Beta: shortlease-contracten zijn nieuw in RentVisie en worden als beta uitgebracht.
Inleiding
Tijdens een lease kan de klant een ander voertuig krijgen: voorgoed, of voor een paar dagen terwijl de eigen auto in de garage staat. Het contract houdt bij welk voertuig de klant op welke dag had. Op het contractscherm toont de kaart Voertuigen (Vehicles) elk voertuig met zijn datums, en heeft rechtsboven Wissel plannen (Plan swap); een geplande wissel of een vervangend voertuig dat uit is, staat onder de voertuigen, met zijn koppelingen. De kaart Wisselinspecties (Swap inspections) daaronder toont elke wisselinspectie, elk met Wisseldocument (Swap document). Voertuig wijzigen (Change vehicle) staat tussen de knoppen bovenaan.
Je komt hier omdat:
- de bestelbus van de klant maandag naar de garage gaat en ze een week een vervanger nodig hebben
- de klant vanaf de eerste van de volgende maand overstapt op een grotere auto
- een vervanger terug is en de klant weer zijn eigen auto heeft
- het voertuig vorige week is gewijzigd maar niemand het op het contract heeft vastgelegd
Elke manier om het voertuig te wijzigen
| Route | Gebruik het wanneer | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Wissel plannen, dan Uitvoeren (Execute) | De wissel is vandaag of later. Het nieuwe voertuig wordt vastgehouden voor de klant, en beide voertuigen worden geïnspecteerd | Ja |
| Voertuig wijzigen | De wijziging is al gebeurd (vandaag of eerder), of een kenteken was fout | Ja |
| Asset wijzigen (Change asset) op de boeking | Vermijd dit bij een shortlease-boeking: het contract neemt het nieuwe voertuig vanaf die dag over, zonder reservering of inspectie | Nee, zie Het voertuig of de klasse van een boeking wijzigen |
| De boeking op het Planbord naar een ander voertuig slepen | Geweigerd voor shortlease-boekingen | Onder Goed om te weten |
Zo werkt het
Configuratie
Er hoeft niets ingesteld te worden. Schadefoto's komen uit de schadeverslagen van elk voertuig (zie Een schade aan een voertuig vastleggen).
Voordat je begint: alleen een bedrijfsbeheerder ziet Voertuig wijzigen, Wissel plannen en de wisselkoppelingen. Een contract kan één open wissel tegelijk hebben: gepland, of een vervanger die uit is.
Voertuigwissels gebruiken
Open het contract: klik op de boeking op Shortlease contract, of open het via het Shortlease-overzicht (zie Een shortlease-contract en zijn factuurschema lezen).
De wissel plannen
-
Klik op de kaart Voertuigen op Wissel plannen. De pop-up Voertuigwissel plannen (Plan vehicle swap) opent.
-
Kies Soort wissel (Kind of swap):
Optie Gebruik het wanneer Wat er gebeurt Definitief (Definite) De klant houdt het nieuwe voertuig Vanaf de wissel zitten het contract en de boeking op het nieuwe voertuig Tijdelijk (vervanger) (Temporary (replacement)) De klant krijgt zijn eigen voertuig terug De boeking blijft op het oorspronkelijke voertuig, dat gereserveerd blijft voor de klant -
Kies het Nieuwe voertuig (New vehicle) op kenteken en de Dag van de wissel (Day of the swap) (vandaag of later, binnen het contract).
-
Kies bij een tijdelijke wissel Origineel terug verwacht op (optioneel) (Original expected back on (optional)).
-
Voeg zo nodig Notities (Notes) toe en klik op Wissel plannen. De wissel verschijnt op de kaart Voertuigen als Gepland (Planned), met Vehicle held from that day.
De wissel uitvoeren, op de dag zelf
- Klik op Uitvoeren bij de geplande wissel. De pop-up Inspectie voertuigwissel (Vehicle swap inspection) opent, met als kop Swap: het voertuig dat ingeleverd wordt en het voertuig dat meegegeven wordt.
- Controleer Dag (Day) (vandaag). Vul voor elk voertuig Kilometerstand (km) (Odometer (km)), Brandstof (%) (Fuel (%)) en Schade gevonden (Damage found) in.
- Vink Beide voertuigen gecontroleerd op schade (Both vehicles checked for damage) aan, voeg Notities toe en klik op Inspectie vastleggen (Record inspection).
De inspectie verschijnt bij Wisselinspecties. De standen gaan naar de boeking.
Als de vervanger terugkomt. Klik op Origineel terugbrengen (Return original) en leg de inspectie op dezelfde manier vast; de pop-up heeft als kop Return of the original. Wil je de vervanger juist voorgoed houden, klik dan op Definitief maken (Make definite). Om de verwachte terugkomst te verplaatsen klik je op Terugkeerdatum wijzigen (Change return date), kies je Origineel terug verwacht op en klik je op Opslaan.
Een geplande wissel wijzigen of laten vervallen. Verplaatsen (Move) opent de planpop-up opnieuw; Annuleren (Cancel) vraagt eerst om bevestiging, laat de wissel dan vervallen en geeft het nieuwe voertuig vrij. Een wissel die intussen is uitgevoerd of geannuleerd kan niet worden verplaatst: Opslaan zegt This swap is not planned any more, so it cannot be moved. Plan a new swap if one is needed.
Een wijziging vastleggen die al is gebeurd. Klik op Voertuig wijzigen. Kies in de pop-up Voertuig wijzigen het Voertuig (Vehicle) en de Eerste dag met dit voertuig (First day with this vehicle), en klik op Opslaan. Om de dag te corrigeren waarop het huidige voertuig begon, kies je datzelfde voertuig met de juiste datum. Terwijl er een wissel gepland is, of een vervanger uit is, weigert Opslaan: voer de wissel eerst uit, verplaats of annuleer hem (of breng het origineel terug, of maak de wissel definitief).
Goed om te weten
De reservering op het nieuwe voertuig. Vanaf de dag van een geplande wissel wordt het nieuwe voertuig vastgehouden voor dit contract, zodat het niet voor iets anders geboekt kan worden. Een definitieve wissel houdt het vast tot de inleverdatum van de boeking; een tijdelijke tot de dag na de verwachte terugkomst, of tot het einde van het contract als er geen terugkeerdatum was opgegeven. De notitie van de reservering zegt Shortlease contract # en het nummer. Hij verschuift mee met Verplaatsen, Terugkeerdatum wijzigen en Einddatum wijzigen, en verdwijnt met Annuleren.
Het voertuig moet vrij zijn. Plannen, verplaatsen en Definitief maken controleren het nieuwe voertuig. Is het niet vrij, dan noemt de melding waarom, bijvoorbeeld Booking 10452 uses this vehicle from 12 Jan 2027. of This vehicle is held from 3 Feb 2027.
Een uitgewerkt voorbeeld. Contract voor bestelbus AB-123-C. De bus gaat op 10 maart naar de garage. Op 7 maart plan je een tijdelijke wissel naar bestelbus XY-456-Z vanaf 10 maart, terug op 14 maart. XY-456-Z wordt van 10 tot 15 maart vastgehouden. Op 10 maart voer je uit: AB-123-C ingeleverd op 41.200 km en 80% brandstof, XY-456-Z meegegeven op 18.900 km en 100%. De kaart Voertuigen zegt Replacement XY-456-Z since 10 Mar 2027, AB-123-C reserved for the customer. Op 14 maart klik je op Origineel terugbrengen: XY-456-Z ingeleverd op 19.450 km. Kilometers worden per voertuig geteld: 550 km op XY-456-Z voor die dagen.
Het wisseldocument. Elke vastgelegde inspectie krijgt een pdf met de kop Vehicle swap form, op de achtergrond gemaakt. Het toont het contract, de boeking en de klant, kilometerstand, brandstof en gevonden schade van beide voertuigen, elke openstaande schade op elk voertuig met foto's, en de handtekeningen die in de RV Control-app zijn verzameld. Wisseldocument bij de inspectie opent het, of maakt het eerst. Het staat ook bij de documenten van de boeking als Vehicle Swap Form (zie Vind de documenten die de app maakt voor een boeking).
Wat het Planbord toont. Een boeking waarvan het contract meer dan één voertuig had, wordt in delen getekend, één per voertuig. Het huidige deel is de eigen balk van de boeking; eerdere delen openen de boeking maar kunnen niet worden gesleept. Een shortlease-boeking naar een ander voertuig slepen wordt geweigerd: de balk springt terug, de boeking houdt zijn voertuig, en het bord zegt This booking is billed by a shortlease contract. Change its vehicle with a vehicle swap on the contract.
Verkeersboetes tijdens een vervanging worden gekoppeld aan de klant van het contract dat het voertuig die dag had. Tijdens een tijdelijke wissel gaat een boete op de vervanger naar deze klant; een boete op het oorspronkelijke voertuig niet, omdat de klant dat niet had. Op de dag van de wissel zelf tellen beide voertuigen, omdat de app wissels per dag vastlegt. Er is één uitzondering: als de wissel (of het terugbrengen van het origineel) op diezelfde dag in de app is uitgevoerd, gaat een boete op het ingeleverde voertuig die later is dan dat moment niet meer naar deze klant. Zie Een verkeersboete doorbelasten aan de klant.
Wissels doe je altijd met de hand. De nachtelijke run voert nooit een wissel uit. Een geplande wissel waarvan de dag voorbij is, toont Day passed: execute or move it.
Wat je hierna doet
Voer de wissel op de dag zelf uit met beide voertuigen voor je. Voeg daarna schade toe of controleer die op elk voertuig zoals gewoonlijk, en open Wisseldocument om het formulier te versturen of te printen.
Veelgestelde vragen
Waarom zegt Wissel plannen "This contract already has a planned swap or a replacement out."? Er kan maar één wissel open zijn. Voer de geplande uit, verplaats of annuleer hem, of breng eerst het origineel terug.
Waarom zegt Wissel plannen "The day cannot be in the past."? Een wissel die al is gebeurd leg je vast met Voertuig wijzigen, die plan je niet.
Waarom zegt Uitvoeren dat de dag niet in de toekomst kan liggen? Voer de wissel uit op de dag dat hij gebeurt. Tot die tijd laat je hem gepland staan.
Waarom zegt Uitvoeren "The new vehicle of this swap is already the contract's vehicle. Cancel the swap."? Het contract heeft dat voertuig al, bijvoorbeeld omdat het met Voertuig wijzigen is vastgelegd. Er is niets vastgelegd. Annuleer de wissel.
Waarom zegt Voertuig wijzigen "This contract has a vehicle swap planned on ..."? Een geplande wissel legt de wijziging zelf vast als je hem uitvoert. Voer die wissel eerst uit, verplaats of annuleer hem. Is er een vervanger uit, dan zegt de melding dat je het origineel moet terugbrengen of de wissel definitief moet maken.
Waarom zei Voertuig wijzigen "The date cannot be in the future: record the change on the day it happens."? Voertuig wijzigen is voor wijzigingen die al zijn gebeurd. Gebruik Wissel plannen voor een komende wijziging.
Waarom toont de boeking tijdens een vervanging nog het oorspronkelijke voertuig? Zo werkt een tijdelijke wissel: het origineel blijft gereserveerd voor de klant. Het contract toont de vervanger op de kaart Voertuigen.
Waarom heeft het wisseldocument geen schadefoto's? De foto's komen uit de schadeverslagen van elk voertuig. Leg de schade vast op het voertuig (of in de RV Control-app) en open Wisseldocument dan opnieuw.
Waarom is er nog geen wisseldocument? Het wordt kort na de inspectie op de achtergrond gemaakt. Klik op Wisseldocument: als het er nog niet is, wordt het ter plekke gemaakt.
Gerelateerde pagina's: Kilometerstanden vastleggen en extra kilometers doorberekenen bij een shortlease, Een voertuig vasthouden op het Planbord, en Een verkeersboete doorbelasten aan de klant.