Een schade aan een voertuig vastleggen

Inleiding

Elke kras, deuk en elk ontbrekend onderdeel waar de app van weet, staat in één schaderegister. Schade die bij een uitgifte- of innameinspectie wordt gevonden staat op Schade vastleggen tijdens een inspectie; deze pagina gaat over al het andere.

Je werkt op twee plekken. De eerste is het scherm met de kop Schades (Damages): één tabel met elke schade binnen je bedrijf, met een knop Nieuwe schade (New Damage) erboven, een filter onder elke kolomkop, en een potlood- en prullenbakicoon aan het eind van elke rij. De tweede is het eigen diagram van één voertuig, bereikt vanuit het record van dat voertuig, waar je op de plek klikt op een tekening van het voertuig. Beide openen hetzelfde formulier, met de kop Schade (Damage).

Je komt hier wanneer:

• Een collega komt binnenlopen vanaf het terrein: "de blauwe bestelwagen heeft een nieuwe deuk in de achterdeur".
• De schadehersteller heeft een kras gerepareerd en je wilt hem van de lijst van het voertuig af.
• Er komt een schademelding binnen voordat iemand weet om welk voertuig het gaat.
• Je checkt gewoon wat er op dit moment mis is met een voertuig voordat het weer de weg op gaat.

Begrippen op dit scherm

Elke manier om een schade vast te leggen

Gebruik het diagram van het voertuig wanneer je het voertuig kent; Nieuwe schade wanneer je dat niet doet.

Zo werkt het

Configuratie

Er hoeft niets aangezet te worden om schade buiten een inspectie vast te leggen. Twee dingen maken het resultaat beter:

• Een schadediagram op het voertuig. De tekening waarop je klikt komt van het Schadesjabloon (Damage template) dat op de tab Core van het voertuig is gekozen. Een voertuig zonder dit toont de melding Voeg een inspectiesjabloon toe (Please add a inspection template) bovenaan zijn record. Het instellen van diagrammen staat op Schadediagrammen instellen.
• De categorielijst ligt vast. De zeven categorieën op het formulier (zie stap 3 hieronder) kunnen niet worden toegevoegd of hernoemd. De tegel Schadecategorieën (Damage categories) onder Schadebeheer (Damage mgt) is een aparte lijst voor schadeclaims, niet voor dit formulier.

Voordat je begint: het scherm Schades staat in het menu Beheer (Admin), dus alleen een Bedrijfsbeheerder (Company admin) kan het bereiken, en alleen een Bedrijfsbeheerder kan daar Nieuwe schade, het potloodicoon of het prullenbakicoon gebruiken. Medewerkers met de rol Medewerker (Employee) leggen schade in plaats daarvan vast vanuit het record van het voertuig: zij kunnen een schade toevoegen, er een openen, wijzigen en opslaan, maar niet verwijderen.

Het schaderegister gebruiken

Route 1 — schade op een voertuig dat je kent. Open vanuit het hoofdmenu Assets, klik op de tegel Assets, zorg dat de tab Voertuigen (Vehicles) geselecteerd is, en open het voertuig. Klik op zijn record op de tab Schades. Die toont elke schade die ooit op dit voertuig is vastgelegd, met een kolom Schadeperiode (Damage period) die laat zien of elke schade bij een uitgifte of bij een inname is gevonden. Klik boven de lijst op Schades beheren.

Het scherm met de kop Voertuigschades (Vehicle Damages) toont zes tekeningen: links, achter, rechts, voor, boven en binnen. Bestaande schade staat erop als marker.

1. Klik op de plek op de tekening waar de fout zit. Het schadeformulier opent met Kant (Side), X en Y al ingevuld op basis van je klik.
2. Ga verder bij stap 3 hieronder.

Route 2 — vanuit het schaderegister. Open vanuit het hoofdmenu Beheer, dan Assets, en klik op het woord Schades op de tegel met het gebroken-hart-icoon. Het scherm heeft de kop Schades. Klik op Nieuwe schade.

1. Kies het voertuig in het vak Asset rechts, op kenteken — of laat het leeg als je het nog niet weet. Beslis dit nu: eenmaal opgeslagen, is dit vak vergrendeld.
2. Typ de positie. X en Y beginnen op 0 en moeten allebei groter zijn dan 0. Ze zijn de plek van de marker op de tekening; weet je die niet, typ dan bij beide 1.

Vul voor beide routes het formulier in:

1. Vul de velden in. De linkerkolom, van boven naar beneden:

   Veld	Begint als	Wat het doet	Wat het accepteert
   Categorie (Category)	Dent	Het soort fout: Dent, Scratch, Broken, Dirty, Missing, Defect of Temporary	Eén keuze uit de lijst
   Omschrijving (Description)	Leeg	De korte regel die iedereen in lijsten ziet	Verplicht, tot 200 tekens
   Notities (Notes)	Leeg	Alles wat langer is	Tot 800 tekens
   Bedrag (Amount)	0	Je schatting van de reparatiekosten, in euro's	Elk getal, decimalen toegestaan
   Kant	Left, of de tekening waarop je hebt geklikt	Op welke tekening de marker verschijnt	Front, Back, Inside, Left, Right, Top of Bottom
   Datum (Date)	Nu	Wanneer de schade is gevonden	Een datum en tijd; verplicht
   Status	New	Waar de schade staat in zijn levensloop	New, Confirmed, Reparation of Archived

2. Voeg een foto toe. Klik rechts op Schadefoto. Er opent een klein venster met de kop Schadeafbeelding bewerken (Edit Damage Image): upload de foto, geef hem desgewenst een Naam (Name), en klik op Opslaan (Save). De foto verschijnt op het schadeformulier.

3. Klik op Opslaan. Het formulier sluit en de schade verschijnt in de lijsten.

Om een schade later te wijzigen, klik op het potloodicoon op zijn rij (op het scherm Schades of de tab Schades van het voertuig), of klik op zijn marker op de tekening. Wijzig wat nodig is en klik op Opslaan. Annuleren (Cancel) gooit je wijzigingen weg.

Om een schade te verwijderen, klikt een Bedrijfsbeheerder op de rode prullenbakknop rechtsboven in het formulier, of op het prullenbakicoon op zijn rij in de tabel Schades.

Goed om te weten

Wat elke status doet. Loop dit eenmalig door; de status bepaalt of een schade nog op het voertuig te zien is.

Niets verplaatst een schade uit zichzelf tussen statussen; je wijzigt het zelf op het formulier. Elke status blijft vermeld op het scherm Schades en de tab Schades van het voertuig.

Het bedrag is een vastlegging, geen kosten. 350 typen in Bedrag telt niet op bij een boeking of factuur. Het wordt bij de schade bewaard, en het is het bedrag waarmee een schadeclaim begint — zie Een schadeclaim afhandelen.

Een schade die hier wordt vastgelegd, hoort bij geen enkele boeking. Hij wordt gemarkeerd als een uitgifteschade en telt nooit mee tegen een klant. De categorie Temporary verdwijnt alleen vanzelf aan het eind van een innameinspectie voor schade die in die inspectie is vastgelegd, dus een hier vastgelegde Temporary-schade blijft staan tot je hem archiveert of verwijdert.

Bottom heeft geen tekening. Kant biedt Bottom aan, maar het diagram van het voertuig heeft geen tekening van de onderkant, dus een schade die op Bottom staat verschijnt wel in de lijsten maar nooit op een tekening.

Een uitgewerkt voorbeeld

Maandag meldt een collega een deuk van 10 cm in de achterdeur van bestelwagen 45-VLT-2. Je opent het record van de bestelwagen, klikt op Schades, dan Schades beheren, en klikt op de plek van de deuk op de tekening van de achterkant. Je kiest Dent, typt "deuk, achterdeur rechterkant", voert bij Bedrag 280 in op basis van de offerte van de schadehersteller, maakt een foto, en klikt op Opslaan. Status is New.

Woensdag gaat de bestelwagen naar de schadehersteller: zet Status op Reparation en klik op Opslaan. De marker verdwijnt van de tekening, maar inspecties tonen hem nog steeds. Vrijdag factureert de schadehersteller € 265,00: werk Bedrag bij naar 265 en zet Status op Archived. De schade verdwijnt definitief uit de inspecties van de bestelwagen, en het record blijft op het scherm Schades staan.

Wat je hierna doet: moet de schade bij een klant in rekening worden gebracht of bij een verzekeraar worden geclaimd, open dan een claim — zie Een schadeclaim afhandelen. Zag de tekening er niet goed uit, corrigeer dan het diagram van het voertuig op Schadediagrammen instellen.

Veelgestelde vragen

Waarom kan ik een schade na het opslaan niet alsnog aan een voertuig koppelen? Het vak Asset staat alleen open terwijl je de schade aanmaakt vanuit Nieuwe schade. Elke keer dat het formulier daarna opent, is het vak vergrendeld. Leg een nieuwe schade vast vanuit het scherm Schades beheren van het voertuig met dezelfde gegevens en foto, en vraag daarna een Bedrijfsbeheerder om de schade zonder voertuig te verwijderen vanuit het scherm Schades.

Waarom zegt Opslaan "X moet groter zijn dan 0"? Een schade die wordt vastgelegd via Nieuwe schade begint met X en Y op 0, en beide moeten groter zijn dan 0. Typ bij allebei een getal — 1 is prima als je de positie niet weet. Dezelfde melding verschijnt als X is leeg (X is empty) of Y is leeg (Y is empty) als een vak is leeggemaakt. Omschrijving is leeg (Description is empty) betekent dat het vak Omschrijving tekst nodig heeft.

Waarom opende het klikken op de tegel Schades in plaats daarvan Schadesjablonen? Op het scherm Beheer → Assets openen het icoon bovenaan de tegel Schades en dat van de tegel Schadeafbeeldingen (Damage images) allebei Schadesjablonen (Damage Templates). Klik in plaats daarvan op het woord Schades onder het icoon, of op de lege ruimte van de tegel.

Waarom vervangt de tweede foto die ik heb toegevoegd de eerste op het formulier? Het schadeformulier toont één foto per schade. De eerdere foto blijft bewaard in de lijst onder de tegel Schadeafbeeldingen (Beheer → Assets), maar hij staat niet meer op de schade zelf. Kies de ene duidelijkste foto, en zet al het andere dat de moeite waard is in Notities.

Waarom is een schade van de tekening van het voertuig verdwenen? Zijn status is Reparation of Archived — die verbergen hem allebei van de tekening. Open de tab Schades van het voertuig, die elke schade toont, ongeacht status, klik op het potloodicoon, en zet Status terug op New of Confirmed als hij nog steeds op het voertuig zit.

Waarom is er geen prullenbakknop, of waarom kan ik een schade niet verwijderen? Verwijderen vraagt de rol Bedrijfsbeheerder. Zet met de rol Medewerker de schade in plaats daarvan op Archived: hij verdwijnt van de tekening van het voertuig en uit inspecties, en het record blijft bewaard.

Waarom kan ik het scherm Schades niet vinden in het menu? Het staat onder Beheer → Assets, dat alleen een Bedrijfsbeheerder ziet. Iedereen anders werkt vanuit het record van het voertuig: Assets → tegel Assets → voertuig openen → tab Schades.

Waarom lijkt de tekening niet op dit voertuig? De tekening komt van het Schadesjabloon op de tab Core van het voertuig. Wijzig het daar, of zie Schadediagrammen instellen. Al geplaatste markers houden hun positie.

Waar zie ik schade die nooit aan een verhuur was gekoppeld? Open vanuit het hoofdmenu Dashboards en klik op Schade buiten verhuur (Off rent damages); zie Wagenpark- en schaderapportages.

Gerelateerde pagina's:

• Schade vastleggen tijdens een inspectie — schade gevonden terwijl een voertuig de weg op gaat of terugkomt, gekoppeld aan die boeking
• Een schadeclaim afhandelen — een schade bij een klant of verzekeraar in rekening brengen
• Schadediagrammen instellen — de tekeningen waarop medewerkers klikken
• Een voertuig aan je wagenpark toevoegen — waar het schadediagram van een voertuig wordt gekozen