Inleiding
Een klant tekent de huurovereenkomst eenmaal per boeking, en die handtekening wordt op het overeenkomstdocument afgedrukt. Er zijn twee manieren om hem te verzamelen.
Op afstand. Je stuurt de klant een link. Die opent hem op zijn eigen telefoon, leest de overeenkomst, tekent op het scherm en bevestigt. Dit is de route die je vanuit de webapp aanstuurt, en dat is wat deze pagina behandelt.
Aan de balie, in RV Control. De bijbehorende app neemt tijdens de overdracht een handtekening op via een tablet. RV Control is een aparte app met eigen schermen, dus de stappen daar worden hier niet beschreven — maar de instellingen die de tekenstap erin aan- of uitzetten, staan in de webapp, en alles onder Goed om te weten geldt voor handtekeningen, hoe ze ook verzameld zijn.
Het belangrijkste om te weten voordat je begint, is dat handtekeningen het opnieuw bevestigen niet overleven. Een boeking opnieuw bevestigen, of een inspectie afronden, wist elke handtekening die er al op staat. Dat is geen fout — het is bewust, omdat de getekende overeenkomst is veranderd — maar het verrast mensen voortdurend.
Zo werkt het
Configuratie
Voordat je begint: de instellingen hieronder vereisen de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin). Een tekenlink versturen vereist Medewerker (Employee) of Bedrijfsbeheerder. Er is geen handtekeningvak in de webapp zelf, dus niets wat je hier instelt, zet er een op je eigen scherm.
Om RV Control een handtekening te laten verzamelen voordat het voertuig vertrekt:
- Open Instellingen (Settings) in het hoofdmenu en klik op RV Control.
- Voeg een feature toe, of open de al vermelde.
- Zet Feature op PreSignRentalAgreement.
- Laat Weergave (Display) aan om de stap in te schakelen, of zet hem uit om hem te verbergen.
- Klik op Opslaan (Save).
Dezelfde lijst stuurt de andere dingen die RV Control aan het personeel toont — identiteitscontroles, rijbewijs, prijsdetails, keybox, self-service uitchecken — wees dus voorzichtig en wijzig alleen de rij die je bedoelde.
Daarnaast moet de e-mail die de tekenlink bevat, die link ook daadwerkelijk bevatten. Het
tekenadres wordt ingevoegd waar een e-mailsjabloon de placeholder ${signAgreementUrl}
bevat. Melden klanten een e-mail zonder link erin, dan ontbreekt die placeholder in het
sjabloon — er is niets mis met de boeking.
De tekenlink gebruiken
- Open de boeking.
- Klik op de tab E-mails (Emails).
- Klik op Document op afstand ondertekenen (Sign document remote).
Dat stuurt de klant de tekenmail. Er is geen voorbeeld en geen bevestigingsstap aan jouw kant — één klik verstuurt hem.
Het boekingsscherm heeft geen Opslaan-knop: alles wat je erop wijzigt, is al opgeslagen op het moment dat je het wijzigt. Er is dus niets op te slaan voor of na het versturen van de link, en de boeking sluiten maakt niet ongedaan wat je daar hebt gedaan.
De link werkt alleen zolang de boeking Onbevestigd (Unconfirmed), Bevestigd (Confirmed) of Opgehaald (Picked up) is. Bij een concept, een offerte, een geannuleerde boeking of een al ingeleverde boeking opent de klant de link en ziet alleen Boekingsstatus niet geschikt voor ondertekening. (Booking status not elegible for signature.) Een offerte wordt getekend met de eigen tekenlink van de offerte; zie Stuur een klant een link om te ondertekenen, te accepteren of te betalen.
Wat de klant ziet:
- de overeenkomst, om op zijn eigen scherm te lezen;
- ruimte om te tekenen, met Wissen (Clear) om te wissen en opnieuw te beginnen;
- Bevestigen (Confirm), die "Weet je het zeker?" ("Are you sure?") vraagt met Ja (Yes) en Nee (No) voordat het wordt vastgelegd.
Zodra hij op Ja drukt, wordt de handtekening bij de boeking opgeslagen en verschijnt hij op het overeenkomstdocument. Elke ondertekening doet meer dan een handtekening vastleggen, ongeacht de status van de boeking:
- elke andere handtekening erop wordt verwijderd, zodat alleen de nieuwe overblijft;
- de prijs wordt herberekend;
- de klant krijgt de getekende huurovereenkomst gemaild.
Staat de boeking op Onbevestigd, dan controleert RentVisie eerst opnieuw of er nog een voertuig beschikbaar is. Is er niets meer beschikbaar, dan krijgt de klant te horen: "Sorry, we ran out of availability. Please contact us by phone (you'll find the phone number on the agreement)." ("Sorry, we hebben geen beschikbaarheid meer. Neem telefonisch contact met ons op (het telefoonnummer staat op de overeenkomst).") en de handtekening wordt niet bewaard. Tekenen bevestigt de boeking niet: hij blijft Onbevestigd, en later op Bevestigen drukken wist de handtekening opnieuw. Een boeking die al bevestigd of opgehaald is, slaat de beschikbaarheidscheck over.
Een uitgewerkt voorbeeld
Een klant heeft boeking 4471 voor een Golf aanstaande dinsdag bevestigd, € 310 voor vier dagen, en tekent liever thuis dan aan de balie.
Je opent de boeking, klikt op de tab E-mails en klikt op Document op afstand ondertekenen. De klant krijgt de e-mail, opent de link op zijn telefoon, leest de overeenkomst en tekent. Zijn eerste poging is een krabbel, dus drukt hij op Wissen en tekent opnieuw. Dan Bevestigen, dan Ja.
Omdat de boeking al bevestigd is, vindt er geen beschikbaarheidscheck plaats. De handtekening wordt bewaard, de prijs wordt herberekend (nog steeds € 310, want er is niets veranderd), en de klant krijgt de getekende overeenkomst gemaild. Er is verder niets van jou nodig.
Stel nu dat je de boeking een dag later met twee dagen verlengt en opnieuw bevestigt. De handtekening die je hebt verzameld is weg, omdat de overeenkomst waaraan hij hing de huur niet meer beschrijft. Verstuur Document op afstand ondertekenen opnieuw om een nieuwe te verzamelen.
Goed om te weten
Een boeking bevestigen verwijdert elke handtekening erop. Dit gebeurt bij elke bevestiging, inclusief een herbevestiging na een wijziging van data of voertuig. Verzamel de handtekening nadat de boeking vaststaat, niet ervoor.
Een inspectie afronden verwijdert ook elke handtekening erop. Een handtekening die voor afronding van de overdracht is verzameld, overleeft die dus niet. Verzamel de handtekening nadat de inspectie is afgerond — en moet je een inspectie opnieuw draaien, verwacht dan dat je de handtekening daarna opnieuw moet verzamelen.
Alleen een offerte wordt door ondertekening bevestigd, en alleen via de eigen link van de offerte. De overeenkomstlink van Document op afstand ondertekenen weigert een offerte, en het ondertekenen van een Onbevestigd-boeking laat hem Onbevestigd. Zie Stuur een klant een link om te ondertekenen, te accepteren of te betalen voor de offertelink.
Beschikbaarheid wordt alleen opnieuw gecontroleerd voor offertes en onbevestigde boekingen. Is een boeking eenmaal bevestigd, dan kan tekenen niet mislukken door gebrek aan een voertuig.
De overeenkomst draagt twee handtekeningvakken. Het ene is dat van de klant, gevuld door de handtekening die je hebt verzameld. Het andere is voor een medewerkershandtekening, die de webapp nooit invult — heb je een tegenhandtekening nodig bij je overeenkomsten, dan moet die uit RV Control komen of op papier worden afgehandeld.
Het tekenadres is bewust openbaar. Iedereen met de link kan de overeenkomst openen en tekenen, behandel hem dus als een betaallink: stuur hem naar het eigen adres van de klant en stuur hem niet door. Het adres is aan die ene boeking gekoppeld, dus een klant met meerdere huren tekent elke huur apart.
Er wordt maar één handtekening per boeking bewaard. Telkens als een klant tekent, wordt elke eerdere handtekening op die boeking gewist zodat alleen de nieuwe overblijft. Je krijgt nooit twee klanthandtekeningen die om voorrang strijden op dezelfde overeenkomst.
Wat je hierna doet: zodra de handtekening binnen is, staat de getekende overeenkomst tussen de andere documenten van de boeking. Wijzig je daarna data, voertuig of prijs, verstuur dan de tekenlink opnieuw — de oude handtekening zal de wijziging niet hebben overleefd.
Veelgestelde vragen
Waar is het handtekeningvak? Ik kan er geen vinden op de boeking. Die is er niet in de webapp. Tekenen gebeurt ofwel op het eigen toestel van de klant via de gemailde link, ofwel op een tablet in RV Control aan de balie.
De klant zegt dat de link niets doet. Controleer de status van de boeking. De link werkt alleen op een boeking die Onbevestigd, Bevestigd of Opgehaald is — niet op een concept, een offerte, een geannuleerde boeking, of een al ingeleverde. Daarop toont hij Boekingsstatus niet geschikt voor ondertekening.
De klant zegt dat er geen link in de e-mail stond.
Het e-mailsjabloon mist de placeholder ${signAgreementUrl}. De boeking is in orde; het
sjabloon moet worden gerepareerd.
De handtekening stond er gisteren nog en is nu weg. Iets heeft de boeking opnieuw bevestigd of er een inspectie op afgerond. Beide wissen bewust elke handtekening. Verstuur de link opnieuw.
De klant kreeg "we ran out of availability" bij het tekenen. De boeking was Onbevestigd (of een offerte, getekend via de offertelink), en tegen de tijd dat hij tekende, was er geen voertuig meer vrij voor die data. Zijn handtekening is niet bewaard. Zoek een voertuig of nieuwe data voor hem, en verstuur dan een nieuwe link.
Hij drukte op Bevestigen maar er lijkt niets opgeslagen. Laat hem de link opnieuw openen en opnieuw tekenen. Bevestigen twee klanten toevallig op hetzelfde moment, dan kan de een zijn handtekening verliezen en opnieuw moeten tekenen.
Kan de klant van gedachten veranderen na het tekenen? Niet via de link. Annuleer de boeking op de normale manier als hij eraf wil.
Moet ik de e-mail versturen, of kan ik gewoon het adres doorgeven? Gebruik Document op afstand ondertekenen — dat bouwt het juiste adres voor die boeking. Iedereen met dat adres kan tekenen, zet het dus nergens gedeeld neer.
Wij laten onze overeenkomsten tegentekenen. Waar teken ik als medewerker? Niet in de webapp. De overeenkomst laat er ruimte voor, maar de webapp vult die nooit in.
Kan ik zien of een klant al heeft getekend? De getekende overeenkomst verschijnt bij de documenten van de boeking zodra dat zo is. Tot die tijd is er niets te openen.