Ganar dinero con el alquiler de coches es difícil. Las primas de seguro no dejan de subir y los márgenes son estrechos. La mayoría de los clientes alquila una vez y no vuelve. Además tienes que lidiar con daños, fraude, algún coche robado de vez en cuando, vehículos que deben estar en el lugar adecuado en el momento adecuado y un mostrador que se vuelve caótico cada viernes por la tarde.
Como proveedor de software trabajamos con empresas de alquiler de toda Europa. Casi en todas partes vemos el mismo patrón. Los propietarios están ocupados apagando fuegos, así que las pequeñas fuentes de ingresos recurrentes se quedan sin atender. Ninguna es espectacular por sí sola. Sumadas a lo largo de un año y de toda una flota, deciden si tienes margen para crecer.
Aquí tienes seis consejos para ganar más dinero. En cada uno indicamos qué te aporta: más ingresos, menos costes, clientes más satisfechos o una combinación.
Consejo 1: Cobra una tarifa de servicio
Qué te aporta: más ingresos.
Los clientes están acostumbrados a pagar una pequeña tarifa de servicio única. Las aerolíneas, las webs de venta de entradas y las apps de reparto la cobran, y casi nadie cancela una reserva por ello.
Haz la cuenta para tu propio negocio. Una empresa local de alquiler media firma entre 5.000 y 15.000 contratos de alquiler por sede al año. Una tarifa de 2 € por entrega suma:
- 5.000 contratos × 2 € = 10.000 € al año
- 15.000 contratos × 2 € = 30.000 € al año
Eso es por sede, y no te cuesta nada extra.
Dos reglas hacen que funcione. Primero, sé transparente. Menciona la tarifa desde el principio en tu web, en el proceso de reserva y en la confirmación, e inclúyela en el precio total que ve el cliente. Una tarifa que el cliente descubre en el mostrador te cuesta más en confianza de lo que te aporta. Segundo, automatízala. Si un empleado tiene que acordarse de añadirla, se olvidará en los días de más trabajo. Configúrala en tu software de alquiler como una línea fija en cada contrato. Así aparece en la reserva, el contrato y la factura sin que nadie tenga que pensar en ello.
Consejo 2: Integra tu web con tu software de alquiler
Qué te aporta: más ingresos, menos costes, clientes más satisfechos.
No a todas las empresas de alquiler les gusta esta idea. La objeción habitual es el control: «Quiero decidir quién alquila mis coches antes de confirmar nada». Es una preocupación legítima, y hay formas de gestionarla. Las explicamos en nuestro artículo sobre el alquiler en tiempo real: ventajas y desventajas. Lo resuelvas como lo resuelvas, conectar tu web con tu software de alquiler te hace ganar dinero.
Te ahorra tiempo
Cada reserva que llega por correo electrónico o formulario hay que leerla, cotejarla con la planificación y teclearla en tu sistema. Un módulo de reservas conectado a tu software de alquiler lleva la reserva directamente a tu planificación. Sin volver a teclear, sin errores en la matrícula o las fechas, sin reservas dobles.
Te abre nuevos ingresos
Una lista de precios fija en una web no puede reaccionar a la demanda. En cuanto tu web lee los precios y la disponibilidad de tu software de alquiler, puedes usar precios de temporada y precios dinámicos: tarifas más altas cuando la ocupación es alta y tarifas más ajustadas en las semanas tranquilas. También puedes ofrecer extras como kilómetros adicionales, una silla infantil o una franquicia más baja durante la propia reserva. Es el momento en que el cliente dice que sí con más facilidad.
Hace más felices a tus clientes
Los clientes esperan reservar un coche como reservan una habitación de hotel: elegir fechas, ver el precio, confirmar. Un formulario de contacto con un tiempo de respuesta de una hora o de un día no cumple esa expectativa. Muchos clientes envían la misma solicitud a tres empresas de alquiler y reservan con quien responde primero. Con una confirmación inmediata, ese cliente se queda contigo.
Consejo 3: Cobra los pagos online
Qué te aporta: más ingresos, menos no-shows.
La mayoría de las empresas locales de alquiler no piden al cliente que pague al reservar. Tiene sentido, porque un paso de pago reduce la conversión de tu web.
Aun así, cobrar lo antes posible debería formar parte de tu estrategia. Un cliente que ha pagado se siente comprometido con el alquiler. La probabilidad de un no-show baja mucho. Si aun así el cliente no aparece, el dinero ya lo tienes. Hablamos más de esto en nuestro artículo sobre cómo evitar los no-shows.
No tienes que obligar a pagar durante la reserva. Puedes integrarlo en tu proceso de confirmación:
- El cliente reserva y recibe una confirmación con un enlace de pago.
- Si el cliente paga, la reserva es definitiva.
- Si el cliente no ha pagado en un plazo fijo, por ejemplo 24 horas, la reserva se cancela automáticamente y el coche vuelve a estar disponible.
Así el paso de reserva sigue siendo ligero y tu planificación queda protegida. Si un pago completo te parece demasiado para tus clientes, empieza con un anticipo. En las opciones de pago en RentVisie verás cómo encajan los pagos online, los terminales de pago y las domiciliaciones.
Consejo 4: Gestiona las multas automáticamente
Qué te aporta: menos costes, menos dinero perdido.
Toda empresa de alquiler recibe multas de tráfico, multas de aparcamiento y facturas de peaje de coches que estaban en la carretera con un cliente. Cada una es una pequeña tarea administrativa:
- buscar el contrato de alquiler que coincide con la matrícula y la fecha y hora de la infracción
- localizar al cliente y al conductor
- identificar al conductor ante la autoridad, o pagar la multa y refacturarla al cliente
- cobrar una tarifa de gestión por el trabajo
A mano, esto lleva unos minutos por multa cuando todo va bien. En una semana de mucho trabajo las cartas se acumulan y vence el plazo para identificar al conductor. Entonces acabas pagando multas que causaron tus clientes. Pierdes dinero dos veces: la multa y las horas que dedicas a ella.
Con la gestión de multas en tu software de alquiler registras la multa y el software encuentra el contrato correspondiente. La multa se carga automáticamente al cliente correcto, incluida tu tarifa de gestión. El mismo proceso sirve para multas de tráfico, multas de aparcamiento y peajes.
Incluye la tarifa de gestión en tus condiciones generales y menciónala en la entrega. Los clientes aceptan una tarifa de la que se les ha informado antes.
Consejo 5: Ofrece autoservicio
Qué te aporta: más ingresos, menos costes, clientes más satisfechos.
Tu mostrador tiene horario. Tus clientes no. Quieren recoger una furgoneta a las siete de la mañana, devolver un coche el domingo por la noche o llevarse un vehículo cuando su tren llega a las once de la noche. Cada solicitud que rechazas porque el mostrador está cerrado son ingresos que se lleva otro.
El autoservicio lo resuelve sin turnos extra. El cliente reserva online, firma el contrato digitalmente y recoge el coche con una app de autoservicio, 24/7. Con Track & Trace, el kilometraje y el nivel de combustible se leen automáticamente en la entrega y la devolución. No necesitas a un empleado dando vueltas al coche con una carpeta.
El autoservicio también cambia lo que cuesta una nueva sede. Puedes abrir un punto de recogida en una estación o en un parque empresarial sin tener que atender un mostrador allí. La empresa de alquiler para empresas Cofleet 24/7 funciona con este modelo: los clientes ven los vehículos disponibles directamente en la app, y la facturación y la información al cliente se envían automáticamente.
No tienes que cambiarlo todo de golpe. Muchas empresas de alquiler empiezan solo con devoluciones fuera de horario, o con una sede. Amplían cuando confían en el proceso.
Consejo 6: Usa brokers para llenar coches parados
Qué te aporta: más ingresos.
Muchas empresas locales de alquiler evitan a los brokers por la comisión. En temporada alta es un instinto razonable, porque tu propia web y tu teléfono llenan la flota. Fuera de temporada alta el cálculo cambia. Un coche parado en tu campa no gana nada y sigue costando seguro, amortización y espacio de aparcamiento. Una reserva de broker con comisión aporta más que un coche parado.
Usa los brokers con criterio:
- Elige qué ofreces. Abre solo las categorías de vehículos y los periodos en los que esperas capacidad libre, como entre semana o en temporada baja.
- Pon precio al canal por separado. Fija una tarifa para brokers que cubra la comisión, para que cada reserva de broker siga teniendo margen.
- Deja de vender cuando repunte la demanda directa. Cuando tus propios canales llenen la flota, cierra la disponibilidad para los brokers.
- Gánate la siguiente reserva directa. Un cliente de broker que tiene una gran experiencia contigo puede reservar directamente la próxima vez.
El mayor riesgo operativo son las reservas dobles. Si gestionas las extranets de los brokers a mano junto a tu propia planificación, tarde o temprano venderás el mismo coche dos veces. Conecta los brokers a tu software de alquiler, para que sus reservas lleguen automáticamente a tu planificación y tu disponibilidad sea correcta en todos los canales. RentVisie ya está integrado con los brokers Check24 y AurumCars. Consulta nuestro resumen de integraciones para ver todas las conexiones disponibles.
Más de tu flota
Ninguno de estos consejos requiere un nuevo modelo de negocio. Cierran fugas que ya existen en la mayoría de las operaciones de alquiler: tarifas que nunca se cobran, reservas perdidas por respuestas lentas, no-shows, multas que pagas tú y nunca repercutes, clientes rechazados después del cierre y coches parados.
Lo que tienen en común es la automatización. Una tarifa de servicio, un plazo de pago o una multa refacturada solo valen algo si se aplican siempre, también en tu día de más trabajo. Cuando tu software de alquiler se encarga de estos pasos, sacas más de tu flota sin añadir complejidad operativa.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto puede aportar una tarifa de servicio a una empresa de alquiler de coches?
Depende de tu volumen. Una sede que firma 5.000 contratos de alquiler al año gana 10.000 € extra con una tarifa de 2 € por entrega. Con 15.000 contratos, la cifra sube a 30.000 €. Menciona la tarifa desde el principio, inclúyela en el precio total y añádela automáticamente a cada contrato.
¿Pedir el pago online no reduce mi conversión?
Un pago obligatorio durante la reserva puede reducir la conversión. Puedes evitarlo enviando un enlace de pago con la confirmación y cancelando la reserva automáticamente si el cliente no ha pagado en un plazo fijo. El paso de reserva sigue siendo ligero y los no-shows bajan.
¿Cómo dejo de pagar multas de tráfico que causaron mis clientes?
Vincula cada multa al contrato de alquiler por matrícula y fecha. Después identifica al conductor o refactura la multa al cliente antes de que venza el plazo. Un software de alquiler con gestión de multas hace la vinculación y la refacturación automáticamente, incluida una tarifa de gestión.
¿El autoservicio es adecuado para una empresa de alquiler pequeña?
Sí, y puedes empezar poco a poco. Muchas empresas de alquiler empiezan con devoluciones fuera de horario o con una sede. Necesitas reserva online, firma digital y una forma de entregar el coche sin personal, como una app de autoservicio combinada con Track & Trace.
¿Compensan los brokers la comisión?
En temporada alta a menudo no, porque tus propios canales llenan la flota. En temporada baja o entre semana, una reserva de broker con comisión aporta más que un coche parado. Fija una tarifa separada para brokers, limita las categorías que ofreces y conecta los brokers a tu software de alquiler para evitar reservas dobles. RentVisie está integrado con Check24 y AurumCars.
Agendar una conversación. Repasamos contigo tu proceso de alquiler y te mostramos cuál de estas seis fugas te cuesta más.
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