Autovermietungssoftware – Ultimate Guide (5): Fahrzeugverwaltung

In Teil 4 haben wir uns angesehen, wie die operativen Mietprozesse in Autovermietungssoftware abgebildet werden müssen. Diese Woche widmen wir uns der Fahrzeugverwaltung. Konkret gehen wir auf die Dinge rund um ein Fahrzeug ein, die Sie erfassen können müssen, um ein vollständiges Bild vom operativen und finanziellen Status Ihres Fuhrparks zu haben. Wir schließen mit unserer Sicht auf die Relevanz der Auslastung.

Kauf eines Fahrzeugs

Die Verwaltung eines Fahrzeugs beginnt beim Kauf. Das Fahrzeug kommt in Ihren Fuhrpark, also müssen Sie die Spezifikationen des Fahrzeugs in Ihrer Autovermietungssoftware erfassen. Unter der Annahme, dass das Fahrzeug in Ihr Eigentum übergeht (keine Anmietung), empfehlen wir dringend, mindestens auch die folgenden Dinge zu erfassen:

• Kauf- bzw. Zulassungsdatum;
• Kaufpreis;
• Kilometerstand beim Kauf;
• Abschreibungszeitraum;
• Monatliche Abschreibung.

Die obigen Angaben sind unter anderem nötig, um die Rendite des Fahrzeugs zu bestimmen. Darauf kommen wir später in diesem Artikel zurück.

Gehen wir noch einen Schritt weiter, können Sie an das Einrichten von Erinnerungen denken, beispielsweise für die periodische Wartung und die APK (niederländische Hauptuntersuchung). Außerdem ist es praktisch, Dokumente zum Fahrzeug wie den Fahrzeugschein, den Übertragungsnachweis und die Versicherungsunterlagen in der Vermietungssoftware hochladen zu können. So haben Sie alle Dokumente immer griffbereit. Alles, was Sie brauchen, ist ein Internetzugang.

Schließlich ist es eine gute Idee, das Fahrzeug mit bestimmten charakteristischen Eigenschaften zu „taggen“. Dadurch finden Sie das Fahrzeug später einfach wieder, indem Sie beispielsweise in der Plantafel filtern.

Vermietungszeitraum

Der Vermietungszeitraum ist für die meisten Vermieter die spannendste Zeit. Hier fallen monatlich Kosten an (Versicherung, Steuern und Wartung), Sie werden mit Schäden konfrontiert und es gehen Bußgelder für das Fahrzeug ein. Vielleicht wird das Fahrzeug auch mal privat genutzt … 😉

Einmalige und wiederkehrende Kosten

Wenn wir mit einem potenziellen Kunden ins Gespräch kommen und nach den Kosten fragen, die ein Dorn im Auge sind, hören wir fast immer: „Die Versicherungskosten!“

Fragen wir anschließend, wo diese Versicherungskosten in ihrer Vermietungssoftware zu finden sind, bekommen wir ebenfalls oft dieselbe Antwort: „Die erfassen wir nicht in unserer Vermietungssoftware. Wir werfen alle Versicherungskosten auf einen großen Haufen unter dem Buchhaltungsposten ‚Versicherungskosten‘.“

Gleichzeitig behauptet fast jeder zu wissen, wie hoch die Rendite seiner Fahrzeuge ist …?!

Um jedoch die Rendite Ihres Fahrzeugs bestimmen zu können, ist es von essenzieller Bedeutung, die zum Fahrzeug gehörenden Kosten erfassen zu können. Darunter fallen alle direkten Kosten, die zum Fahrzeug gehören. Kfz-Steuer, BPM (niederländische Zulassungssteuer), Versicherung, aber auch einmalige Tankkosten, nicht weiterberechnete Schäden und nicht einbringliche Verkehrsbußgelder gehören dazu.

Schadenmanagement

Schäden und Vermietung sind nahezu Synonyme und garantieren Ärger.

Als Vermieter schießen Sie sich selbst ins Knie, wenn Sie einen vom Kunden verursachten Schaden aus Unachtsamkeit nicht geltend machen können.

Auf der anderen Seite besteht seitens des Kunden oft Misstrauen gegenüber der „doppelten Geltendmachung von Schäden“. Sie kennen das: Ein Mieter läuft Ihnen mit dem Handy hinterher, um ein Video von den vorhandenen Schäden zu machen.

Für beide Parteien ist es daher wichtig, dass alle Schäden ordentlich erfasst werden und dass Transparenz über die bestehenden und neu erfassten Schäden besteht. Das geht, indem Schäden (mit Fotos) auf einer Fahrzeug-Schadenkarte erfasst werden. So können Sie Ihrem Kunden visuell und textlich klar machen, welche Schäden vorhanden sind und welche Schäden Sie eventuell neu erfassen. Deren Erfassung ist ein absolutes Must-have für gute Autovermietungssoftware.

Das bringt uns direkt zum Rückgabeprozess des Autos. Es ist wichtig, dass Sie bei der Endabrechnung keine Schadenakte verschicken, wenn kein neuer Schaden vorliegt. Das sorgt für Verwirrung beim Kunden und führt zu einer großen Zahl von Anrufen.

Bußgelder

Unabhängig von eventuellen Anbindungen an das CJIB (niederländische Bußgeldbehörde) und/oder andere Dritte für Bußgelder ist es ebenso wichtig, den Fahrer im Falle eines Bußgeldes ermitteln zu können. Dabei sind zwei Parameter von Bedeutung: das Kennzeichen und das Datum des Verstoßes. Wenn Sie diese Parameter im System eingeben, sollte die Vermietungssoftware anzeigen, um welche Reservierung es sich handelt. Anschließend können Sie eventuelle zusätzliche „Bearbeitungsgebühren“ weiterberechnen.

Verkauf

Nach dem Vermietungszeitraum folgt im Idealfall der Verkauf des Fahrzeugs. Bei vielen Vermietungsunternehmen ist das der Moment, in dem das Geld verdient wird. Das Fahrzeug ist steuerlich und handelsrechtlich bereits auf den Restwert abgeschrieben, aber oft ist das Fahrzeug mehr wert.

Um den „Lifetime Value“ des Fahrzeugs richtig zu berechnen, müssen Sie daher auch den Verkaufserlös in der Autovermietungssoftware erfassen.

Auslastung versus Return on Investment

Erst nach Durchlaufen des gesamten Zyklus können Sie mit 100 % Sicherheit schließen, ob das Fahrzeug unter dem Strich Geld eingebracht hat. Das berechnen Sie wie folgt

ROI = Mieteinnahmen + Verkaufspreis – Kaufpreis – alle direkten Kosten, die zum Fahrzeug gehören.

Achten Sie dabei darauf, dass Sie keine Birnen von Äpfeln abziehen. Wenn Sie bei den Mieteinnahmen das Zubehör mitrechnen, müssen Sie auch die Kosten für das Zubehör darin berücksichtigen.

Unserer Meinung nach ist es daher wichtig, Entscheidungen auf Basis des ROI zu treffen. Das heißt jedoch nicht, dass Sie unbedingt einen möglichst hohen ROI anstreben müssen. Es kann auch eine Taktik sein, einen minimalen ROI anzustreben, aber mit großen Stückzahlen.

Und die Auslastung?

Die ist interessant, sollte aber nicht überschätzt werden. Was ist Ihnen lieber: ein Fahrzeug, das Sie 3-mal für 100 € vermieten können, oder ein Fahrzeug, das Sie 6-mal für 30 € vermieten können?

Ist die Auslastung dann gar nicht wichtig?

Doch. Eine strukturell niedrige Auslastung kann darauf hindeuten, dass Ihre Preise zu hoch sind, Sie zu wenig Marketing betreiben oder vielleicht sogar einen schlechten Ruf bei Ihrer Zielgruppe haben. Behalten Sie Ihre Auslastung daher gut im Blick, aber verlassen Sie sich nicht blind darauf!

Bonus: Spielen mit der Verfügbarkeit

Die internationalen Autovermieter sind darin Meister. Nachdem Sie eine „Budget“-Klasse reserviert haben, hören Sie am Schalter, dass Sie ein kostenloses „Upgrade“ bekommen. Nur wenige Kunden beschweren sich in diesem Moment.

Aber was ist eigentlich passiert? Der Vermieter lässt seine beliebte Klasse überbuchen und fängt das mit der Verfügbarkeit teurerer Varianten auf. Natürlich ist das nicht unbedingt erwünscht, da Sie die teurere Variante nun zu einem niedrigeren Preis abgeben. Wenn Sie jedoch bedenken, dass Kunden im Durchschnitt in 10 % der Fälle nicht erscheinen, ist es ein gutes Geschäft!

Ja, es wird etwas komplizierter, aber das ist halb so wild, wenn Sie gute Autovermietungssoftware haben 😉!