elders; zie Een voertuig aan je wagenpark toevoegen.
Zo werkt het
Configuratie
Er is niets aan te zetten. De lijst begint leeg en vult zich naarmate je voertuigen toevoegt, en geen instelling elders verandert wat dit scherm doet.
Twee dingen zijn goed om te weten voordat je begint, want geen van beide is zichtbaar op het scherm. Het eerste is dat de app de maandelijkse afschrijving zelf berekent en toevoegt, volgens een schema — niemand drukt daarvoor op een knop. Het tweede is dat het bedrag op het scherm Kostenoverzicht terechtkomt als gewone kostenregel, niet op dit scherm.
Voordat je begint: je hebt een account als bedrijfsbeheerder nodig. Alles op deze schermen — ze openen, Aanmaken, een record opslaan — is voorbehouden aan beheerders, dus als het scherm niet opent of de knoppen niets doen, is dat de reden; vraag je beheerder. Het voertuig zelf moet al in het wagenpark bestaan, want je kiest het uit een lijst met voertuigen in plaats van hier het kenteken te typen.
De financiële gegevens gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Financieel — het scherm met de tegels Facturen (Invoices) en Betalingen (Payments) — ga naar de kop Kosten en klik op Asset financieel overzicht. Het scherm met de kop Asset financieel opent. Er is geen rechtstreeks menu-item ernaar toe.
-
Zoek het voertuig in de lijst. Staat het er al, klik dan op het potloodicoon aan het eind van zijn rij om zijn gegevens te openen.
-
Staat het er niet, klik dan op Ongekoppelde assets, boven de lijst. Er opent een tweede scherm met elk voertuig zonder aanschafgegevens, met één kolom, Kenteken (Registration number). Zoek je voertuig en klik op Aanmaken op zijn rij.
-
Vul het scherm met de kop Asset financieel profiel in. Via beide routes opent het met het voertuig al gekoppeld, dus er is niets te kiezen. Werk de velden af:
Veld Begint als Wat het doet Wat het accepteert Aanschafprijs (Purchase price) 0 Wat je hebt betaald. Hierop is de hele afschrijving gebaseerd Bedragen met decimalen Aanschafdatum (Purchase date) Leeg Wanneer je het hebt gekocht. Alleen voor je eigen administratie Een datum Boekwaarde (Book value) 0 Wat het voertuig vandaag waard is in je boeken. Dit stel je zelf in Bedragen met decimalen Restwaarde (Residual value) 0 Wat het aan het eind waard zal zijn. Wordt eraf getrokken voordat de kosten worden gespreid Bedragen met decimalen Is verkocht (Is sold) Uit Vink aan zodra het voertuig is verkocht. Aanvinken onthult Verkoopprijs (Sale price) en Verkoopdatum (Sale date), die tot dan verborgen blijven Een schakelaar Afschrijving actief (Depreciation active) Aan Of de app voor dit voertuig maandelijks bedragen blijft toevoegen Een schakelaar Afschrijvingsmethode (Depreciation method) Lineair (Straight line) Lineair of Degressief (Declining balance). Beide geven vandaag hetzelfde maandbedrag — zie Goed om te weten Kies uit de lijst Gebruiksduur in maanden (Useful life months) 60 Over hoeveel maanden de kosten worden gespreid Alleen hele getallen, 1 of meer Startdatum afschrijving (Depreciation start date) Leeg De maand vanaf wanneer afschrijvingen mogen starten. Er gebeurt niets vóór deze datum Een datum Laatste uitvoerdatum afschrijving (Depreciation last run date) Leeg Toont wanneer de app voor het laatst een bedrag heeft toegevoegd. Laat met rust Een datum -
Klik onderaan op Opslaan. Annuleren ernaast gooit je wijzigingen weg, net als de pijl linksboven. Niets wat je typt wordt bewaard voordat op Opslaan is gedrukt.
Je komt terug op de lijst, met het voertuig in zijn rij met jouw cijfers. Om de afschrijvingen later te stoppen, open je het record, vink je Afschrijving actief uit en druk je op Opslaan; de bedragen die al zijn toegevoegd blijven staan.
Goed om te weten
Hoe het maandbedrag wordt berekend. De app neemt de aanschafprijs, trekt er de restwaarde van af, en deelt wat overblijft door het aantal maanden. Een bestelwagen gekocht voor € 24.000,00, die je aan het eind € 6.000,00 waard schat, gespreid over de standaard 60 maanden, geeft € 18.000,00 ÷ 60 = € 300,00 per maand. Verkort de spreiding naar 12 maanden en dezelfde bestelwagen schrijft in plaats daarvan € 1.500,00 per maand af; zet Gebruiksduur in maanden op 1 en het hele bedrag van € 18.000,00 gaat in één regel.
Twee cijfers die het bedrag onbruikbaar kunnen maken. Een restwaarde gelijk aan de aanschafprijs laat niets over om te spreiden, dus is het maandbedrag € 0,00. Een restwaarde hoger dan de aanschafprijs maakt het negatief, en elke maand wordt dan een negatieve kostenpost geboekt. Vergelijk de twee met elkaar voordat je opslaat.
Beide methodes geven hetzelfde antwoord. Lineair en Degressief staan allebei in Afschrijvingsmethode, maar de app gebruikt altijd de lineaire berekening hierboven. Degressief is niet geïmplementeerd en ook niet gepland, dus de keuze legt alleen een voorkeur vast, verder niets. Kies de optie die aansluit bij hoe je boekhouder het voertuig beschrijft, en reken hoe dan ook op het lineaire bedrag.
Waar het bedrag verschijnt. Elke afschrijving komt terecht op het scherm Kostenoverzicht, bereikbaar via de tegel Kostenoverzicht onder Kosten. Het is één regel: het kenteken van het voertuig onder Object, het bedrag onder Bedrag (Amount), de datum waarop het is toegevoegd onder Datum (Date), Depreciation onder Kostenbron (Cost Origin), en Categorie (Category) leeg gelaten. Het verschijnt niet op dit scherm of op het voertuigrecord.
Boekwaarde beweegt niet vanzelf. Niets herberekent Boekwaarde aan de hand van de afschrijvingen; het blijft staan zoals jij het hebt getypt, tot je het zelf wijzigt. Voor de bestelwagen van € 24.000,00 hierboven zou je op de aankoopdag 24000 intypen, en na een jaar van maanden met telkens € 300,00 afschrijving wijzig je het naar 20400. Aan het eind van de 60 maanden brengt de afgeschreven € 18.000,00 het op de restwaarde van € 6.000,00 die je hebt ingesteld.
Niets hiervan bereikt een verhuur. Aanschafprijs, boekwaarde en afschrijvingen veranderen geen boekingsprijs, geen offerte en geen factuur.
Wat je hierna doet: ga naar Kostenoverzicht en controleer of de afschrijvingen voor het voertuig er staan en de bedragen kloppen. Zijn ze dat niet, werk dan eerst de vragen hieronder door voordat je iets met de hand invoert.
Veelgestelde vragen
Er zijn nog nooit afschrijvingsregels verschenen voor een voertuig, hoe lang het record ook al bestaat. Controleer dit als eerste, want dit is het verschil tussen kloppende en lege maandelijkse kostencijfers. Open Kostenoverzicht, sorteer of zoek op het voertuig, en zoek naar regels waarvan Kostenbron Depreciation is. Staat er helemaal geen, dan pikt de automatische run het record niet op. Voer in de tussentijd het bedrag zelf in: open Kostenoverzicht, klik op Nieuw (New), zet het voertuig in Object, het maandbedrag in Bedrag, en vandaag in Datum. Meld het daarna bij je beheerder, want dit lost zichzelf niet op.
Waarom toont de lijst een ID-nummer in plaats van het kenteken? De eerste kolom van Asset financieel is ID, een nummer dat de app elk record geeft, en geen kolom op dat scherm noemt het voertuig. Er is geen manier om er een toe te voegen. Om zeker te weten bij welk voertuig een rij hoort, noteer je de cijfers en zoek je het voertuig daarna op in Kostenoverzicht, waar de kolom Object wél het kenteken toont.
Ik heb Degressief aangevinkt en het maandbedrag veranderde niet. Dat gaat ook niet gebeuren. De instelling wordt bij het voertuig vastgelegd, maar de app berekent het bedrag hoe dan ook op de lineaire manier, welke methode je ook kiest. Heeft je boekhouder een afnemend maandbedrag nodig, dan moet dat met de hand worden uitgerekend en ingevoerd op Kostenoverzicht.
Een maandbedrag kwam uit op € 0,00, of op een negatief getal. Open het record en vergelijk Aanschafprijs met Restwaarde. Gelijke bedragen laten niets over om af te schrijven; een restwaarde boven de aanschafprijs maakt het bedrag negatief. Corrigeer wat fout staat en druk op Opslaan — en verwijder de verkeerde kostenregels op Kostenoverzicht met het prullenbakicoon aan het eind van elke rij, want het record corrigeren herstelt niet met terugwerkende kracht wat al is geboekt.
Kan ik de afschrijvingen instellen vanuit het eigen record van het voertuig? Nee. Het voertuigrecord heeft wel een tab Financieel (Financial) — de tiende van de dertien — maar die bevat de actieve periode van het voertuig en zijn belastinggegevens, en niets over aanschaf of afschrijving. Zie Een voertuig aan je wagenpark toevoegen voor die tab. Aanschafprijs, boekwaarde en alles over afschrijving staan alleen op de schermen die hier zijn beschreven.
Ik heb per ongeluk een record verwijderd. Het prullenbakicoon aan het eind van elke rij op Asset financieel verwijdert de aanschaf- en afschrijvingsgegevens meteen, en er is geen ongedaan maken. Verder blijft alles ongemoeid: het voertuig blijft in het wagenpark, en de kostenregels die al zijn geschreven blijven op Kostenoverzicht staan. Zet het voertuig terug via Ongekoppelde assets en Aanmaken, en typ de cijfers opnieuw in — inclusief Boekwaarde, wat nergens anders wordt bewaard.
Ik kan het scherm Financieel niet vinden. Het is een eigen item in het hoofdmenu, niet iets onder Assets waar de rest van het voertuigrecord staat. Staat het niet in jouw menu, vraag dan je beheerder — alles op deze schermen vraagt sowieso een account als bedrijfsbeheerder.
Gerelateerde pagina's. Een voertuig aan je wagenpark toevoegen voor het voertuig om te beginnen in het wagenpark te krijgen, en Welke velden je voertuigrecords tonen wijzigen voor de tabbladen en velden op het voertuigrecord zelf.