Inleiding
Een boeking bevat één huur: de data, de voertuigklasse, de vestigingen waar het voertuig vertrekt en terugkomt, de prijs en de klant. Vrijwel elke boeking begint op het scherm Nieuwe boeking (New Booking), waar je zoekt naar een vrije voertuigklasse en op Selecteren (Select) drukt. De boeking opent daarna op zijn eigen scherm, met het boekingsnummer bovenaan.
Wat je krijgt is nog niet af en nog niet definitief van jou. Hij komt binnen als een Concept (Draft), met een prijs, een borg en standaardextra's erop, vaak met één specifiek voertuig eraan gekoppeld, en op een klok van tien minuten. De klant koppelen en bevestigen is wat hem echt maakt.
Je zou hier zijn omdat:
- een klant aan de telefoon een bus wil voor drie dagen volgende week;
- een vaste klant dezelfde huur opnieuw wil, volgende maand;
- een bedrijf elke vrijdag hetzelfde voertuig wil, een maand lang;
- een boeking die je eerder begon zonder tijd kwam te zitten terwijl je de klant opzocht.
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Voertuigklasse (Asset group) | Een voertuigklasse — wat een klant boekt, niet één bus |
| Concept | Voor jou vastgehouden, geen reservering, bijna verlopen |
| Onbevestigd (Unconfirmed) | Een echte boeking, nog geen overeenkomst verstuurd |
| TimedOut | Een concept dat zonder tijd kwam te zitten |
| Nog in te plannen (To be scheduled) | De lijst met boekingen zonder voertuig |
Elke manier om een boeking aan te maken
De routes verschillen in wat de app controleert en invult, en de afgeronde boeking laat nooit zien welke route het is geworden. Scan de tabel en kom er later op terug als het onderwerp voorbijkomt:
| Route | Wat je krijgt | Behandeld |
|---|---|---|
| Nieuwe boeking, dan Selecteren op een rij | Beschikbaarheid gecontroleerd, prijs en extra's ingevuld, vaak een voertuig voor je gekozen, hold van tien minuten | Deze pagina |
| Nieuwe boeking, dan Offerte op een rij | Een aanbod dat zeven dagen geldig is | Niet hier — een aanbod, geen reservering |
| Het kopieerpictogram op een rij in de boekingenlijst | Een duplicaat op dezelfde data, Onbevestigd | Deze pagina |
| Terugkerende planner (Beta) (Recurring planner (Beta)) op een boeking | Een reeks kopieën met een vast interval | Deze pagina |
| Slepen op lege ruimte in de Scheduler | Een concept op precies dat voertuig en die rij | De Scheduler |
| Nieuwe boeking binnen een lopende verhuur | Een lege boeking: geen data, geen klasse, geen controles | Deze pagina — lees de waarschuwing |
| De tweede Nieuw (New) in het boekingenmenu | Een huur van een maand of langer | Niet hier — minimaal dertig dagen |
| Een offerteaanvraag omzetten | Een boeking op Offerte, klant gekoppeld, geen voertuig | Niet hier — een aanbod, geen reservering |
Gebruik de route Nieuwe boeking voor alles waar een klant voor betaalt. Elke andere route slaat de beschikbaarheidscontrole over.
Zo werkt het
Configuratie
Twee beheerdersinstellingen bepalen wat de app doet zodra je op Selecteren drukt. Beide worden eenmalig ingesteld en gelden voor je hele bedrijf.
Of er automatisch een voertuig wordt gekozen. Open vanuit het hoofdmenu Instellingen (Settings), klik dan op Operationeel (Operational). Scroll naar Assets automatisch toewijzen (Auto assign assets), kies een van drie waarden en druk op Opslaan.
| Assets automatisch toewijzen | Wat er gebeurt bij Selecteren |
|---|---|
| Random (de waarde waarmee elk bedrijf begint) | Eén vrij voertuig in de klasse wordt willekeurig gekozen en gekoppeld |
| LastBooked | Het vrije voertuig dat het meest recent is teruggekomen vóór je uitgiftetijd wordt gekoppeld |
| None | Er wordt geen voertuig gekoppeld; de boeking komt op Nog in te plannen te staan, zodat iemand later een voertuig toewijst |
Dit werkt niet met terugwerkende kracht. Het wijzigen ervan verandert niets aan boekingen die al bestaan — het verandert alleen wat er gebeurt de volgende keer dat iemand op Selecteren drukt.
Welke extra's zichzelf toevoegen. Open vanuit het hoofdmenu Beheer → Productontwerp (Admin → Product design), dan Voertuigklassen (Asset groups), open dan een voertuigklasse met het potloodpictogram op zijn rij. Twee knoppen daar bepalen waarmee een nieuwe boeking start:
| Knop | Scherm waar je op uitkomt | Wat de kolommen doen |
|---|---|---|
| Overige opties koppelen (Link other options) | Extra-opties koppelen (Link optional options) | isSelected biedt de extra aan; isCharged voegt hem automatisch toe aan elke nieuwe boeking |
| Verzekeringsopties koppelen (Link insurance options) | Verzekeringsopties koppelen | is geselecteerd (is selected) biedt de verzekering aan; isCharged voegt haar automatisch toe aan elke nieuwe boeking |
Beide schermen slaan een vinkje op zodra je het zet. De knoppen Opslaan en Annuleren onderaan sluiten alleen het scherm — Annuleren zet een vinkje niet terug.
Voordat je begint: je hebt een volledig medewerkersaccount nodig om überhaupt een boeking aan te maken; elke knop in deze taak is afgesloten voor wie dat niet heeft. De twee instellingen hierboven zijn nog beperkter — alleen een bedrijfsbeheerder kan Operationeel openen of wijzigen waarvoor een voertuigklasse kosten in rekening brengt. Je hebt ook een standaardprijslijst nodig, anders komt elke prijs op de nieuwe boeking terug als nul, en minstens één voertuigklasse ingesteld bij zowel de vestiging waar je ophaalt als de vestiging waar je inlevert.
Het scherm Nieuwe boeking gebruiken
Nieuwe boeking heeft een eigen plek in het hoofdmenu. Je bereikt het ook door Boekingen (Bookings) te openen in het hoofdmenu en Nieuw te kiezen, of via de knop Nieuwe boeking op je dagoverzicht en bovenaan de boekingenlijst.
- Stel de data, de twee vestigingen en de categorie in, en druk dan op Zoeken. De resultaten lezen is een taak op zich — zie Een beschikbaar voertuig zoeken.
- Druk op Selecteren op de rij voor de klasse die je wilt. De boeking wordt aangemaakt en opent meteen. Een klasse zonder iets vrij laat je nog steeds door, na Let op, geen beschikbaarheid voor deze boeking. Overboek gerust, maar wees voorzichtig. (Warning, no availability for this booking. Feel free to overbook, but proceed with caution.)
- Koppel de klant, bovenaan het boekingsscherm, vóór al het andere. De klok loopt, en bevestigen zonder klant geeft Selecteer eerst een klant. (Please select a customer first.), of Voeg eerst een klant toe! (Please add a customer first!) als de klant die je koos geen factuurnaam heeft.
- Controleer welk voertuig je hebt gekregen. Er kan er al een gekoppeld zijn, voor je gekozen — beloof nooit een kleur of kenteken zonder te kijken.
- Controleer de extra's. Alles wat op die voertuigklasse is gemarkeerd als isCharged staat al op de boeking, geprijsd voor de hele periode, en de borg is ingesteld vanuit de verzekering daaronder.
- Bevestig de boeking. Dit stopt de klok en maakt van het concept een reservering waarvoor je een overeenkomst kunt versturen.
Kopieer een bestaande boeking wanneer een klant dezelfde huur opnieuw wil. Open Boekingen in het hoofdmenu, zoek de boeking op en klik op het kopieerpictogram tussen de pictogrammen op zijn rij. Er verschijnt Weet je het zeker? (Are you sure?); druk op Doorgaan (Proceed) en de kopie opent met Boeking gekopieerd. Pas de data aan. Let op: functionaliteit nog in ontwikkeling. Niet alle gegevens gekopieerd. (Booking copied. Please make sure to adjust the dates. Important: functionality still in development. Not all items copied.) Neem dat letterlijk — wijzig de data, en controleer de boeking helemaal door voordat je hem bevestigt.
Maak een reeks terugkerende boekingen vanuit een geopende boeking. Klik op Terugkerende planner (Beta) voor het scherm Terugkerende boekingen plannen (Schedule recurring bookings):
- Stel Interval (Every) in op het aantal dagen tussen de ene boeking en de volgende, en Aantal boekingen (Amount of bookings) op hoeveel kopieën je wilt. Ze beginnen op 7 en 4, alleen hele getallen.
- Kies Boekingsstatus (Booking status) — Bevestigd (Confirmed) of Onbevestigd. Dit begint op Bevestigd.
- Druk op Vullen (Populate). Er verschijnt een lijst met een Checkout- en een Checkin-datum per rij. Er is nog niets aangemaakt; dit is een voorvertoning.
- Pas de data van een rij aan door erin te typen, of verwijder een rij met het prullenbakpictogram aan het eind.
- Druk op Opslaan. Je krijgt De boekingen zijn succesvol aangemaakt. (The bookings has been created successfully.) en het scherm sluit. Annuleren en Terug sluiten het scherm zonder iets aan te maken.
Goed om te weten
Wat de app invult als je op Selecteren drukt. De data en vestigingen komen uit je zoekopdracht, het huurbedrag uit je standaardprijslijst. De borg begint bij de voertuigklasse en wordt vervolgens vervangen door de borg van de toegevoegde verzekering — of door de eigen afgesproken borg van de klant, als die er een heeft.
De klok van tien minuten, en wat hem stopt. Een boeking gemaakt via Nieuwe boeking of door te slepen op de Scheduler verloopt tien minuten na aanmaak, en de klok wordt alleen gecontroleerd wanneer iemand op Zoeken drukt. Een concept aangemaakt om 14:00 verloopt om 14:10: een zoekopdracht om 14:09 laat hem met rust, een zoekopdracht om 14:11 maakt er TimedOut van. Bevestigen haalt hem van de klok af, en alleen een Concept wordt ooit opgeruimd, dus een kopie of een terugkerende boeking verloopt nooit.
Een verlopen boeking terugbrengen. Open hem en druk op Activeren (Activate), wat vraagt Weet je het zeker? (Are you sure?), en maakt hem dan Onbevestigd en herberekent de prijs. Dit verschijnt alleen op een TimedOut- of Cancelled-boeking.
Wat een kopie meeneemt en wat niet. Een kopie behoudt de klant, de data, de voertuigklasse, hetzelfde specifieke voertuig, beide vestigingen, het huurbedrag en elke extra, en komt binnen als Onbevestigd. Hij neemt geen notities, referenties, extra bestuurders, documenten of brandstof- en schadegegevens mee. Kopieer een driedaagse bushuur op 3–6 oktober voor € 135,00 en je krijgt er een tweede op 3–6 oktober, dezelfde bus, € 135,00, dubbel geboekt tot je de data verzet.
Wat de terugkerende planner meeneemt. Elke kopie behoudt de klant, de voertuigklasse, hetzelfde specifieke voertuig, beide vestigingen en de volledige prijs, en neemt zijn status over van Boekingsstatus. Met 7 en 4 in de twee vakjes levert een boeking die loopt van vrijdag 3 oktober tot maandag 6 oktober er nog vier op, op 10, 17, 24 en 31 oktober. Er loopt op geen enkel moment een beschikbaarheidscontrole.
Wat je hierna doet: koppel de klant, bevestig dan — het concept staat op een klok, en een boeking zonder klant kan niet worden bevestigd. Als het voertuig dat je kreeg niet klopt, wijzig het dan vóór je bevestigt, niet erna.
Veelgestelde vragen
Een boeking die ik een paar minuten geleden aanmaakte, staat nu op TimedOut. Er zijn tien minuten verstreken, en de eerstvolgende zoekopdracht van wie dan ook in je bedrijf ruimde hem op — de opruiming geldt bedrijfsbreed, dus de zoekopdracht van een collega kan jouw concept laten verlopen, en die van jou die van hen. Er wordt niets verwijderd. Zoek de boeking op onder Boekingen in het hoofdmenu, open hem en druk op Activeren om hem terug te brengen als Onbevestigd.
De kopie die ik maakte, dubbelboekt het voertuig. Een kopie behoudt de data en het specifieke voertuig van het origineel, en er loopt geen beschikbaarheidscontrole wanneer hij wordt gemaakt. Open de kopie, wijzig de data en controleer of het voertuig nog steeds het juiste is — de app waarschuwt je niet voor de botsing.
De terugkerende boekingen die ik aanmaakte, staan allemaal op hetzelfde voertuig. Dat is wat de planner kopieert. Heb je verschillende voertuigen nodig binnen de reeks, open dan elke boeking achteraf en wijzig het voertuig daar.
Ik drukte opnieuw op Vullen en raakte mijn aanpassingen aan de data kwijt. Vullen gooit de hele voorvertoonde lijst elke keer weg en bouwt hem opnieuw op vanuit de oorspronkelijke boeking. Stel eerst Interval, Aantal boekingen en Boekingsstatus in, druk één keer op Vullen, en pas dan pas de afzonderlijke Checkout- en Checkin-data aan.
Er gebeurt niets als ik op Vullen druk. Zowel Interval als Aantal boekingen moeten zijn ingevuld en boven nul liggen. Leeg of nul in een van beide vakjes stopt de reeks zonder melding.
Een nieuwe boeking heeft helemaal geen voertuig. Óf je bedrijf heeft Assets automatisch toewijzen ingesteld op None, óf er was niets vrij in die klasse voor die data. Beide zijn normaal. De boeking wacht op Nog in te plannen in het boekingenmenu, dat elke boeking op je vestigingen zonder gekoppeld voertuig toont, met uitzondering van offertes, annuleringen, verlopen concepten, no-shows en alles wat al is ingeleverd. Wijs daar een voertuig toe, of op de Scheduler, vóór de ophaaldag.
Een boeking aangemaakt binnen een verhuur heeft geen data en geen prijs. De knop Nieuwe boeking binnen een lopende verhuur maakt een volledig lege boeking aan: geen data, geen voertuigklasse, geen vestigingen, geen beschikbaarheidscontrole, geen extra's en geen vervaldatum. Dit is voor het toevoegen van een tweede voertuig aan een huur die je al aan het opbouwen bent, niet voor het aannemen van een boeking van een klant. Gebruik daarvoor Nieuwe boeking.
Het boekingenmenu heeft twee items die Nieuw heten. Ze leiden naar verschillende schermen. Het eerste is de gewone zoekopdracht Nieuwe boeking; het tweede is voor huren van een maand of langer, die op een ander contract lopen en onder de dertig dagen worden geweigerd met Shortlease-boekingen moeten minstens 30 dagen duren. (Shortlease bookings need to be at least 30 days.) Controleer op welk scherm je bent beland voordat je data begint te typen.
Een extra die ik op elke boeking verwacht, wordt niet toegevoegd. Controleer de voertuigklasse: Beheer → Productontwerp, dan Voertuigklassen, dan de klasse, dan Overige opties koppelen of Verzekeringsopties koppelen. Een extra die is aangevinkt onder isSelected maar niet onder isCharged, wordt alleen aangeboden, nooit vanzelf toegevoegd. Staan beide aangevinkt en verschijnt hij nog steeds niet, dan heeft de extra een minimale of maximale huurduur ingesteld, en valt jouw boeking buiten die grens. Een winterbandentoeslag die beperkt is tot huren van zeven dagen of meer verschijnt niet op een driedaagse boeking, en er staat nergens waarom.
Ik kan Operationeel niet openen om de auto-assign-instelling te wijzigen. Dat scherm is beperkt tot bedrijfsbeheerders. Vraag wie je bedrijf beheert — het staat onder Instellingen, dan Operationeel, en het veld is Assets automatisch toewijzen.
Gerelateerde pagina's: Een beschikbaar voertuig zoeken voor het lezen van de beschikbaarheidscijfers voordat je op Selecteren drukt, en Boekingen verzetten op de Scheduler voor het aanmaken en verplaatsen van boekingen door te slepen op de wagenparkkalender.