Inleiding
Elke huurovereenkomst, elk uitgifte- en innameformulier, factuur en creditfactuur die de app maakt draagt een briefhoofd: je logo en naam bovenaan, en je registratie- en bankgegevens onderaan. Niets daarvan wordt op elk document apart getypt. De app kopieert het van de vestiging (branch) waartoe de boeking hoort, dus je vult het één keer in, op het scherm met de kop Vestiging (Branch), en elk nieuw document neemt het over.
Dat scherm heeft links een kolom met bedrijfsgegevens (naam, contactgegevens, bank-, btw- en registratienummer), ernaast het vestigingsadres, en daaronder vier tabs: Logo, Klantportaal (Customer portal), Financieel (Financials) en Overig (Misc). Je algemene voorwaarden worden elders bewaard, op het scherm Juridisch (Legal), als twee pdf-bestanden die de app aan zijn boekings-e-mails hangt.
Je bent hier waarschijnlijk omdat:
- Je net met de app bent begonnen en je documenten nog de voorbeeldgegevens tonen.
- Je bedrijf een nieuw logo, een nieuwe bankrekening of een nieuw btw-nummer heeft.
- De accountant van een klant zegt dat je KvK-nummer op de factuur ontbreekt.
- Je advocaat een nieuwe versie van je algemene voorwaarden heeft gestuurd.
- Je twee vestigingen opent onder verschillende bedrijfsnamen en elk een eigen briefhoofd nodig heeft.
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Vestiging (Branch) | De bedrijfsnaam waaronder je handelt, met eigen logo, bank- en registratiegegevens. Elke huurlocatie hoort bij één vestiging. |
| Kamer van Koophandel (Chamber of Commerce) | Je bedrijfsregistratienummer, in Nederland je KvK-nummer |
| Iban / BIC | Je bankrekeningnummer en de internationale code van je bank |
| Btw-nummer (Vat number) | Je btw-nummer |
| B2B-voorwaarden / B2C-voorwaarden (B2B Terms / B2C Terms) | Je algemene voorwaarden voor zakelijke klanten en voor particuliere klanten |
Zo werkt het
Configuratie
Het briefhoofd bestaat uit twee delen: de vestigingsgegevens en de bestanden met algemene voorwaarden.
Een vestiging invullen
-
Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Productontwerp (Product design), en klik op de tegel Vestigingen (Branches). Een lijst met je vestigingen opent.
-
Klik op het bewerkicoontje aan het eind van de rij van de vestiging. Klik in plaats daarvan op Nieuw (New) boven de lijst om een tweede handelsnaam toe te voegen.
-
Vul de velden in de linkerkolom in. Loop de tabel hieronder eenmaal door; je komt later terug op rijen zodra je ze nodig hebt:
Veld Wat het doet op een document Wat het accepteert Is actief (Is active) Niets op documenten Ja of nee Naam (Name) Je handelsnaam, bovenaan het document en in de voettekst Verplicht Vestigingscode (Branch code) Wordt niet afgedrukt Tot vier tekens Telefoonnummer (Phone number) Afgedrukt op handmatige en gecombineerde facturen Verplicht. Alleen cijfers, minstens negen, geen spaties of plusteken E-mail (Email) Afgedrukt op handmatige en gecombineerde facturen Verplicht. Een geldig e-mailadres Website Bovenaan elk document afgedrukt Verplicht. Bijvoorbeeld www.jansenverhuur.nl Volledige website (Website full) Niet afgedrukt op documenten Het volledige adres, beginnend met https:// Bank De naam van je bank, in de voettekst Vrije tekst Iban Je rekeningnummer, in de voettekst Verplicht. Moet een geldig rekeningnummer zijn BIC De code van je bank, in de voettekst Verplicht. Acht of elf letters en cijfers Btw-nummer Je btw-nummer, in de voettekst Verplicht Kamer van Koophandel Je registratienummer, in de voettekst Verplicht Label Kamer van Koophandel (Chamber of Commerce label) Het woord dat voor het registratienummer wordt afgedrukt Bijvoorbeeld KvK, of Ambtsgericht Passau, HRB in Duitsland -
Vul ernaast het adres in: Postcode (Postal code), Huisnummer (House number), Plaats (City), Land (Country) en Straat (Street) zijn allemaal verplicht. Huisnummertoevoeging (House number addition) is optioneel.
-
Voeg je logo toe. Open de tab Logo en gebruik de uploadknop om het beeldbestand van je computer te kiezen. Er verschijnt een kleine voorvertoning. Het wordt 72 pixels hoog afgedrukt, dus een breed, scherp logo drukt het best af.
-
Open de tab Overig:
Veld Wat het doet Primaire merkkleur (Brand primary color) Bewaart je merkkleur als kleurcode, zoals #1A5EAB. Geen van de huidige documentopmaken gebruikt hem al, dus het verandert niets aan hoe je pdf's eruitzien. Vertegenwoordigers (Representatives) De mensen die namens het bedrijf mogen tekenen. Afgedrukt in de voettekst na Vertegenwoordigers:. Laat je het leeg, dan verdwijnt die regel. Ondertitel (Subtitle) Een korte regel na je handelsnaam in de voettekst, zoals "Bus- en personenverhuur" -
Druk op Opslaan (Save). Is een verplicht veld leeg of fout, dan toont de app Vestiging ongeldig (Branch invalid) en markeert het veld, bijvoorbeeld Iban is ongeldig (Iban is invalid) of Telefoon is ongeldig (Phone is invalid). Corrigeer het en druk opnieuw op Opslaan. Annuleren (Cancel) gooit je wijzigingen weg.
De tabs Klantportaal en Financieel gaan over je klantportaal en online betalingen, niet over het briefhoofd; zie de vestigingenpagina daarvoor.
Een locatie koppelen aan een vestiging. Een document haalt zijn briefhoofd uit de vestiging van de uitgiftelocatie van de boeking. Open Beheer > Productontwerp > Locaties (Locations), open de locatie, en controleer de vestiging-keuzelijst bovenaan de tab Core. Een locatie kan niet worden opgeslagen zonder vestiging (Vestiging is leeg, Branch is empty).
Je pdf's met algemene voorwaarden toevoegen
- Open vanuit het hoofdmenu Beheer, dan Instellingen (Settings), en klik op de tegel Juridisch (Legal). Drie tegels verschijnen: B2B-voorwaarden, B2C-voorwaarden en Uitgelichte voorwaarden (Highlighted Terms).
- Klik op B2B-voorwaarden. Er opent een klein venster met Naam (Name), Grootte (Size) en een upload voor een bestand.
- Upload je voorwaarden voor zakelijke klanten als pdf. Controleer Naam: het wordt de bestandsnaam die de klant bij de bijlage ziet, dus laat hem eindigen op .pdf, bijvoorbeeld Algemene voorwaarden zakelijk.pdf. Laat Grootte met rust.
- Druk op Opslaan.
- Doe hetzelfde onder B2C-voorwaarden voor je voorwaarden voor particuliere klanten.
Uitgelichte voorwaarden is het korte blok met overeenkomsttekst dat op de huurovereenkomst zelf wordt afgedrukt; zie wat er op een document staat.
Voordat je begint: de schermen Vestigingen, Locaties en Juridisch vereisen een account van een bedrijfsbeheerder. Andere medewerkers kunnen Beheer > Productontwerp of Beheer > Instellingen niet openen. Je documenten hebben ook de juiste Kopstijl en Voetstijl nodig, die bepalen hoeveel van deze informatie wordt afgedrukt; zie wat er op een document staat.
Het briefhoofd gebruiken
Er is dagelijks niets te doen. Zodra de vestiging is ingevuld, zet de app haar gegevens op elk document dat ze vanaf dan maakt, en de voorwaardenbestanden gaan mee met elke boekings-e-mail die ze draagt.
Het resultaat controleren. Maak een nieuw document voor een testboeking, bijvoorbeeld een nieuwe huurovereenkomst, en open de pdf. Zie de documenten die de app maakt voor waar elk document wordt gemaakt. Controleer of het logo scherp is, of de naam precies overeenkomt met je registratie, en of het rekeningnummer overeenkomt met je bankafschrift.
Een gegeven wijzigen. Bewerk de vestiging zoals onder Configuratie, en druk op Opslaan. De wijziging geldt voor documenten die na dat moment worden gemaakt.
Goed om te weten
Wat waar staat. Je bedrijfsinstellingen bieden twee voettekststijlen, A en B, en twee kopstijlen.
| Deel van het document | Wat het toont |
|---|---|
| Kop, stijl A | Logo, vestigings-Naam, het adres, telefoon en e-mail van de uitgiftelocatie, en de Website van de vestiging |
| Kop, stijl B | Alleen het logo |
| Voet, stijl A | KvK:, Btw:, IBAN: en BIC: met je nummers |
| Voet, stijl B | Naam en Ondertitel, Btw-nr:, je label Kamer van Koophandel met het nummer, Bank met Iban, het vestigingsadres, Vertegenwoordigers en BIC: |
Een uitgewerkt voorbeeld. Vestigings-Naam Autoverhuur Jansen B.V., Ondertitel Bus- en personenverhuur, Kamer van Koophandel 12345678 met label KvK, Bank ABN AMRO, Iban NL91ABNA0417164300. Met voettekststijl B luidt de voettekst Autoverhuur Jansen B.V. - Bus- en personenverhuur, dan KvK: 12345678 en ABN AMRO, NL91ABNA0417164300. Met voettekststijl A drukt dezelfde vestiging KvK: 12345678 en IBAN: NL91ABNA0417164300 af. Het label en de banknaam worden niet gebruikt.
Welke vestiging een document gebruikt. Overeenkomsten, uitgifte- en innameformulieren, facturen en creditfacturen van een boeking gebruiken de vestiging van de uitgiftelocatie van de boeking. Een boeking die in Utrecht wordt opgehaald en in Amsterdam wordt ingeleverd draagt de vestiging van de Utrechtse locatie. Een factuur die je handmatig opstelt gebruikt de vestiging die je erop kiest; zie Een factuur handmatig opstellen. Het adres en telefoonnummer in de kop van stijl A komen van de uitgiftelocatie, niet van de vestiging.
Handmatig opgestelde facturen en gecombineerde facturen hebben een vast briefhoofd. Ze negeren de kop- en voetstijlen. Bovenaan drukken ze het logo, de vestigings-Naam, het eigen adres van de vestiging, Telefoonnummer, E-mail en Website af. Onderaan drukken ze KvK:, Btw:, IBAN: en BIC: af, hetzelfde als voetstijl A. Daarom doen Telefoonnummer en E-mail op de vestiging ertoe, ook als je overeenkomsten ze nooit tonen.
Eén bedrijf, meerdere handelsnamen. Elke vestiging heeft eigen logo en gegevens. Handelen je Utrechtse locaties onder het ene bedrijf en je Amsterdamse onder een ander, maak dan twee vestigingen en koppel elke locatie aan de juiste. Elke boeking draagt dan het briefhoofd van de plek waar de klant ophaalt.
Wanneer de voorwaarden worden bijgevoegd. De app hangt één bestand aan de e-mails Boekingsbevestiging (Booking confirmation), Boekingsbevestiging vooruitbetaling (Booking confirmation advance payment), Boekingsbevestiging volledige betaling met borg (Booking confirmation full payment with deposit) en Uitgifte voltooid (Pickup completed). Een klant met is bedrijf (is company) op ja krijgt het bestand B2B-voorwaarden; iedereen anders krijgt B2C-voorwaarden. Er is één bestand van elke soort voor het hele bedrijf, niet een per vestiging of per taal. Zie automatische e-mails voor de e-mails zelf.
E-mails. De app zet je logo niet in zijn e-mails. E-mailteksten kunnen je vestigingsnaam en rekeningnummer bevatten via merge-velden; zie automatische e-mails.
Wat je hierna doet: stel de kop- en voetstijlen in bij wat er op een document staat, en maak dan één testdocument om het resultaat te controleren.
Veelgestelde vragen
Waarom toont een oude factuur nog steeds onze vorige bankrekening? Een document wordt als pdf opgeslagen op het moment dat het wordt gemaakt. De vestiging wijzigen heeft alleen effect op documenten die daarna worden gemaakt. Maak voor een bijgewerkte kopie het document opnieuw; zie een document terugvinden en opnieuw versturen.
Waarom staan er geen logo en geen bedrijfsnaam bovenaan een huurovereenkomst? De uitgiftelocatie van de boeking heeft geen vestiging, of de vestiging heeft geen logo. Controleer de locatie onder Beheer > Productontwerp > Locaties, en dan de tab Logo op de vestiging.
Waarom toont het drukwerk van één locatie een andere bedrijfsnaam dan de rest? Die locatie is gekoppeld aan een andere vestiging. Open de locatie en wijzig de vestiging op de tab Core.
Waarom kan de klant de bijlage met voorwaarden niet openen? De bijlage is vernoemd naar de Naam in het venster B2B-voorwaarden of B2C-voorwaarden. Eindigt de naam niet op .pdf, dan weten sommige e-mailprogramma's niet hoe ze hem moeten openen. Voeg .pdf toe aan de naam en druk op Opslaan.
Waarom ontving een particuliere klant onze zakelijke voorwaarden? Bij het klantrecord staat is bedrijf op ja. Corrigeer het op het klantrecord; zie Een klantrecord aanmaken.
Waarom ontbreekt mijn registratielabel in de voettekst? Je documenten gebruiken voetstijl A, die altijd KvK: afdrukt en label Kamer van Koophandel, Bank, Ondertitel en Vertegenwoordigers negeert. Schakel over naar voetstijl B; zie wat er op een document staat.
Waarom slaat de vestiging niet op, terwijl ik alleen het logo veranderde? De app controleert bij elke opslag elk verplicht veld. Een oudere vestiging kan een lege Website hebben, of een telefoonnummer met spaties. Herstel het veld waar de melding naar wijst.
Ik heb Primaire merkkleur gewijzigd en mijn documenten zien er hetzelfde uit. Dat klopt. De kleur wordt bewaard, maar geen enkele documentopmaak gebruikt hem al.
Wat doet Locatiegegevens gebruiken (Use location data) bij de instellingen van Documenten? Op dit moment niets. Het schakelt het briefhoofd niet om naar locatiegegevens.
Gerelateerde pagina's: wat er op een document staat voor kop- en voetstijlen, documenttaal voor de taal waarin een pdf wordt gemaakt, en vestigingen voor het aanmaken van een vestiging en haar betaalinstellingen.