Annuleringskosten instellen

Inleiding

Een annuleringskostenband geeft aan hoeveel een klant betaalt als hij een boeking afbelt, afhankelijk van hoe dicht bij de uitgifte hij annuleert. Elke band dekt een reeks uren vóór het uitgiftetijdstip en heeft een percentage: annuleer tussen 25 en 72 uur voor de uitgifte, betaal 50% van de boeking. Je stelt de banden één keer per prijslijst in, en de app kiest zelf elke keer de juiste als iemand annuleert.

Je stelt ze in op het scherm met de titel Annuleringsregels (Cancellation rules), dat je bereikt via de tegel Annuleringskosten (Cancellation fees) van een prijslijst. Het scherm is één tabel met daarboven een knop Nieuwe annuleringsregel (New Cancellation rule) en bovenaan een link Terug (Back). De kolommen zijn Uren vanaf (Hours from), Uren tot (Hours to) en Annuleringspercentage (Cancellation fee percentage), en de laatste kolom bevat op elke rij een potlood- en een prullenbak-icoon.

Je komt hier als:

• je bedrijf voor het eerst annuleringskosten invoert
• de voorwaarden veranderen, bijvoorbeeld van "gratis tot 48 uur" naar "gratis tot 72 uur"
• een klant die laat annuleerde niets in rekening kreeg, en je wilt weten waarom
• een zakelijke klant zijn eigen prijslijst en eigen annuleringsvoorwaarden heeft
• je gewoon wilt controleren wat de huidige banden zijn voordat je ze aan een klant noemt

Begrippen op dit scherm

Deze pagina gaat over het instellen van de banden. Wat er aan de balie gebeurt als een boeking wordt geannuleerd — de knoppen, de e-mail, het factuuroverzicht, en hoe de uren worden geteld — staat op Een boeking annuleren.

Zo werkt het

Configuratie

Banden rekenen alleen iets aan voor een boeking die de extra meedraagt die is ingesteld als annuleringskosten. Die extra is een gewone extra waarvan het veld Speciale optie (Option special) op Annulering (Cancellation) staat, gekoppeld aan de voertuigklassen waarvoor hij geldt en geprijsd in de tegel Prijzen opties (Option pricing) van de prijslijst. Staat die niet op de boeking, dan wordt er nooit naar de banden gekeken. Het instellen van die extra staat beschreven in Speciale soorten extra's en De drie soorten extra.

Voordat je begint: de tegel Annuleringskosten en de schermen erachter vereisen de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin). Andere medewerkersaccounts kunnen ze niet openen. De banden horen bij één prijslijst; een tweede prijslijst, bijvoorbeeld een die je hebt gemaakt voor een zakelijke klant, heeft zijn eigen banden en begint zonder — het aanmaken van een prijslijst kopieert ze niet mee.

Het scherm Annuleringsregels gebruiken

Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Prijzen (Pricing). Open op Prijslijstoverzicht (Pricelist overview) de prijslijst — dubbelklik op de rij of klik op het oog-icoon aan het einde van de rij. Klik op het tegelscherm van de prijslijst op Annuleringskosten.

1. Voeg een band toe. Klik op Nieuwe annuleringsregel boven de tabel. Er opent een klein venster met de titel Annuleringsregel bewerken (Edit Cancellation Rule):

Uren vanaf en Uren tot staan bovenaan naast elkaar, het percentage eronder. Wijzig alle drie — de startwaarden maken een band van één uur, wat bijna nooit is wat je wilt — en klik op Opslaan (Save). Annuleren (Cancel) sluit het venster en er wordt niets toegevoegd.

2. Herhaal dit voor elke band tot de hele periode waarvoor je kosten rekent, gedekt is, vanaf 0 uur tot het moment waarna annuleren gratis is.

3. Wijzig een band. Klik op het potlood-icoon op de rij. Hetzelfde venster opent; wijzig de getallen en klik op Opslaan (Save).

4. Verwijder een band. Klik op het prullenbak-icoon op de rij. De band is weg; voeg hem opnieuw toe met Nieuwe annuleringsregel om hem terug te krijgen.

5. Zoek een band in een lange tabel. Onder elke kolomtitel staat een invoerveld voor een getal. Typ een getal om alleen de rijen met precies die waarde te tonen, en klik op een kolomtitel om erop te sorteren.

Als het gelukt is, staat de nieuwe band als rij in de tabel. Hij geldt voor elke annulering vanaf dat moment, op elke boeking die vanuit deze prijslijst wordt geprijsd.

Goed om te weten

Hoe de banden worden gelezen. Wanneer een boeking wordt geannuleerd, telt de app de uren van dat moment tot het uitgiftetijdstip op het contract, inclusief gedeeltelijke uren, en rekent de band waarbij dat aantal minstens Uren vanaf en hoogstens Uren tot is. Is het uitgiftetijdstip al voorbij, dan is het aantal 0. Het percentage wordt genomen van het boekingstotaal exclusief btw; daarna wordt btw toegevoegd tegen het tarief van de annuleringsextra. Al het andere op de boeking — de huur, verzekering, andere extra's — valt eraf. De volledige regels, met een uitgewerkte tabel, staan onder Hoe de uren worden geteld (How the hours are counted) op Een boeking annuleren.

Bouw de banden zodat ze op elkaar aansluiten. De app controleert je banden niet tegen elkaar, dus het is aan jou om geen gaten en geen overlap te laten:

Omdat het aantal gedeeltelijke uren meetelt, moet elke band beginnen op hetzelfde getal waarop de band eronder eindigt.

Begin de laagste band bij 0. Een band vanaf 0 dekt annuleringen die worden gedaan nadat het uitgiftetijdstip al voorbij is. Zonder die band betaalt een klant die om 10:15 annuleert voor een uitgifte om 10:00 niets.

Laat de gratis periode weg. Je hebt geen band van 0% nodig voor "meer dan 72 uur voor de uitgifte". Een annulering die in geen enkele band valt, kost toch al niets.

Welke banden een boeking gebruikt. De banden van de eigen prijslijst van de boeking — de prijslijst van de klant als die er een op zijn record heeft staan, anders de standaardlijst. Heeft die lijst helemaal geen banden, dan wordt de klant in plaats daarvan de eigen prijs van de annuleringsextra in rekening gebracht, zoals ingesteld onder Prijzen opties (Option pricing). Een boeking met annuleringsdekking erop wordt helemaal niet door de banden belast: hij betaalt alleen de prijs van die dekking — zie Een boeking annuleren.

Wat een wijziging doet met al geannuleerde boekingen. Niets. Ze houden de kosten die ze in rekening gebracht kregen. Nieuwe of gewijzigde banden tellen alleen voor annuleringen die worden gedaan nadat je hebt opgeslagen.

Een uitgewerkt voorbeeld. Van den Berg Verhuur rekent niets tot 3 dagen voor de uitgifte, de helft tussen 1 en 3 dagen, en het volledige bedrag binnen de laatste dag. Op de standaard prijslijst voegen ze twee banden toe:

Een klant boekt een bestelbus voor een week, € 450 exclusief btw, uitgifte vrijdag 09:00, met de annuleringsextra op de boeking. Hij annuleert op woensdag om 15:00: dat is 42 uur voor de uitgifte, dus de band 24–72 geldt, en hij betaalt 50% van € 450 = € 225, plus 21% btw = € 272,25. Had hij maandag om 09:00 geannuleerd, 96 uur voor de uitgifte, dan geldt geen enkele band en betaalt hij niets.

Wat je hierna doet. Controleer of de annuleringsextra gekoppeld is aan je voertuigklassen en geprijsd is — zie Speciale soorten extra's. Annuleer daarna een testboeking zoals beschreven in Een boeking annuleren en controleer de kosten op het Factuuroverzicht (Invoice summary).

Veelgestelde vragen

Een klant annuleerde de dag voor de uitgifte en kreeg niets in rekening. Waarom? Een van drie dingen. De boeking heeft de annuleringsextra niet; de uren vielen in een gat tussen twee banden, bijvoorbeeld 24,5 uur bij banden van 0–24 en 25–72; of de boeking is geprijsd vanuit de eigen prijslijst van een klant, die zijn eigen banden heeft. Open de prijslijst van de boeking en controleer de tegel Annuleringskosten, en zie Speciale soorten extra's voor de extra.

Waarom werden de annuleringskosten twee keer gerekend? Twee banden kwamen overeen met hetzelfde aantal uren, omdat ze overlappen. Open Annuleringskosten en wijzig Uren vanaf of Uren tot van een van de banden zodat ze alleen hun eindgetal delen.

Waarom kreeg een klant een vast bedrag in plaats van een percentage? De prijslijst van de boeking heeft geen banden, dus de app rekende de eigen prijs van de annuleringsextra. Voeg banden toe aan die prijslijst, of controleer of je naar de juiste lijst kijkt — klanten met hun eigen prijslijst gebruiken de banden van die lijst.

Waarom toont opslaan Moet tussen 0 en 100 liggen ("Should be between 0 and 100")? Annuleringspercentage is meer dan 100 of minder dan 0. Voer een percentage in, zoals 50 voor de helft, geen bedrag in euro's.

Ik typte 1,5 in Uren tot en het wil niet opslaan. Waarom? Uren zijn alleen hele getallen. Rond af naar het dichtstbijzijnde hele uur — doordat gedeeltelijke uren meetellen, dekt een band van 0–2 alles tot twee uur voor de uitgifte.

Ik zie de tegel Annuleringskosten niet, of hij doet niets. Waarom? Je account heeft niet de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin). Vraag het een collega die dat wel heeft, of je beheerder.

Kan ik een vast bedrag instellen, zoals € 50, in plaats van een percentage? Niet met banden; die accepteren alleen een percentage. Laat voor een vast bedrag de prijslijst zonder banden en geef de annuleringsextra een vaste prijs onder Prijzen opties.

Gerelateerde pagina's:

• Een boeking annuleren — annuleren aan de balie en hoe de kosten verschijnen
• Een prijslijst instellen — waar de tegel Annuleringskosten staat
• Speciale soorten extra's — de annuleringsextra, en annuleringsdekking