Facturen elektronisch versturen via Peppol

Inleiding

Veel zakelijke klanten, en in België de overheid, willen hun facturen rechtstreeks in hun boekhoudsoftware ontvangen in plaats van als pdf in een e-mail. Het netwerk dat die facturen vervoert heet Peppol. RentVisie kan je afgeronde facturen en creditfacturen over Peppol versturen en toont je daarna of elke factuur is aangekomen en geaccepteerd.

Dagelijks werk je op het scherm Peppol Invoices. Bovenaan staan drie tabs: Invoices (afgeronde facturen die klaarstaan om te versturen), Sent (facturen die Peppol heeft afgeleverd) en Issues (facturen die zijn mislukt). Elke tab is een lijst met filters boven de kolommen en een knop Refresh (Vernieuwen). De eenmalige instelling staat op een tweede scherm, met als titel Peppol-instellingen (Peppol Settings), dat alleen een bedrijfsbeheerder kan openen.

Waarom je hier zou komen:

• de boekhouder van een zakelijke klant zegt "stuur je facturen alsjeblieft via Peppol, niet per e-mail";
• je hebt net de facturen van deze week afgerond en wilt de zakelijke op weg helpen;
• het dagoverzicht toont een rode banner Peppol action required (Peppol-actie vereist) en je wilt zien welke factuur is mislukt;
• een klant zegt factuur 2026-0412 nooit te hebben ontvangen en je wilt controleren of Peppol haar heeft afgeleverd;
• een factuur is naar het verkeerde adres gefactureerd en mag niet elektronisch worden verstuurd.

Begrippen op dit scherm

Elke manier om een factuur over Peppol te versturen

Gebruik deze pagina voor alles wat met Peppol te maken heeft. Om een factuur als pdf per e-mail te versturen, zie Stuur een factuur naar een klant.

Zo werkt het

Configuratie

Peppol instellen heeft vier onderdelen, eenmalig, in deze volgorde. Stappen 2 tot en met 4 gebeuren allemaal op het scherm Peppol-instellingen, dat vijf tabs heeft: Vestigingscodes (Branch Codes), Klantcodes (Customer Codes), Standaardcodes (Default Codes), Vestigingsdeelnemer (Branch Participant) en Klantdeelnemer (Customer Participant).

Voordat je begint: de koppeling tussen RentVisie en het Peppol-netwerk wordt door RentVisie-support ingesteld, niet door jou. Vraag hen deze te activeren voordat je begint; tot ze dat doen, antwoorden de knoppen hieronder No active Peppol connector was found. (Geen actieve Peppol-koppeling gevonden.) Alles op deze lijst vereist een bedrijfsbeheerdersaccount.

1. Zet Peppol aan voor je bedrijf.

1. Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin) → Instellingen (Settings), en klik op de tegel Integraties (Integrations).
2. Zet op het scherm Integraties Peppol op Yes, en klik op Opslaan (Save).

Peppol staat standaard uit. Zodra het aan staat, verschijnt een tegel Peppol op het scherm Beheer → Instellingen en op het scherm Financieel, en krijgt elke factuur een keuze Uitgesloten van Peppol (Excluded from Peppol). Het uitzetten verbergt die weer en stopt met versturen. Al verstuurde facturen worden niet geraakt.

2. Registreer je vestiging als afzender. Elke vestiging die facturen verstuurt, heeft eigen codes nodig. Heeft een vestiging er geen, dan gaan haar facturen nooit over Peppol uit.

1. Open vanuit het hoofdmenu Beheer → Instellingen, en klik op de tegel Peppol.
2. Klik op de tab Vestigingscodes op de vestiging in de lijst links.
3. Klik onder Codes rechts op Create (Aanmaken).
4. Kies het soort Peppol ID uit de lijst hieronder. Het grijze vak ernaast toont het bijbehorende nummer, en het vak daarnaast wordt gevuld vanuit de gegevens van de vestiging.
5. Kies Country code (landcode) en controleer Currency (valuta, EUR).
6. Laat de lange technische vakken (Customization ID, Profile ID, Document type ID, Process ID enzovoort) zoals ze zijn. Ze zijn al gevuld met de juiste standaardwaarden, afgedrukt onder elk vak als Default value (standaardwaarde).
7. Klik op Opslaan. De app antwoordt Codes has been saved successfully. (Codes zijn succesvol opgeslagen.)

Is een vak leeg, dan weigert Opslaan en toont een bericht ernaast, bijvoorbeeld Endpoint ID is empty (Endpoint-ID is leeg). Dat betekent dat de gegevens van de vestiging zelf geen nummer van dat soort bevatten. Vul het in bij de gegevens van de vestiging, zie Vestigingen, en kies daarna opnieuw de Peppol ID.

Registreer daarna de vestiging op het Peppol-netwerk: open de tab Vestigingsdeelnemer, klik op dezelfde vestiging en klik op Create. De app antwoordt The participant was created successfully. (De deelnemer is succesvol aangemaakt.) en rechts verschijnen Participant ID, Participant registration successful (registratie deelnemer geslaagd) en een Message (bericht).

3. Publiceer een visitekaartje. Klik, nog steeds op Vestigingsdeelnemer met de vestiging geselecteerd, op Create/Update Business Card (visitekaartje aanmaken/bijwerken). Dit zet je vestiging in de openbare Peppol-directory, zodat de systemen van klanten je kunnen vinden. De app antwoordt Business card created successfully. (Visitekaartje succesvol aangemaakt.) en Business card successful verandert in Yes. Klik er opnieuw op telkens wanneer de naam of het land van de vestiging verandert.

4. Stel de standaardcodes voor klanten in. Kies op de tab Standaardcodes op Create het soort Peppol ID dat de meeste zakelijke klanten gebruiken (meestal BE:VAT voor hun btw-nummer), kies Country code, en klik op Opslaan. De app gebruikt dit om zelf de codes van elke klant op te bouwen, uit het Btw-nummer, de Chamber of Commerce of de Iban van de klant, de eerste keer dat een van hun facturen wordt verstuurd. Zonder standaardcodes kunnen klantcodes helemaal niet worden aangemaakt: de app antwoordt Create default codes first. (Maak eerst standaardcodes aan.)

Codes voor één klant. Een klant die een ander soort nummer gebruikt, heeft eigen codes nodig. Doe een van beide:

• klik op Peppol-instellingen → Klantcodes op de klant, klik op Create, pas aan en klik op Opslaan. Reset zet de standaardcodes terug, en Verwijderen (Delete) verwijdert de eigen codes van de klant; of
• open de gegevens van de klant, ga naar de tab Peppol-instellingen en klik op Override Peppol Codes (Peppol-codes overschrijven). Kies de Peppol ID en controleer het nummer, en druk dan op Opslaan onderaan de klantgegevens.

Registreer een klant als ontvanger. De meeste zakelijke klanten zitten al op Peppol via hun eigen boekhoudsoftware, en hebben alleen correcte codes van je nodig. Voor een klant die dat niet is, kun je ze via je eigen koppeling registreren: tab Klantdeelnemer, zoek de klant op First name (voornaam) of Last name (achternaam), klik erop, klik op Create, en dan op Create/Update Business Card. De klant heeft eerst codes nodig, anders antwoordt de app No Peppol code is associated to this company (Geen Peppol-code gekoppeld aan dit bedrijf).

Het Peppol-scherm gebruiken

Open vanuit het hoofdmenu Financieel, en klik op de tegel Peppol. Een bedrijfsbeheerder kan er ook komen via de knop Peppol Overview (Peppol-overzicht) op de banner Peppol action required van het dagoverzicht.

Wachtende facturen versturen

1. Blijf op de tab Invoices. Deze toont afgeronde facturen die klaarstaan om te versturen, nieuwste eerst.
2. Vink de facturen aan die je wilt versturen. De knop Send to Peppol verschijnt zodra er minstens één is aangevinkt.
3. Klik op Send to Peppol. De app antwoordt Je facturen worden via Peppol verstuurd... (Your invoices are sent via Peppol...) en de aangevinkte facturen verlaten de lijst.

Alleen deze facturen verschijnen op de tab Invoices. Alle vijf voorwaarden moeten gelden:

Een factuur uitsluiten. Klik op Exclude (uitsluiten) aan het einde van haar rij. Ze verlaat de lijst meteen, zonder vraag. Om haar terug te halen, open je de factuur (potloodicoon, of vanaf haar boeking of klant) en zet je Uitgesloten van Peppol op No.

Volg de status van een document. Open de tab Sent voor afgeleverde facturen en de tab Issues voor mislukte. Elke rij toont Invoice number, Customer, ValidationStatus, Status en Status message. Het oogicoon opent het volledige record met Status Message, Validation Message en het tijdstip van de laatste wijziging; sluit het met Cancel (Annuleren). Om elke Peppol-factuur van één klant te zien, ongeacht de status, open je de gegevens van de klant en de tab Peppol Invoices.

Werk de tab Issues af. Elke rij heeft een reeks iconen onder Actions:

De kolom Peppol Code Missing (Peppol-code ontbreekt) vertelt je wanneer de codes van de klant niet konden worden opgebouwd. Ze zegt Peppol codes for the customer are invalid... (De Peppol-codes van de klant zijn ongeldig...): vul het Btw-nummer of de Chamber of Commerce van de klant in, of stel hun codes zelf in (zie Configuratie), en probeer opnieuw.

Goed om te weten

Wat elke status betekent. Loop de tabel eenmaal door; je komt terug naar losse rijen wanneer een status je verbaast:

Validatie-uitkomsten staan in een aparte kolom, ValidationStatus: VALID (voldoet aan de regels), INVALID (overtreedt een regel; de Validation Message zegt welke) of UNABLE_TO_VALIDATE (Peppol kon haar niet controleren). Een factuur kan tegelijk SENT en INVALID zijn: ze is aangekomen, maar het systeem van de klant kan haar alsnog afwijzen.

Negatieve facturen worden creditfacturen. De app beslist alleen op basis van het totaal: alles met een totaal onder nul gaat uit als creditfactuur, al het andere als factuur.

Uitgewerkt voorbeeld. Autoverhuur Jansen rondt maandag drie facturen af. Factuur 2026-0412 aan Bouwbedrijf De Vries BV is € 1.200,00 plus € 252,00 btw, € 1.452,00 in totaal; de vestiging Antwerpen heeft codes en De Vries is een bedrijf, dus ze verschijnt op Invoices en gaat uit als factuur. De creditfactuur voor een geretourneerde aanhanger, −€ 200,00 plus −€ 42,00 btw, −€ 242,00 in totaal, voldoet aan dezelfde voorwaarden en gaat uit als creditfactuur. Factuur 2026-0413 voor € 350,00 aan een particuliere klant verschijnt nooit, omdat de klant geen bedrijf is. Ze gaat nog steeds per e-mail zoals gebruikelijk.

Versturen is niet direct. De knop draagt de factuur alleen over. Nieuws over aflevering en validatie komt later terug van Peppol, dus druk na een paar minuten op Refresh.

Wat je hierna doet: controleer later op de dag de tab Sent. Heeft de tab Issues rijen, behandel die dan eerst. Ze zijn al mislukt, terwijl wachtende facturen alleen nog verschuldigd zijn.

Veelgestelde vragen

Een factuur is per ongeluk naar Peppol verstuurd. Kan ik dit terugdraaien? Nee. Eenmaal afgeleverd staat ze in het systeem van de klant. Maak er een creditfactuur voor, zie Trek een factuur terug met een creditfactuur. Gebruik Exclude voordat je de volgende keer verstuurt.

Waarom ontbreekt de factuur van een zakelijke klant op de tab Invoices? Een van de vijf voorwaarden in de tabel onder Het Peppol-scherm gebruiken is niet voldaan. Meestal is de klant niet gemarkeerd als is company, of heeft de vestiging van de factuur geen codes op Peppol-instellingen → Vestigingscodes.

Waarom verdween een factuur van de tab Invoices zonder op Sent of Issues te belanden? Ze is overgedragen maar heeft een andere status, meestal leeg (codes ontbreken) of SENDING. Open de gegevens van de klant, tab Peppol Invoices, en lees Status message, en druk dan op Resend zodra de oorzaak is verholpen.

Een factuur toont al meer dan een dag SENDING. Wat doe ik? De app geeft een document nooit zelf op, dus dit kan zo blijven. Open de tab Peppol Invoices van de klant, klik op de rij en lees Status Message. Vraag de klant, voordat je op Resend drukt, of ze het toch al hebben ontvangen, anders krijgen ze het misschien dubbel. Blijft het vastzitten, neem dan contact op met RentVisie-support.

De Status message zegt dat de klant niet geregistreerd is. De klant kan nog geen Peppol-facturen ontvangen. Gebruik het envelopicoon op de tab Issues om hen uit te nodigen. Tot ze zich aansluiten, mail je de factuur in plaats daarvan, zie Stuur een factuur naar een klant, en negeer de Peppol-rij met het prullenbakicoon.

Ik heb een document per ongeluk genegeerd. Niets op het scherm zet het terug, maar je kunt het nog versturen: open de gegevens van de klant, tab Peppol Invoices, en druk op Resend op die rij.

Send to Peppol zegt "PDF's zijn nog niet gegenereerd, probeer het later opnieuw." ("PDfs are not generated yet please try again later.") Peppol-facturen dragen de factuur-pdf in zich mee, en die is nog niet gemaakt. Open de factuur, druk op PDF, en verstuur opnieuw. Facturen zonder pdf blijven gewoon op de lijst staan.

Het bericht na het versturen noemt een "Info-tab" ("Info tab"), maar die is er niet. Kijk op de tab Sent, of de tab Peppol Invoices van de klant.

Waarom zie ik de banner Peppol action required niet, terwijl de tab Issues wel rijen heeft? De banner is alleen voor bedrijfsbeheerders, en verschijnt momenteel alleen voor bedrijven die ook de Keycafe-sleutelkastkoppeling gebruiken. Controleer zelf dagelijks de tab Issues.

De Peppol-tegel ontbreekt op Financieel. Peppol staat uit voor je bedrijf; zie stap 1 van Configuratie.

Het envelopicoon zegt "Geen sjabloon gevonden." ("No template was found.") Nog niemand heeft de Peppol- uitnodigingsmail gemaakt. Vraag een bedrijfsbeheerder een actief e-mailsjabloon van het type Peppol Invitation aan te maken.

Ik heb per ongeluk een vestiging of klant geregistreerd. Alleen RentVisie-support kan een registratie verwijderen; vraag het hen.

Gerelateerde pagina's: Controleer je dagoverzicht voor de banner Peppol action required; Trek een factuur terug met een creditfactuur wanneer een verstuurde factuur onjuist was; Maak een klant aan voor de velden is company, Btw-nummer en Chamber of Commerce waarvan Peppol afhankelijk is. </content>