Ein Dienstag im Februar. Auf dem Hof stehen vierzehn Autos. Niemand merkt es, denn das Team ist mit den Autos beschäftigt, die unterwegs sind: eine Rücknahme mit Schaden, ein Kunde, der seine Kaution zurückwill, ein Transporter, der morgen früh bereitstehen muss. Wer die Auslastung in der Autovermietung erhöhen will, fängt genau hier an: bei den Autos, nach denen niemand fragt.
In den meisten Vermietbetrieben sind vermietete Tage der größte Hebel, und sie funktionieren anders als ein Preis oder ein Extra. Einen zu niedrigen Preis passen Sie nächste Woche an. Ein vergessenes Extra verkaufen Sie bei der nächsten Miete. Einen Miettag können Sie nicht aufbewahren. Den Transporter, der am Dienstag stillstand, vermieten Sie am Mittwoch einfach wieder, aber den Umsatz dieses Dienstags holen Sie nicht mehr auf: Ein Fahrzeug können Sie pro Tag nur einmal vermieten.
Dies ist der dritte Teil der Serie Mehr Umsatz aus derselben Flotte. In Teil 1 haben wir die fünf Hebel Ihres Umsatzes aufgestellt. In diesem Teil geht es um den zweiten: die Zahl der vermieteten Tage.
Der Durchschnitt versteckt die Autos, die stillstehen
Auslastung ist vermietete Tage geteilt durch verfügbare Tage. Wie Sie das berechnen und was ein stehendes Fahrzeug kostet, lesen Sie in was ein stehender Fuhrpark wirklich kostet. Das wiederholen wir hier nicht.
Eine Warnung aber doch: Eine Auslastung über den ganzen Fuhrpark und das ganze Jahr sagt fast nichts. Angenommen, als hypothetisches Beispiel, Ihre Pkw sind 80 % der Zeit vermietet und Ihre Transporter 45 %. Im Schnitt landen Sie dann irgendwo bei 66 %. Eine ordentliche Zahl, hinter der eine ganze Kategorie verschwindet, die mehr als die Hälfte der Zeit steht.
Deshalb schauen Sie auf drei Ebenen:
- pro Fahrzeug, damit Sie sehen, welche Autos die Arbeit machen und welche nur mitlaufen;
- pro Kategorie, damit eine volle Kategorie keine leere verdeckt;
- pro Woche, damit Sie sehen, wann es ruhig wird, nicht nur, dass es ruhig war.
Erst auf dieser Ebene sehen Sie, wo die leeren Tage liegen. Und erst dann können Sie etwas dagegen tun.
Nach vorn schauen, nicht zurück
Die meisten Vermieter kennen ihre Auslastung im Nachhinein: am Monatsende, in den Umsatzzahlen. Dann ist nichts mehr zu machen. Jeder leere Tag des letzten Monats ist endgültig verloren.
Die Zahl, mit der Sie wirklich steuern, ist die Auslastung der kommenden vier bis acht Wochen. Wie viele der verfügbaren Tage in Woche 7 sind schon gebucht? Und wie steht das im Vergleich zur selben Woche im Vorjahr, zum selben Zeitpunkt?
Ein Rechenbeispiel, ausdrücklich hypothetisch: Sind die Winterferien bei Ihren Transportern jetzt zu 30 % gebucht, während Sie letztes Jahr um diese Zeit schon bei 45 % lagen, dann wissen Sie sechs Wochen vorher, dass eine Lücke kommt. Das ist genug Zeit, um zu handeln. Zwei Tage vorher ist es das nicht.
Nach vorn schauen braucht keine Glaskugel. Es braucht Reservierungen, Verfügbarkeit und Historie an einem Ort, damit Sie nicht drei Listen nebeneinanderlegen müssen.
Die Lücken im richtigen Moment füllen
Sehen Sie eine Lücke kommen, ist der Reflex oft: Preis runter. Für alle, das ganze Jahr. In Teil 2 haben wir vorgerechnet, warum das teuer ist: Ein Rabatt für alle kostet Sie auch Geld bei jeder Buchung, die Sie ohnehin hatten.
Das Prinzip ist einfacher und günstiger: Füllen Sie die Lücke dort, wo sie ist, und nur dort. Eine Aktion ist ein gezieltes Mittel für ein bestimmtes Problem:
- ein Aktionstarif für eine ruhige Periode oder eine Kategorie, die steht, zum Beispiel Transporter unter der Woche im Februar;
- ein Rabattcode für eine Kundengruppe, die Sie in diesem Zeitraum erreichen wollen;
- ein Frühbucherrabatt für einen Zeitraum, der hinter dem Vorjahr zurückliegt;
- ein Last-Minute-Rabatt für Autos, die in ein paar Tagen noch frei sind.
Der Unterschied zu einem niedrigeren Preis für alle: Kunden, die ohnehin gebucht hätten, zahlen einfach den normalen Tarif. Sie geben nur Rabatt auf Tage, die sonst leer geblieben wären.
Leere Tage auch über andere Kanäle füllen
Eine Aktion füllt eine Lücke nur, wenn jemand sie sieht. Über Ihre eigene Website erreichen Sie die Kunden, die Sie schon kennen, zu den Zeiten, in denen jemand reagiert. Zwei Kanäle vergrößern diese Reichweite.
Broker und Plattformen. Ein Broker erreicht Mieter, die Sie selbst nie finden würden. Sie zahlen Provision, aber an einem Tag, der sonst leer geblieben wäre, ist eine Buchung mit Provision immer mehr als keine Buchung. Setzen Sie Broker deshalb vor allem für ruhige Wochen und für Kategorien ein, die stillstehen. In Ihren stärksten Wochen brauchen Sie sie weniger: Dann buchen Kunden auch direkt.
Außerhalb der Bürozeiten. Ein Teil Ihrer Kunden sucht abends oder am Wochenende. Wer dann keine Antwort auf eine Frage zu Verfügbarkeit, Kaution oder Abholzeit bekommt, bucht woanders. Ein Assistent, der Fragen rund um die Uhr beantwortet und Besucher zu einer Anfrage oder Buchung führt, fängt diese Kunden auf, bevor sie weitersuchen.
Was jeder Kanal bringt und was er kostet, rechnen wir in Teil 4 dieser Serie durch.
Kunden zurückholen
Einen neuen Kunden zu finden, kostet Zeit und Geld. Ein bestehender Kunde, der wiederkommt, kostet fast nichts und kennt Sie schon. Trotzdem endet der Kontakt bei den meisten Vermietern mit der Rücknahme.
Gerade nach der Miete liegen die Momente, die die nächste Buchung bringen:
- ein Dankeschön mit der Rechnung, ohne dass jemand daran denken muss;
- eine kurze Bitte um Feedback, damit Sie wissen, was besser geht, bevor der Kunde es woanders sagt;
- ein Angebot vor ihrer nächsten Saison: Wer letztes Jahr im Mai einen Transporter für einen Umzug oder eine Veranstaltung gemietet hat, braucht vielleicht dieses Jahr wieder einen;
- E-Mails, die im richtigen Moment ankommen, nicht in einem monatlichen Newsletter an alle.
Jeder Kunde, der wiederkommt, ist ein vermieteter Tag, den Sie nicht noch einmal auf einem Vergleichsportal gewinnen müssen.
Stammkunden binden
Der beste Weg, lange ruhige Phasen zu vermeiden, ist, sie im Voraus zu füllen. Das gelingt mit Kunden, die öfter und länger mieten als ein Privatkunde, der einmal im Jahr einen Transporter braucht.
Geschäftskunden mit eigenem Konto
Ein Bauunternehmen, ein Installationsbetrieb, eine Eventagentur: Geschäftskunden buchen öfter, oft für längere Zeiträume und oft an Wochentagen, die bei Privatkunden ruhig sind. Geben Sie ihnen ein eigenes Konto mit ihren festen Tarifen, ihren laufenden Verträgen und ihren Rechnungen, und lassen Sie sie selbst buchen. Je niedriger die Schwelle für die nächste Miete, desto öfter mieten sie.
Abonnements und Kurzleasing
Ein Auto, das drei Monate in einem Kurzleasingvertrag steht, hat drei Monate lang keinen leeren Tag. Abonnements und Kurzleasing füllen genau die langen Zeiträume, die mit Einzelvermietung am schwersten zu füllen sind. Außerdem bringen sie planbaren Umsatz, sodass Sie Fahrzeugeinkauf und Personalplanung besser begründen können.
Rechenbeispiel: fünf Prozentpunkte mehr Auslastung
Wir rechnen mit dem Vermietbetrieb aus Teil 1 weiter. Dies ist ein Rechenbeispiel, ausgehend von 50 Fahrzeugen, einem durchschnittlichen Erlös von 100 € pro vermietetem Tag und 12.000 vermieteten Tagen im Jahr.
Fünfzig Fahrzeuge haben zusammen 50 × 365 = 18.250 verfügbare Tage im Jahr. Bei 12.000 vermieteten Tagen liegt die Auslastung bei etwa 66 %.
Angenommen, dieser Betrieb erhöht seine Auslastung um fünf Prozentpunkte, von etwa 66 % auf 71 %. Das sind 18.250 × 5 % = über 900 zusätzliche vermietete Tage. Bei 100 € pro Tag sind das über 90.000 € Umsatz im Jahr. Mit denselben fünfzig Fahrzeugen, auf demselben Hof, mit derselben Versicherung.
Dem stehen Kosten gegenüber, die mit jeder Vermietung anfallen, etwa Reinigung, Verschleiß und der Rabatt auf die Tage, die Sie mit einer Aktion füllen. Abschreibung und Versicherung zahlen Sie aber ohnehin, ob das Auto fährt oder steht. Jeder Tag, den Sie füllen, trägt zu Kosten bei, die schon da waren.
So messen Sie das in Ihrem eigenen Betrieb
Schauen Sie jede Woche auf diese vier Zahlen:
- Auslastung pro Fahrzeug pro Woche. Welche Autos stehen dauerhaft, und in welchen Wochen?
- Vorausschauende Auslastung. Welcher Anteil der kommenden vier bis acht Wochen ist schon gebucht, pro Kategorie, verglichen mit demselben Zeitraum im Vorjahr?
- Leere Tage pro Kategorie. Wo liegen die Lücken: bei den Transportern, den Pkw, den großen oder den kleinen?
- Anteil wiederkehrender Kunden. Welcher Anteil Ihrer Vermietungen kommt von Kunden, die schon einmal bei Ihnen gemietet haben?
Liegen Reservierungen, Verträge und Kunden in einem System, müssen Sie diese Zahlen nicht von Hand zusammensuchen.
Auslastung erhöhen ohne zusätzliche Handarbeit
Lücken früh sehen, gezielt füllen und Kunden zurückholen: Das lässt sich in einer Tabellenkalkulation nicht jede Woche durchhalten. Deshalb lassen wachsende Vermieter diese Arbeit ihre Software machen.
Mit Dashboards sehen Sie in RentVisie in Echtzeit Auslastung, Umsatz, Fahrzeugverfügbarkeit und operative Leistung, direkt aus Ihrer Mietverwaltung. So sehen Sie pro Fahrzeug und pro Kategorie, wo die leeren Tage liegen, ohne dass jemand einen Bericht bauen muss.
Mit dem Kundenportal Login/B2B bekommen Geschäfts- und Stammkunden ein eigenes Konto für Buchungen, Verträge, Rechnungen und Wiederholungsbuchungen. Geschäftskunden sehen ihre Flottenübersicht und ordnen Fahrern Fahrzeuge zu. Sie buchen selbst erneut, und was sie tun, steht sofort in Ihrem Backoffice.
Aktionen wie Rabattcodes, Aktionstarife für eine ruhige Periode oder Kategorie, Frühbucher- und Last-Minute-Rabatte richten Sie in RentVisie selbst ein. Communicator schickt Kunden automatisch die richtige E-Mail im richtigen Moment des Mietprozesses; Kampagnen-E-Mails gehören zu unserem Service Digital Marketing. Mit Abonnements & Kurzleasing verwalten Sie wiederkehrende Verträge mit monatlicher oder 30-Tage-Abrechnung und automatischer Verlängerung; wie Shortleasy seine Website und sein Backoffice mit RentVisie verbindet, lesen Sie in der Kundenstory.
Für zusätzliche Kanäle ist RentVisie mit den Brokern Check24 und AurumCars verbunden; deren Buchungen kommen in Ihrer Mietverwaltung an. Und der Nexus AI Booking and Support Agent beantwortet Fragen, sammelt Leads und führt Besucher rund um die Uhr zu einer Anfrage oder Buchung.
Einen ruhigen Dienstag holen Sie nicht mehr auf. Aber den nächsten können Sie kommen sehen. Alle Teile der Serie finden Sie auf der Seite Mehr Umsatz aus derselben Flotte.
Häufig gestellte Fragen
Wie erhöhe ich die Auslastung meiner Mietflotte?
Sehen Sie zuerst, wo die leeren Tage liegen: pro Fahrzeug, pro Kategorie und pro Woche, und vorausschauend für die kommenden vier bis acht Wochen. Füllen Sie diese Lücken dann gezielt mit einer Aktion für diesen Zeitraum oder diese Kategorie, statt den Preis für alle zu senken, und erreichen Sie über Broker und einen Assistenten, der rund um die Uhr antwortet, Kunden, die Sie selbst nicht erreichen. Sorgen Sie schließlich dafür, dass Kunden wiederkommen und Geschäftskunden selbst buchen können.
Was ist vorausschauende Auslastung?
Der Anteil der verfügbaren Tage in den kommenden Wochen, der jetzt schon gebucht ist. Vergleichen Sie ihn mit demselben Zeitpunkt im Vorjahr, sehen Sie Wochen im Voraus, wo eine Lücke kommt, solange noch Zeit ist, sie zu füllen.
Ist ein Rabatt nicht dasselbe wie ein niedrigerer Tagespreis?
Nein. Ein niedrigerer Tagespreis gilt für alle, auch für Kunden, die ohnehin gebucht hätten. Eine gezielte Aktion gilt nur für eine ruhige Periode, eine Kategorie, die steht, oder eine Kundengruppe, die Sie erreichen wollen. So geben Sie nur Rabatt auf Tage, die sonst leer geblieben wären.
Was sind fünf Prozentpunkte mehr Auslastung wert?
Rechnen Sie es mit Ihren eigenen Zahlen aus: Anzahl Fahrzeuge × 365 × 5 % × Ihr durchschnittlicher Erlös pro vermietetem Tag. Im Rechenbeispiel dieser Serie, mit 50 Fahrzeugen und 100 € pro vermietetem Tag, sind das über 900 zusätzliche vermietete Tage und über 90.000 € Umsatz im Jahr.
Gespräch planen. Wir schauen gemeinsam, wo in Ihrem Fuhrpark die leeren Tage liegen und wie Sie sie füllen.
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