Inleiding
Met automatische incasso tekent de klant eenmalig een machtiging, en daarna wordt elke nieuwe factuur van hun bankrekening geïnd zonder dat ze iets hoeven te doen. RentVisie int het geld niet zelf. De app geeft elke nieuwe factuur door aan een van twee externe betaaldiensten, Twikey of Mollie, en die innen haar. Je werkt op drie plekken met automatische incasso. De tab Machtigingen (Mandates) van de klant toont Geldige machtiging (Valid mandate), een knop (Nieuwe) machtigingsuitnodiging versturen (Send (new) mandate invite) en een lijst met de machtigingen van de klant. Het scherm Twikey Connector bevat de Twikey-instellingen van het bedrijf. De Twikey Error Log (Twikey-foutenlogboek) toont de facturen die niet konden worden geïnd.
Je zou hier zijn omdat:
- een zakelijke klant op een lease zijn maandfacturen automatisch wil laten innen;
- je een nieuwe klant het formulier moet sturen om hun machtiging te tekenen;
- een factuur van een klant met een getekende machtiging nog steeds onbetaald is;
- er een banner Twikey-fouten (Twikey errors) is verschenen op het scherm Financieel;
- je controleert welke van je vaste klanten een getekende machtiging hebben.
Begrippen op deze schermen
| Het scherm zegt | Wat het betekent |
|---|---|
| Machtiging (Mandate) | De getekende toestemming van de klant om geld van hun bankrekening te halen |
| Twikey | Een externe incassodienst. Ze verstuurt het machtigingsformulier en int de facturen |
| Mollie | Een externe onlinebetaaldienst. Ze kan ook innen bij een klant met een machtiging bij Mollie |
| SEPA | Het Europese incassosysteem dat beide diensten gebruiken. De lijsten van je bedrijf noemen het logboek van mislukte incasso's SEPA Error logs |
| B2B / Core | De twee soorten SEPA-machtiging. B2B is voor bedrijven en Core voor particuliere klanten |
| Maximumbedrag (Max amount) | Het incassoplafond. Het hoogste factuurbedrag waarvoor de machtiging gebruikt mag worden |
Deze pagina behandelt machtigingen, hoe een factuur wordt geïnd, en wat te doen wanneer een incasso mislukt. Om een betaling met de hand vast te leggen, zie Leg een betaling vast die een klant heeft gedaan.
Zo werkt het
Configuratie
Een bedrijfsbeheerder doet de instelling. Je hebt een Twikey-account en je Twikey-contractsjabloonnummer nodig voordat je begint. RentVisie-support moet Twikey ook koppelen aan de app, zodat Twikey aan de app kan laten weten wanneer een machtiging is getekend of een factuur is betaald. Ontbreekt die koppeling, dan blijven machtigingen op Verstuurd (Sent) staan, zelfs nadat de klant tekent.
- Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), en klik op de tegel Integraties (Integrations) (met een schakelicoon). Het scherm heet Integraties.
- Klik op de rij Twikey rechts op Instellen (Setup). Het scherm Twikey Connector opent. De eerste keer dat je dit doet, maakt de app een nieuwe lege connector aan.
- Vul de velden in en druk op Opslaan (Save):
| Veld | Standaard | Wat het doet |
|---|---|---|
| Active (Actief) | Yes (Ja) | Zet op No (Nee) om te stoppen met facturen aan Twikey doorgeven. Machtigingsuitnodigingen gaan nog steeds uit |
| API Base Url | Leeg | Het webadres van Twikey dat Twikey je geeft |
| API Token | Leeg | Je geheime sleutel van Twikey |
| Default contract template (standaard contractsjabloon) | 0 | Het nummer van je Twikey-contractsjabloon, in hele getallen. Het sjabloon bepaalt het machtigingsschema (zie hieronder) |
| Authorization, Authorization expires at (autorisatie, autorisatie verloopt op) | Ingevuld door de app | Alleen-lezen. Druk bovenaan op (re-)Auth om nu opnieuw bij Twikey in te loggen |
- Kies het machtigingsschema via het sjabloon. Of een machtiging B2B of Core is, wordt bepaald door het contractsjabloon dat je in Twikey hebt ingesteld, niet door iets in RentVisie. Er is één sjabloon voor het hele bedrijf, dus elke uitnodiging gebruikt hetzelfde schema. Heb je beide soorten nodig, vraag dan RentVisie-support.
De ja/nee-schakelaar Twikey op het scherm Integraties is alleen voor interne registratie, zoals de notitie op dat scherm zelf zegt. Om Twikey uit te zetten, gebruik je Active op het scherm Twikey Connector.
Mollie als tweede incassopartij. Klik op hetzelfde scherm Integraties op de rij Mollie op OAuth (beta). Zet op het scherm Mollie Connector (OAuth) zowel is active als enable recurring (herhaling inschakelen) op ja. enable recurring staat standaard op nee. De klant moet ook aan Mollie zijn gekoppeld. Op hun tab Overig (Other) is dit zichtbaar als een Mollie customer id, of een link Sync to Mollie (synchroniseren naar Mollie) als ze nog niet gekoppeld zijn. Mollie-machtigingen worden in Mollie zelf aangemaakt. De app vraagt Mollie alleen of er een geldige bestaat en toont ze nergens.
Voordat je begint: elk personeelsaccount kan de tab Machtigingen van een klant bekijken en een uitnodiging versturen. Alleen een bedrijfsbeheerder kan een machtiging openen om het Maximumbedrag te wijzigen, het foutenlogboek openen, of de banner Twikey-fouten zien. De klant heeft een volledig adres en een e-mailadres nodig. Voor de uitnodiging om hun bankrekening mee te dragen, moet de Iban zijn ingevuld op hun tab Financieel (Financial). Zie Stel de betaal- en factureringsvoorwaarden van een klant in.
Automatische incasso gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Klanten (Customers), en klik op de tegel Klanten. Klik op de rij van de klant en open de tab Machtigingen.
- Lees Geldige machtiging. Yes betekent dat minstens één machtiging in de lijst Getekend (Signed) is.
- Nodig de klant uit om te tekenen. Klik op (Nieuwe) machtigingsuitnodiging versturen. Er is geen bevestiging. Twikey mailt de klant een Nederlandstalig formulier, en er verschijnt meteen een nieuwe rij met Mandate status (machtigingsstatus) Verstuurd. Heeft de klant geen adres, dan krijg je "Adres van de klant is vereist." ("Customer address is required.") Is Twikey niet ingesteld, dan krijg je "Stel eerst een geldige machtigingsintegratie in." ("Please set up a valid mandate integration first.")
- Wacht tot de klant tekent. Wanneer Twikey de ondertekening meldt, wordt de rij groen en leest ze Getekend, en toont MaxAmount het plafond waarmee de klant heeft ingestemd. Een machtiging die de klant of de bank intrekt, wordt rood en leest Geannuleerd (Cancelled). Je kunt een rij niet zelf verwijderen of de status wijzigen.
- Om het plafond te wijzigen, klikt een bedrijfsbeheerder op de rij. Het veld Maximumbedrag is het enige dat gewijzigd kan worden. Typ het nieuwe bedrag in en druk op Opslaan.
Vanaf hier hoeft er niets meer te gebeuren. Elke nieuwe factuur voor deze klant wordt vanzelf geïnd, zoals hieronder beschreven.
Lees het foutenlogboek. Open vanuit het hoofdmenu Financieel en klik op de tegel SEPA Error logs. Zijn er fouten, dan toont een banner met als titel Twikey errors bovenaan ook We have identified errors in the Twikey syncs: (We hebben fouten in de Twikey-synchronisaties vastgesteld:) met een aantal, en haar knop Twikey errors opent dezelfde lijst. Beide openen het scherm Twikey Error Log. De kolommen zijn Twikey-foutentype (Twikey error type), Datum (Date), Klantnaam (Customer name), Factuurnummer (Invoice number) en Boekingsnummer (Booking number). Aan het einde van elke rij staan een potloodicoon, dat de rij opent, en een prullenbakicoon, dat haar meteen verwijdert.
Een fout met de hand loggen. Klik op de oranje knop Log manual error (handmatige fout loggen) boven de lijst. Vul Klantnaam, Factuurnummer, Boekingsnummer, Datum en Bericht in. Kies een Twikey-foutentype: Invoice of MandateFunds (niet genoeg ruimte op de machtiging). Kies je eigen bedrijf in Company, en druk dan op Opslaan. Laat je Company leeg, dan verschijnt de rij niet in je lijst.
Goed om te weten
Wanneer een incasso wordt gestart. Elke keer dat een factuur wordt opgeslagen, controleert de app of ze kan worden geïnd. Dit gebeurt wanneer de factuur wordt aangemaakt door een boeking of een leaserun, en opnieuw wanneer iemand haar wijzigt. Een factuur wordt maar één keer aan Twikey doorgegeven. Daarna sturen latere wijzigingen haar niet opnieuw.
Facturen ouder dan een dag worden nooit geïnd. De controle slaat elke factuur over die meer dan 24 uur eerder is aangemaakt. Een machtiging die vandaag is getekend, pakt dus niet alsnog de openstaande facturen van vorige week op, en opnieuw opslaan verandert daar niets aan. Int die in plaats daarvan via een betaalverzoek of bankoverschrijving.
Welke partij als eerste wordt geprobeerd, en welke machtiging wint. Loop de tabel eenmaal door.
| Controle, in volgorde | Als geslaagd | Als mislukt |
|---|---|---|
| Twikey is ingesteld en Active | Ga verder | Probeer Mollie |
| De klant heeft een Getekend-machtiging | Gebruik degene met het hoogste Maximumbedrag. Verstuurd- en Geannuleerd-rijen worden genegeerd | Probeer Mollie |
| Het factuurtotaal, inclusief btw, is gelijk aan of lager dan dat Maximumbedrag | Geef de factuur door aan Twikey. Klaar | Voeg een foutregel toe, probeer dan Mollie |
| Mollie heeft is active en enable recurring op ja staan, de klant is gekoppeld, en Mollie heeft een geldige machtiging | Mollie int de factuur | Er wordt niets geïnd. De factuur wacht op een gewone betaling |
Het incassoplafond, uitgewerkt. De getekende machtiging van een klant heeft een Maximumbedrag van € 1.500,00. Een leasefactuur van € 1.452,00 inclusief btw wordt aan Twikey doorgegeven. Een factuur van precies € 1.500,00 wordt ook doorgegeven. Een factuur van € 1.500,01 niet. De Twikey Error Log krijgt een rij met de klantnaam en het factuurnummer maar zonder bericht, en de app probeert Mollie. Heeft de klant zonder limiet getekend, dan toont MaxAmount 9999999999. Telkens wanneer Twikey nieuws over een machtiging stuurt, zet het Maximumbedrag terug naar de waarde die Twikey aanhoudt. Wijzig het limiet dus ook in Twikey, anders wordt je wijziging overschreven.
Wanneer het geld binnenkomt. Twikey krijgt de vervaldatum van de factuur en int vanaf dat moment. Wanneer Twikey meldt dat de factuur paid (betaald) is, legt de app de betaling vast op de factuur met methode DirectDebit en referentie B2B-sepa, en toont de factuur als betaald. Tot die tijd blijft ze open zoals elke andere onbetaalde factuur. Voor Mollie-incasso's, zie Een kaart- of onlinebetaling aannemen.
De factuur zelf vermeldt automatische incasso. Wanneer de machtiging van de klant het factuurtotaal dekt, is het factuurdocument ingericht op betaling per automatische incasso in plaats van per bankoverschrijving.
Wat je hierna doet: werk eerst de Twikey Error Log af. Elke rij daar is een factuur die niemand gaat innen. Volg daarna facturen ouder dan een dag op die zijn uitgegeven voordat de machtiging werd getekend.
Veelgestelde vragen
Waarom is een factuur nog onbetaald terwijl de klant een getekende machtiging heeft? De app heeft mogelijk geprobeerd haar aan Twikey door te geven en dat is mislukt, bijvoorbeeld omdat Twikey niet bereikbaar was. De mislukking voegt een rij toe aan de Twikey Error Log, en het bericht bevat Twikeys antwoord. Maar de factuur telt nog steeds als doorgegeven aan Twikey, dus de app probeert het nooit opnieuw en probeert ook geen Mollie. Niets op het factuurscherm toont dit. Zoek het factuurnummer op in SEPA Error logs. Staat ze daar, int haar dan op een andere manier, met een betaalverzoek of door haar in Twikey toe te voegen. Zodra het geld binnen is, leg je de betaling vast.
Waarom toont een factuur als betaald terwijl het geld later door de bank is teruggeboekt? De app legt de betaling vast wanneer Twikey meldt dat de factuur betaald is. Over een latere terugboeking wordt ze niet geïnformeerd. Controleer de terugboeking in Twikey, corrigeer daarna de betaling op de factuur. Zie Leg een betaling vast die een klant heeft gedaan.
Waarom werd een factuur niet geïnd, zonder fout, ook al is de machtiging getekend? Ze is aangemaakt meer dan een dag voordat de machtiging werd getekend, of voordat Twikey was ingesteld. Alleen verse facturen worden geïnd. Stuur een betaalverzoek.
Waarom blijft de machtiging Verstuurd tonen nadat de klant heeft getekend? De app hoort alleen van Twikey over ondertekeningen. Is Twikey niet teruggekoppeld aan de app, dan verandert de status nooit. Vraag RentVisie-support de koppeling te controleren.
Waarom is er een Verstuurd-rij zonder machtigingsnummer? Twikey heeft de uitnodiging niet geaccepteerd, dus de rij wordt nooit getekend. Controleer het e-mailadres, adres en de Iban van de klant, en klik dan opnieuw op (Nieuwe) machtigingsuitnodiging versturen.
Waarom is het foutentype leeg bij de meeste rijen? Rijen die de app zelf toevoegt, dragen geen type en geen boekingsnummer. Alleen rijen die met de hand zijn gelogd, hebben een type. Een rij zonder bericht betekent dat de factuur boven het Maximumbedrag van de machtiging lag.
Waarom blijft het aantal Twikey-fouten hoog nadat ik het probleem heb opgelost? Het aantal telt elke rij in het logboek. Het daalt alleen wanneer je rijen verwijdert met het prullenbakicoon.
Waarom kan ik het machtigingsschema niet op de machtiging wijzigen? Het schema komt van je Twikey-contractsjabloon, zoals beschreven onder Configuratie. Een nieuwe machtiging toont B2B in de app wat ze ook werkelijk is, dus controleer het schema in Twikey zelf.
Ik zie de Twikey-foutenbanner niet, of kan het foutenlogboek niet openen. Beide zijn alleen voor bedrijfsbeheerders. Vraag er een om het logboek voor je te controleren.
Gerelateerde pagina's:
- Stel in hoe een lease wordt gefactureerd, voor de maandelijkse leasefacturen die de meeste machtigingen betalen.
- Controleer je dagoverzicht, voor waar mislukte incasso's wel en niet verschijnen.
- Stel de betaal- en factureringsvoorwaarden van een klant in, voor de Iban.
- Los een betaling op die ontbreekt, dubbel staat of niet in de boeken staat, voor Mollie-betalingen die zijn misgegaan.