Inleiding
Wanneer medewerkers tijdens een inspectie schade vastleggen, klikken ze op een tekening van het voertuig en verschijnt er een marker op die plek. Die tekeningen zijn de schadediagrammen. De app noemt elke set tekeningen een schadesjabloon (damage template), en je beheert ze op het scherm met de kop Schadesjabloon (Damage Template): een lijst met je sjablonen, met een knop Nieuw schadesjabloon (New Damage template) en een knop Alle assets (opnieuw) synchroniseren ((Re)-Sync all assets) erboven.
Een sjabloon bevat zes afbeeldingen, één voor elke kant van het voertuig. Je maakt één sjabloon voor elke carrosserievorm die je verhuurt, bijvoorbeeld een hatchback, een stationwagen of een bestelwagen. Daarna koppel je het aan de merken en modellen waarbij het past, en elk voertuig van dat model krijgt de juiste tekening.
Je komt hier omdat:
- Je RentVisie aan het instellen bent en de schadestap nog lege vlakken toont.
- Je een nieuw soort voertuig hebt toegevoegd, zoals je eerste bestelwagens, en een autotekening daar geen zin voor heeft.
- Medewerkers zeggen dat de tekening op het schadescherm niet lijkt op het voertuig dat voor hen staat.
- Je wilt controleren of elk model in het wagenpark de juiste tekening heeft.
Begrippen op dit scherm
| Begrip | Betekenis |
|---|---|
| Schadesjabloon (Damage template) | Eén set van zes voertuigtekeningen. Sommige waarschuwingen op het voertuigrecord noemen het een inspectiesjabloon (inspection template) |
| Left, Right, Front, Back, Top, Inside | De zes kanten. Top is het dak |
| Modellen koppelen (Link models) | Het sjabloon koppelen aan merken en modellen |
| Assets | Je voertuigen |
| Alle assets (opnieuw) synchroniseren ((Re)-Sync all assets) | Geef elk voertuig het sjabloon van zijn model |
Elke manier waarop een voertuig zijn diagram krijgt
| Route | Wat er gebeurt | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Modellen koppelen op het sjabloon, of Schadesjabloon op een model | Stelt het sjabloon voor dat model in | Ja |
| Alle assets (opnieuw) synchroniseren | Kopieert het sjabloon van elk model naar al zijn voertuigen | Ja |
| Schadesjabloon op de tab Core van het voertuig | Stelt één voertuig met de hand in | Ja |
| Een voertuig opslaan dat er nog geen heeft | De app kiest er zelf een | Ja, onder Goed om te weten |
Stel dingen waar mogelijk in via de modellen. Kies een sjabloon op het voertuig zelf alleen voor een voertuig dat afwijkt van de rest van zijn model.
Zo werkt het
Configuratie
Voordat je begint: je hebt de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin) nodig. Alleen die rol kan de tegels Schadesjablonen en Merken en modellen (Make and Models) openen en modellen koppelen. Gewone medewerkersaccounts zien de tekeningen tijdens inspecties, maar kunnen ze niet wijzigen. Je sjablonen horen alleen bij je eigen bedrijf.
Zorg dat de tekeningen klaarstaan als afbeeldingsbestanden, één voor elke kant die je wilt gebruiken. Het scherm adviseert kleine bestanden met deze afmetingen:
| Kant | Aanbevolen afmeting |
|---|---|
| Front, Back, Inside | Vierkant, 300 × 300 |
| Left, Right, Top | Breed, 600 × 300 |
Om een sjabloon te bouwen:
- Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Assets. Klik op het tegelscherm met de kop Assets op Schadesjablonen.
- Klik boven de lijst op Nieuw schadesjabloon. Er opent een scherm met de kop Schadesjabloon.
- Typ een Naam (Name) die aangeeft voor welke voertuigen het bedoeld is, zoals "Bestelwagen – hoog dak". Medewerkers en andere beheerders kiezen sjablonen op deze naam.
- Onder de naam staan zes vakken, gelabeld Left, Right en Front in de bovenste rij en Back, Top en Inside daaronder. Kies in elk vak met de uploadbediening de afbeelding voor die kant.
- Klik onderaan op Opslaan (Save). Annuleren (Cancel) gooit het nieuwe sjabloon weg.
Om een sjabloon later te wijzigen, klik op het potloodicoon op zijn rij. Een nieuwe afbeelding uploaden in een vak vervangt de oude zodra je op Opslaan klikt.
De lijst heeft een tekstfilter onder Naam. Het prullenbakicoon aan het eind van een rij verwijdert een sjabloon meteen, zonder eerst te vragen; zie de Veelgestelde vragen voordat je het gebruikt.
De schadesjablonen gebruiken
Open Beheer, dan Assets, dan Schadesjablonen, en klik op het potloodicoon van het sjabloon dat je wilt koppelen.
- Klik op Modellen koppelen, onder de kop. Het scherm met de kop Modellen koppelen aan schadesjablonen (Link models to damage templates) opent, met Schadesjabloon: (Damage template:) en de naam van het sjabloon eronder.
- Zoek de modellen. De lijst toont Geselecteerd (Selected), Merk (Make) en Model. Typ in het filtervak onder Merk of Model om te verfijnen.
- Vink Geselecteerd aan voor elk model waar deze tekening bij past. Elk vinkje wordt opgeslagen op het moment dat je het zet. Er is geen opslaanknop op dit scherm. Om een model te ontkoppelen, vink je het uit.
- Klik op Terug (Back) om terug te gaan naar het sjabloon.
- Ga terug naar de lijst Schadesjabloon en klik op Alle assets (opnieuw) synchroniseren. Deze stap werkt de voertuigen zelf bij. Een model koppelen verandert geen enkel bestaand voertuig totdat je dit doet.
De synchronisatie geeft geen melding als hij klaar is. Om een voertuig te controleren, open je het vanuit de voertuiglijst, zoals beschreven in Een voertuig aan je wagenpark toevoegen, en kijk je naar Schadesjabloon op zijn tab Core.
Om één voertuig met de hand in te stellen, open je het voertuig, ga je naar de tab Core, kies je een sjabloon bij Schadesjabloon en klik je op Opslaan. De volgende Alle assets (opnieuw) synchroniseren overschrijft het als het model van het voertuig een eigen sjabloon heeft.
Vanaf de modelkant. Je kunt het sjabloon van een model ook op het model zelf instellen. Open Beheer, dan Assets, dan Merken en modellen, klik op het model, kies Schadesjabloon en klik op Opslaan. Dit doet hetzelfde als een vinkje bij Modellen koppelen. De voertuigen van dat model hebben nog steeds Alle assets (opnieuw) synchroniseren nodig.
Een uitgewerkt voorbeeld
Je wagenpark heeft 14 Volkswagen Golfs, 6 Golf Variants en 5 Ford Transits. Je maakt drie sjablonen: "Hatchback", "Stationwagen" en "Bestelwagen". Je opent "Bestelwagen", klikt op Modellen koppelen en vinkt Ford / Transit aan. Je doet hetzelfde voor de andere twee. Daarna klik je op Alle assets (opnieuw) synchroniseren op de lijst. Alle 25 voertuigen hebben nu een tekening die bij hen past.
Een maand later koop je een Transit Custom, een model dat nieuw is op je lijst. Je koppelt hem niet. Zodra de nieuwe bestelwagen wordt opgeslagen, vindt de app geen sjabloon bij zijn model en geeft er zelf een, mogelijk "Hatchback". Je opent "Bestelwagen", vinkt Ford / Transit Custom aan en synchroniseert opnieuw, en de nieuwe bestelwagen toont de bestelwagentekening.
Goed om te weten
Waar elke kant voor dient. De schadestap toont de zes tekeningen als aparte vlakken. Medewerkers klikken op het vlak voor het deel van het voertuig waar de schade zit. De plek waarop ze klikken wordt bij de schade bewaard, en dezelfde plek wordt bij elke latere inspectie opnieuw gemarkeerd. Er is geen tekening van de onderkant; schade onder het voertuig komt op de dichtstbijzijnde kant. Zie Schade vastleggen tijdens een inspectie.
Een kant zonder afbeelding kan niet worden gebruikt. Is een vak leeg, of heeft het voertuig geen sjabloon, dan is dat vlak op het schadescherm leeg en is er niets om op te klikken. Vul alle zes vakken in, ook met een simpele omtrek.
De app vult een ontbrekend sjabloon zelf in wanneer een voertuig wordt opgeslagen, als het instellingenprofiel van het voertuig Schade (Damage) aan heeft staan (Welke velden je voertuigrecords tonen wijzigen). Het gebruikt het sjabloon van het model, als dat er een heeft. Zo niet, dan gebruikt het een van de sjablonen van je bedrijf, en dat hoeft niet de juiste te zijn. Een voertuig dat al een sjabloon heeft, wordt hierdoor nooit gewijzigd. Staat Schade uit, dan wordt er niets ingevuld.
Een nieuw bedrijf heeft mogelijk al een sjabloon met de naam "Damage template". Dat kan worden aangemaakt wanneer een autoverhuurbedrijf wordt opgezet. Open het en controleer of het afbeeldingen bevat.
Alleen modellen zonder sjabloon, en modellen die al op dit sjabloon staan, verschijnen onder Modellen koppelen. Een model dat aan een ander sjabloon hangt staat niet in de lijst.
Wat je hierna doet: synchroniseer, en draai dan een inspectie op één voertuig van elk model om de tekeningen te zien. Zie Voer de uitgifte-inspectie uit.
Veelgestelde vragen
Ik heb per ongeluk een sjabloon verwijderd. Wat is er met de voertuigen gebeurd? Elk voertuig en model dat het gebruikte heeft nu geen sjabloon meer, en hun schadevlakken zijn leeg. Het prullenbakicoon vraagt niet om bevestiging, en je kunt het niet ongedaan maken. De schaderecords zelf worden niet verwijderd. Maak het sjabloon opnieuw met Nieuw schadesjabloon, koppel de modellen, en klik op Alle assets (opnieuw) synchroniseren.
Het schadescherm toont lege vlakken, zodat medewerkers niets kunnen markeren. Het voertuig heeft geen sjabloon, of het sjabloon heeft geen afbeelding voor die kant. Open de tab Core van het voertuig en kijk naar Schadesjabloon. Is het leeg, kies er dan een. Staat er een, open dat sjabloon dan en upload de ontbrekende afbeeldingen.
Oude schademarkers staan op de verkeerde plek sinds ik een afbeelding heb gewijzigd. Markers houden hun oorspronkelijke positie op de tekening. Een nieuwe afbeelding met een andere afmeting of indeling verschuift het voertuig eronder. Vervang een afbeelding alleen door een met dezelfde afmeting en omtrek.
Ik heb het sjabloon van een voertuig met de hand ingesteld en het veranderde terug. Iemand heeft op Alle assets (opnieuw) synchroniseren geklikt. De synchronisatie geeft elk voertuig het sjabloon van zijn model. Wil je een andere tekening voor één voertuig behouden, ontkoppel dan zijn model van het sjabloon, of geef het een model dat past.
Ik heb een model gekoppeld maar zijn voertuigen tonen nog steeds de oude tekening. Koppelen verandert alleen het model. Klik op Alle assets (opnieuw) synchroniseren op de lijst Schadesjabloon.
Een model dat ik wil koppelen staat niet in de lijst Modellen koppelen. Het hangt al aan een ander sjabloon. Open dat sjabloon, klik op Modellen koppelen en vink het model daar eerst uit.
Een voertuig kreeg een tekening die niemand heeft gekozen. Het is opgeslagen zonder tekening, en de app heeft er zelf een ingevuld (zie Goed om te weten). Koppel zijn model aan het juiste sjabloon en synchroniseer, of kies het sjabloon op de tab Core van het voertuig.
Het voertuigrecord zegt "Voeg een inspectiesjabloon toe". Kan ik het nog opslaan? Ja. De melding blijft bovenaan staan tot Schadesjabloon op de tab Core een waarde heeft, maar Opslaan werkt gewoon. De schadevlakken van het voertuig blijven leeg tot het een sjabloon heeft.
Kan ik modellen koppelen voordat ik een nieuw sjabloon heb opgeslagen? Sla eerst op. Open het daarna opnieuw met het potloodicoon en klik op Modellen koppelen. Vinkjes worden meteen opgeslagen, en Annuleren op het sjabloonscherm maakt ze niet ongedaan.
Er is geen vak Schadesjabloon op een aanhanger of ander object dat geen voertuig is. Voor die objecten verschijnt het vak alleen als hun instellingenprofiel Schade aan heeft staan. Zie Welke velden je voertuigrecords tonen wijzigen.
Ik kan de tegel Schadesjablonen niet vinden. Je hebt de rol Bedrijfsbeheerder nodig. Vraag je beheerder, zie Een medewerker toevoegen en diens rechten instellen.
Gerelateerde pagina's:
- Schade vastleggen tijdens een inspectie: hoe medewerkers de tekeningen gebruiken.
- Een voertuig aan je wagenpark toevoegen: het voertuigrecord en zijn tab Core.
- Voer de uitgifte-inspectie uit: waar de schadestap verschijnt.