Der Transporter, der das ganze Wochenende auf Ihrem Hof stand: Was ein stillstehender Fuhrpark wirklich kostet

Montagmorgen, Viertel nach acht. Sie gehen mit Ihrem Kaffee über den Hof und sehen den Transporter, der schon am Freitagnachmittag dort stand. Niemand hat ihn vermisst. Kein Kunde hat nach ihm gefragt, kein Kollege hat ihn gesucht. Er stand einfach da, drei Tage lang, während Abschreibung, Versicherung und Finanzierung weiterliefen.

Es gibt eine Zahl, die jeder Inhaber einer Autovermietung kennen sollte, und fast niemand kennt sie: Wie viel Prozent Ihres Fuhrparks haben letzte Woche Umsatz gemacht? Nicht ungefähr. Genau.

Wer die Antwort nicht sofort weiß, ist in guter Gesellschaft. Aber wer wachsen will, mit mehr Fahrzeugen, einem zweiten Standort oder einer neuen Kundengruppe, trifft diese Entscheidung heute nach Gefühl. Und genau dieses Gefühl geht verloren, je größer der Fuhrpark wird.

Die Runde über den Hof

Bei zwanzig Autos wissen Sie es noch. Sie sehen, was dasteht, Sie wissen, welcher Transporter heute Nachmittag zurückkommt und welcher Pkw morgen rausgeht. Die Runde über den Hof ist Ihr Bericht.

Bei fünfzig oder hundert Fahrzeugen an zwei Standorten funktioniert das nicht mehr. Was Sie sehen, ist eine Momentaufnahme. Das Auto, das jetzt auf dem Hof steht, kann gerade zurückgekommen sein oder schon seit vier Tagen stillstehen. Vom Parkplatz aus erkennen Sie den Unterschied nicht.

Also schätzen die meisten Vermietbetriebe. „Wir sind ziemlich voll.“ „Es war ein guter Monat.“ Das sind keine Lügen, aber auch keine Zahlen. Und auf einer Schätzung bauen Sie keinen Preis, keine Investition und keine Personalplanung auf. Wir haben bereits darüber geschrieben, was eine Excel-Tabelle Ihre Autovermietung wirklich kostet. Die Auslastung ist die erste Zahl, die in dieser Tabelle fehlt.

Die Auslastung auf einer Serviette ausrechnen

Die Auslastung ist der Anteil der verfügbaren Zeit, in der Ihre Fahrzeuge vermietet sind. Die einfachste Form rechnet in Fahrzeugtagen:

• Auslastung = vermietete Fahrzeugtage ÷ verfügbare Fahrzeugtage × 100 %

Ein Rechenbeispiel, ausdrücklich hypothetisch: Ein Fuhrpark mit 50 Fahrzeugen hat in einer Woche 50 × 7 = 350 verfügbare Fahrzeugtage. Ergeben die Verträge dieser Woche zusammen 245 vermietete Tage, liegt die Auslastung bei 245 ÷ 350 = 70 %. Im Schnitt haben in dieser Woche also fünfzehn Fahrzeuge nichts verdient.

Zwei Entscheidungen machen die Zahl ehrlicher. Zählen Sie ein Fahrzeug, das in der Wartung oder Schadensreparatur steht, als verfügbar mit, sonst verschwindet genau die Standzeit, die Sie sehen wollen. Und rechnen Sie pro Fahrzeugkategorie. Eine Auslastung von 85 % bei Pkw und 50 % bei Transportern ergibt im Mittel eine Zahl, die über keine der beiden etwas aussagt.

Machen Sie es einmal von Hand, für die letzten vier Wochen. Dann bekommt die Runde über den Hof zum ersten Mal eine Zahl.

Drei Gründe, warum Fahrzeuge stillstehen

Standzeiten entstehen selten allein durch fehlende Nachfrage. Meist stecken sie an drei Stellen, die fast niemand erfasst.

Planungslücken

Eine Miete endet am Donnerstag, die nächste beginnt am Montag. Dazwischen liegen drei Tage, die für eine neue Buchung zu kurz wirken und deshalb nicht aktiv angeboten werden. Auf der Plantafel sind es kleine weiße Kästchen. Über ein Jahr und fünfzig Fahrzeuge summiert, können daraus schnell Hunderte Fahrzeugtage werden.

Umschlagzeit zwischen zwei Vermietungen

Nach der Rücknahme muss ein Fahrzeug geprüft, gereinigt, betankt oder geladen und manchmal repariert werden. Jede Stunde, die das länger dauert als nötig, steht das Fahrzeug nicht zur Vermietung bereit. Ein Schaden, der erst nach drei Tagen begutachtet wird, kostet drei Tage Auslastung, auch wenn die Reparatur selbst an einem Nachmittag erledigt ist.

Stornierte Buchungen, die nicht neu belegt werden

Ein Kunde storniert am Mittwoch für das Wochenende. Das Auto wird frei, aber ob es auf Ihrer Website und in Ihren anderen Buchungskanälen wieder als verfügbar erscheint, hängt davon ab, wer die Stornierung bearbeitet und wann. Eine Stornierung, die erst am Montag im System steht, ist ein Wochenende, das niemand mehr buchen konnte.

Was diese drei gemeinsam haben: Im Nachhinein sind sie unsichtbar. In den Umsatzzahlen des Monats sehen Sie nur, dass es „etwas ruhiger“ war.

Im Moment sehen, nicht im Nachhinein

Der Unterschied zwischen einem Vermietbetrieb, der seine Auslastung kennt, und einem, der sie schätzt, liegt nicht in härterer Arbeit. Er liegt im Zeitpunkt, an dem Sie es sehen.

Wer seinen Fuhrpark erst am Monatsende sieht, kann nur noch erklären, was passiert ist. Wer ihn im Moment sieht, kann noch eingreifen:

• die Lücke von Donnerstag bis Montag als Wochenendmiete anbieten
• den Transporter mit Schaden heute begutachten lassen statt nach dem Wochenende
• das stornierte Auto sofort in allen Buchungskanälen wieder freigeben

Das ist das Prinzip. Die Auslastung ist kein Bericht, den Sie im Nachhinein lesen, sondern eine Steuerungsgröße, die Sie jeden Tag sehen. Automatisierung macht das möglich, ohne dass jemand jeden Morgen eine Liste pflegt: Die Daten entstehen von selbst aus den Buchungen, Verträgen und Rücknahmen, die Sie ohnehin bearbeiten.

Was ein Prozentpunkt Auslastung wert ist

Jetzt wird die Zahl erst richtig interessant. Nehmen Sie, ausdrücklich hypothetisch, einen Fuhrpark mit 50 Fahrzeugen und einem durchschnittlichen Ertrag von 100 € pro vermietetem Tag. Ein Prozentpunkt mehr Auslastung bedeutet pro Jahr 50 × 365 × 1 % = 182,5 zusätzliche Miettage. Bei 100 € pro Tag sind das gut 18.000 € zusätzlicher Umsatz pro Jahr.

Von 70 % auf 75 % sind in diesem Beispiel also über 91.000 € pro Jahr. Mit derselben Anzahl Fahrzeuge, demselben Hof und derselben Versicherung. Dem stehen zwar variable Kosten gegenüber, etwa Reinigung, Verschleiß und Kilometer. Aber Abschreibung, Versicherung und Finanzierung zahlen Sie ohnehin, ob der Transporter fährt oder steht.

Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein:

• Anzahl Fahrzeuge × 365 × 1 % × durchschnittlicher Ertrag pro vermietetem Tag

So viel ist ein Prozentpunkt Auslastung Ihrem Vermietbetrieb pro Jahr wert. Die Zahl ändert sich mit Ihrem Fuhrpark, die Formel nicht.

Was Echtzeit-Einblick an Ihren Entscheidungen ändert

So setzt RentVisie das um: Die Dashboards zeigen Auslastung, Umsatz, Fahrzeugverfügbarkeit und operative Leistung in Echtzeit, direkt aus Ihrer Vermietverwaltung. Mit Track & Trace sehen Sie Standort und Status Ihrer Fahrzeuge in Echtzeit, mit Geofencing und automatischer Erfassung von Kilometerstand und Tankfüllung bei Übergabe und Rücknahme. Sie müssen nicht mehr über den Hof gehen, um zu wissen, was dasteht. Was das verändert, zeigt sich bei drei Arten von Entscheidungen.

Preise

Sehen Sie, dass die Transporter für das kommende Wochenende fast alle vermietet sind, dann ist der letzte Transporter mehr wert als Ihr Standardtarif. Sehen Sie, dass am Dienstag noch zwölf Pkw frei sind, dann ist ein scharfer Last-Minute-Preis besser als gar keine Miete. Mit Dynamic Pricing passt sich der Preis automatisch an die Nachfrage an, mit Saisonpreisen, Rabatten und Last-Minute-Angeboten. Das funktioniert nur, wenn die Auslastung stimmt, nach der Sie steuern.

Erweiterung

Ein zusätzliches Fahrzeug zu kaufen, weil es sich „voll“ anfühlt, ist eine Investition nach Gefühl. Ein zusätzliches Fahrzeug zu kaufen, weil eine Kategorie seit acht Wochen fast ausgebucht ist und Sie Kunden abweisen müssen, ist eine fundierte Entscheidung. Umgekehrt gilt dasselbe: Eine Kategorie, die dauerhaft schwach ausgelastet ist, können Sie verkleinern, bevor Sie dort nachkaufen.

Spitzenplanung

Wer weiß, wann es ruhig wird, plant genau dann die Wartung. Das Modul Wartung plant periodische, dringende und Schadenswartung ein und weist sie einem Mitarbeiter zu. So bleiben Fahrzeuge verfügbar, wenn die Nachfrage da ist, statt dass die große Inspektion mitten in die Hochsaison fällt.

Der Transporter auf Ihrem Hof ist keine Reserve

Der Transporter, der das ganze Wochenende auf Ihrem Hof stand, fühlt sich wie ein Puffer an. Praktisch, ihn in der Hinterhand zu haben. Aber ein Fahrzeug, das nicht vermietet ist, ist keine Reserve. Es ist ein Kostenposten, der jeden Tag weiterläuft.

Der erste Schritt ist kein neues System und keine neue Preisstrategie. Der erste Schritt ist zu wissen, dass er dort steht, und warum. Rechnen Sie diese Woche die Auslastung der letzten vier Wochen aus, pro Kategorie. Dann wissen Sie, wie viele Prozentpunkte zwischen Ihrem heutigen Fuhrpark und Ihrem nächsten Wachstumsschritt liegen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine gute Auslastung für eine Autovermietung?

Das hängt von Ihren Fahrzeugkategorien, Ihrem Kundenmix und der Saison ab. Ein Fuhrpark mit überwiegend langfristigen Geschäftsmieten läuft anders als einer mit Wochenendmieten für Privatkunden. Wichtiger als ein einzelner Zielwert ist, dass Sie die Auslastung pro Kategorie kennen, sie Woche für Woche verfolgen und mit demselben Zeitraum des Vorjahres vergleichen.

Wie berechne ich die Auslastung meines Fuhrparks?

Teilen Sie die Zahl der vermieteten Fahrzeugtage durch die Zahl der verfügbaren Fahrzeugtage im selben Zeitraum und multiplizieren Sie mit 100 %. Verfügbare Fahrzeugtage sind die Anzahl der Fahrzeuge mal die Anzahl der Tage. Rechnen Sie pro Fahrzeugkategorie, damit eine volle Kategorie keine leere verdeckt.

Zähle ich Fahrzeuge in Wartung oder Schadensreparatur mit?

Ja, zählen Sie sie als verfügbar. Gerade die Tage, an denen ein Fahrzeug auf Prüfung, Reparatur oder Ersatzteile wartet, sind die Standzeit, die Sie sehen wollen. Lassen Sie sie weg, sieht Ihre Auslastung besser aus, als sie ist, und die Umschlagzeit bleibt unsichtbar.

Was ist ein zusätzlicher Prozentpunkt Auslastung wert?

Rechnen Sie es mit Ihren eigenen Zahlen aus: Anzahl Fahrzeuge mal 365 mal 1 % mal durchschnittlicher Ertrag pro vermietetem Tag. Ziehen Sie davon gedanklich die variablen Kosten pro Miettag ab, etwa Reinigung und Verschleiß. Die Fixkosten des Fahrzeugs zahlen Sie ohnehin.

Wie erhöhe ich die Auslastung ohne zusätzliche Fahrzeuge?

Beginnen Sie bei den drei Stellen, an denen sich Standzeiten verstecken: kurze Planungslücken zwischen zwei Mieten, Umschlagzeit nach der Rücknahme und Stornierungen, die nicht sofort freigegeben werden. Danach hilft ein Preis, der sich mit der Nachfrage bewegt, damit ruhige Tage einen Grund bekommen, gebucht zu werden.