Inleiding
Deze pagina gaat over je eigen bestuurders: de mensen bij je bedrijf die een voertuig bij een klant bezorgen, het ophalen, of het tussen je vestigingen verplaatsen. Ze worden bijgehouden op het scherm met de kop Bestuurders (Drivers), een eenvoudige lijst met een kolom Naam (Name) en een kolom Telefoon (Phone), een knop Nieuw (New) erboven, en een potlood- en een prullenbakpictogram aan het eind van elke rij.
Dit zijn niet de bestuurders van de klant. Een partner of collega die een gehuurde auto mag besturen, is een klantrecord, en wordt toegevoegd bij de klant of bij de boeking; zie Voeg extra bestuurders en bedrijfscontacten toe daarvoor. Niets wat je op het scherm Bestuurders doet, raakt een klant, een boeking of een huurovereenkomst.
Een bestuurder hier is slechts een naam en een telefoonnummer. Het is geen login: de bestuurder krijgt geen toegang tot RentVisie. Zijn enige taak is om gekozen te worden in het veld Bestuurder (Driver) van een transport, zodat iedereen kan zien wie welk voertuig waarheen brengt.
Je gebruikt dit wanneer:
- een nieuwe bestuurder begint en je hem wilt inplannen op bezorgingen
- je de bezorgingen en ophalingen van morgen plant en moet aangeven wie welke rit rijdt
- een bestuurder ziek is en zijn transporten naar een collega gaan
- een klant vraagt wie het busje brengt, en je het telefoonnummer van de bestuurder opzoekt
- je de transportlijst controleert om te zien wie wat gepland heeft
Gebruik deze pagina om de bestuurderslijst bij te houden en om de bestuurder op een transport te noemen. Het plannen van het transport zelf staat beschreven in Plan een bezorging, ophaling of verplaatsing.
Zo werkt het
Configuratie
Er is niets om aan te zetten. De enige voorbereiding is de bestuurderslijst zelf, die je opbouwt met de stappen hieronder.
Voordat je begint: alleen een bedrijfsbeheerder kan een bestuurder toevoegen, wijzigen of verwijderen, en alleen een bedrijfsbeheerder kan een transport openen om de bestuurder ervan te kiezen. Met een normaal medewerkersaccount kun je de lijst Bestuurders openen en doorzoeken, en de kolom Bestuurder op de transportlijst zien, maar de knoppen om toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen ontbreken of doen niets. Vraag je bedrijfsbeheerder als je meer moet doen.
De bestuurderslijst gebruiken
Open via het hoofdmenu Boekingen (Bookings), dan Meer tonen (Show more). Zoek op het scherm dat opent de kop Transport en klik op de tegel Bestuurders, de derde tegel in die rij, na Transport en Transportplanner (Transport planner).
Een bestuurder toevoegen
-
Klik op Nieuw boven de lijst. Een klein venster met de kop Bewerk bestuurder (Edit driver) opent.
-
Vul de twee velden in:
Veld Begint als Wat het doet Wat het accepteert Naam Leeg De naam die je kiest op een transport, en de naam die op de transportlijst wordt getoond Elke tekst. De app houdt je niet tegen om leeg op te slaan, dus vul hem altijd in Telefoon Leeg Om de bestuurder op te zoeken; de app belt of sms't er niet mee Elke tekst, bijvoorbeeld +31 6 12 34 56 78 -
Klik op Opslaan (Save). De bestuurder verschijnt in de lijst en kan meteen worden gekozen op een transport. Annuleren (Cancel) sluit het venster zonder iemand toe te voegen.
Om een bestuurder te wijzigen, klik je op het potloodpictogram aan het eind van zijn rij, corrigeer je Naam of Telefoon en klik je op Opslaan. De nieuwe naam toont op elk transport waarop die bestuurder staat, verleden en gepland, omdat het transport verwijst naar de bestuurder in plaats van een eigen kopie van de naam te bewaren.
Om een bestuurder te verwijderen, klik je op het prullenbakpictogram aan het eind van zijn rij. Er is geen ongedaan maken. Lees eerst Een bestuurder verwijderen onder Goed om te weten.
Om een bestuurder te vinden in een lange lijst, typ je in het zoekvak onder Naam of Telefoon.
Een bestuurder aan een rit toewijzen
- Klik via het hoofdmenu op Boekingen, dan Meer tonen, dan de tegel Transport onder de kop Transport. Je kunt een transport ook openen vanuit het Planbord (Scheduler).
- Open het transport. Het scherm met de kop Transport opent.
- Open in het rechterblok, onder Transportstatus (Transport status), het veld Bestuurder en kies de bestuurder op naam. Het veld biedt elke bestuurder op je lijst Bestuurders.
- Klik op Opslaan. Er wordt niets opgeslagen tot je dat doet: Sluiten (Close) gooit de keuze weg.
Om een bestuurder van een transport te halen, maak je het veld Bestuurder leeg en klik je op Opslaan. Om de rit aan een collega over te dragen, kies je de andere naam en klik je op Opslaan.
Als het lukt, toont de transportlijst de naam van de bestuurder in de kolom Bestuurder op de rij van dat transport. Je kunt een naam typen in het zoekvak onder Bestuurder om alles te zien wat één bestuurder heeft gepland.
Voorbeeld. Sanne de Vries begint op maandag als bezorgchauffeur op je Utrecht-vestiging. Je klikt op Nieuw, vult Naam "Sanne de Vries" en Telefoon "+31 6 12 34 56 78" in, en klikt op Opslaan. Op dinsdag moet een bestelbus, kenteken VNX-24-K, van de Utrecht-vestiging naar de bouwplaats van een klant in Amersfoort. Je opent dat transport, kiest "Sanne de Vries" bij Bestuurder en klikt op Opslaan. De transportlijst toont nu haar naam op die rij, en "Sanne" typen onder Bestuurder toont haar hele week.
Goed om te weten
Een transport heeft geen bestuurder nodig. Je kunt een transport opslaan met het veld Bestuurder leeg, en Als voltooid markeren (Mark as completed) werkt ook zonder een bestuurder. Niets waarschuwt je dat een rit geen bestuurder heeft. Kijk voordat de dag begint naar lege cellen in de kolom Bestuurder van de transportlijst.
De bestuurder kan niet meer worden gewijzigd zodra een transport is voltooid. Na Als voltooid markeren is het transportscherm vergrendeld, inclusief het veld Bestuurder. Noem de juiste bestuurder vóór je het afrondt.
Een bestuurder verwijderen. Als je een bestuurder verwijdert, verliest elk transport waarop hij stond, inclusief voltooide, zijn bestuurder en toont een lege cel Bestuurder. De transporten zelf blijven bestaan. Wil je de geschiedenis bewaren van wie wat heeft gereden, verwijder dan geen bestuurder die is vertrokken; wijzig in plaats daarvan de naam, bijvoorbeeld naar "Sanne de Vries (vertrokken)".
De app controleert niet wie vrij is. Je kunt dezelfde bestuurder op twee transporten tegelijk zetten. De app vergelijkt geen datums, werktijden of rijbewijzen.
De bestuurder hoort er niets van. Een bestuurder kiezen stuurt geen e-mail of sms. Vertel het de bestuurder zelf.
Wat je hierna doet: vul de rest van het transport in, en markeer het als voltooid zodra het voertuig is aangekomen; zie Plan een bezorging, ophaling of verplaatsing. Om boekingen te vinden waarvan eerst een voertuig naartoe moet worden gebracht, zie Vind boekingen waarvan het voertuig eerst verplaatst moet worden.
Veelgestelde vragen
Alle transporten van een bestuurder die is vertrokken tonen nu een lege kolom Bestuurder. De bestuurder is verwijderd, wat de bestuurder van elk transport waarop hij stond wist. Dit kan niet worden hersteld. Kies opnieuw een bestuurder in het veld Bestuurder van de transporten die nog gepland staan, en hernoem een vertrekkende bestuurder de volgende keer in plaats van hem te verwijderen, zoals beschreven onder Goed om te weten.
Twee bestuurders in het veld Bestuurder hebben dezelfde naam, en ik kan niet zien wie wie is. Het veld toont alleen de naam. Klik op het potloodpictogram op het scherm Bestuurders en maak de namen verschillend, bijvoorbeeld door de vestiging toe te voegen: "Mark Jansen (Utrecht)" en "Mark Jansen (Breda)".
Het veld Bestuurder op een transport is grijs. Het transport is voltooid, wat het hele scherm vergrendelt. De bestuurder kan daar niet meer worden gewijzigd.
Ik zie Nieuw, het potlood of de prullenbak niet op het scherm Bestuurders. Je account is een normaal medewerkersaccount. Alleen een bedrijfsbeheerder kan bestuurders beheren; vraag het hem of haar.
Ik heb hier de tweede bestuurder van de klant toegevoegd, maar hij staat niet op de boeking. Deze lijst is alleen voor je eigen transportbestuurders. Verwijder de invoer met het prullenbakpictogram, en voeg de persoon in plaats daarvan toe bij de klant; zie Voeg extra bestuurders en bedrijfscontacten toe.
Krijgt de bestuurder een login om zijn ritten te zien? Nee. Een bestuurder op deze lijst is alleen een naam en een telefoonnummer. Deel de transportlijst zelf met hem, of vraag je beheerder of je bedrijf een aparte planningstool heeft gekoppeld.
Gerelateerde pagina's: Plan een bezorging, ophaling of verplaatsing voor het transport zelf, Vind boekingen waarvan het voertuig eerst verplaatst moet worden voor de lijst met boekingen die er nog een nodig hebben, en Voeg extra bestuurders en bedrijfscontacten toe voor de eigen bestuurders van de klant.