Waar het geld in je verhuurbedrijf echt zit (en waar het weglekt)

Wie zijn verhuurbedrijf wil laten groeien, denkt meestal eerst aan meer auto's. Een extra rij bestelbussen, een tweede locatie, een grotere vloot voor het volgende seizoen. Dat is een logische gedachte. Meer voertuigen betekent meer verhuur, en meer verhuur betekent meer omzet.

Maar de vraag die zelden wordt gesteld: verdient het wagenpark dat er nu al staat wel wat het zou kunnen verdienen? Want elk voertuig dat je erbij koopt, brengt ook meer planning, meer uitgiftes, meer facturen en meer mensen met zich mee. Als de huidige vloot geld laat liggen, laat een grotere vloot meer geld liggen.

Dit is het eerste deel van de reeks Meer omzet uit hetzelfde wagenpark. Hier tekenen we de kaart. De volgende delen gaan elk één plek op die kaart in.

Groei begint niet bij meer auto's

In de meeste verhuurbedrijven is de organisatie ingericht op de huidige omvang. Dat werkt, zolang het volume gelijk blijft. Wie wil groeien, merkt dat elke extra boeking extra handwerk kost: een offerte, een contract, een uitgifte, een inname, een factuur, een herinnering.

Dan gebeurt er iets wat je niet op de balans terugziet. Omdat het team druk is, wordt de prijs niet bijgesteld als het druk wordt. Staat een auto een paar dagen stil, dan valt dat niemand op. Een extra chauffeur wordt aan de balie niet aangeboden, omdat er al drie klanten wachten. En de tank die half leeg terugkomt, wordt niet doorberekend, omdat het papiertje kwijt is.

Geen van die momenten voelt als een groot verlies. Bij elkaar opgeteld bepalen ze je marge.

De vijf hendels van je omzet

De omzet van een verhuurbedrijf laat zich in één regel samenvatten:

• Prijs per dag — wat een verhuurde dag gemiddeld oplevert.
• Verhuurde dagen — hoeveel dagen per jaar je voertuigen daadwerkelijk verhuurd zijn.
• Kanalen — waarlangs die boekingen binnenkomen, en wat elk kanaal je kost.
• Extra's — wat je bij een verhuur meeverkoopt.
• Lekkage — wat je verdiend hebt, maar nooit factureert of int.

Prijs maal verhuurde dagen, na aftrek van wat je kanalen kosten, plus extra's, min lekkage. Dat is je omzet. Elke hendel kun je apart bijsturen, en elke hendel kun je apart meten.

De vijf hendels, doorgerekend

Om het concreet te maken rekenen we met één verhuurbedrijf. Dit is een rekenvoorbeeld, uitgaande van een wagenpark van 50 voertuigen, een gemiddelde opbrengst van €100 per verhuurde dag en 12.000 verhuurde dagen per jaar. Dat zijn aannames, geen marktcijfers. Vul straks je eigen getallen in.

Prijs per dag

Stel dat de gemiddelde opbrengst per verhuurde dag €3 hoger uitkomt, omdat je in drukke weken en op populaire voertuigen iets meer vraagt. Bij 12.000 verhuurde dagen is dat €36.000 per jaar, zonder één extra voertuig of één extra medewerker.

Dat vraagt geen ingewikkeld algoritme. Het vraagt dat je weet wanneer het druk is, en dat je prijs dan meebeweegt.

Verhuurde dagen

Een wagenpark van 50 voertuigen heeft 18.250 beschikbare dagen per jaar. In ons voorbeeld zijn er daarvan 12.000 verhuurd: een bezettingsgraad van ongeveer 66 procent. Vijf procentpunt meer bezetting is ruim 900 extra verhuurde dagen. Bij €100 per dag is dat ruim €90.000 per jaar.

Dit is in de meeste bedrijven de grootste hendel. Een auto die stilstaat, kost afschrijving, verzekering en parkeerruimte, en levert niets op. Waarom dat zo vaak onopgemerkt blijft, lees je in wat een stilstaand wagenpark echt kost.

Kanalen

Boekingen komen binnen via je eigen website, via de telefoon, via zakelijke klanten en via platforms die commissie rekenen. Een platform brengt klanten die je zelf nooit had bereikt. Maar elke boeking die er binnenkomt, kost je een deel van de opbrengst.

Stel dat een kwart van je verhuurde dagen via een platform binnenkomt, met een commissie van 15 procent (een aanname voor het voorbeeld). Dan betaal je over 3.000 dagen €15 per dag: €45.000 per jaar. Weet je 500 van die dagen naar je eigen website te halen, dan houd je €7.500 extra over. Het omgekeerde kan ook kloppen: een platform dat stille weken vult, verdient zijn commissie dubbel en dwars terug. Het gaat erom dat je weet welk kanaal wanneer loont. Hoe je je eigen website en platforms allebei laat werken, lees je in zes tips voor meer omzet in de autoverhuur.

Extra's

Een extra bestuurder, een kinderzitje, een kilometerbundel, een lager eigen risico. Extra's hebben vaak de hoogste marge van alles wat je verkoopt. Toch hangt het in veel bedrijven af van wie er aan de balie staat of ze worden aangeboden.

Stel dat een gemiddelde verhuur vier dagen duurt. Dan zijn 12.000 verhuurde dagen ongeveer 3.000 verhuringen. Verkoop je bij 30 procent daarvan één extra van €10, dan is dat €9.000 per jaar. Vaak een kleine hendel per verhuur, maar wel een die je bij elke boeking opnieuw kunt overhalen.

Lekkage

Lekkage is omzet die je al verdiend hebt maar nooit binnenhaalt. Een extra dag die niet wordt gefactureerd. Brandstof of kilometers die bij de inname niet goed zijn vastgelegd. Schade die pas wordt ontdekt als de klant al weg is. Een boete die weken later binnenkomt en nooit wordt doorbelast.

Stel dat bij één op de twintig verhuringen €50 weglekt. Bij 3.000 verhuringen is dat €7.500 per jaar. Dat lijkt weinig, tot je bedenkt dat het geld is waarvoor je het werk al hebt gedaan. Hoe facturen blijven liggen terwijl het geld al verdiend is, lees je in de factuur van drie weken geleden.

Waarom je deze hendels zelden in één overzicht ziet

De cijfers voor alle vijf de hendels bestaan in je bedrijf. Ze staan alleen op vijf verschillende plekken. De prijzen in een prijslijst, de bezetting in de planning, de kanalen in een mailbox en een platformportaal, de extra's op het contract en de lekkage nergens, want wat niet is vastgelegd, kun je niet tellen.

Daardoor stuur je op gevoel. Je weet dat het druk was in de zomer. Je weet niet welk voertuig het minst heeft opgeleverd, welk kanaal het meest kostte of hoeveel er bij de inname is blijven liggen.

Het principe is eenvoudig: leg elk gegeven één keer vast, op het moment dat het ontstaat, in hetzelfde systeem. Dan rekent dat systeem de vijf hendels voor je uit. Dat is wat automatisering voor een groeiend verhuurbedrijf doet: niet alleen minder handwerk, maar ook zicht op waar het geld zit.

Zo meet je dit in je eigen bedrijf

Begin met vijf getallen, één per hendel. Kijk er elke maand naar, niet één keer per jaar:

• Gemiddelde opbrengst per verhuurde dag, per voertuigcategorie en per maand.
• Bezettingsgraad: verhuurde dagen gedeeld door beschikbare dagen, per voertuig.
• Aandeel per kanaal: hoeveel verhuurde dagen via elk kanaal binnenkomen, en wat elk kanaal kost.
• Extra's per verhuur: hoeveel verhuringen minstens één extra hebben, en wat dat oplevert.
• Lekkage: het verschil tussen wat bij de inname is vastgelegd en wat er is gefactureerd en betaald.

Als je verhuuradministratie, planning en facturatie in één systeem zitten, hoef je die getallen niet bij elkaar te zoeken. In RentVisie geeft de module Dashboards realtime inzicht in bezetting, omzet, voertuigbeschikbaarheid en operationele prestaties, rechtstreeks vanuit je verhuuradministratie. Zo zie je per maand welke hendel beweegt, zonder dat iemand eerst een spreadsheet bouwt.

Welke hendel is bij jou het zwakst?

Loop de vijf vragen hieronder langs. De vraag waarop je het minst zeker antwoord kunt geven, wijst meestal je zwakste hendel aan:

• Weet je wat een verhuurde dag vorige maand gemiddeld opleverde?
• Weet je welke voertuigen vorige maand het vaakst stilstonden?
• Weet je wat elk boekingskanaal je per verhuurde dag kost?
• Weet je bij hoeveel verhuringen er een extra is verkocht?
• Weet je hoeveel er bij de inname is vastgelegd dat nooit is gefactureerd?

Elk van deze vragen krijgt de komende weken een eigen deel in de reeks, in deze volgorde: prijs per dag, verhuurde dagen, kanalen, extra's en lekkage. Daarna tellen we de vijf hendels bij elkaar op, zodat je ziet wat ze samen opleveren. Alle delen vind je op de pagina van de reeks Meer omzet uit hetzelfde wagenpark.

Meer omzet begint niet bij meer auto's. Het begint bij weten waar het geld in je huidige wagenpark zit.

Veelgestelde vragen

Hoe verhoog ik de omzet van mijn autoverhuurbedrijf zonder meer auto's te kopen?

Door aan de vijf hendels te werken die je omzet bepalen: de prijs per dag, het aantal verhuurde dagen, de kanalen waarlangs je boekt, de extra's die je meeverkoopt en de omzet die onbetaald weglekt. Meet eerst welke hendel het zwakst is en begin daar.

Hoe bereken ik de bezettingsgraad van mijn wagenpark?

Deel het aantal verhuurde dagen door het aantal beschikbare dagen in dezelfde periode. Een wagenpark van 50 voertuigen heeft 18.250 beschikbare dagen per jaar; met 12.000 verhuurde dagen is de bezettingsgraad ongeveer 66 procent. Reken het ook per voertuig uit, want het gemiddelde verbergt de auto's die stilstaan.

Wat is lekkage in de autoverhuur?

Lekkage is omzet die je al hebt verdiend maar nooit factureert of int: extra dagen, brandstof en kilometers die bij de inname niet zijn vastgelegd, schade die te laat wordt ontdekt en boetes die niet worden doorbelast. Je meet het als het verschil tussen wat bij de inname is vastgelegd en wat er uiteindelijk is betaald.

Welke cijfers moet een verhuurbedrijf elke maand bekijken?

Minstens vijf: de gemiddelde opbrengst per verhuurde dag, de bezettingsgraad per voertuig, het aandeel en de kosten per boekingskanaal, het aandeel verhuringen met een extra, en de lekkage tussen inname en factuur. Samen laten ze zien waar je omzet vandaan komt en waar hij weglekt.