Beta: shortlease-contracten zijn nieuw in RentVisie en worden als beta uitgebracht.
Inleiding
Een shortlease-klant krijgt een aantal kilometers per dag inbegrepen. Kilometers daarboven worden doorberekend op basis van kilometerstanden, op de volgende leasefactuur, en aan het eind exact afgerekend. Alles staat op de kaart Kilometers (Kilometres) rechts op het contractscherm, met rechtsboven Stand toevoegen (Add reading). De kaart toont van boven naar beneden de inbegrepen kilometers per dag, het totaal gereden, de tot nu toe inbegrepen kilometers, de overschrijding en wat er is gefactureerd; dan één blok per voertuig dat het contract had; dan elke stand met zijn voertuig.
Je komt hier omdat:
- de klant elke maand een foto van het dashboard stuurt en je die wilt vastleggen
- je wilt zien of een klant meer rijdt dan afgesproken voordat de rekening hem verrast
- een klant vraagt waarom zijn factuur een regel voor kilometers heeft
- de lease eindigt en de laatste stand er moet zijn voor de eindfactuur
Woorden die dit scherm gebruikt
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Kilometerstand (km) (Odometer (km)) | De kilometerteller op het dashboard |
| km a day included | De gratis kilometers per dag van de lease |
| over the allowance | Tot nu toe gereden kilometers boven de gratis kilometers |
| Kilometers (in het factuurschema) | De regel die de extra kilometers doorberekent |
| Final reading in | Er is een stand op of na de laatste dag van het contract vastgelegd |
Zo werkt het
Configuratie
De inbegrepen kilometers komen van de boeking: de gratis kilometers van de voertuigklasse, zoals ingesteld bij de tarieven (zie Tarieven en kilometerprijzen voor een voertuigklasse instellen), plus eventuele kilometerpakketten op de boeking (zie Extra kilometers aan een klant verkopen). Op het contract hoeft niets ingesteld te worden.
Voordat je begint: alleen een bedrijfsbeheerder ziet Stand toevoegen en Verwijderen (Remove).
De kaart Kilometers gebruiken
Open het contract: klik op de boeking op Shortlease contract, of open het via het Shortlease-overzicht (zie Een shortlease-contract en zijn factuurschema lezen).
- Klik op de kaart Kilometers op Stand toevoegen. De pop-up Kilometerstand (Odometer reading) opent.
- Controleer Datum van de stand (Date of the reading). Die begint bij vandaag; hij kan niet in de toekomst liggen of vóór de start van het contract.
- Typ de stand in Kilometerstand (km), in hele kilometers.
- Klik op Opslaan. De stand verschijnt in de lijst, met het kenteken van het voertuig dat het contract die dag had. De totalen en de volgende factuur worden direct bijgewerkt.
Om een stand te verwijderen die je hebt toegevoegd, klik je ernaast op Verwijderen. De uitgifte- en inlevertand hebben geen Verwijderen; wijzig die op de boeking.
Goed om te weten
Waar de standen vandaan komen. De uitgiftestand, de inleverstand, de standen bij een voertuigwissel, en degene die je hier toevoegt. Standen die je toevoegt worden ook op de boeking opgeslagen, op 12:00 uur van de gekozen dag.
Hoe de inbegrepen kilometers oplopen. Inbegrepen kilometers per dag × de dagen vanaf de start tot de laatste stand. Totaal gereden, alle voertuigen (Total driven, all vehicles) is, per voertuig, zijn hoogste stand min zijn laagste terwijl het op het contract zat, bij elkaar opgeteld. De kilometertellers van twee verschillende voertuigen worden nooit van elkaar afgetrokken.
Een uitgewerkt voorbeeld. 100 km per dag inbegrepen. Het contract begon op 1 maart op 12.000 km. Op 30 april voeg je 19.500 km toe: 7.500 km gereden, tegen 6.000 km inbegrepen over die 60 dagen, dus 1.500 km boven het toegestane. De kaart toont 1500 km over the allowance:, de kosten, en of which hoeveel al gefactureerd is. De kosten komen op de volgende leasefactuur als regel van het soort Kilometers, tegen de prijzen van de klasse voor extra kilometers: bij € 0,20 voor elke kilometer boven de gratis kilometers is 1.500 km € 300,00 excl. btw. Rijdt de klant daarna minder, dan wordt er tot het einde niets terugbetaald. Voeg op 31 mei een stand van 21.000 km toe: 9.000 km gereden tegen 9.100 km inbegrepen over 91 dagen, dus de kaart toont geen overschrijding, en de al gefactureerde € 300,00 wacht op de laatste stand.
Hoe de extra kilometers worden geprijsd. Op dezelfde manier als op een gewone boeking: de kilometers van een eventueel kilometerpakket gaan er eerst af, dan wordt de rest doorberekend via de prijstrappen van de klasse, van laag naar hoog. Kilometers boven de laatste trap worden niet doorberekend. De regel draagt het hoge btw-tarief, of 0% als het contract verlegde btw of fiscale eenheid heeft.
De regel wordt opnieuw gepland tot hij gefactureerd is. Elke nieuwe stand, en elke herberekening, vervangt de geplande regel Kilometers. Vóór het einde wordt alleen een verhoging gefactureerd.
Met minder dan twee standen zegt de kaart Kilometres are counted per vehicle from two readings in the days it was on the contract, en noemt waar ze vandaan komen.
Aan het einde van het contract is een stand op of na de laatste dag nodig. Dan zegt de kaart Final reading in: the actual excess is settled on the next invoice. Die laatste regel kan een credit zijn, als de klant voor meer is aangerekend dan hij in totaal heeft gereden. Tot die stand er is, blijft het contract open na zijn einddatum, zodat de inleverstand die wordt vastgelegd als het voertuig terugkomt nog door de nachtelijke run wordt afgerekend. Het blijft maximaal 60 dagen na de einddatum open; daarna eindigt het contract en worden de kilometers niet verder dan de laatste stand afgerekend. De laatste-run-notitie van het contract zegt dan Ended without a return odometer reading ...: the kilometres over the allowance were not settled., zodat je ze met de hand kunt afrekenen.
Na een voertuigwissel heeft elk voertuig zijn eigen blok: zijn kenteken, zijn dagen op het contract, first km to last km en km driven. Een voertuig met één stand zegt Starts at die stand, waiting for a second reading. Voer de laatste stand van het oude voertuig in en de eerste van het nieuwe, of leg de wissel vast met een inspectie (zie Het voertuig op een shortlease-contract wijzigen of wisselen).
Geen dubbele facturering. De eigen post van de boeking voor extra kilometers blijft weg van de facturen van een shortlease-boeking; het contract factureert ze.
Wat je hierna doet
Voeg minstens eens per maand een stand toe, zodat de overschrijding wordt gefactureerd naarmate die oploopt. Zorg aan het einde dat de inleverstand er is vóór de eindfactuur.
Veelgestelde vragen
Waarom zegt Opslaan "An earlier reading of this vehicle is higher."? Het getal is lager dan een stand die al voor dat voertuig op deze boeking is vastgelegd. Controleer de dashboardfoto en de lijst; een verkeerd getypte eerdere stand die je hebt toegevoegd kun je verwijderen met Verwijderen.
Waarom zegt Opslaan "The contract has no vehicle on that date."? De datum valt buiten elke voertuigperiode op de kaart Voertuigen (Vehicles). Kies een datum waarop het contract een voertuig had.
Waarom toont de kaart geen overschrijding terwijl de klant veel rijdt? Er zijn minder dan twee standen voor een voertuig, of de kilometers vallen nog binnen het toegestane. De kaart zegt waiting for a second reading als er een ontbreekt.
Ik heb een stand verwijderd. Wordt de al gefactureerde kilometerkost teruggenomen? Niet meteen. Wat is gefactureerd blijft gefactureerd; de laatste stand aan het eind rekent het exacte bedrag af.
Waarom kan ik de uitgiftestand niet verwijderen? Uitgifte- en inleverstanden horen bij de boeking. De melding zegt The pickup and return readings are changed on the booking. Corrigeer ze daar (zie De kilometerstand en brandstofstand van een voertuig controleren en corrigeren).
Gerelateerde pagina's: Shortlease-contracten factureren en mislukkingen opvolgen.