Importeer klanten of voertuigen uit een spreadsheet

Inleiding

Honderden klanten of voertuigen met de hand typen kost dagen. De Data-importeur (Data importer) leest een Excel-bestand en maakt de records in één keer voor je aan. Het opent als een klein venster met de kop Excel import Nieuw (Excel import New): bovenaan een lijst met ronde keuzerondjes genaamd Soort gegevens (Import data type), waar je kiest wat het bestand bevat, daaronder een vak voor je bestand, en rechtsonder een knop Importeren (Import).

Elk soort record heeft een vaste opmaak: een blad met een vaste naam en vaste kolomkoppen. RentVisie-support geeft je voor elk soort een leeg voorbeeldbestand (het sjabloon). Jij vult het in; je herschikt het niet.

Je gebruikt dit wanneer:

• je naar RentVisie overstapt en je klantenlijst in Excel hebt staan uit je oude systeem
• je twintig busjes hebt gekocht en de kentekens en kilometerstanden ervan in een lijst hebt staan
• je extra's, verzekeringsopties en kilometerpakketten in een prijsblad staan en je ze in de app wilt hebben voordat je prijzen instelt

Begrippen op dit scherm

Elke manier om records binnen te halen

Gebruik de Data-importeur wanneer je meer dan een handjevol records van één soort hebt.

Zo werkt het

Configuratie

De importer zelf heeft geen instellingen. Wat je nodig hebt, stel je in vóór het importeren:

1. Haal het sjabloon op. Vraag RentVisie-support om het sjabloon voor het soort record dat je wilt laden. Houd de bladnaam en de kolomkoppen precies zoals ze zijn. Alleen de kolommen die op de volgende pagina staan, worden gelezen; andere kolommen worden genegeerd.
2. Zet in wat het bestand noemt. Een voertuigbestand noemt een voertuigklasse; een boekingsbestand noemt een klasse en locaties. Maak die eerst aan, zie Stel je voertuigklassen in en Stel je uitgifte- en inleverlocaties in.
3. Laad merken en modellen als je wilt dat de merk- en modelvakken op een voertuig een volledige lijst aanbieden. Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Assets, en klik op de tegel Merken en modellen. Klik op het scherm Merken en modellen op Lijst importeren. De app haalt RentVisie's centrale lijst met merken en modellen op en voegt elk model toe dat je nog niet hebt. Hij toont Bijgewerkt! (Updated!) wanneer hij klaar is. Je kunt dat bericht twee keer zien; dat is normaal.

Voordat je begint: de tegel Data-importeur en het scherm Merken en modellen zijn alleen voor een bedrijfsbeheerder. Andere medewerkers zien het item Productontwerp (Product design) in het menu Beheer helemaal niet. De items ExcelImporter en JSONImporter die sommigen onderaan het menu zien, zijn voor RentVisie-support; laat die met rust. Probeer altijd eerst een bestand van twee of drie rijen en controleer het resultaat, voordat je de volledige lijst laadt.

De Data-importeur gebruiken

Open vanuit het hoofdmenu Beheer, dan Productontwerp. Klik op de tegelpagina Productontwerp op de tegel Data-importeur (een wolk met een pijl omhoog). Het venster Excel import Nieuw opent.

1. Kies onder Soort gegevens wat je bestand bevat. Loop deze tabel eenmaal door; je komt er voor elk bestand op terug:

   Kies	Bladnaam in het sjabloon	Wat er gebeurt
   Customers	RentvisieCustomers	Nieuwe klanten worden aangemaakt. Een klant van wie je het e-mailadres al hebt, wordt met de rij overschreven
   CustomerUpdate	RentvisieCustomers	Alleen voornaam, achternaam en bedrijfsnaam worden gewijzigd, voor klanten gevonden via de kolom ExternalIdentificationID. Er wordt niets nieuws aangemaakt
   Vehicles	Rental Vehicles (3)	Eén nieuw voertuig per rij. Nederlandse kentekens worden opgezocht in het RDW-kentekenregister voor merk, model, deuren, zitplaatsen en brandstof
   Assets	AssetImport	Eén nieuw voertuig per rij, met elk detail uit het bestand in plaats van uit het register
   Asset groups	Sheet1	Eén nieuwe voertuigklasse per rij
   Optional options, Insurance options, Mileage package options	Sheet1	Eén nieuwe extra, verzekeringsoptie of kilometerpakket per rij, allemaal met een prijs van € 0
   Maintenance logs	Sheet 1	Eén onderhoudshistorie-item per rij, gekoppeld aan het voertuig via het kenteken
   Scheduled maintenance services	Sheet1	Eén onderhoudsplan per rij, voor een voertuig dat je al hebt
   Bookings	Bookings	Eén boeking per rij, met de klant erbij. Stel dit bestand samen met RentVisie-support op

   ReservationsV3, RentalBookingOptionsV3, TSD Assets, TSD Bookings en TSD Locations zijn voor het verplaatsen van gegevens uit twee specifieke oudere systemen. RentVisie-support gebruikt ze tijdens een migratie; kies ze niet zelf. De vakken From date en To date verschijnen alleen bij ReservationsV3.

2. Voeg je Excel-bestand toe in het bestandsvak onder de keuzerondjes.

3. Klik op Importeren. Een groot bestand kan enkele minuten duren. Wanneer de app klaar is, sluit het venster vanzelf, zonder samenvatting of bericht.

4. Open de lijst voor wat je hebt geïmporteerd en controleer een paar records.

Hoe je het ongedaan maakt. Er is geen ongedaan-maken en geen "verwijder deze import". Foute records moeten één voor één worden verwijderd of gecorrigeerd, en daarom is het testbestand van twee of drie rijen zo belangrijk.

Goed om te weten

Wat elk bestand in zijn kolommen nodig heeft. Loop dit eenmaal door, controleer dan je bestand ertegen:

Uitgewerkt voorbeeld. Autoverhuur De Vries laadt een klantbestand van drie rijen. Rij 1 heeft het e-mailadres j.bakker@example.nl, dat ze al hebben: dat record wordt overschreven, inclusief een leeg IBAN-veld, waarmee het opgeslagen bankrekeningnummer van meneer Bakker wordt gewist. Rij 2 is nieuw: er wordt een klant aangemaakt met PaymentTerms _14, dus 14 dagen om te betalen, en een leeg CreditLimit, dus een limiet van € 20.000. Rij 3 is nieuw maar heeft UpdateOnly op TRUE staan: hij wordt overgeslagen.

Wat de import niet doet. Hij controleert niet op voertuigen die je al hebt. Hij stelt geen prijzen in: extra's, verzekering en kilometerpakketten komen binnen op € 0, en een boeking krijgt een prijs uit je standaardprijslijst, niet uit een bedrag in het bestand. Een boeking die als gefactureerd is gemarkeerd, wordt vergrendeld voor facturatie, maar er wordt geen factuur gemaakt.

Wat je hierna doet

Stel prijzen in voor alles wat je op € 0 hebt geladen, zie Stel extra's in en bepaal wat ze kosten, Stel de verzekering in die een klant kan kiezen en Verkoop extra kilometers aan een klant. Controleer daarna de betalingsvoorwaarden van elke geïmporteerde klant, zie Stel de betalings- en facturatievoorwaarden van een klant in.

Veelgestelde vragen

Waarom zijn klanten die vóór de import in orde waren hun telefoonnummer of bankrekening kwijtgeraakt? Wanneer het e-mailadres van een rij overeenkomt met een bestaande klant, wordt het hele record door de rij vervangen, en een leeg veld vervangt wat er stond. Zet de actuele waarden in elk veld, of gebruik UpdateOnly alleen bij bestanden die volledig zijn. Corrigeer de beschadigde records met de hand, zie Maak een klantrecord aan.

Waarom zijn al mijn geïmporteerde klanten gearchiveerd? De kolom IsActive was leeg of niet TRUE. Vul hem in en importeer het bestand opnieuw: de klanten worden op e-mailadres herkend en actief gemaakt.

Waarom heb ik nu elk voertuig dubbel? Het voertuigbestand is twee keer geïmporteerd. De importer zoekt niet naar bestaande kentekens. Verwijder de extra voertuigen één voor één, zie Voeg een voertuig toe aan je wagenpark.

Waarom kreeg een geïmporteerd voertuig geen merk, model of brandstofsoort? Bij Vehicles komen die uit het RDW-kentekenregister. Een buitenlands kenteken, een tikfout, of een kenteken dat je al in de app had, krijgt niets uit het register. Vul de gegevens handmatig in op het voertuig, of gebruik Assets, waarbij het bestand ze aanlevert.

Waarom is er een nieuwe vestiging of locatie die ik nooit heb aangemaakt? Een cel bij Branch of Current Location die niet exact overeenkwam met een bestaande naam, heeft een nieuwe aangemaakt. Verplaats de voertuigen naar de juiste locatie en verwijder de extra, zie Stel je uitgifte- en inleverlocaties in.

Waarom ontbreken sommige rijen van mijn onderhoudsplanbestand? Een plan wordt alleen aangemaakt wanneer het kenteken overeenkomt met een voertuig dat je hebt en dat voertuig al minstens één kilometerstand heeft. Andere rijen worden zonder waarschuwing overgeslagen. Zie Stel het onderhoudsschema van een voertuig in en volg het op om ze met de hand toe te voegen.

Waarom ontbreken sommige rijen van mijn boekingsbestand, en waarom zijn er lege boekingen? Een boekingsrij wordt overgeslagen wanneer de retourdatum vóór de uitgiftedatum ligt, of wanneer het voertuigklassenummer niet overeenkomt met een klasse die je hebt. Een overgeslagen rij kan toch een lege boeking achterlaten zonder klant en zonder data. Vraag RentVisie-support om het bestand samen met jou te controleren voordat je boekingen importeert, en om eventuele lege boekingen daarna te verwijderen.

Waarom toont de app een foutmelding en is er niets geïmporteerd? Eén cel kon niet worden gelezen: een datum in de verkeerde vorm, tekst in een getalkolom, een Repeat-cel die niet is geschreven als Every 365 Days / Every 30000 km, of een bladnaam of kop die afwijkt van het sjabloon. Niets uit dat bestand wordt opgeslagen. Corrigeer de cel en importeer opnieuw, of stuur het bestand naar RentVisie-support.

Kan ik betalingen, prijzen of schaderecords importeren? Nee. De importer heeft daar geen optie voor. Betalingen: Verdeel één bankoverschrijving over meerdere facturen. Prijzen: Stel een prijslijst in.

Ik ben geen bedrijfsbeheerder. Hoe krijg ik een lijst geladen? Stuur het ingevulde sjabloon naar je bedrijfsbeheerder, of naar RentVisie-support. Zij importeren het voor je.

Gerelateerde pagina's:

• Voeg dubbele klantrecords samen — wanneer een import een tweede record voor een klant met een ander e-mailadres heeft aangemaakt
• Leg het onderhoudswerk aan een voertuig vast — waar geïmporteerde onderhoudshistorie verschijnt