Sind Sie mit Ihrem aktuellen Softwareanbieter nicht mehr zufrieden oder möchten Sie einfach Ihre Geschäftsprozesse mit (besserer) Autovermietungssoftware verbessern? Dann ist dieser Ultimate Guide zu guter Autovermietungssoftware genau das Richtige für Sie.
In Teil 1 beleuchten wir alle Must-have-Kriterien guter Autovermietungssoftware. Dabei gehen wir über den reinen Inhalt hinaus. Auch die technischen Aspekte kommen zur Sprache. In Teil 2 und den darauffolgenden Teilen gehen wir tiefer auf bestimmte Prozesse ein, die gute Autovermietungssoftware berücksichtigen muss.
Dieser Ultimate Guide zu guter Autovermietungssoftware richtet sich an Autovermieter, die ihre Softwareprozesse verbessern möchten. Wenn Sie eine Kopie Ihrer aktuellen Autovermietungssoftware mit hier und da ein paar Verbesserungen suchen, ist dieser Artikel nichts für Sie.
In diesem Ultimate Guide zu guter Autovermietungssoftware behandeln wir daher nur die Merkmale, die für nahezu alle Autovermieter relevant sind. Das bedeutet, dass wir die sogenannten „Nitty-Gritty“-Funktionalitäten außer Acht lassen, die nur für manche Autovermieter einen Mehrwert bieten, für eine gute Betriebsführung aber nicht notwendig sind.
Was gute Autovermietungssoftware erfüllen muss (minimale Funktionsanforderungen)
„Gute Autovermietungssoftware versetzt Sie in die Lage, die Kernprozesse Ihres Unternehmens reibungslos auszuführen und zu verbessern.“
Kernprozesse der Autovermietung
Gute Autovermietungssoftware muss sich in erster Linie auf die Kernprozesse konzentrieren. Das ist natürlich keine Überraschung, aber schauen wir uns kurz an, woraus die Kernprozesse eines Autovermietungsunternehmens bestehen:
- Konfiguration: Einrichten von Fahrzeugklassen, Fahrzeugen, Preisen, Kaution und Extras;
- ** Operative Vermietung:** Übergabe und Rücknahme von Fahrzeugen;
- Fahrzeug- & Kundenverwaltung: Registrierung und Pflege von Fahrzeugen und Kunden;
- Finanzen: Fakturieren und Verwalten von Kreditoren, Bezahlen von Debitoren.
Benötigte Funktionen für die Kernprozesse Nachdem wir die Kernprozesse betrachtet haben, ist es an der Zeit, tiefer einzusteigen. Für jeden Kernprozess führen wir nachfolgend die zugehörigen Mikroprozesse auf, die in der Autovermietungssoftware enthalten sein müssen.
Konfiguration der Autovermietungssoftware
Fast jeder Autovermieter beginnt mit der Frage, wie die Plantafel aussehen wird. Aus Sicht eines Mitarbeiters am Schalter ist das zwar verständlich, aus Sicht des Managements sollte dies jedoch nicht die erste Frage sein.
Denn die Plantafel kann noch so schön aussehen: Wenn sich die Autovermietungssoftware nicht so einrichten lässt, dass sie zu Ihrem Unternehmen passt, ist die Autovermietungssoftware per Definition ungeeignet.
Anlegen von Fahrzeugklassen
Gute Autovermietungssoftware arbeitet mit Fahrzeugklassen für die Berechnung der Verfügbarkeit und der anzuwendenden Preise. Unter einer Fahrzeugklasse hängen die einzelnen Fahrzeuge selbst.
Beim Anlegen von Fahrzeugklassen müssen für volle Flexibilität mindestens die folgenden Optionen eingegeben werden können:
- Filiale, der die Fahrzeugklasse zugeordnet ist. Das ist vor allem relevant, wenn Sie mehrere Arten von Betrieben (Budget und Premium) in der Vermietungssoftware unterbringen möchten.
- Code, um die Fahrzeugklassen zu erkennen.
- Beschreibung, um die Fahrzeugklasse zu beschreiben.
- Fahrzeugkategorie (z. B. Transporter, Pkw und Kühlfahrzeug). Das ist nötig, um die Fahrzeugklassen einfach einzuteilen und bequem filtern zu können;
- Preismethode: Berechnen Sie Preise pro 24 Stunden oder pro Kalendertag? Indem Sie diese Methode auf Ebene der Fahrzeugklasse auswählen, können Sie pro Fahrzeugklasse unterscheiden.
- Überbuchungsklasse: Auch wenn das für die meisten Vermieter kein echtes Must-have ist, zeigt das Vorhandensein dieser Option, wie zukunftssicher die Vermietungssoftware ist. Die Option dient dazu, eventuelle Überbuchungen automatisch in eine andere Fahrzeugklasse zu verschieben, damit Sie optimal verkaufen können.
- Extras: An jede Fahrzeugklasse müssen Sie eigene Extras hängen können. Es wäre schließlich seltsam, wenn Kunden ein Umzugspaket bestellen könnten, wenn sie einen Pkw mieten.
Fahrzeuge anlegen
Angelegte Fahrzeuge werden einer Fahrzeugklasse zugeordnet. Beim Anlegen eines Fahrzeugs geben Sie die Eigenschaften des Fahrzeugs ein, aber beispielsweise auch den Anschaffungswert, die Abschreibung und die (monatlichen) Kosten. Das ist von essenzieller Bedeutung, um die Rentabilität eines Fahrzeugs zu bestimmen.
Preise einrichten
Die sogenannte „Pricing Engine“ ist vielleicht das Wichtigste an Vermietungssoftware. Gute Vermietungssoftware wird um die Pricing Engine herum gebaut, die die Flexibilität bietet, eine möglichst hohe Rendite zu erzielen (im Einklang mit den Merkmalen Ihres Autovermietungsgeschäfts). Viele Vermietungssysteme haben dies nicht richtig aufgebaut, weil Aspekte wie Dynamic Pricing erst in einem späteren Stadium eingebaut werden. Dadurch entsteht ein großes Risiko von Spaghetti-Code, was sich wiederum auf die Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit des Vermietungspakets auswirkt.
Wir sind der Meinung, dass Dynamic Pricing auf Dauer zur Norm wird. Wenn Sie das jedoch (noch) nicht für wichtig halten, ist die minimale Basis, die die Autovermietungssoftware enthalten muss, die folgende:
- Saisons: um Preise pro Saison / Jahr zu unterscheiden. Tarife müssen einfach kopiert und für eine darauffolgende Saison angepasst werden können;
- Preis pro Tag(esteil): Preise müssen flexibel pro Zeitraum eingestellt werden können. Ein Miettag ist im Allgemeinen teurer als eine Arbeitswoche oder ein ganzes Wochenende.
Kaution
Die Möglichkeit, eine Kaution einzurichten, ist ebenfalls von essenzieller Bedeutung. Gute Software bietet die Möglichkeit, mehrere Arten von Kautionen pro Fahrzeugklasse einzurichten (hohe Kaution, niedrige Kaution). Diese Kautionsarten können anschließend mit einem Extra verknüpft werden (Reduzierung der Selbstbeteiligung).
Extras
Wir nennen die Extras (Upsells) auch die Cash Cow des Vermietungsgeschäfts. Die Margen auf zusätzliche Kilometer, Umzugspakete oder Insassenversicherungen sind schließlich deutlich höher als auf das Fahrzeug selbst.
Es ist daher von essenzieller Bedeutung, dass diese Extras auf gute Weise pro Fahrzeugklasse und (vielleicht) sogar pro Standort verknüpft werden können. Fragen Sie auch nach, ob darüber nachgedacht wurde, die Verfügbarkeit der Extras zu erfassen.
Operative Vermietung & Autovermietungssystem
Durchführung der operativen Vermietung: Erstellen und Verwalten einer Reservierung
Das Wichtigste an Vermietungssoftware ist die Möglichkeit, eine Reservierung zu erstellen und zu verwalten. Die Schritte müssen so einfach sein, dass eine Reservierung innerhalb von 2 Minuten erstellt ist.
Auf Basis des Feedbacks von Dutzenden Autovermietern sind wir zu den folgenden (Best-Practice-)Schritten gekommen:
** Reservierung erstellen ** Schritt 1: Datum und Uhrzeit eingeben; Schritt 2: Verfügbares Fahrzeug mit zugehörigem Preis auswählen; Schritt 3: Extras hinzufügen; Schritt 4: Grundlegende Kundendaten eingeben; Schritt 5: Reservierung per E-Mail bestätigen, indem das Fahrzeug automatisch oder manuell zugewiesen wird;
** Fahrzeug abholen ** Schritt 1: Erinnerung an den Verkauf von Extras; Schritt 2: Kundendaten weiter ergänzen; Schritt 3: Vorläufige Rechnung erstellen und Zahlung abwickeln; Schritt 4: Fahrzeuginspektion (Schaden-, Kraftstoff- und Kilometerstandprüfung)
** Fahrzeugrückgabe ** Schritt 1: Fahrzeuginspektion (Schaden-, Kraftstoff- und Kilometerstandprüfung); Schritt 2: Eventuelle Kosten für Kraftstoff, AdBlue und Schäden erfassen; Schritt 3: Endrechnung erstellen; Schritt 4: Eventuelle Korrekturen an der Endrechnung (nachträglich eingehende Bußgelder).
Für Shortlease und Leasing gelten im Prinzip dieselben Schritte, jedoch mit einigen Ausnahmen:
- beim Erstellen einer Reservierung müssen in manchen Fällen nur Abholdatum und -uhrzeit eingegeben werden;
- Reservierungen können (automatisch) verlängert werden;
- die Ratenfakturierung erfolgt automatisch (im Voraus oder im Nachhinein).
Schließlich verfügt gute Autovermietungssoftware über die Möglichkeit, Reservierungen einfach zu verlängern und Fahrzeuge zu tauschen.
Überblick über die operative Vermietung (Plantafel und Dashboard)
Ein guter Vermieter hat den Überblick. Fragen wie „Wie viele Autos muss ich heute vermieten?“ und „Welche Autos habe ich noch verfügbar?“ müssen auf einen Blick klar sein.
Das geht auf zwei Arten: 1) über die Plantafel (visuell) und 2) in einem Dashboard. Beide Optionen müssen für volle Flexibilität und Übersicht verfügbar sein.
** Plantafel **
Da die meisten Menschen visuell veranlagt sind, ist es wichtig, dass eine Übersicht visuell in einer sogenannten „Plantafel“ dargestellt wird. In dieser Plantafel werden Reservierungen pro Fahrzeugklasse mit einer unterschiedlichen Farbe je Status angezeigt. Reservierungen können einfach per Klick eingesehen werden.
Für einen guten Überblick muss sich die Plantafel auf mehrere Arten einstellen lassen, beispielsweise über Filter nach Standorten, Kategorien, Fahrzeugklassen und Fahrzeugeigenschaften. Auch eine Tages-, Wochen- und Monatsansicht sind kein überflüssiger Luxus.
Üblich ist außerdem, dass aus der Plantafel heraus auch direkt Reservierungen erstellt (Drag-&-Drop-Reservierungen) und Reservierungen eingesehen werden können.
Schließlich muss die Plantafel anzeigen, welche Fahrzeuge sich derzeit in der Wartung befinden und ob ein Fahrzeug eventuell transportiert werden muss.
** Dashboard **
Ergänzend zur Plantafel gibt das Dashboard einen Überblick über die operativen Aufgaben. Hier können Sie beispielsweise einfach nachsehen, welche Fahrzeuge heute abgeholt werden, bei welchen Reservierungen noch eine Fahrzeuginspektion durchgeführt werden muss, welche Personen ihr Fahrzeug noch zurückgeben müssen und bei welchen Reservierungen noch eine Zahlung offen ist.
Fahrzeug- & Kundenverwaltung
Fahrzeugverwaltung
Gute Vermietungssoftware verfügt auch über ein Modul zur Fahrzeugverwaltung. Darin pflegen Sie die Eigenschaften der Fahrzeuge, erfassen Schäden und – vielleicht am wichtigsten – die zum Fahrzeug gehörenden Kosten. Denken Sie hier beispielsweise an Kfz-Steuer und Leasingkosten. Letzteres ist essenziell, um am Ende die Rendite (ROI) eines Fahrzeugs zu berechnen.
Kundenverwaltung
Mindestens ebenso wichtig ist die Verwaltung Ihrer Kunden. Es ist von großer Bedeutung, dass Sie Kunden einfach suchen, Kunden mit offenen Beträgen aufspüren und die Reservierungshistorie eines Kunden einsehen können.
Finanzielle Angelegenheiten
Reservierungsbezogene finanzielle Angelegenheiten müssen in der Autovermietungssoftware möglich sein. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Autovermietungssoftware ein eigenes Buchhaltungsprogramm hat oder mit externer Buchhaltungssoftware verbunden ist.
Viele Autovermieter fragen jedoch kaum oder gar nicht danach, wie die finanziellen Angelegenheiten in der Autovermietungssoftware geregelt sind. Meist beschränken sich die Fragen auf: „Kann ich auch fakturieren?“ oder „Habt ihr auch eine Buchhaltungsanbindung?“
An sich gute Fragen, aber Sie sollten noch viel mehr Fragen stellen …
Unser Rat: Fragen Sie nach den Ins und Outs des Fakturierungsprozesses und besprechen Sie diese gemeinsam mit Ihrer Finanzbuchhaltung.
Wie funktioniert die Fakturierung genau?
Nach Ablauf der Reservierung muss eine Endabrechnung (Rechnung) erstellt werden. Für Geschäftskunden ist das Pflicht, aber auch Privatkunden möchten gerne einen Zahlungsbeleg.
Eine häufig gestellte Frage ist, wie buchhalterisch mit einer solchen Rechnung vor Beginn der Reservierung umzugehen ist. Die Antwort hängt davon ab, ob es sich um eine Kurzzeit- oder Langzeitmiete handelt.
** Kurzzeitmiete **
Best Practice bei Kurzzeit-Mietverträgen ist es, auf den Zeitpunkt der Rechnungsstellung abzustellen. Eine (in den Niederlanden kritisierte) Alternative ist es, auf den Zeitpunkt der Zahlung abzustellen.
Das beantwortet jedoch nicht die Frage, was mit der Rechnung vor Beginn der Reservierung zu tun ist. Technisch gesehen müssen Sie diese Rechnung in Ihre Buchhaltung aufnehmen (= Umsatz). Bei der anschließenden Endabrechnung müssen Sie einen eventuellen Mehrerlös dann gesondert in Rechnung stellen.
Das Obige ist korrekt, weist aber auch auf praktische Nachteile hin. Denn für jede Kurzzeitmiete werden in diesem Fall mindestens zwei Rechnungen erstellt: 1) die Rechnung mit dem Hauptbetrag und 2) nachträgliche Kosten wie zusätzliche Kilometer und Kraftstoff.
Gute Vermietungssoftware berücksichtigt das. Die Rechnung bei Übergabe des Mietvertrags ist eine sogenannte Pro-forma-Rechnung (vorläufige Rechnung). Diese wird nicht in der Buchhaltung erfasst. Nach Ablauf des Mietvertrags wird die Endrechnung erstellt, die direkt mit der bereits erhaltenen (Kautions-)Zahlung des Kunden verrechnet und ausgeziffert werden kann.
** Langzeitmiete **
Bei Langzeitmiete funktioniert es anders. Hier ist als Ausgangspunkt der Ertrag nach der „Percentage-of-Completion“-Methode zu erfassen.
Vermieten Sie Ihr Fahrzeug beispielsweise für einen Zeitraum von 4 Jahren, müssen Sie jedes Jahr 25 % der gesamten Mieteinnahmen als Ertrag erfassen. Das wird jedoch komplizierter, wenn der Mietzeitraum nicht am 1. Januar beginnt (unter der Annahme, dass das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht).
Um es nicht unnötig kompliziert zu machen und ebenso um an die kaufmännische Praxis anzuknüpfen, muss die Vermietungssoftware eine monatliche/vierteljährliche Fakturierung ermöglichen. Diese Rechnungen, bezahlt oder nicht bezahlt, sind als Ertrag zu erfassen.
Eine Alternative ist es, den Gewinn bei Abschluss des Vertrags zu realisieren, die „Completed-Contract-Methode“. Das ist handelsrechtlich (manchmal) zulässig, steuerlich jedoch nicht. Daher gehen wir hier nicht weiter darauf ein.
Disclaimer: Das Obige skizziert die Grundzüge und geht nicht auf eventuelle Ausnahmen ein.
Kaution
Niederländische Autovermieter erlauben häufig, dass die Kaution per EC-Karte (PIN) bezahlt wird. Das ist anders als beispielsweise bei internationalen Autovermietern, die nur Kreditkarten akzeptieren.
Gute Vermietungssoftware muss beides berücksichtigen. In einem der nächsten Teile gehen wir darauf ein, wie die Kaution korrekt in der Buchhaltungssoftware verarbeitet wird, sodass (Sammel-)Rückzahlungen zum Kinderspiel werden.
Technische Aspekte der Autovermietungssoftware
Neben den Kernfunktionalitäten lohnt es sich, auf einige technische Aspekte zu achten. Ist die Software anbindbar, skalierbar und läuft sie in der Cloud?
Anbindbar
In einer sich schnell digitalisierenden Welt ist es von essenzieller Bedeutung, dass die Autovermietungssoftware mit anderen Systemen verbunden werden kann. Denken Sie dabei an einfache Anbindungen wie den Elena-Check (schwarze Liste) und eine Anbindung an die RDW (niederländische Zulassungsbehörde), aber auch an komplexere Anbindungen wie Schnittstellen zu Online-Brokern oder zum Dealer-Management-System.
Das Mindeste, was Autovermietungssoftware anno heute haben muss, ist eine API. Die API bietet die Flexibilität, alles aus Ihrer Reservierungssoftware in Echtzeit mit Ihrer Website zu verbinden. Nicht nur landen Reservierungen dann direkt in Ihrer Reservierungssoftware, auch Preisanpassungen und Bildänderungen werden sofort auf Ihrer Website übernommen. Das spart einerseits enorm viel Zeit und vermeidet Fehler, andererseits eröffnet es neue Möglichkeiten zur Renditeoptimierung (beispielsweise über Dynamic Pricing).
Skalierbar
Ein weiterer sehr wichtiger Aspekt für „nachhaltige“ Autovermietungssoftware ist die Skalierbarkeit. Das ist als Laie enorm schwer zu beurteilen, da es nicht sichtbar ist. Wenn der Code jedoch nicht gut geschrieben ist (sprich: Spaghetti-Code und keine Testskripte), besteht bei jedem Update die Gefahr, dass an anderer Stelle im System Fehler auftreten. Das führt im Allgemeinen zu viel Frustration und hohen Kosten sowohl für den Softwareanbieter als auch für den Autovermieter, und letztlich sorgt es auch dafür, dass sich das Vermietungspaket nicht schnell weiterentwickeln lässt.
Cloud Based
Beim Schreiben dieses Artikels haben wir diskutiert, ob wir diesen Punkt aufnehmen sollten. Schließlich ist heutzutage doch alles Cloud Based? Das ist offenbar nicht der Fall. Es gibt noch viele Autovermieter, die einen eigenen Server angeschafft haben, auf dem die Software läuft. Diesen müssen sie selbst warten, was ebenfalls Kosten und Frustration mit sich bringt.
Vorteile von Cloud-Based-Software sind:
- Sie haben überall und jederzeit Zugriff auf Ihre Daten;
- Sie haben mehr Speicherplatz als auf Ihrer eigenen Hardware;
- geringere Kosten (keine Anschaffung eines eigenen Servers und kein Einkauf von IT-Personal);
- skalierbare Kapazität;
- Updates und Back-ups lassen sich einfach durchführen und einrichten.
Fazit
In diesem Artikel haben wir einen Überblick über die minimalen Funktionalitäten gegeben, die gute Autovermietungssoftware haben muss. Die Software muss mindestens die Kernprozesse ermöglichen (Konfiguration, operative Vermietung, Fahrzeug- & Kundenverwaltung, Finanzen).
Darüber hinaus haben wir in diesem Artikel einige technische Aspekte angesprochen, auf die Sie bei der Beurteilung der Vermietungssoftware achten sollten.
In Teil 2 des Ultimate Guide zu guter Autovermietungssoftware und den folgenden Teilen gehen wir tiefer auf die Module ein, die gute Autovermietungssoftware haben muss.
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