Beta: shortlease-contracten zijn nieuw in RentVisie en worden als beta uitgebracht.
Inleiding
Het scherm met de kop Shortlease contract # en een nummer toont alles over één contract: wat de klant betaalt, wat er is gefactureerd en wat er hierna komt. Naast de titel staat de status: Draft (geel), Active (groen), Notice given (blauw) of Ended (grijs). Onder de knoppen staat een samenvattingsstrook met vier kolommen: Customer, Per month (excl. VAT), Billed through en Next invoice. Daaronder vult het Billing schedule de linker twee derde; rechts staan de kaarten Terms, Charges, Vehicles, Swap inspections, Kilometres en Indexation (base rate).
Je komt hier omdat:
- je snel naar een lease wilt kijken: hoeveel, gefactureerd tot wanneer, en wat er hierna komt
- een klant vraagt wat zijn volgende factuur wordt
- een klant vraagt waarom zijn eerste factuur lager was dan de maandprijs
- een periode Failed toont op het overzicht en je wilt zien waarom
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Period | De dagen die één regel van het schema factureert |
| Planned / Due / Invoiced | Nog niet / zijn factuurdatum is aangebroken / op een factuur |
| Failed | De app probeerde hem te factureren en kon het niet; de reden wordt getoond |
| Credited / Cancelled | Zijn factuur is gecrediteerd / hij is niet meer nodig |
| Settlement, Adjustment, Kilometres, Conversion credit | Regels voor een vroegtijdig einde, een correctie, extra kilometers, en huur die al vóór de lease was gefactureerd |
Zo werkt het
Configuratie
Op dit scherm hoef je niets in te stellen. De factureringsvoorwaarden komen uit het contract (Edit terms) en de bedrijfsstandaarden, zoals beschreven in Zet shortlease-contracten aan voor je bedrijf.
Voordat je begint: elk medewerkersaccount kan een contract, zijn Lines en zijn Preview invoice lezen. Alleen een bedrijfsbeheerder ziet de knoppen die het wijzigen. Medewerkers die geen beheerder zijn, zien alleen contracten waarvan de boeking begint en eindigt op hun eigen locaties.
Het contractscherm gebruiken
Een bedrijfsbeheerder opent het contract met Shortlease contract op de boeking. Elk account kan het openen vanuit het hoofdmenu: Boekingen (Bookings), dan Meer tonen (Show more); klik onder Shortlease op de tegel Shortlease overview en klik op Open op de rij van het contract. (De tegel verschijnt zodra je bedrijf shortlease heeft aangezet, of shortlease-contracten heeft.)
- Lees de samenvattingsstrook. Customer toont het boekingsnummer en het voertuig. Per month (excl. VAT) is het totaal van de maandelijkse kosten, met daaronder Open-ended als er geen einddatum is. Billed through is de laatste gefactureerde dag, of Nothing yet, met het totaal gefactureerd inclusief btw. Next invoice toont de datum, de dagen die hij Covers en het bedrag inclusief btw, of Nothing planned.
- Bekijk de volgende factuur. Klik op Preview invoice onder Next invoice. De pop-up Invoice preview toont de factuur zoals hij wordt afgedrukt, nog zonder nummer. Er wordt niets gemaakt. Klik op Close.
- Lees het schema. Eén rij per periode, oudste eerst: Kind, Period, Days (bijvoorbeeld 17/31: 17 van de 31 dagen van de maand), Invoice date, Status, Excl. VAT, Incl. VAT, en de nummers van de Invoice en Credit note.
- Bekijk waaruit een periode bestaat. Klik op Lines op zijn rij. De pop-up Billing period toont elke post met zijn bedrag exclusief btw, de btw en het bedrag inclusief btw. Een mislukte periode toont Invoicing failed: en de reden.
- Bekijk elke openstaande periode vooraf. Preview invoice op een rij Planned, Due of Failed toont de factuur van de datum van die rij.
- Open een factuur. Een bedrijfsbeheerder klikt op Open onder Invoice of Credit note om hem te openen op je factuurscherm.
- Werk hem bij. Een bedrijfsbeheerder klikt op Recalculate na het wijzigen van de boeking. De app past een verschuldigde indexering toe en plant en prijst dan de openstaande periodes opnieuw.
Goed om te weten
Hoe een periode wordt geprijsd. Scan de tabel; het uitgewerkte voorbeeld volgt:
| Post | Bedrag in een periode |
|---|---|
| Maandelijkse post, hele periode | Het maandbedrag × aantal |
| Maandelijkse post, deel van een periode | Het maandbedrag × aantal × gefactureerde dagen ÷ dagen in de periode van die maand |
| Every number of days | Het dagtarief × aantal × gefactureerde dagen |
| Eenmalige post | Eén keer: in de periode waar hij begint, of, voor een post die achteraf wordt gefactureerd, in de laatste periode (niet zolang het contract open einde heeft) |
Een post met een maximumprijs stopt zodra dat totaal over het contract is gefactureerd; zijn regel toont dan 0.
Een uitgewerkt voorbeeld. € 1.200 per maand, kalendermaanden, van 15 maart tot 10 juni. Maart heeft 17 van zijn 31 dagen: € 1.200 × 17 ÷ 31 = € 658,06. April en mei zijn elk € 1.200. Juni heeft 10 van zijn 30 dagen: € 400,00. Hetzelfde contract ingesteld op Every number of days, 14, tegen € 40 per dag, factureert € 560 voor 15 tot 28 maart, 29 maart tot 11 april en elke 14 dagen daarna, met een kortere laatste periode.
Wanneer een periode wordt gefactureerd. Advance: de eerste dag van de periode, min de offsetdagen. Arrears: de dag nadat de periode eindigt, plus de offset. Op die datum wordt de periode Due, en de nachtelijke run (of Invoice what is due) factureert hem. Een gemiste nacht haalt het in met één factuur per verschuldigde datum.
Contracten met open einde worden een paar periodes vooruit gepland (drie, tenzij je instellingen anders zeggen). Nieuwe periodes verschijnen naarmate de tijd verstrijkt.
Wanneer het contract wordt bijgewerkt. Extra's die zijn opgeslagen met de extrakiezer op de boeking, en een extra, verzekering of kilometerpakket dat op het boekingsscherm is verwijderd, staan meteen op het contract. Het contract wordt ook elke nacht bijgewerkt, en door elke knop op het scherm. Opent een bedrijfsbeheerder een contract dat vandaag niet is bijgewerkt, of waarvan de boeking sindsdien is gewijzigd, dan wordt het eerst bijgewerkt. Andere medewerkers lezen alleen: zij zien het contract zoals het voor het laatst is bijgewerkt (bij een andere wijziging aan de boeking is dat na de volgende nacht, of zodra een beheerder het heeft geopend). Elke knop op het scherm ververst de strook en de lijsten.
De laatste run. Onder de titel toont Last run: wat de meest recente nachtelijke run of Invoice what is due op dit contract deed, zoals de factuur die hij maakte of waarom hij mislukte.
Beëindigde contracten worden niet meer herberekend. Recalculate zegt This contract has ended; its schedule is no longer recalculated.
Wat je hierna doet
Om te factureren wat nu verschuldigd is, zie Factureer shortlease-contracten en volg mislukkingen op. Om een gefactureerde periode te corrigeren, zie Een shortlease-factuur corrigeren.
Veelgestelde vragen
Waarom is de eerste factuur lager dan de maandprijs? De eerste periode is korter dan een hele maand, dus wordt pro rata gerekend. Klik op Lines op de eerste rij om de dagen en de som te zien.
Waarom zegt een periode Failed? De app kon de factuur niet maken. De reden staat op de rij, in de gele melding bovenaan (period(s) could not be invoiced) en onder Lines. De volgende run probeert het opnieuw. Los de oorzaak op en klik dan op Invoice what is due; zie Factureer shortlease-contracten en volg mislukkingen op.
Waarom zegt de preview "No lines: every amount on this date is 0, so no invoice will be made."? Elke post op die datum telt op tot 0, bijvoorbeeld omdat een maximumprijs is bereikt. Voor die datum wordt geen factuur gemaakt.
Waarom is het bedrag op de factuur lager dan op de preview? Een financier betaalt een deel van deze boeking. De preview zegt dat in zijn notities; het deel van de financier wordt aan de financier gefactureerd. Zie Een gefinancierde boeking factureren en crediteren.
Waarom staat een brandstof- of schadepost niet in het schema? Extra's worden aan de factuur toegevoegd wanneer hij wordt gemaakt, niet in het schema gepland. De preview van de volgende factuur bevat de extra's die vandaag bekend zijn.
Waarom kan ik niet op Open bij een factuur klikken? Alleen een bedrijfsbeheerder kan vanaf dit scherm facturen openen. Open de boeking met Open booking en gebruik in plaats daarvan de factuurlijst ervan.
Gerelateerde pagina's: Prijzen, extra's en indexering van een shortlease-contract wijzigen en Kilometerstanden vastleggen en extra kilometers doorberekenen bij een shortlease.