Inleiding
Een keybox laat een klant de sleutels ophalen zonder iemand te ontmoeten. Je geeft toegang op basis van zijn boeking, en voor een venster rond zijn huur kan hij de box met zijn telefoon openen.
Dat gemak heeft een scherpe kant die je beter van tevoren kent: als de sleuteltoegang faalt, meldt niets dat. De knop geeft geen foutmelding, de boeking ziet er normaal uit, en het eerste teken van problemen is een klant die naast een voertuig staat dat hij niet open kan maken. Daarom eindigt de routine hieronder met controleren dat de toegang er echt is, niet met het indrukken van de knop.
Toegang is ook gekoppeld aan precies dat voertuig en precies die data op de boeking. Verander een van beide en de toegang die je hebt verleend komt niet meer overeen met de werkelijkheid — RentVisie merkt dat, maar het heeft jou nodig om de klus af te maken.
Zo werkt het
Configuratie
Voordat je begint: de connector instellen vereist Bedrijfsbeheerder (Company admin). Toegang verlenen, bijwerken en intrekken voor een boeking staat ook open voor de baliefuncties. Je hebt een account bij je keyboxaanbieder nodig en de gegevens die zij uitgeven.
Stel de connector eenmalig in per bedrijf:
- Open in het hoofdmenu Beheer → Instellingen (Admin → Settings), klik op de tegel Integraties (Integrations), zet de rij Key cafe op Ja (Yes) en klik op Instellen (Setup) bij die rij. Edit Key Cafe Connector opent (zie Zet een integratie aan of uit).
- Vul Gebruikersnaam (Username) en Wachtwoord (Password) in — de gegevens van je keyboxaanbieder.
- Vul Sleutel-URL (Key URL) en Toegangs-URL (Access URL) in met de adressen die zij je hebben gegeven.
- Stel Buffertijd in minuten (Buffer time in minutes) in. Hij begint op 15.
- Controleer of Actief (Active) aan staat. Hij staat aan de eerste keer dat het scherm opent, maar het scherm Integraties opslaan met Key cafe op Nee zet hem weer uit, en niets werkt terwijl hij uit staat.
- Klik op Opslaan (Save).
Buffertijd wordt aan beide kanten toegepast. Met de standaard 15 kan een klant van wie de huur van 09:00 tot 17:00 loopt, de box openen vanaf 08:45 en tot 17:15. Zet hem op 30 en hij krijgt een half uur aan elke kant. Er is geen manier om alleen één kant op te rekken.
Een inactieve of ontbrekende connector faalt stilletjes. Staat Actief uit, of is de connector nooit gemaakt, dan doet het drukken op Toegang aanmaken (Create Access) op een boeking helemaal niets — geen melding, geen foutmelding, geen toegang. Controleer dit als eerste telkens als de sleuteloverdracht "het gewoon niet doet".
De knop Toegangsoverzicht (Access overview) op het banier Keycafe Actions van het dagoverzicht opent een lijst van elke toegang die je bedrijf heeft uitgegeven, met een Bijwerken (Update)- en een Intrekken (Revoke)-knop per rij en een link naar de bijbehorende boeking. Die lijst is de plek om toegangen af te handelen die zijn gemarkeerd nadat een boeking veranderde, in plaats van elke boeking apart te openen. Iedereen met een baliefunctie kan hem gebruiken, niet alleen beheerders.
Keybox-toegang gebruiken
Alles voor één boeking gebeurt op de boeking zelf:
- Open de boeking.
- Klik op de tab Keycafe.
- Klik op Toegang aanmaken (Create Access).
RentVisie zoekt de sleutel op aan de hand van het kenteken van het voertuig. Komt er precies één sleutel overeen, dan wordt de toegang meteen aangemaakt. Komt er geen of meer dan één overeen, dan opent een sleutelkiezer, gefilterd op het interne nummer van het voertuig — kies de juiste sleutel en bevestig.
De tab toont vervolgens de Toegangsgegevens (Access information): de Sleutel (Key), de Startdatum (Start date) en Einddatum (End date) van het venster, en het E-mail-adres waar de uitnodiging naartoe ging.
Twee meldingen houden je tegen voordat er iets wordt verstuurd:
| Melding | Wat het betekent |
|---|---|
| Kies eerst een klant. (Please select a customer first.) | De boeking heeft geen klant, en de naam, e-mail en telefoon van de klant zijn wat de keybox nodig heeft |
| Boekingsstatus is ongeldig. (Booking status is invalid.) | De boeking is nog niet ver genoeg. Toegang kan worden aangemaakt op een boeking die Bevestigd (Confirmed) of Opgehaald (Picked up) is |
Dezelfde tab draagt Bijwerken, die de huidige data naar de keybox pusht, en Intrekken, die de toegang intrekt en eerst "Are you sure?" ("Weet je het zeker?") vraagt met Doorgaan (Proceed) en Annuleren (Cancel). Toegang aanmaken en Bijwerken hebben geen dergelijke bevestiging.
Kijk altijd naar de Toegangsgegevens nadat je op de knop hebt gedrukt. Zijn de Sleutel, Startdatum en Einddatum ingevuld, dan bestaat de toegang. Is het onderdeel leeg, dan is het stilletjes mislukt — controleer of de connector actief is en probeer opnieuw.
Als de boeking verandert
RentVisie houdt twee soorten wijziging in de gaten en markeert de toegang in plaats van hem zelf te repareren:
- Je wijzigt de data. De toegang wordt gemarkeerd als toe aan een update. Ga naar de tab Keycafe en druk op Bijwerken om het nieuwe venster te pushen.
- Je wisselt het voertuig. De toegang wordt gemarkeerd als toe aan verwijdering, omdat hij de box van de oude auto opent. Druk op Intrekken, dan opnieuw op Toegang aanmaken om toegang voor het nieuwe voertuig uit te geven.
Een boeking annuleren trekt de toegang automatisch in — maar alleen als de keybox het verzoek accepteert. Weigert hij, dan blijft de toegang actief en kan de klant de box nog steeds openen.
Een uitgewerkt voorbeeld
Boeking B-10432, een Golf met kenteken 12-ABC-3, loopt van vrijdag 09:00 tot maandag 17:00. Je buffer staat op de standaard 15 minuten.
Je opent de boeking, klikt op Keycafe, klikt op Toegang aanmaken. Eén sleutel komt overeen met 12-ABC-3, dus de toegang wordt direct aangemaakt. De Toegangsgegevens tonen de sleutel, een start van vrijdag 08:45 en een einde van maandag 17:15 — de huurtijden opgerekt met 15 minuten aan elke kant.
Op donderdag vraagt de klant of hij in plaats daarvan om 11:00 kan beginnen. Je wijzigt de uitgiftetijd op de boeking. De toegang wordt nu gemarkeerd als toe aan een update, dus je gaat terug naar de tab Keycafe en drukt op Bijwerken; het venster wordt 10:45 tot maandag 17:15.
Vrijdagochtend wil de Golf niet starten en je zet de boeking om naar een Polo. Dat markeert de toegang voor verwijdering, omdat hij nog steeds de box met de sleutels van de Golf opent. Je drukt op Intrekken, dan opnieuw op Toegang aanmaken, en de sleutel van de Polo wordt uitgegeven.
Goed om te weten
Toegang volgt een voertuigwissel niet vanzelf. Het voertuig wijzigen markeert alleen de oude toegang als toe aan verwijdering. Tot je hem intrekt en een nieuwe maakt, houdt de klant toegang tot de sleutels van de verkeerde auto en geen toegang tot de juiste.
Een mislukte toekenning laat geen spoor na op de boeking. Er is geen foutmelding en geen mislukte status op de tab — de Toegangsgegevens zijn gewoon leeg. Behandel een leeg onderdeel als een mislukking, niet als "nog aan het verwerken".
Een mislukte intrekking laat de toegang actief. Weigert de keybox de intrekking, dan blijft het lokale record staan en daarmee ook de toegang van de klant. Controleer of de toegang echt weg is na het annuleren van een boeking met keybox.
Het venster komt uit de boeking, niet van de balie. Start en einde zijn de uitgifte- en inlevertijden van de boeking, opgerekt met de buffer, dus een vroege inlevering verkort de toegang van de klant niet — alleen de boeking wijzigen en op Bijwerken drukken doet dat.
De gegevens van je klant gaan naar de keyboxaanbieder. Zijn voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer worden verstuurd zodat de aanbieder hem kan uitnodigen. Vertel klanten dit als ernaar wordt gevraagd.
De tijden gebruiken de tijdzone van wie op de knop drukt, niet de tijdzone van de locatie waar het voertuig staat. Werkt je personeel over tijdzones heen, laat de toegang dan verlenen door degene op de ophaallocatie.
Wat je hierna doet: bevestig dat de Toegangsgegevens zijn ingevuld, en controleer dan of de klant zijn uitnodiging heeft ontvangen op het daar getoonde e-mailadres. Wijzig je later data of voertuig, kom dan terug naar deze tab — de wijziging alleen bereikt de keybox niet.
Veelgestelde vragen
Ik heb op Toegang aanmaken gedrukt en er gebeurde niets. Waarschijnlijk staat de connector uit. Controleer Beheer → Instellingen → Integraties: Key cafe moet op Ja staan, en onder Instellen bij die rij moet Actief aan staan en moeten de gegevens zijn ingevuld. Een ontbrekende of inactieve connector geeft helemaal geen melding.
Ik krijg "Please select a customer first." De boeking heeft geen klant. De keybox heeft de naam, e-mail en telefoon van de klant nodig om een uitnodiging te sturen, voeg dus de klant toe en probeer opnieuw.
Ik krijg "Booking status is invalid." De boeking is niet in een fase die sleuteltoegang toestaat. Bevestig hem eerst — toegang kan worden aangemaakt op een Bevestigd- of Opgehaald-boeking.
Er opende een sleutelkiezer in plaats van gewoon toegang te verlenen. Er kwam geen sleutel overeen met het kenteken van het voertuig, of er kwamen er meer dan één overeen. De lijst is gefilterd op het interne nummer van het voertuig om je te helpen; kies de juiste sleutel en ga verder.
De klant zegt dat de box niet opent, en zijn boeking begint nu. Controleer de tab Keycafe. Zijn de Toegangsgegevens leeg, dan is de toegang nooit aangemaakt — maak hem nu aan. Zijn ze ingevuld, controleer dan de starttijd: het venster opent op de uitgiftetijd minus de buffer, dus een boeking waarvan de tijd is gewijzigd zonder op Bijwerken te drukken, kan nog op het oude venster staan.
Kan de klant eerder naar binnen? Binnen de buffertijd, ja — standaard 15 minuten voor uitgifte, en hetzelfde na inname.
Ik heb de data gewijzigd. Moet ik nog iets doen? Ja. Druk op Bijwerken op de tab Keycafe. De boeking wijzigen markeert de toegang wel, maar stuurt het nieuwe venster niet.
Ik heb het voertuig gewisseld. Is de toegang nog geldig? Hij is geldig voor de sleutels van het oude voertuig. Druk op Intrekken, dan opnieuw op Toegang aanmaken.
Ik heb de boeking geannuleerd. Is de toegang van de klant weg? Hij hoort automatisch te zijn ingetrokken, maar als de keybox het verzoek weigerde, is hij nog actief. Open de tab Keycafe van de boeking en controleer, en trek hem handmatig in als de toegang nog wordt getoond.
Is er een snellere manier om toegangen te vinden die reparatie nodig hebben? Ja. Toegangsoverzicht op het banier Keycafe Actions van het dagoverzicht toont elke toegang met Bijwerken en Intrekken per rij, zodat je de gemarkeerde in één keer kunt afhandelen. Elke rij linkt ook terug naar zijn boeking.
Kan ik één klant toegang geven tot twee voertuigen? Niet vanaf één boeking — een boeking draagt één toegang. Verleen toegang op elke boeking apart.