¿Ya no estás satisfecho con tu proveedor de software actual o simplemente quieres mejorar tus procesos de negocio con un (mejor) software de alquiler de coches? Entonces esta Guía definitiva para un buen software de alquiler de coches es para ti.
En la parte 1 destacamos todos los criterios imprescindibles de un buen software de alquiler de coches. Y vamos más allá del contenido: también tratamos los aspectos técnicos. En la parte 2 y las siguientes profundizamos en determinados procesos que un buen software de alquiler de coches debe tener en cuenta.
Esta Guía definitiva para un buen software de alquiler de coches está escrita para empresas de alquiler que quieren mejorar sus procesos de software. Si lo que buscas es una copia de tu software de alquiler actual con alguna que otra mejora, este artículo no es para ti.
Por eso, en esta Guía definitiva para un buen software de alquiler de coches solo abordamos las características que son relevantes para casi todas las empresas de alquiler. Esto significa que no tenemos en cuenta las llamadas funcionalidades "nitty-gritty", que pueden aportar algo a algunas empresas de alquiler, pero que no son necesarias para una buena gestión del negocio.
Qué debe cumplir un buen software de alquiler de coches (requisitos funcionales mínimos)
"Un buen software de alquiler de coches debe permitirte ejecutar y mejorar sin problemas los procesos clave de tu negocio."
Procesos clave del alquiler de coches
Un buen software de alquiler de coches debe centrarse principalmente en los procesos clave. Esto no es ninguna sorpresa, por supuesto, pero detengámonos un momento en cuáles son los procesos clave de una empresa de alquiler de coches:
- Configuración: definir clases de vehículos, vehículos, precios, fianza y extras;
- ** Alquiler operativo:** entrega y devolución de vehículos;
- Gestión de vehículos y clientes: registro y mantenimiento de vehículos y clientes;
- Finanzas: facturación y gestión de acreedores, cobro a deudores.
Funciones necesarias para los procesos clave Ahora que hemos repasado los procesos clave, es hora de profundizar en ellos. Para cada proceso clave detallamos a continuación los microprocesos correspondientes que el software de alquiler de coches debe incluir.
Configuración del software de alquiler de coches
Casi todas las empresas de alquiler empiezan preguntando cómo será el planning (tablero de planificación). Aunque es comprensible desde la perspectiva de un empleado de mostrador, desde la dirección no debería ser la primera pregunta.
Al fin y al cabo, por muy bonito que sea el planning, si el software de alquiler no puede configurarse para adaptarse a tu negocio, entonces el software de alquiler no es adecuado por definición.
Crear clases de vehículos
Un buen software de alquiler de coches utiliza clases de vehículos para calcular la disponibilidad y los precios aplicables. Bajo una clase de vehículo cuelgan los vehículos específicos.
Al crear clases de vehículos, para tener plena flexibilidad deben poder introducirse al menos las siguientes opciones:
- Sucursal a la que pertenece la clase de vehículo. Esto es especialmente relevante si quieres alojar varios tipos de negocio (económico y premium) en el software de alquiler.
- Código para identificar las clases de vehículos.
- Descripción para describir la clase de vehículo.
- Categoría de vehículos (por ejemplo, furgoneta, turismo y camión frigorífico). Esto es necesario para clasificar fácilmente las clases de vehículos y poder filtrarlas con comodidad;
- Método de precios: ¿aplicas precios por 24 horas o por día natural? Al seleccionar este método por clase de vehículo, puedes diferenciar por clase de vehículo.
- Clase de sobreventa: aunque no es realmente imprescindible para la mayoría de las empresas de alquiler, la presencia de esta opción indica lo preparado para el futuro que está el software de alquiler. La opción está pensada para trasladar automáticamente posibles sobreventas a otra clase de vehículo, de modo que puedas vender de forma óptima.
- Extras: a cada clase de vehículo debes poder vincular extras distintos. Sería extraño que los clientes pudieran pedir un pack de mudanza al alquilar un turismo.
Crear vehículos
Los vehículos que se crean pasan a colgar de una clase de vehículo. Al crear un vehículo introduces sus características, pero también, por ejemplo, el valor de compra, la amortización y los costes (mensuales). Esto es esencial para determinar la rentabilidad de un vehículo.
Configurar precios
El llamado "motor de precios" (pricing engine) es quizá lo más importante del software de alquiler. Un buen software de alquiler se construye en torno al motor de precios, que ofrece la flexibilidad para obtener el máximo rendimiento posible (en línea con las características de tu negocio de alquiler de coches). Muchos sistemas de alquiler no lo han construido de la manera correcta, porque aspectos como los precios dinámicos se incorporan en una fase posterior. Esto crea un gran riesgo de código espagueti, lo que a su vez afecta a la fiabilidad y escalabilidad del paquete de alquiler.
Creemos que los precios dinámicos se convertirán en la norma con el tiempo. Sin embargo, si (todavía) no lo consideras importante, la base mínima que debe contener el software de alquiler de coches es la siguiente:
- Temporadas: para diferenciar los precios por temporada / año. Las tarifas deben poder copiarse y ajustarse fácilmente a la temporada siguiente;
- Precio por día (o parte del día): los precios deben poder configurarse con flexibilidad por periodo. Alquilar un día suele ser más caro que una semana laboral o un fin de semana completo.
Fianza
La posibilidad de configurar la fianza es igualmente esencial. Un buen software ofrece la posibilidad de configurar varios tipos de fianza por clase de vehículo (fianza alta, fianza baja). Estos tipos de fianza pueden vincularse después a un extra (reducción de franquicia).
Extras
A los extras (upsells) también los llamamos la "vaca lechera" del negocio de alquiler. Los márgenes de los kilómetros adicionales, los packs de mudanza o los seguros de ocupantes son mucho más altos que los del propio vehículo.
Por eso es esencial que estos extras puedan vincularse correctamente por clase de vehículo y (quizá) incluso por ubicación. Pregunta también si se ha pensado en el seguimiento de la disponibilidad de los extras.
Alquiler operativo y sistema de alquiler de coches
Ejecución del alquiler operativo: crear y gestionar una reserva
Lo más importante del software de alquiler es la posibilidad de crear y gestionar una reserva. Los pasos deben ser tan sencillos que una reserva se cree en menos de 2 minutos.
Basándonos en la opinión de decenas de empresas de alquiler de coches, hemos llegado a los siguientes pasos (mejores prácticas):
** Crear una reserva ** Paso 1: introducir fecha y hora; Paso 2: seleccionar el vehículo disponible con su precio correspondiente; Paso 3: añadir extras; Paso 4: introducir los datos básicos del cliente; Paso 5: confirmar la reserva por correo electrónico, asignando el vehículo de forma automática o no;
** Recogida del vehículo ** Paso 1: recordatorio de venta de extras; Paso 2: completar los datos del cliente; Paso 3: crear la factura provisional y gestionar el pago; Paso 4: inspección del vehículo (comprobación de daños, combustible y kilometraje)
** Devolución del vehículo ** Paso 1: inspección del vehículo (comprobación de daños, combustible y kilometraje); Paso 2: registrar posibles costes de combustible, AdBlue y daños; Paso 3: elaborar la factura final; Paso 4: posibles correcciones de la factura final (multas posteriores).
Para el shortlease y el leasing se aplican en principio los mismos pasos, pero con algunas excepciones:
- al crear una reserva, en algunos casos solo hay que introducir la fecha y hora de recogida;
- las reservas pueden prorrogarse (automáticamente);
- la facturación por periodos se realiza automáticamente (por adelantado o a posteriori).
Por último, un buen software de alquiler de coches ofrece la posibilidad de prorrogar reservas y cambiar vehículos con facilidad.
Visión general del alquiler operativo (planning y panel de control)
Una buena empresa de alquiler tiene visión de conjunto. Preguntas como "¿Cuántos coches tengo que entregar hoy?" y "¿Qué coches tengo todavía disponibles?" deben quedar claras de un vistazo.
Esto puede hacerse de dos maneras: 1) mediante el planning (visual) y 2) en un panel de control (dashboard). Ambas opciones deben estar disponibles para tener plena flexibilidad y visión de conjunto.
** Planning **
Dado que la mayoría de las personas son visuales, es importante que la información se muestre visualmente en un llamado "planning". En este planning se muestran las reservas por clase de vehículo con un color distinto según su estado. Las reservas pueden consultarse fácilmente haciendo clic en ellas.
Para una buena visión de conjunto, el planning debe poder configurarse de varias maneras, por ejemplo mediante filtros por ubicaciones, categorías, clases de vehículos o características de los vehículos. Una vista diaria, semanal y mensual tampoco está de más.
También es habitual que desde el planning se puedan crear reservas directamente (reservas mediante arrastrar y soltar) y consultar reservas.
Por último, el planning debe mostrar qué vehículos están actualmente en mantenimiento y si un vehículo debe ser transportado.
** Panel de control **
Como complemento al planning, el panel de control ofrece una visión general de las tareas operativas. En él puedes consultar fácilmente, por ejemplo, qué vehículos se recogen hoy, en qué reservas falta todavía una inspección del vehículo, qué personas aún tienen que devolver su vehículo y en qué reservas queda un pago pendiente.
Gestión de vehículos y clientes
Gestión de vehículos
Un buen software de alquiler también dispone de un módulo de gestión de vehículos. En él debes mantener las características de los vehículos, registrar daños y —quizá lo más importante— poder registrar los costes asociados al vehículo. Piensa, por ejemplo, en el impuesto de circulación y los costes de leasing. Esto último es esencial para calcular finalmente el rendimiento (ROI) de un vehículo.
Gestión de clientes
Al menos igual de importante es la gestión de tus clientes. Es fundamental que puedas buscar clientes fácilmente, localizar clientes con importes pendientes y consultar el historial de reservas de un cliente.
Asuntos financieros
Los asuntos financieros relacionados con las reservas deben poder gestionarse en el software de alquiler de coches. No importa si el software de alquiler de coches tiene su propio programa de contabilidad o está integrado con un software de contabilidad externo.
Sin embargo, muchas empresas de alquiler apenas preguntan cómo están organizados los asuntos financieros en el software de alquiler de coches. Normalmente las preguntas se limitan a: "¿puedo facturar también?" o "¿tenéis también una integración contable?"
Son buenas preguntas en sí, pero deberías hacer muchas más…
Nuestro consejo: asegúrate de preguntar por todos los detalles del proceso de facturación y coméntalos junto con tu departamento de administración financiera.
¿Cómo funciona exactamente la facturación?
Al finalizar la reserva debe elaborarse una liquidación final (factura). Esto es obligatorio para los clientes empresariales, pero también los clientes particulares quieren un comprobante de pago.
Una pregunta frecuente es cómo tratar contablemente una factura de este tipo emitida antes de la reserva. La respuesta depende de si se trata de un alquiler a corto o a largo plazo.
** Alquiler a corto plazo **
La mejor práctica en los contratos de alquiler a corto plazo es atenerse al momento de la facturación. Una alternativa (criticada en los Países Bajos) es atenerse al momento del pago.
Sin embargo, esto no responde a la pregunta de qué hacer con la factura emitida antes de la reserva. Técnicamente, debes incluir esta factura en tu contabilidad (= ingresos). En la liquidación final posterior deberás facturar por separado cualquier ingreso adicional.
Lo anterior es correcto, pero también plantea objeciones prácticas. Al fin y al cabo, en ese caso se crean al menos dos facturas por cada alquiler a corto plazo: 1) la factura con el importe principal, y 2) los costes posteriores como kilómetros adicionales y combustible.
Un buen software de alquiler tiene esto en cuenta. La factura emitida al entregar el contrato de alquiler es una llamada factura proforma (factura provisional). Esta no se registra en la contabilidad. Al finalizar el contrato de alquiler se elabora la factura final, que puede compensarse y conciliarse directamente con el pago (de la fianza) ya recibido del cliente.
** Alquiler a largo plazo **
En el alquiler a largo plazo funciona de otra manera. En este caso, el punto de partida es reconocer los ingresos según el método del "porcentaje de realización" (percentage of completion).
Si, por ejemplo, alquilas tu vehículo por un periodo de 4 años, cada año debes reconocer como ingresos el 25 % de los ingresos totales del alquiler. Sin embargo, esto se complica si el periodo de alquiler no empieza el 1 de enero (suponiendo que el ejercicio fiscal coincida con el año natural).
Para no complicarlo innecesariamente y también para ajustarse a la práctica comercial, el software de alquiler debe permitir la facturación mensual/trimestral. Estas facturas, pagadas o no, deben reconocerse como ingresos.
La alternativa es reconocer el beneficio al finalizar el contrato, el "método del contrato terminado" (completed contract). Esto está (a veces) permitido comercialmente, pero no fiscalmente. Por eso no profundizamos más en ello.
Aviso: lo anterior esboza las líneas generales y no entra en posibles excepciones.
Fianza
Las empresas de alquiler de coches neerlandesas suelen permitir que la fianza se pague con tarjeta de débito (PIN). Esto es distinto de, por ejemplo, las empresas de alquiler internacionales, que solo aceptan tarjeta de crédito.
Un buen software de alquiler debe tener en cuenta ambas opciones. En una de las próximas partes explicaremos cómo se procesa correctamente la fianza en el software de contabilidad, de modo que las devoluciones (por lotes) sean pan comido.
Aspectos técnicos del software de alquiler de coches
Además de las funcionalidades clave, conviene prestar atención a una serie de aspectos técnicos. ¿El software es integrable, escalable y funciona en la nube?
Integrable
En un mundo que se digitaliza rápidamente, es esencial que el software de alquiler de coches pueda integrarse con otros sistemas. Piensa en integraciones sencillas como el Elena-check (lista negra neerlandesa) y una integración con el RDW (la autoridad neerlandesa de tráfico), pero también en integraciones más complejas, como con brokers online o con el sistema de gestión del concesionario.
Lo mínimo que debe tener hoy en día un software de alquiler de coches es una API. La API ofrece la flexibilidad para conectar en tiempo real todo tu software de reservas con tu sitio web. No solo las reservas llegan directamente a tu software de reservas, sino que los cambios de precios y de imágenes también se aplican directamente en tu sitio web. Por un lado, esto ahorra muchísimo tiempo y evita errores; por otro, abre nuevas posibilidades de optimización del rendimiento (por ejemplo, mediante precios dinámicos).
Escalable
Otro aspecto muy importante de un software de alquiler de coches "sostenible" es la escalabilidad. Esto es muy difícil de determinar para un profano, ya que no es visible. Sin embargo, si el código no está bien escrito (léase: código espagueti y sin scripts de prueba), con cada actualización existe el riesgo de que aparezcan errores en otras partes del sistema. Esto suele generar mucha frustración y altos costes tanto para el proveedor de software como para la empresa de alquiler, y al final también hace que el paquete de alquiler no pueda evolucionar con rapidez.
Basado en la nube
Al escribir este artículo tuvimos un debate sobre si debíamos incluir este punto. Al fin y al cabo, ¿no está todo basado en la nube hoy en día? Resulta que no. Todavía hay muchas empresas de alquiler que han comprado su propio servidor en el que se ejecuta el software. Deben mantenerlo ellas mismas, lo que también conlleva costes y frustración.
Las ventajas del software basado en la nube son:
- tienes acceso a tus datos en cualquier momento y lugar;
- tienes más almacenamiento que en tu propio hardware;
- menos costes (sin compra de servidor propio ni contratación de personal informático);
- capacidad escalable;
- es fácil aplicar actualizaciones y configurar copias de seguridad.
Conclusión
En este artículo hemos ofrecido una visión general de las funcionalidades mínimas que debe tener un buen software de alquiler de coches. El software debe permitir al menos los procesos clave (configuración, alquiler operativo, gestión de vehículos y clientes, finanzas).
Además, en este artículo hemos señalado una serie de aspectos técnicos a los que debes prestar atención al evaluar el software de alquiler.
En la parte 2 de la guía definitiva para un buen software de alquiler de coches y siguientes profundizamos en los módulos que debe tener un buen software de alquiler de coches.
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