Inleiding
Als iemand het contactformulier op de website van je bedrijf invult, komt zijn bericht binnen in RentVisie op een scherm met als titel Contact. Elk bericht is één rij: de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de afzender, het onderwerp dat hij typte, en een Status die ofwel In behandeling (Pending) is (nog niemand heeft het afgehandeld) ofwel Gearchiveerd (Archived) (afgehandeld, bewaard ter referentie). Het scherm is een enkele lijst met een zoekrij onder de kolomkoppen en een knop Nieuw (New) eronder. Je dagoverzicht heeft een tegel Contactaanvragen (Contact requests) die de berichten telt die nog In behandeling zijn.
Je gebruikt dit als:
- de tegel Contactaanvragen op je dagoverzicht een getal boven nul toont
- een klant belt om te zeggen dat hij via de website een vraag stuurde en niets terughoorde
- iemand belt met een vraag die je op dezelfde lijst wilt, zodat een collega hem kan opvolgen
- je een bericht hebt beantwoord en het van de wachtlijst af wilt hebben
- je aan het begin van de dag gewoon controleert of er iets nieuws is binnengekomen
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Contact | De lijst met berichten van het contactformulier van je website |
| Contactaanvragen | De tegel die berichten telt die nog In behandeling zijn |
| In behandeling | Wachtend — nog niemand heeft het als afgehandeld gemarkeerd |
| Gearchiveerd | Afgehandeld. Het bericht blijft op de lijst staan |
| Berichttekst (Body) | De berichttekst zelf |
Elke manier waarop een bericht op de lijst komt
| Route | Wat je krijgt |
|---|---|
| Het contactformulier van je website | Een bericht In behandeling dat altijd een e-mailadres, een onderwerp en berichttekst heeft. Naam en telefoon staan er alleen bij als de bezoeker ze typte |
| Nieuw op het scherm Contact | Een bericht dat je zelf intypt, bijvoorbeeld een vraag die telefonisch binnenkwam |
Gebruik dit scherm om websiteberichten te lezen en af te sluiten. Het beantwoordt niemand en het maakt geen klant of boeking aan; dat doe je elders.
Zo werkt het
Configuratie
Er is niets in te stellen. Berichten komen vanzelf binnen zodra het contactformulier van je website is gekoppeld aan RentVisie — wie je website heeft gebouwd, regelt dat, niet iemand binnen de app. De enige betrokken schakelaar is je eigen schakelaar Contact in het instellingenpaneel van het dagoverzicht, die de tegel Contactaanvragen toont of verbergt. Hij staat standaard aan; zie Wijzig welke tegels je dashboard toont.
Voordat je begint: een bericht wijzigen — archiveren, verwijderen of een nieuwe toevoegen met Nieuw — vereist de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin). Andere rollen kunnen hoogstens de lijst lezen: de vakken op een bericht zijn alleen-lezen en niets wat je wijzigt kan worden opgeslagen, en sommige rollen kunnen het scherm helemaal niet openen. Vraag je beheerder als je berichten moet archiveren en dat niet kunt.
Het scherm Contact gebruiken
Open het scherm op een van de twee manieren die de app biedt:
- klik op de tegel Contactaanvragen op je dagoverzicht, of
- open vanuit het hoofdmenu Boekingen (Bookings) — het scherm met de secties Boekingen, Shortlease, Offertes (Quotes), Transport en Boetes (Fines) — en klik op Contact in de sectie Offertes.
Beide openen dezelfde lijst, met als titel Contact.
- Toon alleen de berichten die nog wachten. Open in de filterrij vlak onder de kolomkoppen het vak onder Status (er staat Selecteren (Select)) en kies In behandeling.
- Om een bepaalde afzender te vinden, typ je in het zoekvak onder Contactnaam (Contact name), E-mailadres contact (Contact email), Telefoonnummer contact (Contact phone) of Onderwerp (Subject).
- Klik op het potlood-icoon aan het rechtereinde van de rij. Het bericht opent op zijn eigen scherm, ook met als titel Contact, met Status bovenaan en daarna Contactnaam, E-mailadres contact, Telefoonnummer contact, Onderwerp en Berichttekst — het bericht zelf.
- Antwoord de afzender vanuit je eigen e-mailprogramma of telefonisch, met het adres en nummer die worden getoond. RentVisie heeft geen antwoordknop.
- Open het vak Status, kies Gearchiveerd en klik op Opslaan (Save). Je bent terug op de lijst, en het bericht toont nu Gearchiveerd.
- Om een telefonisch doorgegeven vraag op de lijst te zetten, klik je op Nieuw onder de lijst. Vul E-mailadres contact, Onderwerp en Berichttekst in — Opslaan weigert het bericht op te slaan zolang een van die drie leeg is — voeg een naam en telefoonnummer toe als je ze hebt, laat Status op In behandeling staan, en klik op Opslaan.
Om een archivering ongedaan te maken, open je het bericht opnieuw, zet je Status terug op In behandeling en klik je op Opslaan. Annuleren (Cancel) sluit het bericht zonder iets op te slaan wat je wijzigde; dat doet Terug (Back) bovenaan het scherm ook.
Goed om te weten
Wat archiveren wel en niet verandert
Archiveren verandert de Status en verder niets. De afzender wordt niet geïnformeerd, het bericht wordt niet verplaatst of verborgen, en er wordt geen klant, offerte of boeking aangeraakt. Het enige zichtbare effect elders is dat het bericht stopt mee te tellen op de tegel Contactaanvragen.
Een bericht bewerken overschrijft wat de afzender schreef
Elk vak op een geopend bericht kan worden gewijzigd, niet alleen Status — ook Onderwerp en Berichttekst, die de eigen woorden van de afzender bevatten. Opslaan vervangt ze, en de app bewaart geen eerdere versie of vastlegging van wie ze wijzigde. Schrijf je notities over een antwoord ergens anders, en wijzig hier alleen Status.
De tegel en de lijst tellen verschillende dingen
De tegel telt alleen berichten In behandeling. De lijst toont elk bericht dat je bedrijf ooit heeft ontvangen, In behandeling en Gearchiveerd samen, totdat iemand er een verwijdert.
Stel dat je tegel op maandagochtend 3 toont. Je opent de lijst en ziet acht rijen: vijf vorige week gearchiveerd en drie in behandeling. Zet het filter Status op In behandeling en je houdt er drie over. Beantwoord er een en archiveer hem, en de volgende keer dat je dagoverzicht laadt, toont de tegel 2.
Iedereen ziet dezelfde berichten
Berichten horen bij je hele bedrijf, niet bij een vestiging. In welke locaties je ook werkt, jij en elke collega zien dezelfde lijst en hetzelfde tegelaantal. Als iemand een bericht archiveert, is het voor iedereen gearchiveerd, dus spreek af wie de lijst bijhoudt.
Wat je hierna doet
Werk eerst de berichten In behandeling door, vóór al het andere op deze lijst. Wil de afzender huren, maak dan een klantrecord voor hem aan en maak daarna een boeking aan. Archiveer elk bericht zodra je hebt geantwoord, zodat de tegel alleen telt wat nog wacht.
Veelgestelde vragen
Een bericht is van de lijst verdwenen. Kan ik het terugkrijgen? Niet als iemand op het prullenbak-icoon aan het eind van zijn rij klikte. Dat verwijdert het bericht meteen, zonder eerst iets te vragen, en het kan niet worden hersteld. Verwijder alleen spam; om een echt bericht van de wachtlijst te halen, zet je in plaats daarvan de Status op Gearchiveerd. Verwijderen vereist de rol Bedrijfsbeheerder.
Waarom heeft niemand me verteld dat er een nieuw bericht was binnengekomen? RentVisie stuurt geen e-mail of melding als een websitebericht binnenkomt. Het verschijnt alleen op de lijst Contact en in de tegel Contactaanvragen. Houd de tegel aan — zie Wijzig welke tegels je dashboard toont — en kijk er elke dag naar.
Hoe zie ik wanneer een bericht is verstuurd? Dat kan niet. De app bewaart geen datum of tijd bij een contactbericht, en de lijst staat niet op datumvolgorde. Als timing ertoe doet, noteer de datum dan in je antwoord, of vraag het de afzender.
Waarom staan alle vakken op een bericht grijs, en doet Opslaan niets? Je rol laat je alleen berichten lezen. Archiveren, bewerken, verwijderen en Nieuw vereisen de rol Bedrijfsbeheerder; vraag je beheerder.
Waarom zegt de tegel 2 terwijl de lijst twintig rijen heeft? De lijst bevat ook elk gearchiveerd bericht. Kies In behandeling in het vak onder Status en de twee rijen komen overeen met de tegel.
Waarom ontbreekt de tegel op mijn dagoverzicht? Je eigen schakelaar Contact staat uit. Hij heet Contact in het instellingenpaneel, niet "Contactaanvragen". Zie Wijzig welke tegels je dashboard toont.
Waarom kan ik het bericht niet lezen vanaf de lijst? De berichttekst is geen kolom. Klik op het potlood-icoon op de rij en lees Berichttekst. Om dezelfde reden kunnen de zoekvakken geen woord vinden dat alleen in de berichttekst staat — zoek in plaats daarvan op naam, e-mail, telefoon of onderwerp.
Waarom hebben sommige berichten geen naam of telefoonnummer? De website vereist alleen een e-mailadres, een onderwerp en het bericht. Al het andere wordt alleen ingevuld als de bezoeker het typte.
Kan ik een bericht omzetten naar een klant of een offerte? Niet vanaf dit scherm; niets koppelt een bericht aan iets anders. Kopieer de gegevens handmatig over: maak een klantrecord aan, en maak daarna een boeking aan.
Gerelateerde pagina's:
- Je dagoverzicht bekijken — de andere tegels naast Contactaanvragen, en wat elke tegel telt.
- Wijzig welke tegels je dashboard toont — de tegel aan- of uitzetten.