Inleiding
Een uitgegeven factuur wordt nooit bewerkt of verwijderd. Om hem terug te nemen crediteer je hem: de app maakt een creditfactuur, een kopie van de factuur met elke regel en elk bedrag negatief gemaakt, met zijn eigen factuurnummer en een verwijzing naar het origineel. Je begint meestal vanaf de tab Facturen (Invoices) op de boeking, die een scherm opent met de titel Creditfactuur (Credit invoice): de regels die worden teruggedraaid en de totalen, met daaronder Credit en versturen (Credit and send) en Credit (geen e-mail) (Credit (no email)).
Je komt hier terecht omdat:
- de boeking geannuleerd werd nadat hij al was gefactureerd;
- een factuur uitging met de verkeerde prijs of de verkeerde btw, en een correcte factuur die moet vervangen;
- de klant een extra nooit heeft gebruikt waarvoor hij wel is belast;
- een leasemaand dubbel is gefactureerd;
- een gecombineerde factuur over meerdere boekingen heen moet worden ingetrokken.
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Credit, Creditfactuur | Een creditfactuur: de negatieve kopie van een factuur |
| Debet (Debit) | Een gewone factuur, met een positief totaal |
| Send | De factuurstatus zodra de factuur is uitgegeven, of hij nu wel of niet is gemaild |
| Gecombineerd (Combined) | Een factuur die meerdere boekingen in één keer dekt, meestal een lease die gezamenlijk wordt gefactureerd |
Elke manier om een factuur te crediteren
| Route | Wat je krijgt | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Het ongedaan-maken-icoon op de tab Facturen van de boeking | Een volledige credit van één boekingsfactuur | Ja |
| Credit op een factuur die bij een boeking hoort | Opent die boeking zodat je de route hierboven kunt gebruiken | Ja |
| Credit op een handmatige factuur | Een volledige credit, verstuurd vanaf het scherm Factuur versturen (Send invoice) | Ja |
| Credit op een Gecombineerd-factuur | Een volledige credit van een factuur die meerdere boekingen dekt | Ja |
| Factuur aanmaken (Create invoice) op het Factuuroverzicht (Invoice summary) van de boeking na het verlagen van de boeking | Een creditfactuur voor alleen het verschil | Ja, onder gedeeltelijke credit |
Gebruik deze pagina wanneer gefactureerd geld eraf moet; geld dat al is betaald, wordt daarna op de terugbetalingspagina teruggegeven.
Zo werkt het
Configuratie
Crediteren heeft geen eigen instellingen. Gebruik je Credit en versturen, dan gaat de e-mail uit via het e-mailsjabloon Creditfactuur van het bedrijf; staat dat sjabloon uit of ontbreekt het, dan wordt de creditfactuur toch gemaakt, maar wordt er niets verstuurd. Zie Automatische e-mails voor de sjablonen.
Voordat je begint: elk gewoon medewerkersaccount kan een boekingsfactuur crediteren vanaf de boeking. Het menu Financieel (Financials), de factuurlijst en de knop Credit op een factuur zijn alleen beschikbaar voor een bedrijfsbeheerdersaccount, dus het crediteren van een handmatige factuur of een Gecombineerd-factuur vereist een bedrijfsbeheerdersaccount. De factuur moet al zijn uitgegeven (status Send); een concept wordt gewoon verwijderd in plaats van gecrediteerd, zie Facturen verwijderen of exporteren.
Creditfacturen gebruiken
Een boekingsfactuur crediteren. Open de boeking (hoofdmenu Boekingen (Bookings), dan Overzicht (Overview), en klik op de boeking), en klik dan op de tab Facturen in de rij tabs onder de boekingsgegevens. De lijst Reguliere facturen (Regular invoices) toont elk factuurdocument met zijn Documenttype (Document type).
- Zoek de rij met Documenttype Factuur (Invoice) en klik op het ongedaan-maken-icoon (een gebogen pijl) rechts op de rij, tussen het oog-icoon en het envelop-icoon. Alleen een factuur die nog niet is gecrediteerd heeft dit icoon.
- Controleer op het scherm Creditfactuur de regels en het totaal. Ze worden allemaal teruggedraaid; je kunt geen regels overslaan.
- Klik op Credit en versturen om de creditfactuur te mailen, of op Credit (geen e-mail). In beide gevallen wordt er een PDF van gemaakt.
- Sluit het bericht Credit aangemaakt! (Credit generated!). Bij een leaseboeking is het bericht langer; zie Goed om te weten.
Als het is gelukt, toont de tab Facturen een rij met Documenttype Credit (druk zo nodig op Vernieuwen (Refresh)), heeft het origineel zijn ongedaan-maken-icoon verloren, en is het Gefactureerd bedrag van de boeking met het factuurtotaal gedaald.
Vanuit de factuurlijst. Open Financieel vanuit het hoofdmenu, klik op de tegel Facturen en klik op de rij van de factuur. De knop Credit staat rechtsboven op het scherm Factuur (Invoice), naast Sync en PDF. Bij een factuur die bij een boeking hoort, opent dit die boeking en staat er Navigeer naar de facturen in de boeking. (Please navigate to the invoices in the booking.); ga verder met stap 1 hierboven.
Een handmatige factuur crediteren. Bij een factuur zonder boeking opent Credit het scherm Creditfactuur. Klik op Opslaan en volgende (Save and next) om bij Factuur versturen te komen, kies een Sjabloon (Template), controleer Aan (To) en Onderwerp (Subject), en klik op Credit aanmaken en versturen (Create and Send credit), of op Credit verwerken (niet versturen) (Process credit (don't send)) om hem te maken zonder te mailen. Versturen vereist dat de verplichte velden zijn ingevuld; zo niet, dan zegt de app Vul alle (verplichte) velden in (Please populate all (required) fields). Zie Een factuur met de hand opstellen voor het scherm Factuur versturen.
Een gecombineerde factuur crediteren. Open de factuur vanuit Financieel, Facturen. Een Gecombineerd-factuur toont Credit met een redo-pijl-icoon. De app vraagt Weet je het zeker? Zorg dat je alle onderliggende shortlease-boekingen afhandelt, want deze credit raakt ze allemaal. (Are you sure? Please make sure to address all underlying shortleasebookings as this credit will affect them.) Bevestig. De creditfactuur wordt gemaakt zonder PDF, zonder e-mail en zonder bericht, en het scherm blijft open: druk op Terug (Back) om hem in de lijst terug te vinden. Bij elke boeking op de factuur daalt het Gefactureerd bedrag, en elke lease erop gaat één cyclus terug. Open daarna elke boeking en controleer het Gefactureerd bedrag en Nog te factureren.
Gedeeltelijke credit. Er is geen manier om slechts enkele regels van een factuur te crediteren. Om een deel van een factuur terug te nemen, pas je de boeking zelf aan, bijvoorbeeld door de extra te verwijderen die de klant niet heeft gebruikt (zie De gegevens van een boeking corrigeren). Klik dan op Factuur (Invoice) op de boeking om het Factuuroverzicht te openen. Nog te factureren toont nu een negatief bedrag. Klik op Factuur aanmaken (of Factuur aanmaken en versturen (Create and send invoice)): omdat het resultaat negatief is, geeft de app hem uit als een creditfactuur voor alleen het verschil.
De btw op een verkeerde factuur herstellen. Een creditfactuur kopieert het btw-tarief van elke regel, dus hij draait de verkeerde btw precies terug. Crediteer de hele factuur, corrigeer de oorzaak (meestal de btw-instellingen van de klant, zie De betalings- en factuurtermijnen van een klant instellen), open de boeking opnieuw, controleer Nog te factureren op het Factuuroverzicht en klik op Factuur aanmaken.
Uitgewerkt voorbeeld. Boeking 10452 is gefactureerd op factuur 20412: huur € 490,00 plus een kinderzitje € 35,00 is € 525,00, btw van 21% € 110,25, totaal € 635,25.
| Situatie | Wat je doet | Resultaat |
|---|---|---|
| De boeking werd geannuleerd | Ongedaan-maken-icoon, Credit en versturen | Creditfactuur 20431 voor −€ 635,25; Gefactureerd bedrag gaat van € 635,25 naar € 0,00 |
| Het zitje werd nooit geplaatst | Verwijder het zitje van de boeking, Factuur aanmaken | Een creditfactuur voor −€ 42,35 (−€ 35,00 en −€ 7,35 btw); factuur 20412 blijft zoals hij is |
| De klant had geen btw moeten betalen | Crediteer 20412 volledig, corrigeer de btw-instellingen van de klant, Factuur aanmaken | −€ 635,25, dan een nieuwe factuur van € 525,00 zonder btw |
Goed om te weten
- Data en nummer. De factuurdatum en vervaldatum van de creditfactuur zijn beide vandaag. Hij krijgt het eerstvolgende nummer uit dezelfde reeks als je facturen, zie Factuurnummers en vervaldata.
- Annuleren crediteert niet. Het annuleren van een gefactureerde boeking waarschuwt alleen Let op: deze boeking heeft nog facturen. (Please note that their are still invoices in booking., met de typefout uit de app) en annuleert hem toch; de factuur blijft openstaan totdat je hem crediteert. Crediteer hem zoals hierboven beschreven (zie ook Een boeking annuleren), en gebruik dan Factuur aanmaken voor wat Nog te factureren nog toont, zoals annuleringskosten.
- Leasefacturen. Het crediteren van de factuur van een leaseboeking zet de lease één cyclus terug, zodat die maand opnieuw wordt gefactureerd. Het bericht Credit aangemaakt! adviseert je dan om de prijs aan te passen en zelf de vervangende factuur te maken; doe je dat niet, dan wordt de niet-gefactureerde maand toegevoegd aan de volgende factuur. Zie Een lopende lease factureren en verlengen.
- Betalingen worden niet aangeraakt. Heeft de klant nu meer betaald dan hij verschuldigd is, dan toont de boeking Terug te betalen (To be refunded); zie Terugbetalingen.
- Eenmalig. Een factuur kan één keer worden gecrediteerd; om opnieuw te belasten, maak je een nieuwe factuur.
- Boekhouding en e-facturatie. De creditfactuur gaat naar de boekhouding zoals elke factuur (Boekhoudkoppeling) en via Peppol als creditfactuur (E-facturatie via Peppol).
Wat je hierna doet: had de klant al betaald, verreken de overbetaling dan op de terugbetalingspagina. Was de factuur fout in plaats van ongewenst, geef de gecorrigeerde factuur dan meteen uit vanaf het Factuuroverzicht van de boeking, en verstuur hem zoals beschreven in Een factuur versturen.
Veelgestelde vragen
Waarom kreeg de klant geen e-mail nadat ik op Credit en versturen klikte? De creditfactuur is gemaakt, maar het e-mailsjabloon Creditfactuur staat uit of ontbreekt. Controleer het sjabloon onder Automatische e-mails, en verstuur dan de PDF van de creditfactuur vanaf het envelop-icoon op zijn rij op de tab Facturen van de boeking.
Waarom staat er "Crediteren van factuur mislukt. Ververs je scherm en probeer het opnieuw." (Failed to credit invoice. Please refresh your screen and try again.)? De regels van de factuur tellen niet op tot het totaal, of het scherm toonde een verouderde kopie. Ververs de pagina en probeer het opnieuw. Bij een handmatige factuur gebeurt dit ook wanneer de factuur een negatieve regel heeft, zoals een korting. Blijft het mislukken, neem dan contact op met RentVisie-support; maak geen negatieve handmatige factuur met de hand om hem te vervangen.
Waarom staat er "Crediteren niet mogelijk omdat de factuur aan meerdere boekingen gekoppeld is. Neem contact op met support." (Cannot credit as invoice is linked to multiple bookings. Please contact support.)? De factuur dekt meer dan één boeking maar is niet gemarkeerd als Gecombineerd, dus kan de boekingsroute hem niet crediteren. Neem contact op met RentVisie-support.
Waarom staat er geen ongedaan-maken-icoon op de factuur van de boeking? De factuur is al gecrediteerd, of de rij is een Borgfactuur (Deposit Invoice) of een Credit, die vanaf hier niet kunnen worden gecrediteerd. Een gecombineerde factuur heeft ook geen ongedaan-maken-icoon: crediteer hem vanuit Financieel, Facturen, zoals hierboven beschreven.
Waarom toont een gecombineerde creditfactuur nog steeds een knop Credit? Een creditfactuur gemaakt vanuit een Gecombineerd-factuur is zelf ook gemarkeerd als Gecombineerd, en de knop controleert niet of de factuur al een credit is. Klik er niet op: het zou de creditfactuur terugdraaien en de klant opnieuw belasten. Is dat al gebeurd, neem dan contact op met RentVisie-support.
Waarom zie ik geen knop Credit op een factuur? De factuur is nog een Concept (Draft), is al gecrediteerd, of is zelf een creditfactuur. Een concept heeft geen creditfactuur nodig: corrigeer het of verwijder het.
Waarom leverde Factuur aanmaken geen creditfactuur op nadat ik de boeking verlaagde? De wijziging veranderde het totaal van de boeking niet, dus Nog te factureren is nul en er is niets te crediteren. Controleer of de extra is verwijderd en opgeslagen, en controleer dan Nog te factureren opnieuw op het Factuuroverzicht.
Waarom heeft het Factuuroverzicht geen knop Factuur aanmaken? De boeking toont Facturatie vergrendeld (Invoicing locked), wat betekent dat de facturatie buiten de app om wordt afgehandeld. Gedeeltelijke credits kunnen er niet op worden gemaakt; vraag degene die de facturatie van die boeking beheert.
Gerelateerde pagina's: Een boeking factureren voor het Factuuroverzicht en de bijbehorende controles, Terugbetalingen voor het terugbetalen van geld, en Een lange huur of een groepsbedrijf zonder btw factureren voor btw die verandert wanneer een huur wordt verlengd of verkort.