Inleiding
Niet iedereen bij je bedrijf zou moeten kunnen verlagen wat een klant betaalt. RentVisie beslist dit in twee lagen, en beide moeten een wijziging toestaan voordat hij doorgaat:
- Het soort account. Elk account is een gewoon medewerkersaccount, een bedrijfsbeheerdersaccount of een superbeheerdersaccount. Alleen de twee beheerderssoorten krijgen de knoppen Korting (Discount) en Afwijkingen (Overrides) op een boeking, en alleen zij kunnen prijslijsten en andere prijsinstellingen wijzigen.
- Het beveiligingsprofiel. Elk account heeft één profiel, en een profiel heeft vier schakelaars op zijn tabblad Bewerking (Operation): Prijs overschrijven (Override price), Algemene korting (General discount), Geavanceerde korting (Advanced discount) en Afstand (aanmaken/verwijderen) (Distance (Create / Delete)). Die bepalen precies wat een bedrijfsbeheerder mag doen op die twee boekingsschermen.
Je gebruikt deze pagina als:
- je wilt dat je vestigingsmanagers korting mogen geven, maar geen eigen prijzen mogen intypen
- een collega op Korting toevoegen (Add Discount) klikte en een pop-up kreeg met de titel Geen toegang tot deze functie
- het veld Basisprijs (Base price) op een prijspop-up grijs is en niet beschreven kan worden
- de knop Korting op de ene boeking ontbreekt maar op een andere wel aanwezig is
- je voor een audit controleert wie momenteel een prijs mag verlagen
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Beveiligingsprofiel (Security profile) | Een naam voor een set rechten, gedeeld door iedereen die hem krijgt |
| Bewerking (Operation) | Het tabblad met de vier prijs- en kortingsschakelaars |
| Prijs overschrijven (Override price) | In een regel van de boeking een andere prijs intypen |
| Algemene korting (General discount) | Korting op de hele boeking |
| Geavanceerde korting (Advanced discount) | Korting op één onderdeel van de prijs, zoals het huurtarief of de verzekering |
| Afstand (Distance) | Regels die kilometers boven de vrije kilometers in rekening brengen |
Accounts en profielen vanaf nul instellen staat op Een medewerker toevoegen en rechten instellen. Deze pagina legt uit wat elk recht bepaalt als het om geld gaat, en wat iemand ziet als een recht ontbreekt.
Zo werkt het
Configuratie
De vier schakelaars staan op het beveiligingsprofiel. Om ze te wijzigen:
- Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Beveiliging (Security). Het scherm heet Beveiligingsdashboard (Security Dashboard).
- Klik op de tegel Beveiligingsprofiel (Security Profile). Overzicht beveiligingsprofielen (Security Profile Overview) toont je profielen met Naam (Name) en Standaard (Default).
- Klik op de rij van het profiel, of op het potlood-icoon aan het einde ervan. Het scherm Beveiligingsprofiel bewerken (Edit Security Profile) opent op het tabblad Bewerking.
- Zet elke schakelaar op ja of nee en klik op Opslaan (Save). Annuleren (Cancel) of Terug (Back) laat het profiel zoals het was.
| Schakelaar | Begint als | Staat toe, op een boeking of offerte |
|---|---|---|
| Prijs overschrijven (Override price) | Aan | Het potlood-icoon naast Basis (Base) op Afwijkingen (Overrides), en typen in Basisprijs (Base price) en Maximumprijs (Max price) op de pop-ups voor verzekering, kilometerpakket en extra's, en in basisprijs (base price) op een bestaande afstandsregel |
| Algemene korting (General discount) | Aan | Algemene korting toevoegen (Add General Discount), bewerken en verwijderen ervan |
| Geavanceerde korting (Advanced discount) | Aan | Korting toevoegen (Add Discount) op elke regel, Alles overschrijven (Override all), die kortingen bewerken of verwijderen, en Resetten (Reset) |
| Afstand (aanmaken/verwijderen) (Distance (Create / Delete)) | Aan | Handmatig toevoegen (Add manually) en het prullenbak-icoon in het onderdeel Afstand van Afwijkingen |
De wijziging telt vanaf de volgende klik. De persoon hoeft niet uit te loggen, en niets dat al op een boeking staat, wordt aangeraakt: kortingen en prijzen die eerder zijn ingevoerd, blijven staan.
Een profiel wordt gedeeld. Iedereen op Standaard — dat is elk nieuw account — krijgt wat je instelt op Standaard. Beperk één persoon door hem zijn eigen profiel te geven met de schakelaar Aangepast (Custom) op zijn beveiligingsscherm, zoals Een medewerker toevoegen en rechten instellen beschrijft.
Voordat je begint: alleen een superbeheerdersaccount ziet Beheer → Beveiliging. De schakelaars werken alleen als je RentVisie-abonnement Gebruikersrollen & rechten (User roles & rights) bevat; zonder dat mag elke bedrijfsbeheerder elke wijziging maken, wat de schakelaars ook zeggen. Is Overzicht beveiligingsprofielen leeg, vraag de RentVisie-support dan of de functie voor je bedrijf aan staat.
De prijsrechten gebruiken
Om te zien welke knoppen iemand heeft, open je de boeking zoals hij dat zou doen: open vanuit het hoofdmenu Boekingen (Bookings), klik op de rij van de boeking en kijk naar de knoppen bovenaan. Dezelfde knoppen staan op een offerte.
Wat elk soort account mag wijzigen:
| Wijziging | Gewone medewerker | Bedrijfsbeheerder | Superbeheerder |
|---|---|---|---|
| Kortingen op een boeking (Korting) | Nee — de knop is er niet | Ja, als Algemene korting / Geavanceerde korting het toestaan | Ja, altijd |
| Prijzen op een boeking (Afwijkingen) | Nee — de knop is er niet | Ja, als Prijs overschrijven / Afstand (aanmaken/verwijderen) het toestaan | Ja, altijd |
| De borg (Borg wijzigen (Change deposit) op Afwijkingen) | Nee | Ja — geen schakelaar bepaalt dit | Ja |
| Welke prijslijst een boeking gebruikt (Prijslijst (Pricelist) op Afwijkingen) | Nee | Ja — geen schakelaar bepaalt dit | Ja |
| Prijslijsten, kortingscodes, last-minute deals | Nee | Ja | Ja |
| De vaste korting van een klant | Nee | Ja | Ja |
Een superbeheerder heeft een eigen profiel dat niet verschijnt in Overzicht beveiligingsprofielen, zodat niemand de rechten ervan kan uitzetten.
Voor de stappen op de boekingsschermen zelf, zie De prijs van een boeking aanpassen. Voor prijslijsten, zie Een prijslijst instellen; voor de vaste korting van een klant, zie De betaal- en factureringsvoorwaarden van een klant instellen.
Goed om te weten
Hoe een weigering eruitziet. Er zijn drie soorten, en maar één ervan zegt iets:
| Wat de persoon ziet | Waarom |
|---|---|
| Een pop-up met de titel Geen toegang tot deze functie (No access to this feature), met de tekst Je account heeft geen toestemming om dit te doen. Vraag je bedrijfsbeheerder om je toegang te geven. ("Your account doesn't have permission to do this. Ask your company admin to grant you access."), en een knop Sluiten (Close) | Een bedrijfsbeheerder klikte op een korting, Resetten, het potlood-icoon bij Basis of een knop onder Afstand die zijn profiel niet toestaat. Er is niets gewijzigd |
| Basisprijs, Maximumprijs of basisprijs grijs op een prijspop-up | Prijs overschrijven staat uit. De pop-up opent normaal; de prijsvelden kunnen alleen niet beschreven worden. Geen melding |
| Helemaal geen knop Korting of Afwijkingen | Het account is een gewoon medewerkersaccount. Geen melding |
Een prullenbak-icoon dat Weet je het zeker? ("Are you sure?") vraagt, vraagt eerst en controleert daarna, dus de persoon kan bevestigen en toch Geen toegang tot deze functie krijgen. De korting blijft staan.
Uitgewerkt voorbeeld. Kim is bedrijfsbeheerder en runt de vestiging Utrecht. Je zet haar op een profiel genaamd Vestigingsmanagers met Algemene korting aan en Prijs overschrijven en Geavanceerde korting uit. Een klant huurt een bestelbus voor 4 dagen tegen € 55 per dag (€ 220) met verzekering van € 12 per dag (€ 48): € 268 exclusief btw.
- Kim geeft 10% korting op de hele boeking met Algemene korting toevoegen. Dit is toegestaan: het totaal daalt met € 26,80 naar € 241,20.
- Ze probeert daarna Korting toevoegen op de verzekeringsregel om die gratis te maken. De pop-up Geen toegang tot deze functie verschijnt en de verzekering blijft op € 48 staan.
- Op Afwijkingen opent ze het potlood-icoon van de verzekeringsregel. Basisprijs is grijs, dus ook daar kan ze geen € 0 intypen.
- Ze kan nog wel Borg wijzigen gebruiken, omdat geen schakelaar de borg dekt.
Afstandsregels zijn verdeeld over twee schakelaars. Een afstandsregel toevoegen of verwijderen vereist Afstand (aanmaken/verwijderen). De prijs wijzigen op een afstandsregel die al bestaat, vereist Prijs overschrijven; een regel die net is toegevoegd met Handmatig toevoegen kan meteen geprijsd worden.
Wat je hierna doet: vraag, zodra de profielen zijn ingesteld, één collega op elk profiel om een korting op een testboeking te proberen, zodat een onverwachte weigering opvalt voordat er een klant staat te wachten.
Veelgestelde vragen
Waarom kan een collega nog steeds elke korting geven nadat ik alles heb uitgezet? Óf hij is superbeheerder, van wie de rechten niet uitgezet kunnen worden, óf je abonnement bevat geen Gebruikersrollen & rechten, waardoor de schakelaars genegeerd worden. Of je hebt een ander profiel gewijzigd dan waarop hij staat: open Medewerkersbeveiliging (Employees Security) op het Beveiligingsdashboard en controleer de kolom Beveiligingsprofiel op zijn rij.
Ik zette een recht uit voor één persoon en het hele team verloor het. Waarom? Je hebt een gedeeld profiel gewijzigd, hoogstwaarschijnlijk Standaard. Zet het terug aan en geef die persoon daarna zijn eigen profiel — zie Een medewerker toevoegen en rechten instellen.
Waarom ontbreekt de knop Korting op een oudere boeking maar staat hij er wel op een nieuwe? De knop Korting verschijnt alleen op boekingen die zijn aangemaakt nadat het kortingsscherm in RentVisie is geïntroduceerd. Oudere boekingen kunnen alleen via Afwijkingen worden gewijzigd. Dit heeft niets met het beveiligingsprofiel te maken.
Een collega kan niet typen in Basisprijs, maar niemand ziet een foutmelding. Wat is er mis? Prijs overschrijven staat uit op zijn profiel. Zet het aan via Beheer → Beveiliging → Beveiligingsprofiel, of vraag een collega wiens profiel het toestaat om de prijs te wijzigen.
Een collega kan de borg wijzigen terwijl Prijs overschrijven uit staat. Klopt dat? Ja. Borg wijzigen, de keuze Prijslijst en het toevoegen of verwijderen van extra's op de boeking worden door geen van de vier schakelaars gedekt. Iedereen die Afwijkingen kan openen, kan ze gebruiken.
Een gewone medewerker moet korting geven. Wat doe ik? De schakelaars kunnen dat recht niet geven; het scherm Korting vereist een bedrijfsbeheerdersaccount. Óf een bedrijfsbeheerder maakt de wijziging, óf het account wordt omgezet naar bedrijfsbeheerder, wat de RentVisie-support doet — zie Een medewerker toevoegen en rechten instellen.
Haalt het intrekken van een recht de kortingen ongedaan die iemand al gaf? Nee. Zijn eerdere kortingen en prijzen blijven op de boekingen staan. Open om er een te verwijderen het scherm Korting van de boeking en gebruik het prullenbak-icoon op die rij, zoals De prijs van een boeking aanpassen uitlegt.
Gerelateerde pagina's:
- Een medewerker toevoegen en rechten instellen — accounts en profielen aanmaken, en iemand zijn eigen profiel geven
- De prijs van een boeking aanpassen — de schermen Korting en Afwijkingen stap voor stap
- Een prijslijst instellen — de prijzen waar een boeking van start gaat
- De betaal- en factureringsvoorwaarden van een klant instellen — de vaste korting van een klant