Inleiding
Elke boeking draagt een borg: geld dat de klant als zekerheid achterlaat. Op het scherm met de titel Boekingsbetalingen (Booking payments) kun je die vastleggen als ontvangen geld (Borg (handmatig) (Deposit (manual))), of een blokkering zetten op de creditcard van de klant (Autoriseren (creditcard) (Authorize (credit card))). Een blokkering reserveert het geld zonder het te belasten. Als het voertuig terugkomt, schrijf je af wat je nodig hebt van de blokkering (Afschrijven (Capture)) of maak je hem vrij (Vrijgeven (Expire)).
Links op het scherm staan de betalingslijst met zijn knoppen en, daaronder, de lijst met kaartblokkeringen. Rechts staat een grijs paneel Prijsopbouw (Price breakdown) met de regel Borg (Deposit) en een blok Openstaand (Outstanding).
Je komt hier terecht omdat:
- een klant een auto ophaalt en je de borg nodig hebt voordat je de sleutels overhandigt
- de auto terugkwam met een kras en je een deel van de blokkering wilt afschrijven
- de auto schoon terugkwam en de klant wil dat de blokkering op zijn kaart wordt vrijgegeven
- de klant huur en borg in één keer betaalde, en de boeking is nu gefactureerd
- je controleert of er blokkeringen bijna verlopen
Begrippen op dit scherm
Lees dit eenmaal door; je komt bij de rijen terug als ze aan de orde zijn:
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Autorisatie, Autoriseren (Authorization, Authorize) | Een blokkering op de creditcard van de klant. Het geld is gereserveerd, niet belast |
| Afschrijven | Een deel of het geheel van een blokkering afschrijven |
| Vrijgeven | Een blokkering vrijgeven, zodat er niets wordt afgeschreven |
| Afschrijven vóór (Capture before) | De deadline om een blokkering af te schrijven. Daarna kan de blokkering niet meer worden gebruikt |
| openstaand / afgeschreven / vrijgegeven (pending / captured / released) | Een blokkering die nog openstaat / die je hebt afgeschreven / die je hebt vrijgegeven |
| Betaalmethode (Payment type): Borg of Verhuur | Of een betaling meetelt als borggeld of als huur |
| Verrekenen (Settle) | Geld verplaatsen tussen borg en huur zodat de huur overeenkomt met wat is gefactureerd |
Elke manier om een borg aan te nemen
| Route | Wat je krijgt | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Borg (handmatig) op Boekingsbetalingen | Contant, bank- of kaartterminalgeld vastgelegd als borg | Ja |
| Autoriseren (creditcard) op Boekingsbetalingen | Een blokkering op de creditcard van de klant | Ja |
| Nieuwe betaling (handmatig) (New Payment (manual)), met Betaalmethode omgezet naar Borg | Hetzelfde als Borg (handmatig), maar het bedrag begint op de huur | Nee, zie Een betaling vastleggen |
| Nieuwe betaling (New Payment), de kaartterminal of een onlinebetaling | Geld aangenomen via het betaalbedrijf. Dit wordt altijd vastgelegd als borg | Nee, zie Een kaart- of onlinebetaling aannemen |
| Betaalverzoek (Payment Request) | Een mail die de klant vraagt te betalen | Nee, zie Een klant vragen te betalen |
Gebruik deze pagina wanneer je de borg moet veiligstellen, of om borg en huur achteraf uit te zoeken.
Zo werkt het
Configuratie
Hoe hoog de borg is komt van de voertuigklasse, de verzekering die de klant koos, of de eigen voorwaarden van de klant. De verzekering instellen die een klant kan kiezen legt uit welke daarvan wint. Om de borg op één boeking te wijzigen, gebruik Afwijkingen (Overrides), dan Borg wijzigen (Change deposit) (De prijs van een boeking aanpassen).
Blokkeringen op een kaart vereisen de verbinding van je bedrijf met Mollie, het betaalbedrijf dat de kaarten afhandelt. Een bedrijfsbeheerder stelt dit in:
- Open in het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), en klik op de tegel Integraties (Integrations).
- Zet op de rij Mollie de schakelaar aan, en verbind dan je Mollie-account met OAuth (beta) rechts op die rij. Blokkeringen gebruiken deze verbinding, dus een Mollie-account dat alleen via Instellen (Setup) is ingesteld, is niet genoeg.
Voordat je begint: elk medewerkersaccount kan een borg aannemen, een blokkering plaatsen, afschrijven, vrijgeven en Verrekenen gebruiken. Alleen een bedrijfsbeheerder kan Integraties openen. De boeking heeft een klant nodig. Zonder klant zegt Borg (handmatig) Wijs eerst een klant toe. (Please assign a customer first.) De knop Autoriseren (creditcard) staat op elke boeking, ook als Mollie niet is verbonden, zodat hij kan mislukken met een foutmelding. Zie de veelgestelde vragen.
Het scherm Boekingsbetalingen gebruiken
Open in het hoofdmenu Boekingen (Bookings), dan Overzicht (Overview), en open de boeking. Klik bovenin de boeking op Betalingen (Payments). Het scherm met de titel Boekingsbetalingen opent.
Een borg vastleggen als ontvangen geld
- Klik op Borg (handmatig). De pop-up Betaling bewerken (Edit Payment) opent met Betaalmethode gezet op Borg.
- Bedrag (Amount) bevat al de huur plus borg die nog openstaan. Twee links eronder wijzigen het bedrag: Borg + huur (Deposit + Rent) gevolgd door dat cijfer, en Borg gevolgd door alleen de onbetaalde borg. Klik op een van beide, of typ een bedrag.
- Kies de Betaalwijze (Payment method), bijvoorbeeld Cash of DebitCard. Controleer Betaaldatum (Payment date). Hij begint op vandaag.
- Voeg eventueel een Betaalreferentie (Payment reference) toe, zoals het bonnummer, en klik op Opslaan (Save).
Een ontbrekend veld toont een melding zoals Betaalwijze is leeg (Payment method is empty).
Een blokkering op de kaart van de klant zetten
- Klik in de onderste lijst op Autoriseren (creditcard). De kaartpagina van Mollie opent in je browser. Laat de klant zijn creditcardgegevens invoeren en bevestigen.
- Je komt terug op een pagina met Autorisatie geslaagd. (Authorization succesful., de spelfout staat zo op het scherm). Staat er Autorisatie wordt verwerkt. (Authorization processing.), wacht dan een paar seconden en klik op Status vernieuwen (Refresh status). Staat er Autorisatie mislukt / geannuleerd. (Authorization failed / cancelled.), dan is er niets vastgehouden. Probeer opnieuw.
- Klik op Terug naar boeking (Back to booking). Je bent terug op Boekingsbetalingen, en de blokkering staat in de onderste lijst met status openstaand, het vastgehouden Bedrag en de datum Afschrijven vóór.
Een blokkering afschrijven
- Klik op de rij van de blokkering op Afschrijven. De pop-up Autorisatie afschrijven (Authorization Capture) opent.
- Afschrijfbedrag (Capture amount) begint op het volledige vastgehouden bedrag. Typ het bedrag dat je wilt afschrijven.
- Klik op Afschrijven. De pop-up sluit, Afgeschreven bedrag (Amount captured) toont je cijfer en de status wordt afgeschreven.
Een blokkering vrijgeven
Klik op Vrijgeven, de rode link met het prullenbakicoon op de rij van de blokkering. Er is geen bevestiging: de status wordt meteen vrijgegeven en dat kan niet ongedaan worden gemaakt. Om opnieuw geld vast te houden, voert de klant zijn kaart opnieuw in.
Geld verplaatsen tussen borg en huur
- Voor één betaling, klik op de rij ervan in de betalingslijst. Zet in de pop-up Betaling bewerken Betaalmethode om tussen Borg en Verhuur en klik op Opslaan.
- Voor de hele boeking, zodra die is gefactureerd, klik op Verrekenen. De app toont Verrekend! (Settled!).
Goed om te weten
Hoeveel een blokkering vraagt. Voor een bevestigde of opgehaalde boeking: huur plus borg, min wat is betaald en min elke openstaande blokkering. Vraagt je bedrijf een vooruitbetaling voor boekingen ver vooruit, dan kan het die vooruitbetaling zijn. Zodra de boeking is ingeleverd, alleen de onbetaalde huur. Je kunt het bedrag niet zelf intypen.
De afschrijfdeadline. Afschrijven vóór komt van Mollie, of wordt zeven dagen vooruit gezet als Mollie er geen stuurt. Hij is groen zolang er tijd is en rood zodra die is verstreken. Hij telt vanaf het begin van die dag: bij Afschrijven vóór 16 november zijn Afschrijven en Vrijgeven verdwenen op de ochtend van de 16e, schrijf de blokkering dus uiterlijk op de 15e af. Een verlopen blokkering blijft vermeld als openstaand met een rode datum. Hij kan niet meer worden gebruikt, en de bank van de klant geeft het geld zelf vrij.
Blokkeringen in het blok Openstaand. Een openstaande blokkering vóór zijn deadline telt als betaald in Nog te betalen (To be paid), maar niet in Totaal openstaand (borg + huur) (Total outstanding (deposit + rent)), dat alleen ontvangen geld telt. Bij meerdere openstaande blokkeringen telt alleen de grootste.
Een uitgewerkt voorbeeld. Een huur van vier dagen voor een Polo kost € 240 inclusief btw, met een borg van € 750. De klant betaalt de € 240 huur aan de balie, waarna jij op Autoriseren (creditcard) klikt: de blokkering is voor € 750. De auto komt terug en heeft € 85 schoonmaakkosten nodig. Je typt 85 in Afschrijfbedrag en klikt op Afschrijven. Kort daarna verschijnt een betaling van € 85 Borg in de lijst. Een blokkering wordt maar één keer afgeschreven, dus de overige € 665 wordt nooit belast. Had je 750,01 getypt, dan had de pop-up gezegd Het bedrag mag niet hoger zijn dan het geautoriseerde bedrag. (Amount should not exceed authorization amount.) 750,00 gaat wel door. Een afschrijfbedrag van 0 sluit de pop-up en schrijft niets af.
Wat Verrekenen doet. Dit loopt alleen als het ontvangen geld meer is dan het gefactureerde bedrag. Stel dat de boeking is gefactureerd op € 240 en de klant € 990 betaalde met Borg (handmatig) (Borg + huur). Dan telt alle € 990 als borg. Verrekenen voegt twee rijen toe met de referentie Settlement en de methode Overig (Other): +€ 240 als Verhuur en −€ 240 als Borg. Dat laat € 240 betaalde huur en € 750 betaalde borg over. Huur die boven de factuur is betaald, verplaatst zich op dezelfde manier naar de borg. Een tweede klik verandert niets.
Wat je hierna doet
Neem de borg aan of zet de blokkering voordat de sleutels meegaan, als je de uitgiftecontrole uitvoert. Komt het voertuig terug (Een voertuig terugnemen aan het einde van een huurperiode), schrijf de blokkering dan eerst af of geef hem vrij, want hij heeft een deadline. Factureer de boeking (Een boeking factureren) en klik daarna op Verrekenen. Geef een borg die je als geld ontving terug via Terugbetalingen.
Veelgestelde vragen
Waarom zegt Verrekenen "Totaal betaald is minder dan totaal gefactureerd." (Total paid is less than total invoiced.) terwijl de klant alles heeft betaald? Verrekenen loopt alleen als het ontvangen geld meer is dan het gefactureerde bedrag, en de boeking moet al zijn gefactureerd. Betaalde de klant precies de gefactureerde € 240 als Borg, dan zijn de twee gelijk en weigert Verrekenen. Klik op de rij van de betaling, zet Betaalmethode op Verhuur en klik op Opslaan.
Ik schreef een blokkering af, maar er verschijnt geen betaling en Nog te betalen ging omhoog. Waarom? De betalingsrij wordt toegevoegd zodra Mollie de afschrijving bevestigt, meestal binnen een minuut. Tot die tijd telt de blokkering niet meer als betaald, en staat de betaling nog niet in de lijst. Verlaat het scherm en open Betalingen opnieuw. Verschijnt er na een paar minuten nog niets, zie Betaalproblemen oplossen.
Waarom staan er geen knoppen Afschrijven of Vrijgeven op een blokkering? Of de datum Afschrijven vóór is rood omdat de deadline is verstreken, of de status is niet meer openstaand omdat de blokkering al is afgeschreven of vrijgegeven. Is een blokkering eenmaal afgeschreven, dan kan hij niet nogmaals worden belast. Heb je meer geld van de klant nodig, stuur dan een betaalverzoek.
Waarom toonde Autoriseren (creditcard) een foutmelding in plaats van de kaartpagina? Je bedrijf is niet verbonden met Mollie via OAuth (beta), of het vast te houden bedrag is nul omdat de huur en borg al zijn betaald. Vraag je bedrijfsbeheerder Integraties te controleren. Voor een betaalde boeking is er niets vast te houden.
Waarom bevat de blokkering ook de huur terwijl ik alleen de borg wilde? Een blokkering is altijd voor alles wat nog openstaat op de boeking. Leg de huur eerst vast met Nieuwe betaling (handmatig) of Nieuwe betaling, en klik dan op Autoriseren (creditcard).
De klant autoriseerde twee keer. Wordt het geld dubbel vastgehouden? Ja. Mollie houdt beide bedragen vast op de kaart. Alleen het grootste telt mee in Nog te betalen. Klik op Vrijgeven bij degene die je niet nodig hebt.
Waarom is de betaalde borg hoger dan de borg op de boeking? Een betaling vastgelegd als Borg telt volledig mee als borg, ook als die ook de huur dekte. Online- en kaartterminalbetalingen worden altijd zo vastgelegd. Factureer de boeking en klik op Verrekenen.
Waarom wijkt de borg af van die op de voertuigklasse? De gekozen verzekering of de eigen voorwaarden van de klant stellen een andere in. Zie de volgorde in De verzekering instellen die een klant kan kiezen.
Gerelateerde pagina's: Wat een klant nog moet controleren en een betaling aannemen voor het totaal van de klant over boekingen heen, Boekhoudkoppeling voor hoe borg- en verrekeningsregels bij je boekhouding terechtkomen, en De betalings- en factuurtermijnen van een klant instellen voor de eigen borg van een klant.