Tarieven en kilometerprijzen instellen voor een voertuigklasse

Inleiding

Hier komt het echte geld binnen: het dagtarief per voertuigklasse, hoeveel kilometers inbegrepen zijn en wat een klant betaalt boven dat aantal. De periodes en duurbanden die je eerder hebt ingesteld, zijn alleen het raster waarin deze bedragen staan.

Je komt er via een prijslijst, op de tegel Prijzen voertuigklasse (Asset gr. pricing). Dat opent een tabel met je voertuigklassen, met de kolommen BranchName, Naam en Code. Vanaf de rij van een klasse kun je twee kanten op, en die passen bij verschillende prijsstructuren:

Het geavanceerde scherm zegt het zelf: Geavanceerd invullen van prijzen waarmee afnemende kilometertarieven mogelijk zijn. Heb je een eenvoudigere prijsstructuur? Gebruik dan de knop voor eenvoudig invullen hieronder. (Advanced populate of prices which facilitates decline over mileage rates. Have a more straightforward price structure? Use the simple populate button below.)

Begrippen op deze schermen

Geen van beide schermen heeft een eigen plek in het hoofdmenu, dus je komt er altijd via de prijslijst binnen.

Zo werkt het

Configuratie

Er is elders niets om aan te zetten, maar twee dingen moeten al bestaan, anders laten deze schermen je niet beginnen — zie de opmerking hieronder.

Voordat je begint: tarieven invoeren vereist de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin); een gewoon medewerkersaccount kan de tabellen wel bekijken, maar de knoppen Nieuw (New) en Opslaan (Save) werken dan niet. Je prijslijst moet al minstens één gedateerde periode en minstens één duurband hebben. Klik je op Nieuwe prijsregels (New Price rules) zonder dat er een periode is ingesteld, dan krijg je Stel eerst prijsperiodes in! (Please set up price periods first!) en stuurt de app je naar het scherm Periodes (Periods). Zie Periodes en duurbanden instellen.

De tariefschermen gebruiken

Open vanuit het hoofdmenu je instellingen- en beheergedeelte, ga naar het prijzenonderdeel met de kop Prijslijstoverzicht, dubbelklik op je prijslijst en klik dan op Prijzen voertuigklasse.

1. Vul een hele klasse in één keer in. Klik op het euroteken op de rij van de klasse. Het scherm heet Snel vullen, met de naam van de klasse erachter, en eronder staat Handig om snel prijzen in te vullen. (Helpful for quick populating prices.). Kies de gedateerde periode in het vak Prijsperiode; de tabel eronder toont dan één rij per duurband, met de kolommen Periode, Prijs (Price), Vrije kilometers per dag (Free mileage per day) en Kilometerprijs boven de grens (Over mileage price).

Klik op het potlood op een rij om een klein venster te openen met die laatste drie als bewerkbare vakken. Periode wordt getoond maar is vergrendeld. Vul ze in en klik op Opslaan.

2. Of voer tarieven één voor één in. Dubbelklik op de rij van de klasse op Prijzen voertuigklasse, of klik op Geavanceerde instelling op het scherm Snel vullen. Je krijgt twee tabellen — bovenaan de prijsregels, eronder de kilometerstappen. Klik op Nieuwe prijsregels om een tarief toe te voegen:

Het scherm legt de regel in één zin uit: Voer de prijzen excl. btw per dag in (Enter the prices excl. VAT per day). Controleer Prijsperiode voordat je opslaat — de app vult hem voor je in, maar met de eerste periode die hij tegenkomt, niet per se die waar je het laatst naar keek.

3. Reken terug vanaf een totaalbedrag, als je zo bent geoffreerd. Onder Hulp nodig bij het berekenen? (Need some help calculating?) staan een tweede vak Basisprijs, een schakelaar is btw (is vat), een vak Dagen (Days) en een alleen-lezen vak Berekende basisprijs (Base price calculated). Typ het hele bedrag en het aantal dagen in, en het antwoord verschijnt zodra je het vak verlaat; zet is btw aan als het bedrag dat je typte inclusief btw is. Prijs gebruiken (Use price) kopieert het antwoord naar het tarief hierboven, en Prijs gebruiken (afgerond op .25) (Use price (rounded to .25)) rondt het eerst af op het dichtstbijzijnde kwartje. Niets hiervan wordt opgeslagen — de rekenmachine is kladpapier, en het tarief wordt pas vastgelegd als je op Opslaan klikt.

4. Voeg de kilometerstappen toe. In de onderste tabel voegt Nieuwe afstandsregel (gratis) (New Distance rule (free)) een stap toe met alles op nul; Nieuwe afstandsregel (betaald) (New Distance rule (paid)) voegt er een toe die al is ingevuld op 0,20 per kilometer van 100 tot 9999. Beide openen een bewerkvenster met:

Het scherm legt het paar uit: Gebruik de schakelaar hieronder om de kilometrage te berekenen. Het systeem rekent dit automatisch om naar de bijbehorende dagwaarden. (Use the calculation toggle below to calculate the mileage. The system will automatically convert it to the corresponding daily values.) De twee alleen-lezen vakken vullen zich opnieuw zodra je het bereik of de periode wijzigt, dus kijk daarnaar in plaats van zelf te rekenen. Kies je Maand als Berekeningsperiode, dan verschijnt er een extra vak Maanden (Months). Klik op Opslaan; Annuleren (Cancel) verwerpt de wijziging.

Goed om te weten

Hoe de kilometerstappen in elkaar passen

Een stap op nul geprijsd is inbegrepen kilometrage; een stap met een prijs is wat de klant betaalt boven dat aantal. Een eenvoudige opzet heeft twee stappen: 0 tot 200 kilometer op nul, daarna 200 tot 9999 op 0,20. Een afnemende opzet voegt er meer toe: 0 tot 200 gratis, 200 tot 500 op 0,20, 500 tot 9999 op 0,15. Alleen het geavanceerde scherm kan de tweede soort opbouwen.

Wat Snel vullen doet met de kilometerstappen

Snel vullen toont twee cijfers per rij en slaat precies twee stappen op. Vrije kilometers per dag is de totale omvang van de op nul geprijsde stappen bij elkaar opgeteld, en Kilometerprijs boven de grens is de prijs van de laatste, betaalde stap. Een rij opslaan verwijdert elke kilometerstap die die klasse, periode en band al had, en schrijft twee nieuwe: nul tot je vrije cijfer zonder kosten, en je vrije cijfer tot 9999 tegen je prijs boven de grens. Een afnemende structuur die op het geavanceerde scherm is opgebouwd, wordt dus twee stappen zodra er een rij van Snel vullen overheen wordt opgeslagen.

Een uitgewerkt voorbeeld

Een zakelijke klant kreeg een offerte van € 300 voor een huur van drie dagen, inclusief btw. In de tariefeditor typ je 300 in de Basisprijs van de rekenmachine, 3 in Dagen, en zet je is btw aan. Berekende basisprijs toont 82,6446 — € 300 gedeeld door 3 dagen, en vervolgens door 1,21 voor de 21% btw. Prijs gebruiken zet 82,6446 in het tariefvak; Prijs gebruiken (afgerond op .25) zet daar in plaats daarvan 82,75 neer. Klik op Opslaan en de klasse rekent € 82,75 per dag exclusief btw voor die periode en band.

Geef dezelfde klasse 200 vrije kilometers per dag en 0,20 daarboven. Een huur van drie dagen met 750 kilometer omvat er 600 vrij, dus de klant betaalt 150 × € 0,20 = € 30,00 extra bovenop 3 × € 82,75 = € 248,25.

Wat je hierna doet

Doe één klasse helemaal af voordat je aan de volgende begint — een klasse met een tarief maar zonder kilometerstappen offreert nog steeds, en een met kilometerstappen maar zonder tarief offreert op nul, dus halfafgemaakte klassen zijn later lastig te vinden. Als elke klasse klaar is, controleer je het resultaat door een testzoekopdracht te doen voor een datum binnen de periode; zie Een beschikbaar voertuig zoeken.

Veelgestelde vragen

Waarom doet Opslaan niets bij een tarief dat ik net heb ingevuld? Er lopen vier controles, en elk daarvan kan het opslaan blokkeren:

Een tarief moet zowel een band als een periode hebben — zonder die twee zou er nooit iets gevonden worden.

Waarom weigert een kilometerstap op te slaan? Hetzelfde patroon: "Vanaf kilometerstand is leeg" ("From mileage is empty"), "Tot kilometerstand is leeg" ("To mileage is empty"), of "Mag niet leeg zijn." ("Cant be empty.") bij een veld dat je leeg hebt gelaten. Nul is een waarde; leeg niet, dus typ 0 in plaats van het vak leeg te maken.

Snel vullen geeft me "Cant find connected price period". Wat is er mis? Die melding betekent dat de duurband van de rij niet in deze prijslijst kon worden gevonden. De koppeling gebeurt op de Naam van de band, dus een band hernoemen op het scherm Algemene regels breekt dit. Open Algemene regels, controleer de naam van de band, en gebruik precies die spelling.

Waarom werden mijn zorgvuldig getrapte kilometertarieven twee regels? Er is een rij van Snel vullen overheen opgeslagen. Dat scherm bevat maar twee kilometercijfers, dus als je er een opslaat, vervangt dat alles wat er stond door twee stappen. Heb je afnemende tarieven nodig voor een klasse, gebruik dan Geavanceerde instelling voor die klasse en blijf van het euroteken op de rij van die klasse af.

Waarom is de Prijsperiode op een nieuw tarief niet degene die ik wilde? De app vult hem vooraf in met de eerste periode die hij vindt, wat niet per se degene is waar je mee bezig was. Het is een gewone keuzelijst — wijzig hem voordat je opslaat. Een tarief dat tegen de verkeerde periode is opgeslagen, wordt nooit gebruikt voor de datums die je bedoelde.

Typ ik de prijs met of zonder btw? Zonder. De tariefvakken zijn allemaal exclusief btw en per dag, zoals het scherm aangeeft. De enige plek waar een bedrag inclusief btw thuishoort, is de rekenmachine, en alleen met is btw aangezet, zodat hij de 21% er weer kan uithalen.

Waar vind ik de kilometers die de klant daadwerkelijk krijgt? Tel de op nul geprijsde stappen op voor die klasse, periode en band — dat totaal is het inbegrepen aantal per dag. Op het scherm Snel vullen is dat al voor je opgeteld, in Vrije kilometers per dag. Heeft de klant op de boeking een kilometerpakket gekocht, dan komen die kilometers daar nog bovenop — zie Extra kilometers aan een klant verkopen.

Gerelateerde pagina's:

• Periodes en duurbanden instellen — de periodes en banden waar deze tarieven aan vasthangen, en waarom een tarief zonder beide wordt geweigerd
• Een prijslijst instellen — de lijst waar dit allemaal bij hoort