En la parte 1 de la serie: Software de alquiler de coches – Guía definitiva para elegir un buen software de alquiler de coches hoy en día destacamos todos los criterios imprescindibles de un buen software de alquiler de coches.
En esta parte nos detenemos en la configuración de vehículos y clases de vehículos. Aunque esta guía está escrita para empresas de alquiler que buscan un nuevo software de alquiler de coches, también es útil para las que quieren comprender mejor las posibilidades óptimas de configuración.
La diferencia entre clases de vehículos y vehículos
Antes de profundizar en la materia, conviene entender bien las diferencias esenciales entre vehículos y clases de vehículos.
Dicho de forma resumida: una clase de vehículos es el grupo que agrupa a varios vehículos.
Probablemente ahora estés pensando: muy bien, pero ¿qué hago con esto? Perfecto, vamos un paso más allá. Puedes ver la clase de vehículos como el «vehículo» con el que te presentas al exterior, por ejemplo en tu sitio web. La clase de vehículos determina el precio, los extras (upsells), el importe de la fianza, la franquicia y la disponibilidad. El vehículo en sí tiene importancia sobre todo a nivel interno. Cada vehículo tiene características únicas. No solo pueden variar el color y la marca, sino también el precio de compra, el valor residual, la amortización, los costes de leasing, las inspecciones técnicas (APK) y la documentación del vehículo.
Ejemplo 1 – Alquiler a corto plazo
En el alquiler a corto plazo es habitual agrupar varios tipos de vehículos en una sola clase. Una Mercedes Vito y una Citroën Jumpy, por ejemplo, pueden alquilarse ambas como furgoneta de 6 m³. El precio de ambos tipos de vehículo es idéntico. También la fianza, los extras posibles y la franquicia son iguales para ambos vehículos.
Otro ejemplo, en el caso de los turismos, es la «clase budget». En ella entran, por ejemplo, el Toyota Aygo, pero también el Volkswagen Up.
Ejemplo 2 – (Short)lease
En el (short)lease el tipo de vehículo es más importante. En ese caso también es recomendable crear una clase de vehículos distinta para cada tipo de vehículo. En lugar de la clase «furgoneta de 6 m³», tendrás entonces la clase Mercedes Vito y la clase Citroën Jumpy. En los turismos tendrás tanto una clase Toyota Aygo como una clase Volkswagen Up.
Configuración de clases de vehículos
Ahora que tenemos clara la diferencia entre vehículos y clases de vehículos, veamos los datos mínimos que debes poder rellenar a nivel de clase de vehículos.
General
En cuanto a los datos generales, debes poder rellenar al menos las siguientes propiedades:
- Descripción
- Código de clase
- Estado
- Sucursal
- Categoría
- Fotos
- Nombre para el sitio web
- Descripción corta para el sitio web
- Descripción larga para el sitio web
Precios
Los precios se rellenan a nivel de clase de vehículos. Aquí también determinas si la clase de vehículos tiene un precio por 24 horas o si el precio debe calcularse por día natural.
Según el método de precios (24 horas / día natural), debes poder diferenciar por clase de vehículos los precios para un determinado periodo. Piensa, por ejemplo, en el precio por medio día, por día, por semana laboral, por fin de semana, por semana completa y por mes.
Es esencial que los precios sean fáciles de ajustar. En nuestro software de alquiler hemos optado por mostrar todos los precios en una matriz de precios. En ella puedes indicar por temporada qué precio se aplica.
Queremos detenernos un momento en la configuración del precio de medio día. Muchas empresas de alquiler de furgonetas aplican una tarifa por medio día, pero solo en días laborables. Además, la tarifa de medio día solo se aplica, por ejemplo, entre las 08:00 y las 12:00, entre las 12:00 y las 16:00 y después de las 16:00. Para evitar ajustes manuales y para la integración con tu sitio web, es importante que esto esté bien programado en tu software de alquiler.
Para ser exhaustivos, señalamos que en esta parte de la guía definitiva dejamos fuera los precios dinámicos. Lo único que decimos al respecto por ahora es que un software de alquiler preparado para el futuro ha tenido en cuenta los precios dinámicos al construir el software. Los apaños que aplican algunas empresas no son, a nuestro juicio, viables ni escalables.
Extras
Según un estudio de todo el software de alquiler del mercado, los extras son en general lo que peor está resuelto. En muchos sistemas de alquiler los extras no pueden variar por clase de vehículos. El resultado: con un turismo puedes alquilar un pack de mudanza, hay sillas infantiles disponibles para camiones frigoríficos y un minibús puede equiparse con un enganche de remolque.
Lo anterior es sobre todo un problema si conectas el software de alquiler con tu sitio web. Los desarrolladores web tienen entonces que hacer mucho trabajo para no mostrar determinados extras. Si después modificas los extras, los desarrolladores web tienen que volver a ponerse manos a la obra. Esto genera costes considerables.
Si no conectas el software de alquiler, el problema es menor, pero sigue sin ser deseable.
Fianza y franquicia
Muchas empresas de alquiler de coches optan por hacer depender la fianza y la franquicia de la clase de vehículos. Por este motivo es lógico que puedas configurar la fianza por clase de vehículos.
Disponibilidad (en profundidad)
El punto de partida es que se pueden hacer tantas reservas en una clase de vehículos como vehículos haya. En otras palabras: si tienes cinco vehículos de la clase B, la clase B puede reservarse cinco veces.
Sin embargo, puede ocurrir que dentro de unos meses recibas más vehículos. Esos vehículos también podrás alquilarlos dentro de unos meses y, preferiblemente, los clientes ya los habrán reservado. Para lograrlo, en la mayoría de los sistemas tienes que dar de alta los vehículos manualmente y después ponerlos en inactivo hasta la fecha de entrega.
Aunque esto funciona, requiere muchísimo tiempo. En la práctica, por tanto, no se hace a menudo, con lo que se pierden ingresos. Un buen paquete de alquiler resuelve esto de forma más inteligente y relativamente sencilla: permitiendo sobrescribir la disponibilidad de las clases de vehículos. Así respondes a una flota flexible (ampliar y reducir).
Una buena definición de precios es la base de un software que funciona bien. Con nuestra herramienta de arriba podemos comprobar si las opciones de precio se aplican en los momentos correctos.
Configuración de vehículos
Aunque la clase de vehículos es lo más importante para los ingresos y el negocio diario, la configuración de los vehículos es al menos igual de importante. El aspecto más importante aquí son los costes de los vehículos.
General
Antes de entrar en la configuración avanzada, repasamos brevemente los datos que debes poder rellenar por vehículo.
- Tipo
- Marca
- Modelo
- Año de fabricación
- Número de matrícula
- Número de bastidor
- Color
- Número de motor
- Lista de inspección de entrega y devolución
- Plantilla de defectos
- Tipo de combustible
- Ubicación actual.
Vinculación con clases de vehículos
Como hemos descrito más arriba, un vehículo debe vincularse a una (o varias) clase(s) de vehículos. Esto debe poder configurarse por vehículo.
Kilometraje y depósito de combustible
Un vehículo tiene un kilometraje y una cantidad de combustible. Por tanto, debes poder rellenarlos. En principio esto se hace una sola vez, ya que estas propiedades cambiarán con cada alquiler.
Daños y mantenimiento
El alquiler va inevitablemente acompañado de daños. Es importante que puedas registrar esos daños y añadir fotos. Igual de importante es que se lleve un registro de todos los daños registrados, pero también de qué daños se han reparado. Para el mantenimiento del coche se aplica lo mismo.
Consejo: comprueba si los daños del coche se registran en el orden del recorrido. Al registrar daños das una vuelta alrededor del coche. Por tanto, es lógico que los daños puedan registrarse en ese mismo orden.
Registro de costes (avanzado)
Los apartados anteriores son de gran importancia para el alquiler diario. Al mismo tiempo, sostenemos que hay un apartado que quizá sea aún más importante: el registro de costes.
Nos referimos, por ejemplo, a la amortización mensual, el impuesto de circulación, los costes de mantenimiento y los daños y el combustible no repercutidos. El registro de estos costes por vehículo es esencial para poder calcular finalmente la rentabilidad por vehículo. En muchos paquetes de alquiler no se presta suficiente atención a esto. Por lo demás, naturalmente también es importante que estos costes se envíen después a la contabilidad (por ejemplo mediante una integración en tiempo real con el software contable).
Propiedad (avanzado)
No tiene por qué ser así que un vehículo de tu flota sea realmente de tu propiedad. Por eso querrás registrar por vehículo si es propio o subarrendado. En caso de subarriendo, la siguiente pregunta lógica es: ¿quién es el propietario (a quién se lo alquilo)?
Si registras esto, puedes dar directamente un paso más. Actualmente, en el subarriendo suele aplicarse una tarifa de alquiler reducida durante el periodo de subarriendo. Sin embargo, también puedes crear modelos de comisión sobre esto. En ese caso el propietario recibe un determinado porcentaje de los ingresos que obtienes con su vehículo. Como empresa de alquiler puedes así trasladar el riesgo del alquiler al propietario.
Otros
Por último, es útil poder guardar documentos por vehículo (p. ej. la carta verde) y configurar recordatorios, por ejemplo para la inspección técnica (APK) y otros asuntos recurrentes.
Conclusión
En esta parte de la guía definitiva para elegir un buen software de alquiler de coches hoy en día hemos abordado la configuración de vehículos y clases de vehículos. Esperamos ofrecerte con ello una buena orientación en la búsqueda de un nuevo software de alquiler de coches preparado para el futuro.
_Aviso: las características mencionadas en este artículo son una buena base para las clases de vehículos y los vehículos. Sin embargo, para una administración completa recomendamos registrar aún más datos. Lo explicamos con gusto en una conversación personal. _
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