Inleiding
Elke lease heeft zijn eigen factureringsinstellingen, in de sectie met als titel Factureringsinstellingen (Billing settings) op zijn scherm Lease: Factureringsbasis (Billing basis), Factureringsdag (Billing day) en Aggregatiemodus (Aggregation mode). Samen bepalen ze in welke nacht de app de volgende factuur van de lease opmaakt, en of die factuur alleen bij de boeking hoort of wordt gedeeld met de andere leases van de klant. Verderop op hetzelfde scherm geeft Berekende prijs per cyclus van 30 dagen (Calculated price per cycle of 30 days) een voorproefje van wat een cyclus kost, en zegt Volgende factuur (Next invoice) wanneer de volgende factuur verschuldigd is — of, in Reden (Reason), waarom er geen wordt verwacht. Het scherm waarschuwt je bovenaan de sectie: Let op: het wijzigen van de factureringsinstellingen heeft invloed op het factureringsgedrag. (Warning: changing the billing settings impacts billing behavior.)
Je gebruikt dit als:
- een klant aan het begin van elke maand wil betalen in plaats van erna
- een klant met meerdere bussen één factuur per maand wil, niet één per bus
- een lease vannacht niet is gefactureerd en je wilt weten waarom
- een klant vraagt wat een maand kost voordat de eerste factuur binnenkomt
- je af en toe een lease nakijkt om te zien wanneer zijn volgende factuur valt
Begrippen op deze schermen
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Vooraf (Advance) | Elke cyclus wordt gefactureerd voordat hij begint, of op het moment zelf |
| Achteraf (Arrears) | Elke cyclus wordt gefactureerd zodra hij is begonnen |
| Individueel (Individual) | Eén factuur per leaseboeking |
| Gecombineerd (Combined) | Eén factuur per klant, voor diens leases die dezelfde nacht vervallen |
| Automatische factuur verwacht (Auto invoice expected) | Of de nachtelijke run verwacht deze lease te factureren op zijn volgende factuurdatum |
Een nieuwe lease neemt zijn factureringsbasis en -dag over van de eigen voorwaarden van de klant, of anders van je bedrijf — zie Een lease opzetten. Deze pagina gaat over ze achteraf wijzigen en lezen wat ze zullen doen.
Zo werkt het
Configuratie
De bedrijfsbrede lease-instellingen staan bij elkaar. Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), klik op de tegel Operationeel (Operational), dan op het tabblad Lease, wijzig wat je nodig hebt en klik op Opslaan:
| Instelling | Begint als | Wat het doet |
|---|---|---|
| Handmatige validatie leasefactuur (Lease invoice manual validation) | Nee | Ja: de nachtelijke run geeft geen leasefactuur uit; hij markeert de boeking als wachtend tot iemand hem uitgeeft |
| Lease blijven factureren (Continue lease invoicing) | Ja | Loopt de volgende cyclus door na de Einddatum van de lease, dan blijft Ja factureren en stopt Nee |
| Lease eerste cyclus 30 dagen (Lease first cycle 30 days) | Nee | Voor een lease Vooraf die nog niet is gefactureerd: Nee factureert hem de nacht dat het voertuig uitgaat; Ja wacht op de factureringsdag |
| Te betalen bedrag eerste leasefactuur (Lease payable amount first invoice) | Factuur (Invoice) | Of de betaallink op de eerste factuur van een lease om die factuur vraagt, of om het volledige Saldo (Balance) van de boeking |
| Factureringsbasis lease (Lease billing basis) | Achteraf | Meegegeven aan elke nieuwe lease |
| Factureringsdag lease (Lease billing day) | 1 | Meegegeven aan elke nieuwe lease |
De eerste vier gelden voor elke lease vanaf de volgende nachtelijke run. De laatste twee bereiken alleen leases die daarna zijn aangemaakt; bestaande leases houden hun eigen waarden.
Voordat je begint: Instellingen openen vereist de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin). De factureringsinstellingen van een lease wijzigen staat open voor elke medewerkersrol die aan boekingen mag werken.
De Factureringsinstellingen gebruiken
Open de boeking en klik op Lease in zijn rij knoppen. Het boekingsscherm heeft geen knop Opslaan — een schakelaar zoals Automatisch uitchecken (Auto checkout) wordt opgeslagen zodra je hem wijzigt — ga dus rechtstreeks naar Lease zonder iets anders aan te raken. Op het scherm Lease:
- Zet onder Factureringsinstellingen de Factureringsbasis op Vooraf of Achteraf.
- Typ de Factureringsdag: een heel getal van 1 tot 28. Iets anders markeert het vak, en Wijzigingen opslaan (Save changes) doet niets totdat je het corrigeert.
- Kies de Aggregatiemodus: Individueel of Gecombineerd.
- Klik op Wijzigingen opslaan. Niets onder Factureringsinstellingen wordt hiervoor opgeslagen, en Annuleren (Cancel) zet een waarde die je hebt gewijzigd niet terug, dus zet hem zelf terug als je weggaat zonder op te slaan. Al uitgegeven facturen blijven ongewijzigd; de volgende nachtelijke run gebruikt de nieuwe waarden.
- Open Lease opnieuw en kijk naar Volgende factuur om het resultaat te controleren.
Goed om te weten
Wanneer facturering kan beginnen
De nachtelijke run kijkt alleen naar leaseboekingen die bevestigd of al opgehaald zijn, en dan alleen op de factureringsdag:
| Factureringsbasis | De eerste factuur kan komen |
|---|---|
| Vooraf | Op een factureringsdag vanaf 30 dagen voor de contractuele ophaling, of de nacht dat het voertuig uitgaat |
| Achteraf | Op de eerste factureringsdag nadat de contractuele ophaling is gepasseerd |
Neem een contractuele ophaling op 20 oktober met Factureringsdag 1. Een lease Vooraf wordt gefactureerd op 1 oktober, negentien dagen van tevoren, en opnieuw op 1 november. Een lease Achteraf wordt niet gefactureerd op 1 oktober — de ophaling ligt nog in de toekomst — en krijgt zijn eerste factuur op 1 november.
De factureringsdag, en de dagen 29 tot en met 31
Na de eerste factuur is de volgende factuurdatum de factureringsdag van deze maand als die nog niet is gepasseerd, anders die van volgende maand. De app vindt die dag door vanaf de eerste van de maand vooruit te tellen, dus een dag die de maand niet heeft, loopt door naar de volgende maand — en tegen die tijd is de datum al verder opgeschoven. De factuur voor die maand komt er dan nooit.
Met Factureringsdag 30 in februari 2027 toont Volgende factuurdatum (Next invoice date) de hele maand februari 2 maart; op 1 maart toont hij 30 maart. Er is geen februari-factuur. Factureringsdag 31 slaat februari, april, juni, september en november op dezelfde manier over.
Daarom accepteert het scherm Lease alleen 1 tot en met 28. De bedrijfsbrede Factureringsdag lease accepteert elk getal en de eigen factureringsdag van een klant accepteert tot en met 30, en een nieuwe lease neemt die over zonder de controle.
Eén factuur per boeking of per klant
Met Individueel krijgt elke leaseboeking zijn eigen factuur. Met Gecombineerd komen alle Gecombineerd-leases van een klant die dezelfde nacht vervallen, op één factuur terecht. Een lease die die nacht niet vervalt, of op Individueel staat, wordt apart gefactureerd. Geef de leases van een klant dezelfde factureringsdag als je ze op één factuur wilt.
Een voorproefje van de prijs van een cyclus
Berekende prijs per cyclus van 30 dagen neemt de huidige prijsregels van de boeking en schaalt elk ervan naar 30 dagen: het bedrag van de regel keer 30, gedeeld door het aantal dagen in het contract. Een lease met een contract van 30 dagen, huur van €900,00 en verzekering van €150,00 exclusief 21% btw toont Subtotaal (Subtotal) €1.050,00, Btw (VAT) €220,50 en Totaal (Total) €1.270,50. Overschrijf dat contract naar 45 dagen, geprijsd op €1.350,00 en €225,00, en het voorproefje toont nog steeds dezelfde €1.050,00. Elke regel wordt op dezelfde manier geschaald, ook regels die niet van het aantal dagen afhangen, dus behandel het cijfer als een richtlijn.
Volgende factuur en Reden lezen
Als Automatische factuur verwacht Ja is, toont de sectie Volgende factuurdatum en Totaal dagen (Total days), met Factuur van (Invoice from) en Factuur tot (Invoice to) voor de eerste cyclus of Factuurmaand (Invoice month) voor latere. Is het Nee, dan zegt Reden waarom, in deze volgorde:
| Reden zegt | Het betekent |
|---|---|
| Boeking wacht op facturering. Geef deze factuur eerst uit. (Booking is pending invoice. Please issue this invoice first.) | Een factuur van een eerdere run wacht om te worden uitgegeven |
| Boeking niet in status Confirmed / Pickedup (Booking not in Confirmed / Pickedup status) | De boeking is een concept, onbevestigd, ingeleverd of geannuleerd |
| Niet in leasestatus (Not in lease status) | is lease staat op Nee |
| Wordt in de toekomst actief (Will become active in the future) | Achteraf vóór de contractuele ophaling, of Vooraf meer dan 30 dagen daarvoor |
De sectie wordt berekend zodra het scherm opent; klik op Vernieuwen (Refresh) om hem opnieuw te berekenen.
Wat je hierna doet
Controleer Volgende factuur de dag nadat je een instelling hebt gewijzigd. Moet de boeking nog bevestigd worden, zie dan Een boeking bevestigen.
Veelgestelde vragen
Waarom sloeg een lease de factuur van een maand over? Kijk naar Factureringsdag. 29, 30 of 31 mist elke maand die te kort is om die dag te hebben (zie De factureringsdag, en de dagen 29 tot en met 31). Zet hem op 28 of lager en klik op Wijzigingen opslaan.
Waarom doet Wijzigingen opslaan niets op een lease die ik niet heb aangeraakt? Zijn Factureringsdag kwam van je bedrijfs- of klantinstellingen en ligt boven 28, wat het scherm Lease niet accepteert. Zet hem op 28 of lager. Verlaag daarna de bedrijfsbrede Factureringsdag lease, of die van de klant, zodat de volgende lease hem niet overneemt.
Waarom ging er geen factuur uit, terwijl Automatische factuur verwacht Ja zei? Drie dingen die het voorproefje niet controleert. Handmatige validatie leasefactuur staat misschien aan, dus de factuur wacht om te worden uitgegeven. De lease is misschien voorbij zijn Einddatum terwijl Lease blijven factureren Nee is. Of hij is binnen het laatste uur al gefactureerd, en de run factureert hem niet twee keer.
Waarom kreeg een Gecombineerd-lease een eigen factuur? Geen andere Gecombineerd-lease van dezelfde klant verviel die nacht — meestal omdat hun factureringsdagen verschillen, of de andere leases op Individueel staan.
Ik heb de bedrijfsbrede Factureringsdag lease gewijzigd. Waarom volgden mijn leases niet? De bedrijfswaarde wordt bij het aanmaken op een lease gekopieerd en daarna nooit meer. Wijzig Factureringsdag op het scherm Lease van elke bestaande lease.
Waarom veranderde het typen in Subtotaal of Totaal niets? Die vakken tonen alleen het voorproefje. Prijzen worden op de boeking gewijzigd, niet hier.
Waar stel ik de eigen factureringsvoorwaarden van een klant in? Op het tabblad Financieel (Financial) van de klant — zie Betaal- en factuurvoorwaarden van een klant instellen.