Inleiding
Een boeking wordt gemaakt voor een voertuigklasse (de app noemt dit Voertuigklasse (Asset group), of Groep), en heeft meestal één voertuig (de Asset) van die klasse gekoppeld. Op het boekingsscherm staan Asset wijzigen (Change asset), Groep wijzigen (Change group) en Upgrade in de rij wijzigingsknoppen, samen met Locatie wijzigen (Change location), Contractperiode wijzigen (Change contract period) en Actueel wijzigen (Change actual). Elke knop opent een kleine popup. De borg volgt de verzekering, die je wijzigt met de knop Verzekeringen (Insurances) van de boeking.
Wanneer gebruik je dit:
- de toegewezen auto heeft een lekke band, en er is een andere auto van dezelfde klasse vrij
- de klant vraagt aan de balie om iets groters, en je wilt laten zien wat dat kost
- de klasse die je had toegezegd is uitverkocht, dus je verplaatst de boeking naar een andere klasse voor dezelfde prijs
- een boeking is per ongeluk op de verkeerde klasse gemaakt
- de klant stapt over naar een andere verzekering, en de borg moet meeveranderen
Elke manier om dit te doen — ze lijken op elkaar, maar houden verschillende dingen vast:
| Route | Klasse | Voertuig | Huurtarief | Extra's, verzekering, kilometrage |
|---|---|---|---|---|
| Asset wijzigen, dan de knop Asset wijzigen | Ongewijzigd | Degene die je kiest | Ongewijzigd | Ongewijzigd |
| Asset wijzigen, een andere Voertuigklasse kiezen, dan Opslaan | De nieuwe | Degene die je kiest | Het tarief van de nieuwe klasse | Behouden waar de nieuwe klasse ze aanbiedt |
| Groep wijzigen, dan Opslaan | De nieuwe | Voor je gekozen | Jouw keuze, met Huidige prijs behouden? (Keep current price?) | Behouden waar de nieuwe klasse ze aanbiedt |
| Upgrade, dan Selecteren (Select) | Een gekoppelde upgradeklasse | Voor je gekozen | Het tarief van de nieuwe klasse, altijd | Behouden waar de nieuwe klasse ze aanbiedt |
| Slepen naar een ander voertuig op de Scheduler | Zie De Scheduler | Degene waar je het op neerzet | Ongewijzigd | Ongewijzigd |
Gebruik Asset wijzigen voor een andere auto van dezelfde klasse, Groep wijzigen om van klasse te wisselen, en Upgrade wanneer de klant betaalt voor een betere klasse.
Zo werkt het
Configuratie
Twee instellingen bepalen wat deze popups doen. Beide vereisen een beheerder.
- Welk voertuig voor je wordt gekozen. Groep wijzigen en Upgrade koppelen een voertuig volgens Assets automatisch toewijzen (Auto assign assets) onder Instellingen, Operationeel — dezelfde instelling die nieuwe boekingen gebruiken; Een boeking aanmaken legt de drie waarden uit. Staat die op None, dan blijft de boeking zonder voertuig.
- Welke klassen als upgrade tellen. Elke voertuigklasse heeft zijn eigen lijst met upgradeklassen, ingesteld bij de instellingen van de klasse. Een klasse zonder lijst toont Koppel voertuigklassen in de instellingen voor voertuigklassen. (Please link asset groups in the asset groups settings.) in de popup Upgrade.
Voordat je begint: elke knop op deze pagina werkt voor elk personeelsaccount. Op het boekingsscherm toont Groep wijzigen alleen terwijl de boeking een concept, onbevestigd, bevestigd, een offerte of timed out is. Asset wijzigen, Upgrade en Verzekeringen worden getoond ongeacht de status.
De wijzigingsknoppen gebruiken
Open eerst de boeking: open vanuit het hoofdmenu Boekingen en klik op de rij van de boeking. Het boekingsscherm heeft geen Opslaan-knop. De schakelaar Automatisch uitchecken (Auto checkout) wordt opgeslagen zodra je hem omzet, dus laat die hier met rust; elke popup hieronder slaat alleen op via zijn eigen knoppen.
Het voertuig omwisselen
- Klik op Asset wijzigen. Voertuigklasse begint op de klasse van de boeking, en Asset toont de voertuigen van die klasse die vrij zijn voor de datums van de boeking, elk met zijn Intern nummer (Internal number).
- Kies het voertuig. Vink Lock aan als de boeking op deze auto moet blijven staan: de Scheduler weigert dan om hem naar een andere te slepen.
- Klik op Asset wijzigen. De popup sluit en de boeking opent opnieuw met het nieuwe voertuig.
Om het voertuig van de boeking af te halen, klik je in plaats daarvan op Asset ontkoppelen van boeking (Unlink current asset from booking). Die knop verschijnt alleen als er een voertuig is gekoppeld, en werkt meteen, zonder bevestiging.
De klasse wijzigen
-
Klik op Groep wijzigen. De lijst toont klassen in dezelfde categorie die een vrij voertuig hebben. Klik op Alle groepen tonen (Show all groups) om uit elke klasse van je bedrijf te kiezen, en op Alleen beschikbare groepen tonen (Show only available groups) om terug te gaan.
-
Kies de klasse en beantwoord Huidige prijs behouden?:
Antwoord Gebruik het wanneer Wat er gebeurt Nee (standaard) De klant moet betalen wat de nieuwe klasse kost Het huurtarief wordt vervangen door het tarief van de nieuwe klasse uit de prijslijst Ja Je verplaatst de klasse als gunst, of er is al een prijs afgesproken Het huurtarief blijft staan; alleen de klassenaam op de prijsregel verandert -
Klik op Opslaan. Er is geen bevestiging. De boeking opent opnieuw op de nieuwe klasse, met een voor je gekozen voertuig.
Om zelf het voertuig te kiezen terwijl je van klasse verandert, gebruik je Asset wijzigen: wijzig Voertuigklasse, kies een voertuig en klik op Opslaan. De app vraagt Weet je het zeker - dit zet geselecteerde opties terug bij een wijziging van voertuigklasse? (Are you sure - this will reset selected options in case of a change of asset group ?); klik op Doorgaan (Proceed). Deze route rekent altijd het tarief van de nieuwe klasse.
Een upgrade aanbieden
- Klik op Upgrade. De popup toont de upgradeklassen die een vrij voertuig hebben, met Groepsnaam (Group name), Huidig basistotaal (Current base total), Extra en Nieuw totaal (excl. btw) (New total (excl. VAT)).
- Vertel de klant de Extra. Gaat die akkoord, klik dan op Selecteren op die rij; anders klik je op Sluiten (Close). Selecteren past de upgrade meteen toe.
De verzekering wijzigen
- Klik op Verzekeringen en vink de ene verzekering aan die de klant wil.
- Klik op Opslaan. Tot dan houdt de boeking zijn oude verzekering.
Goed om te weten
De borg na een verzekeringswijziging. Opslaan zet de borg op de borg van de nieuwe verzekering en het eigen risico op het eigen-risicobedrag ervan, beide naar beneden afgerond op hele euro's — zie De verzekering instellen die een klant kan kiezen. Een klant met aangepaste borg? (custom deposit?) of aangepast eigen risico? (custom excess?) houdt zijn eigen bedrag; een boeking zonder klant houdt zijn borg. Na een klassewijziging wordt de borg opnieuw berekend zoals bij een nieuwe boeking — zie Betaal- en factuurinstellingen.
Twee prijzen voor dezelfde verplaatsing. Een boeking van 3 dagen op een klasse van € 40,00 per dag kost € 120,00. Die verplaatsen naar een klasse van € 60,00 per dag:
| Route | Huur | Totaal |
|---|---|---|
| Groep wijzigen, Huidige prijs behouden? Nee | 3 × € 60,00 | € 180,00 |
| Groep wijzigen, Huidige prijs behouden? Ja | 3 × € 40,00 | € 120,00 |
| Upgrade, Selecteren | 3 × € 60,00 | € 180,00 |
Groep wijzigen zoekt het nieuwe tarief op alsof de boeking online was gemaakt, waardoor een last-minute deal die op alleen-online staat ingesteld, kan gelden; de andere routes gebruiken balieprijzen.
Extra's op een nieuwe klasse. Een extra, verzekering of kilometerpakket blijft staan als de nieuwe klasse dezelfde aanbiedt, tegen de prijs die al op de boeking stond. Wat de nieuwe klasse niet aanbiedt wordt verwijderd, zonder lijst van wat er wegging. Extra's die de nieuwe klasse aan elke boeking toevoegt, worden toegevoegd.
Welke voertuigen Asset wijzigen aanbiedt. Actieve voertuigen van de gekozen klasse zonder een andere boeking die overlapt met de ophaal- en inlevertijden van deze. Concepten en no-shows tellen als overlappend; offertes, geannuleerde en timed-out boekingen niet. Onderhoud en locatie worden niet meegewogen.
Wat niet verandert. De datums, klant en status blijven zoals ze waren, en zo ook het vinkje Lock: een klassewijziging kan een vergrendelde boeking nog steeds op een ander voertuig zetten.
Wat je hierna doet. Bevestig de boeking opnieuw zodat de klant de nieuwe gegevens krijgt — zie Een boeking bevestigen. Bevestigen verwijdert handtekeningen, zoals Handtekeningen uitlegt. Gebruikt de boeking een sleutelkluis, geef dan opnieuw toegang — zie Sleutelkluis overdragen.
Veelgestelde vragen
Na Upgrade betaalt de klant meer dan de Extra die de popup toonde. Waarom? Huidig basistotaal en Extra komen uit de prijslijst, niet uit de boeking. Had je met de hand een lager tarief ingesteld — zeg € 35,00 per dag op een boeking van 3 dagen, € 105,00 — dan toont de popup nog steeds € 120,00 en Extra € 60,00, maar Selecteren vervangt je tarief, waardoor de boeking € 180,00 wordt: € 75,00 meer. Een bedrijfsbeheerder kan een afgesproken tarief terugzetten vanaf het Afwijkingen-scherm (Overrides) van de boeking, met het bewerkicoon naast de huurtariefregel.
Waarom bleef de prijs gelijk nadat ik een grotere auto op de boeking zette? De knop Asset wijzigen verandert alleen het voertuig, ook als je het uit een andere Voertuigklasse koos; de klasse en het tarief blijven staan. Open Asset wijzigen opnieuw, kies de klasse en het voertuig, en klik op Opslaan, of gebruik Groep wijzigen.
Waarom heeft een klant op rekening een borg na het wijzigen van de verzekering? Opslaan bij de verzekering zet de borg vanuit de verzekering zonder op rekening? (on account?) te controleren, en vervangt ook een met de hand ingetypte borg. Een bedrijfsbeheerder kan dit corrigeren op het Afwijkingen-scherm van de boeking met Borg wijzigen (Change deposit).
Waarom werd een afgeronde huur opnieuw geprijsd nadat iemand op Upgrade klikte? Upgrade wordt getoond ongeacht de status van de boeking, inclusief opgehaalde en teruggebrachte boekingen, en Selecteren vervangt het huurtarief. Gebruik het alleen vóór de uitgifte. Om het oude tarief te herstellen, gebruikt een bedrijfsbeheerder het bewerkicoon naast de huurtariefregel op het Afwijkingen-scherm van de boeking.
Ik klikte op Opslaan bij Verzekeringen en kreeg "Meerdere opties geselecteerd, controleer of de datums kloppen." ("Multiple options selected, please make sure the dates are correct.") Wat nu? Er waren twee verzekeringen aangevinkt, en er is niets opgeslagen. Vink er één uit en klik opnieuw op Opslaan.
Waar bleef een extra na het wijzigen van klasse? De nieuwe klasse biedt hem niet aan, dus is hij verwijderd. Klik op Opties (Optionals) bij de boeking en voeg een vergelijkbare extra toe die de nieuwe klasse wel aanbiedt. Heeft de klant precies die extra nodig, vraag je beheerder dan om hem eerst aan de klasse te koppelen.
Waarom is er geen knop Groep wijzigen? De boeking is opgehaald, teruggebracht, heeft een inlevermelding, is geannuleerd of is een no-show. Je kunt het voertuig nog wel omwisselen met Asset wijzigen.
De klasse die ik nodig heb staat niet in de lijst bij Groep wijzigen. Wat doe ik? Hij heeft geen vrij voertuig, of hij zit in een andere categorie. Klik op Alle groepen tonen. Dat scherm waarschuwt Let op: als je van voertuigklasse wisselt, moet je voertuigen opnieuw toewijzen en extra's opnieuw toevoegen! (Note: if you change vehicle classes, you'll have to re-assign vehicles and re-add upsells!) — in werkelijkheid wordt er een voertuig voor je gekozen en blijven passende extra's behouden, maar controleer achteraf toch allebei.
De boeking heeft geen voertuig na het wijzigen van klasse. Waarom? Assets automatisch toewijzen staat op None, of er was niets vrij in de nieuwe klasse. Klik op Asset wijzigen en kies er een.
Waarom ontbreekt de auto die ik wil in de Asset-lijst? Hij heeft een andere boeking die overlapt met deze tijden — een concept of een no-show telt mee — of hij is niet actief. Bekijk zijn rij op de Scheduler.
Ik heb het voertuig per ongeluk ontkoppeld. Hoe maak ik dat ongedaan? Klik op Asset wijzigen, kies het voertuig opnieuw en klik op Asset wijzigen.
Gerelateerde pagina's:
- De Scheduler — om een boeking naar een ander voertuig te verplaatsen door te slepen, en te zien welke auto's vrij zijn
- Een boeking aanmaken — hoe Assets automatisch toewijzen een voertuig kiest
- De datums van een boeking wijzigen — wanneer de klant ook de huurperiode wijzigt
- Sleutelkluis overdragen — toegang volgt niet automatisch bij het omwisselen van een voertuig