Freitagnachmittag, halb vier. Jemand in Ihrem Team öffnet zwei Bildschirme nebeneinander. Links das Vermietsystem, rechts die Buchhaltung. Rechnung für Rechnung wandern die Summen von links nach rechts. Oder es wird eine CSV-Datei exportiert, importiert und gehofft, dass alle Zeilen mitgekommen sind. Oder die Zahlen werden einfach abgetippt, in der stillen Hoffnung, dass kein Zahlendreher passiert.
Niemand hält das für eine gute Idee. Alle wissen, dass es anders ginge. Und trotzdem passiert es jede Woche wieder, weil es „eben so gemacht wird“.
Wer wachsen will, mit mehr Fahrzeugen, mehr Vermietungen oder einem zweiten Standort, muss sich eine Frage stellen: Wächst dieses Freitagsritual mit? Denn das tut es. Jede zusätzliche Vermietung ist eine zusätzliche Zeile, die jemand übertragen muss.
Das Ritual ohne Namen
Doppelerfassung steht in keiner Stellenbeschreibung. Sie heißt „kurz die Buchhaltung aktualisieren“, „die Zahlungen abhaken“ oder „den Kalender nachtragen“. Sie ist klein genug, um nie auf die Tagesordnung einer Managementbesprechung zu kommen, und groß genug, um jede Woche einen Nachmittag zu kosten.
Bei zwanzig Vermietungen pro Woche ist das eine Stunde. Bei hundert Vermietungen pro Woche an zwei Standorten sind es mehrere Personen, die zu verschiedenen Zeitpunkten dieselben Daten in verschiedene Systeme eingeben. Niemand sieht die Summe, weil niemand alles davon macht.
Was „so machen wir das“ pro Jahr kostet
Die Arbeit wirkt klein, weil Sie sie pro Woche sehen. Rechnen Sie sie einmal pro Jahr aus:
- Stunden pro Woche × Anzahl Personen × Arbeitswochen pro Jahr = Stunden Doppelerfassung pro Jahr
Ein Rechenbeispiel, ausdrücklich hypothetisch: Drei Mitarbeitende sind jeweils anderthalb Stunden pro Woche mit Abtippen, Exportieren und Kontrollieren beschäftigt. Das sind 4,5 Stunden pro Woche. Über 46 Arbeitswochen sind das 207 Stunden im Jahr, mehr als fünf volle Arbeitswochen à 40 Stunden. Stunden, in denen niemand einem Kunden hilft, ein Fahrzeug übergibt oder einen Schaden bearbeitet.
Multiplizieren Sie das Ergebnis mit Ihren eigenen Stundenkosten, und Sie haben den Betrag, den Sie jährlich bezahlen, um Daten zu verschieben, die es schon gibt. Und die Fehler sind dabei noch nicht mitgerechnet.
Vier Orte, an denen Ihre Vermietdaten getrennt leben
In den meisten Vermietbetrieben lebt dieselbe Vermietung an vier Orten. Jede Übergabe zwischen diesen Orten ist ein Moment, in dem etwas schiefgehen kann.
Das Vermietsystem
Hier beginnt alles: die Reservierung, der Vertrag, Übergabe und Rücknahme, die Mehrkilometer und der Schaden. Das Vermietsystem weiß am meisten, aber wenn es nicht verbunden ist, bleibt dieses Wissen darin eingeschlossen.
Die Buchhaltung
Die Rechnung muss in die Buchhaltung, mit dem richtigen Sachkonto, dem richtigen Umsatzsteuersatz und dem richtigen Betrag. Eine Rechnung, die nach einer Schadensabrechnung angepasst wurde, muss zweimal hinein. Wer diese Korrektur vergisst, hat eine Buchhaltung, die nicht mehr zur Vermietverwaltung passt.
Der Zahlungsanbieter
Der Kunde zahlt online, das Geld ist auf dem Konto, aber im Vermietsystem ist die Buchung noch offen. Also legt jemand Kontoauszüge neben eine Liste und hakt ab. Bis dahin bekommt ein Kunde, der längst bezahlt hat, manchmal noch eine Zahlungserinnerung.
Der Kalender
Eine Reservierung ist bestätigt, steht aber noch nicht im Kalender des Kollegen, der das Auto bereitstellen muss. Oder eine Miete wird verlängert und der Kalender hinkt hinterher. Das Ergebnis ist ein Fahrzeug, das nicht bereitsteht, oder ein Mitarbeiter, der umsonst zum Standort kommt.
Ein einziger Zahlendreher
Doppelerfassung kostet nicht nur Zeit. Sie kostet auch Sicherheit. Eine Rechnung über 1.380 €, die als 1.830 € in der Buchhaltung steht, fällt erst bei der Umsatzsteuervoranmeldung auf oder wenn der Kunde anruft. Eine CSV-Datei, deren letzte zehn Zeilen nicht importiert wurden, fällt vielleicht nie auf.
Je mehr Vermietungen, desto mehr Übergaben und desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass irgendwo eine schiefgeht. Das ist keine Frage der Sorgfalt Ihres Teams. Menschen sind einfach nicht dafür gemacht, jede Woche Hunderte Zahlen fehlerfrei zu übernehmen. Software schon.
Das Prinzip ist deshalb einfach: Jede Information wird einmal erfasst, dort, wo sie entsteht, und fließt danach automatisch in die Systeme, die sie brauchen.
Wie ein verbundener Freitag aussieht
Wie RentVisie das umsetzt, steht auf der Seite mit den Schnittstellen. Die Vermietsoftware ist mit Exact, Twinfield, Mollie, Stripe, Google Calendar und Outlook verbunden. Mit Exact Online ist das eine Echtzeit-Verbindung: Rechnungen, Zahlungen und Buchungssätze werden automatisch synchronisiert. Zahlungen über Mollie, per iDEAL, Kreditkarte oder SEPA, landen bei der Rechnung, zu der sie gehören. Kalender werden automatisch aktualisiert. Nutzen Sie ein System, das nicht in der Liste steht, können Sie über die API selbst eine Verbindung bauen und Ihre Daten nach Power BI, Excel oder in andere Tools exportieren.
So läuft es heute in vielen Vermietbetrieben
- freitagnachmittags Rechnungssummen in die Buchhaltung übertragen
- montagmorgens Kontoauszüge neben die offenen Buchungen legen
- Reservierungen von Hand in den Kalender eintragen
- am Quartalsende die Differenz zwischen zwei Systemen suchen
So läuft es, wenn die Systeme verbunden sind
- die Rechnung steht in der Buchhaltung, sobald sie erstellt wird
- eine Online-Zahlung wird mit der Rechnung synchronisiert, ohne Abhakliste
- eine bestätigte Reservierung steht im Kalender
- der Freitagnachmittag gehört wieder Kunden, Fahrzeugen und Wachstum
Wir haben bereits über das Hinterherlaufen hinter Rechnungen geschrieben und darüber, was eine Excel-Tabelle Ihren Vermietbetrieb wirklich kostet. Doppelerfassung ist dasselbe Problem in anderem Gewand: Arbeit, die es nur gibt, weil Systeme nicht miteinander sprechen.
Warum CSV-Export keine Funktion mehr ist
Jahrelang stand „Export als CSV“ auf der Funktionsliste von Vermietsoftware. Es bedeutete: Die Daten kommen heraus, der Rest ist Ihr Problem.
Diese Zeit geht zu Ende. Vermietbetriebe arbeiten bereits mit ihrer Buchhaltungssoftware, ihrem Zahlungsanbieter und ihrem Kalender, und sie geben diese für ihre Vermietsoftware nicht auf. Software, die nicht an die Tools anschließt, die ein Vermieter bereits nutzt, verlangt vom Betrieb, seine Prozesse um die Software herum zu bauen. Wer skalieren will, entscheidet sich immer öfter für das Gegenteil: Software, die zu der Arbeitsweise passt, die der Betrieb schon hat.
Achten Sie bei der Wahl einer Vermietsoftware deshalb nicht nur darauf, was das System kann, sondern womit es spricht. Eine Schnittstelle zur Buchhaltung ist kein Extra. Sie ist der Unterschied zwischen einem System, das mitwächst, und einem System, das Sie jede Woche einen Nachmittag kostet.
Daten verschieben ist ein Symptom
Die Stunden, die Ihr Team damit verbringt, Daten zwischen Systemen zu verschieben, sind kein Arbeitsprozess. Sie sind ein Symptom von Systemen, die nicht miteinander sprechen. Und anders als die meisten Symptome in einem Unternehmen hat dieses ein einfaches Heilmittel.
Fangen Sie diese Woche an zu zählen. Fragen Sie alle in Ihrem Team, wie viel Zeit sie pro Woche mit Abtippen, Exportieren, Importieren und Abhaken verbringen. Füllen Sie die Formel aus. Dann wissen Sie, was die Doppelerfassungssteuer Ihren Vermietbetrieb pro Jahr kostet, und was Sie zurückbekommen, wenn Sie sie abschaffen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Doppelerfassung in einem Vermietbetrieb?
Doppelerfassung bedeutet, Daten von Hand zu übertragen, die bereits in einem anderen System stehen, zum Beispiel Rechnungssummen aus dem Vermietsystem in die Buchhaltung, Zahlungen von der Bank zu den Buchungen oder Reservierungen in den Kalender. Sie geschieht oft unbemerkt, verteilt auf mehrere Mitarbeitende und mehrere Zeitpunkte in der Woche.
Wie berechne ich, was Doppelerfassung meinen Vermietbetrieb kostet?
Multiplizieren Sie die Stunden pro Woche, die eine Person mit Abtippen, Exportieren und Kontrollieren verbringt, mit der Anzahl der Personen, die das tun, und mit der Anzahl Arbeitswochen pro Jahr. Multiplizieren Sie das Ergebnis mit Ihren Stundenkosten. Rechnen Sie auch die Zeit für das Suchen und Beheben von Fehlern hinzu.
Kann Vermietsoftware mit Exact und Twinfield verbunden werden?
Ja. RentVisie ist mit Exact und Twinfield verbunden. Die Verbindung mit Exact Online läuft in Echtzeit: Rechnungen, Zahlungen und Buchungssätze werden automatisch synchronisiert, sodass Sie sie nicht mehr von Hand in die Buchhaltung eintragen müssen.
Welche Systeme kann ich mit meiner Vermietsoftware verbinden?
RentVisie ist mit Exact, Twinfield, Mollie, Stripe, Google Calendar und Outlook verbunden. Für andere Systeme gibt es eine API, mit der Sie eigene Systeme, Ihre Website oder BI-Tools anbinden. Auch individuelle Entwicklung ist möglich.
Reicht ein CSV-Export nicht aus?
Ein CSV-Export holt die Daten aus dem einen System, aber jemand muss sie trotzdem in das andere übertragen, prüfen, ob alles angekommen ist, und Fehler beheben. Bei ein paar Vermietungen pro Woche ist das machbar. Bei einem wachsenden Fuhrpark wächst diese Arbeit im gleichen Maß mit, und damit auch die Fehlerwahrscheinlichkeit.
Live-Demo entdecken. Sehen Sie, wie Reservierung, Rechnung und Zahlung in einem System zusammenkommen, ohne dass jemand am Freitagnachmittag Zahlen abtippt.
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