Autovermietungssoftware – Ultimate Guide zu guter Autovermietungssoftware von heute (Teil 2)

In Teil 1 der Serie: Autovermietungssoftware – Ultimate Guide zu guter Autovermietungssoftware von heute haben wir alle Must-have-Kriterien guter Autovermietungssoftware beleuchtet.

In diesem Teil befassen wir uns mit der Konfiguration von Fahrzeugen und Fahrzeugklassen. Obwohl dieser Guide für Vermieter geschrieben wurde, die auf der Suche nach neuer Autovermietungssoftware sind, eignet er sich auch für Vermieter, die ein besseres Verständnis der optimalen Konfigurationsmöglichkeiten gewinnen möchten.

Der Unterschied zwischen Fahrzeugklassen und Fahrzeugen

Bevor wir tiefer in die Materie eintauchen, ist es sinnvoll, die wesentlichen Unterschiede zwischen Fahrzeugen und Fahrzeugklassen klar zu verstehen.

Kurz gesagt: Eine Fahrzeugklasse ist die Sammelgruppe für mehrere Fahrzeuge.

Wahrscheinlich denken Sie jetzt: Schön und gut, aber was fange ich damit an? Gut, dann gehen wir einen Schritt tiefer. Sie können die Fahrzeugklasse als das „Fahrzeug" betrachten, mit dem Sie nach außen auftreten, zum Beispiel auf Ihrer Website. Die Fahrzeugklasse bestimmt den Preis, die Extras (Upsells), die Höhe der Kaution, die Selbstbeteiligung und die Verfügbarkeit. Das Fahrzeug selbst ist vor allem intern von Bedeutung. Jedes Fahrzeug hat einzigartige Merkmale. Nicht nur Farbe und Marke können sich unterscheiden, sondern auch Anschaffungspreis, Restwert, Abschreibung, Leasingkosten, APK-Prüfungen (die niederländische Hauptuntersuchung) und Fahrzeugdokumente.

Beispiel 1 – Kurzzeitvermietung

In der Kurzzeitvermietung ist es üblich, mehrere Fahrzeugtypen in einer Klasse zusammenzufassen. Ein Mercedes Vito und ein Citroen Jumpy können zum Beispiel beide als 6-m³-Transporter vermietet werden. Der Preis für beide Fahrzeugtypen ist identisch. Auch Kaution, mögliche Extras und Selbstbeteiligung sind für beide Fahrzeuge gleich.

Ein weiteres Beispiel bei Pkw ist etwa die „Budget-Klasse". Darunter fallen zum Beispiel der Toyota Aygo, aber auch der Volkswagen Up.

Beispiel 2 – (Short-)Lease

Im (Short-)Lease ist der Fahrzeugtyp wichtiger. In diesem Fall empfiehlt es sich auch, für jeden Fahrzeugtyp eine eigene Fahrzeugklasse anzulegen. Statt der Fahrzeugklasse 6-m³-Transporter erhalten Sie dann die Fahrzeugklasse Mercedes Vito und die Fahrzeugklasse Citroen Jumpy. Bei den Pkw erhalten Sie sowohl eine Klasse Toyota Aygo als auch eine Klasse Volkswagen Up.

Konfiguration von Fahrzeugklassen

Nachdem der Unterschied zwischen Fahrzeugen und Fahrzeugklassen nun klar ist, befassen wir uns mit den Mindestangaben, die Sie auf Ebene der Fahrzeugklassen hinterlegen sollten.

Allgemein

Bei den allgemeinen Angaben sollten Sie in jedem Fall die folgenden Eigenschaften eintragen können:

• Beschreibung
• Klassencode
• Status
• Filiale
• Kategorie
• Fotos
• Name für die Website
• Kurzbeschreibung für die Website
• Langbeschreibung für die Website

Preise

Die Preise tragen Sie auf Ebene der Fahrzeugklassen ein. Hier legen Sie auch fest, ob die Fahrzeugklasse einen Preis pro 24 Stunden hat oder ob der Preis pro Kalendertag berechnet werden soll.

Abhängig von der Preismethode (24 Stunden / Kalendertag) müssen Sie pro Fahrzeugklasse die Preise für einen bestimmten Zeitraum unterscheiden können. Denken Sie zum Beispiel an den Preis pro Tageshälfte, pro Tag, Arbeitswoche, Wochenende, volle Woche und Monat.

Entscheidend ist, dass sich die Preise einfach anpassen lassen. In unserer Vermietungssoftware haben wir uns dafür entschieden, alle Preise in einer Preismatrix darzustellen. Darin können Sie pro Saison angeben, welcher Preis gilt.

Gerne gehen wir noch kurz auf die Konfiguration eines Halbtagespreises ein. Viele Autovermietungen mit Transportern arbeiten schließlich mit einem Tageshälftenpreis, allerdings nur an Werktagen. Dabei gilt der Tageshälftentarif nur zwischen zum Beispiel 08:00 und 12:00 Uhr, 12:00 und 16:00 Uhr und nach 16:00 Uhr. Um manuelle Anpassungen zu vermeiden und für die Anbindung an Ihre Website ist es wichtig, dass dies in Ihrer Vermietungssoftware sauber programmiert ist.

Der Vollständigkeit halber merken wir an, dass wir dynamische Preise in diesem Teil des Ultimate Guide außer Betracht lassen. Das Einzige, was wir jetzt dazu sagen: Zukunftssichere Vermietungssoftware hat dynamische Preise bereits beim Bau der Software berücksichtigt. Die Workarounds, die manche Anbieter einsetzen, sind unseres Erachtens weder praktikabel noch skalierbar.

Extras

Aus einer Untersuchung aller Vermietungssoftware am Markt geht hervor, dass die Extras im Allgemeinen am schlechtesten gelöst sind. In vielen Vermietungssystemen können sich die Extras nicht pro Fahrzeugklasse unterscheiden. Das Ergebnis: Bei einem Pkw können Sie ein Umzugspaket vermieten, Kindersitze sind für Kühlfahrzeuge verfügbar und ein Kleinbus kann mit einer Maulkupplung ausgestattet werden.

Das ist vor allem dann ein Problem, wenn Sie die Vermietungssoftware an Ihre Website anbinden. Die Website-Entwickler müssen dann viel Arbeit leisten, damit bestimmte Extras nicht angezeigt werden. Passen Sie anschließend die Extras an, müssen die Website-Entwickler erneut ran. Das verursacht erhebliche Kosten.

Binden Sie die Vermietungssoftware nicht an, ist das Problem kleiner, aber trotzdem nicht wünschenswert.

Kaution & Selbstbeteiligung

Viele Autovermieter machen Kaution und Selbstbeteiligung von der Fahrzeugklasse abhängig. Aus diesem Grund ist es auch logisch, dass Sie die Kaution pro Fahrzeugklasse einstellen können.

Verfügbarkeit (vertiefend)

Ausgangspunkt ist, dass auf eine Fahrzeugklasse so viele Reservierungen gemacht werden können, wie Fahrzeuge vorhanden sind. Mit anderen Worten: Wenn Sie fünf Fahrzeuge der Fahrzeugklasse B haben, kann Fahrzeugklasse B fünfmal reserviert werden.

Nun kann es aber sein, dass Sie in ein paar Monaten weitere Fahrzeuge geliefert bekommen. Diese Fahrzeuge können Sie in ein paar Monaten also ebenfalls vermieten, und am liebsten hätten Kunden diese Fahrzeuge bereits reserviert. Um dieses Ergebnis zu erreichen, müssen Sie die Fahrzeuge in den meisten Systemen manuell anlegen und anschließend bis zum Liefertermin auf inaktiv setzen.

Das funktioniert zwar, ist aber enorm zeitaufwendig. In der Praxis wird es daher nicht oft gemacht, wodurch Umsatz verloren geht. Ein gutes Vermietungspaket löst dies intelligenter und auf relativ einfache Weise: nämlich indem sich die Verfügbarkeit der Fahrzeugklassen überschreiben lässt. So reagieren Sie auf einen flexiblen Fuhrpark (Hoch- und Herunterskalieren).

Eine gute Preisfindung ist die Grundlage gut funktionierender Software. Mit unserem oben gezeigten Tool können wir testen, ob die Preisoptionen zu den richtigen Zeitpunkten angewendet werden.

Konfiguration von Fahrzeugen

Obwohl die Fahrzeugklasse für den Umsatz und das Tagesgeschäft am wichtigsten ist, ist die Konfiguration der Fahrzeuge mindestens ebenso wichtig. Der wichtigste Aspekt dabei sind die Kosten der Fahrzeuge.

Allgemein

Bevor wir in die erweiterte Konfiguration eintauchen, gehen wir kurz auf die Daten ein, die Sie pro Fahrzeug eintragen können sollten.

• Typ
• Marke
• Modell
• Baujahr
• Kennzeichen
• Fahrgestellnummer
• Farbe
• Motornummer
• Inspektionsliste für Übergabe und Rücknahme
• Schadensvorlage
• Kraftstoffart
• Aktueller Standort.

Verknüpfung mit Fahrzeugklassen

Wie oben beschrieben, muss ein Fahrzeug mit einer (oder mehreren) Fahrzeugklasse(n) verknüpft werden. Dies muss pro Fahrzeug einstellbar sein.

Kilometerstand und Kraftstofftank

Ein Fahrzeug hat einen Kilometerstand und eine Kraftstoffmenge. Diese müssen Sie daher eintragen können. Grundsätzlich geschieht dies einmalig, da sich diese Eigenschaften bei jeder Vermietung ändern.

Schäden & Wartung

Vermietung geht unvermeidlich mit Schäden einher. Es ist wichtig, dass Sie diese Schäden erfassen und Fotos hinzufügen können. Ebenso wichtig ist, dass ein Logbuch aller erfassten Schäden geführt wird, aber auch, welche Schäden behoben wurden. Für die Wartung des Fahrzeugs gilt dasselbe.

Tipp: Prüfen Sie, ob die Schäden am Fahrzeug in der Laufreihenfolge erfasst werden. Beim Erfassen von Schäden gehen Sie einmal um das Fahrzeug herum. Es ist daher logisch, dass die Schäden in derselben Reihenfolge erfasst werden können.

Kosten erfassen (erweitert)

Die oben genannten Punkte sind für die tägliche Vermietung von großer Bedeutung. Gleichzeitig vertreten wir den Standpunkt, dass ein Punkt vielleicht noch wichtiger ist: die Erfassung der Kosten.

Dabei geht es zum Beispiel um die monatliche Abschreibung, Kfz-Steuer, Wartungskosten sowie nicht weiterberechnete Schäden und Kraftstoff. Die Erfassung dieser Kosten pro Fahrzeug ist entscheidend, um am Ende die Rendite pro Fahrzeug berechnen zu können. In vielen Vermietungspaketen wird dem zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Im Übrigen ist es natürlich auch wichtig, dass diese Kosten anschließend an die Buchhaltung weitergeleitet werden (zum Beispiel über eine Echtzeit-Anbindung an die Buchhaltungssoftware).

Eigentum (erweitert)

Es muss natürlich nicht zwingend so sein, dass ein Fahrzeug in Ihrem Fuhrpark auch tatsächlich Ihr Eigentum ist. Pro Fahrzeug möchten Sie daher erfassen, ob es sich um Eigenbesitz oder um Anmietung handelt. Im Fall der Anmietung lautet die logische Anschlussfrage: Wer ist der Eigentümer (von wem miete ich an)?

Wenn Sie dies erfassen, können Sie direkt einen Schritt weitergehen. Derzeit gilt bei Anmietung oft ein reduzierter Mietpreis für den Anmietzeitraum. Sie können darauf jedoch auch Provisionsmodelle aufbauen. Der Eigentümer erhält in diesem Fall einen bestimmten Prozentsatz des Erlöses, den Sie mit seinem Fahrzeug erzielen. Als Vermieter können Sie so das Vermietungsrisiko auf den Eigentümer verlagern.

Sonstiges

Schließlich ist es praktisch, pro Fahrzeug Dokumente zu speichern (z. B. die Grüne Karte) und Erinnerungen einzurichten, etwa für die APK-Prüfung und andere wiederkehrende Angelegenheiten.

Fazit

In diesem Teil des Ultimate Guide zu guter Autovermietungssoftware von heute sind wir auf die Konfiguration von Fahrzeugen und Fahrzeugklassen eingegangen. Wir hoffen, Ihnen damit einen guten Leitfaden für die Suche nach neuer, zukunftssicherer Autovermietungssoftware an die Hand zu geben.

_Disclaimer: Die in diesem Artikel genannten Merkmale sind eine gute Grundlage für Fahrzeugklassen und Fahrzeuge. Für eine vollständige Verwaltung empfehlen wir jedoch, noch mehr zu erfassen. Das erläutern wir gerne in einem persönlichen Gespräch. _