Een dinsdag in februari. Op het terrein staan veertien auto's. Niemand merkt het, want het team heeft het druk met de auto's die wél weg zijn: een inname met schade, een klant die zijn borg terug wil, een bus die morgenochtend vroeg klaar moet staan. Wie de bezettingsgraad in de autoverhuur wil verhogen, begint precies hier: bij de auto's waar niemand naar vraagt.
Verhuurde dagen zijn in de meeste verhuurbedrijven de grootste hendel, en ze werken anders dan een prijs of een extra. Een te lage prijs pas je volgende week aan. Een vergeten extra verkoop je bij de volgende huur. Een verhuurdag kun je niet bewaren. De bus die dinsdag stilstond, verhuur je woensdag gewoon weer, maar de omzet van die dinsdag haal je niet meer in: een voertuig kun je per dag maar één keer verhuren.
Dit is het derde deel van de reeks Meer omzet uit hetzelfde wagenpark. In deel 1 zetten we de vijf hendels van je omzet op een rij. Dit deel gaat over de tweede: het aantal verhuurde dagen.
Het gemiddelde verbergt de auto's die stilstaan
Bezettingsgraad is verhuurde dagen gedeeld door beschikbare dagen. Hoe je dat uitrekent en wat een stilstaand voertuig kost, lees je in wat een stilstaand wagenpark echt kost. Dat herhalen we hier niet.
Wel één waarschuwing: een bezettingsgraad over het hele wagenpark en het hele jaar zegt bijna niets. Stel, als hypothetisch voorbeeld, dat je personenauto's 80% van de tijd verhuurd zijn en je bussen 45%. Gemiddeld kom je dan ergens rond de 66% uit. Een redelijk getal, waarachter een hele categorie verdwijnt die meer dan de helft van de tijd stilstaat.
Daarom kijk je op drie niveaus:
- per voertuig, zodat je ziet welke auto's het werk doen en welke meeliften;
- per categorie, zodat een volle categorie een lege niet maskeert;
- per week, zodat je ziet wanneer het stil wordt, niet alleen dat het stil was.
Pas op dat niveau zie je waar de lege dagen zitten. En pas dan kun je er iets aan doen.
Kijk vooruit, niet achteruit
De meeste verhuurbedrijven kennen hun bezetting achteraf: aan het eind van de maand, in de omzetcijfers. Dan is er niets meer aan te doen. Elke lege dag van vorige maand is definitief verloren.
Het getal dat wél stuurt, is de bezetting van de komende vier tot acht weken. Hoeveel van de beschikbare dagen in week 7 zijn nu al geboekt? En hoe verhoudt zich dat tot dezelfde week vorig jaar, op hetzelfde moment?
Een rekenvoorbeeld, uitdrukkelijk hypothetisch: staat de voorjaarsvakantie voor je bussen nu op 30% geboekt, terwijl je vorig jaar op dit moment al op 45% zat, dan weet je zes weken van tevoren dat er een gat aankomt. Dat is genoeg tijd om iets te doen. Twee dagen van tevoren is het dat niet.
Vooruitkijken vraagt geen glazen bol. Het vraagt dat je reserveringen, beschikbaarheid en historie op één plek staan, zodat je niet drie lijsten naast elkaar hoeft te leggen.
Vul de gaten op het juiste moment
Zie je een gat aankomen, dan is de reflex vaak: de prijs omlaag. Voor iedereen, het hele jaar. In deel 2 rekenden we voor waarom dat duur is: een korting voor iedereen kost je ook geld op elke boeking die je toch al had.
Het principe is eenvoudiger en goedkoper: vul het gat waar het zit, en alleen daar. Een promotie is een gericht middel voor een specifiek probleem:
- een actietarief voor een stille periode of een categorie die stilstaat, bijvoorbeeld bussen doordeweeks in februari;
- een kortingscode voor een klantgroep die je in die periode wilt bereiken;
- een vroegboekkorting voor een periode die achterloopt op vorig jaar;
- een lastminutekorting voor auto's die over een paar dagen nog vrij staan.
Het verschil met een lagere prijs voor iedereen: de klanten die toch al boekten, betalen gewoon het normale tarief. Je geeft alleen korting op dagen die anders leeg waren gebleven.
Vul lege dagen ook via andere kanalen
Een promotie vult alleen een gat als iemand hem ziet. Op je eigen website bereik je de klanten die je al kennen, op de uren dat er iemand reageert. Twee kanalen vergroten dat bereik.
Brokers en platforms. Een broker bereikt huurders die jou zelf nooit zouden vinden. Je betaalt commissie, maar op een dag die anders leeg was gebleven, is een boeking met commissie altijd meer dan geen boeking. Zet brokers daarom vooral in voor stille weken en voor categorieën die stilstaan. In je drukste weken heb je ze minder nodig: dan boeken klanten ook direct.
Buiten kantooruren. Een deel van je klanten zoekt 's avonds of in het weekend. Wie dan geen antwoord krijgt op een vraag over beschikbaarheid, borg of ophaaltijd, boekt ergens anders. Een assistent die vragen 24/7 beantwoordt en bezoekers naar een aanvraag of boeking leidt, vangt die klanten op voordat ze verder zoeken.
Wat elk kanaal oplevert en wat het kost, rekenen we uit in deel 4 van deze reeks.
Laat klanten terugkomen
Een nieuwe klant vinden kost tijd en geld. Een bestaande klant die terugkomt, kost bijna niets en kent je al. Toch houdt het contact bij de meeste verhuurbedrijven op bij de inname.
Juist na de huur liggen de momenten die de volgende boeking opleveren:
- een bedankje met de factuur, zonder dat iemand eraan hoeft te denken;
- een korte vraag om feedback, zodat je weet wat beter kan voordat de klant het ergens anders zegt;
- een aanbod vóór hun volgende seizoen: de klant die vorig jaar in mei een bus huurde voor een verhuizing of een evenement, heeft er dit jaar misschien weer een nodig;
- e-mail die op het juiste moment aankomt, niet in een maandelijkse nieuwsbrief aan iedereen.
Elke klant die terugkomt, is een verhuurde dag die je niet opnieuw hoeft te winnen op een vergelijker.
Leg vaste klanten vast
De beste manier om lange stille periodes te voorkomen, is ze bij voorbaat te vullen. Dat doe je met klanten die vaker en langer huren dan een particulier die één keer per jaar een bus nodig heeft.
Zakelijke huurders met een eigen account
Een aannemer, een installatiebedrijf, een evenementenbureau: zakelijke huurders boeken vaker, vaak voor langere periodes, en vaak op doordeweekse dagen die bij particulieren stil zijn. Geef ze een eigen account met hun vaste tarieven, hun lopende contracten en hun facturen, en laat ze zelf boeken. Hoe lager de drempel om opnieuw te huren, hoe vaker ze het doen.
Abonnementen en shortlease
Een auto die voor drie maanden in een shortleasecontract staat, heeft drie maanden lang geen lege dag. Abonnementen en shortlease vullen precies de lange periodes die met losse verhuur het moeilijkst te vullen zijn. Ze geven je bovendien voorspelbare omzet, waardoor je wagenparkinkoop en personeelsplanning beter kunt onderbouwen.
Rekenvoorbeeld: vijf procentpunt meer bezetting
We rekenen verder met het verhuurbedrijf uit deel 1. Dit is een rekenvoorbeeld, uitgaande van 50 voertuigen, een gemiddelde opbrengst van €100 per verhuurde dag en 12.000 verhuurde dagen per jaar.
Vijftig voertuigen hebben samen 50 × 365 = 18.250 beschikbare dagen per jaar. Met 12.000 verhuurde dagen is de bezettingsgraad ongeveer 66%.
Stel dat dit bedrijf zijn bezetting met vijf procentpunt verhoogt, van ongeveer 66% naar 71%. Dat zijn 18.250 × 5% = ruim 900 extra verhuurde dagen. Tegen €100 per dag is dat ruim €90.000 omzet per jaar. Met dezelfde vijftig voertuigen, op hetzelfde terrein, met dezelfde verzekering.
Daar staan wel kosten tegenover die met elke verhuring meelopen, zoals schoonmaak, slijtage en een korting op de dagen die je met een promotie vult. Maar afschrijving en verzekering betaal je toch al, of de auto nu rijdt of stilstaat. Elke dag die je vult, draagt bij aan kosten die er al waren.
Zo meet je dit in je eigen bedrijf
Kijk elke week naar deze vier getallen:
- Bezetting per voertuig per week. Welke auto's staan structureel stil, en in welke weken?
- Vooruitkijkende bezetting. Welk deel van de komende vier tot acht weken is al geboekt, per categorie, vergeleken met dezelfde periode vorig jaar?
- Lege dagen per categorie. Waar zitten de gaten: bij de bussen, de personenauto's, de grote of de kleine?
- Aandeel terugkerende klanten. Welk deel van je verhuringen komt van klanten die eerder bij je huurden?
Staan reserveringen, contracten en klanten in één systeem, dan hoef je die getallen niet met de hand te verzamelen.
Bezettingsgraad verhogen zonder extra handwerk
Gaten vooruit zien, gericht vullen en klanten terug laten komen: dat is in een spreadsheet niet elke week bij te houden. Daarom laten groeiende verhuurbedrijven dat werk door hun software doen.
Met Dashboards zie je in RentVisie realtime de bezetting, omzet, voertuigbeschikbaarheid en operationele prestaties, rechtstreeks uit je verhuuradministratie. Zo zie je per voertuig en per categorie waar de lege dagen zitten, zonder dat iemand een rapport hoeft te bouwen.
Met het Klantportaal Login/B2B krijgen zakelijke en terugkerende klanten een eigen account voor boekingen, contracten, facturen en herhaalboekingen. Zakelijke klanten zien hun vlootoverzicht en koppelen bestuurders aan voertuigen. Ze boeken zelf opnieuw, en wat ze doen staat direct in je backoffice.
Promoties zoals kortingscodes, actietarieven voor een stille periode of categorie, vroegboek- en lastminutekortingen stel je in RentVisie zelf in. Communicator stuurt klanten automatisch de juiste e-mail op het juiste moment in het verhuurproces; campagnemails horen bij onze dienst Digital Marketing. Met Abonnementen & Shortlease beheer je terugkerende contracten met maand- of 30-dagenfacturatie en automatische verlengingen; hoe Shortleasy zijn website en backoffice met RentVisie koppelt, lees je in hun klantcase.
Voor extra kanalen is RentVisie gekoppeld met de brokers Check24 en AurumCars; hun boekingen komen binnen in je verhuuradministratie. En de Nexus AI Booking and Support Agent beantwoordt vragen, verzamelt leads en leidt bezoekers 24/7 naar een aanvraag of boeking.
Een stille dinsdag haal je niet meer in. Maar de volgende kun je zien aankomen. Alle delen van de reeks vind je op de pagina Meer omzet uit hetzelfde wagenpark.
Veelgestelde vragen
Hoe verhoog ik de bezettingsgraad van mijn verhuurvloot?
Begin met zien waar de lege dagen zitten: per voertuig, per categorie en per week, en vooruit voor de komende vier tot acht weken. Vul die gaten daarna gericht met een promotie voor die periode of categorie, in plaats van de prijs voor iedereen te verlagen, en gebruik brokers en een assistent die 24/7 antwoordt om klanten te bereiken die je zelf niet bereikt. Zorg ten slotte dat klanten terugkomen, en dat zakelijke huurders zelf kunnen boeken.
Wat is vooruitkijkende bezetting?
Het deel van de beschikbare dagen in de komende weken dat nu al geboekt is. Vergelijk je dat met hetzelfde moment vorig jaar, dan zie je weken van tevoren waar een gat aankomt, terwijl er nog tijd is om het te vullen.
Is een korting niet hetzelfde als een lagere dagprijs?
Nee. Een lagere dagprijs geldt voor iedereen, ook voor klanten die toch al hadden geboekt. Een gerichte promotie geldt alleen voor een stille periode, een categorie die stilstaat of een klantgroep die je wilt bereiken. Zo geef je alleen korting op dagen die anders leeg waren gebleven.
Wat is vijf procentpunt meer bezetting waard?
Reken het uit met je eigen getallen: aantal voertuigen × 365 × 5% × je gemiddelde opbrengst per verhuurde dag. In het rekenvoorbeeld van deze reeks, met 50 voertuigen en €100 per verhuurde dag, is dat ruim 900 extra verhuurde dagen en ruim €90.000 omzet per jaar.
Plan een gesprek. We kijken samen waar in jouw wagenpark de lege dagen zitten en hoe je ze vult.
Plan een gesprek