Vrijdagmiddag, half vier. Iemand in je team opent twee schermen naast elkaar. Links het verhuursysteem, rechts de boekhouding. Factuur voor factuur gaan de totalen van links naar rechts. Of er wordt een CSV geëxporteerd, geïmporteerd en gehoopt dat alle regels zijn meegekomen. Of de cijfers worden gewoon overgetikt, met de stille hoop dat er geen getal wordt omgedraaid.
Niemand vindt dit een goed idee. Iedereen weet dat het anders kan. En toch gebeurt het elke week opnieuw, omdat het "gewoon is hoe we het doen".
Wie wil groeien, met meer voertuigen, meer verhuringen of een tweede vestiging, moet zich één vraag stellen: groeit dit vrijdagmiddagritueel mee? Want dat doet het. Elke extra verhuring is een extra regel die iemand moet overzetten.
Het ritueel dat geen naam heeft
Dubbele invoer staat in geen enkele functieomschrijving. Het heet "even de boekhouding bijwerken", "de betalingen afvinken" of "de agenda bijwerken". Het is klein genoeg om nooit op de agenda van een managementoverleg te komen, en groot genoeg om elke week een middag te kosten.
Bij twintig verhuringen per week is dat een uurtje. Bij honderd verhuringen per week, verdeeld over twee locaties, zijn het meerdere mensen die op verschillende momenten dezelfde gegevens in verschillende systemen zetten. Niemand ziet het totaal, want niemand doet het allemaal.
Wat "zo doen we het" per jaar kost
Het werk voelt klein omdat je het per week ziet. Reken het eens per jaar uit:
- uren per week × aantal mensen × werkweken per jaar = uren dubbele invoer per jaar
Een rekenvoorbeeld, uitdrukkelijk hypothetisch: drie medewerkers zijn elk anderhalf uur per week bezig met overtikken, exporteren en controleren. Dat is 4,5 uur per week. Over 46 werkweken is dat 207 uur per jaar, meer dan vijf volle werkweken van 40 uur. Uren waarin niemand een klant helpt, een voertuig uitgeeft of een schade afhandelt.
Vermenigvuldig de uitkomst met je eigen uurkosten en je hebt het bedrag dat je jaarlijks betaalt om gegevens te verplaatsen die al bestaan. En dan heb je de fouten nog niet meegeteld.
Vier plekken waar je verhuurdata los van elkaar leeft
In de meeste verhuurbedrijven leeft dezelfde verhuring op vier plekken. Elke overdracht tussen die plekken is een moment waarop het mis kan gaan.
Het verhuursysteem
Hier begint alles: de reservering, het contract, de uitgifte en de inname, de extra kilometers en de schade. Het verhuursysteem weet het meest, maar als het niet koppelt, blijft die kennis er ook in opgesloten.
De boekhouding
De factuur moet in de boekhouding terechtkomen, met de juiste grootboekrekening, het juiste btw-tarief en het juiste bedrag. Een factuur die is aangepast na een schade-afrekening, moet er twee keer in. Wie die correctie vergeet, heeft een boekhouding die niet meer klopt met de verhuuradministratie.
De betaalprovider
De klant betaalt online, het geld staat op de rekening, maar in het verhuursysteem staat de boeking nog open. Dus legt iemand afschriften naast een lijst en vinkt af. Tot die tijd krijgt een klant die allang betaald heeft soms nog een herinnering.
De agenda
Een reservering wordt bevestigd, maar staat nog niet in de agenda van de collega die de auto moet klaarzetten. Of een huur wordt verlengd en de agenda loopt achter. Het resultaat is een voertuig dat niet klaarstaat, of een medewerker die voor niets naar de vestiging komt.
Eén omgedraaid cijfer
Dubbele invoer kost niet alleen tijd. Het kost ook zekerheid. Een factuur van €1.380 die als €1.830 in de boekhouding staat, valt pas op bij de kwartaalaangifte of als de klant belt. Een CSV waarvan de laatste tien regels niet zijn geïmporteerd, valt misschien nooit op.
Hoe meer verhuringen, hoe meer overdrachten en hoe groter de kans dat er ergens één misgaat. Dat is geen kwestie van zorgvuldigheid van je team. Mensen zijn gewoon niet gemaakt om elke week honderden getallen foutloos over te nemen. Software wel.
Het principe is daarom eenvoudig: elk gegeven wordt één keer vastgelegd, op de plek waar het ontstaat, en gaat daarna automatisch naar de systemen die het nodig hebben.
Hoe een gekoppelde vrijdag eruitziet
Hoe RentVisie dat invult, staat op de pagina met koppelingen. De verhuursoftware koppelt met Exact, Twinfield, Mollie, Stripe, Google Calendar en Outlook. Met Exact Online is dat een real-time koppeling: facturen, betalingen en journaalposten worden automatisch gesynchroniseerd. Betalingen via Mollie, met iDEAL, creditcard of SEPA, komen terug bij de factuur waar ze bij horen. Agenda's worden automatisch bijgewerkt. Gebruik je een systeem dat er niet tussen staat, dan kun je via de API zelf koppelen en je data exporteren naar Power BI, Excel of andere tools.
Zo gaat het nu bij veel verhuurbedrijven
- vrijdagmiddag factuurtotalen overzetten naar de boekhouding
- maandagochtend bankafschriften naast de openstaande boekingen leggen
- reserveringen met de hand in de agenda zetten
- aan het eind van het kwartaal zoeken naar het verschil tussen twee systemen
Zo gaat het als de systemen gekoppeld zijn
- de factuur staat in de boekhouding op het moment dat hij wordt gemaakt
- een online betaling wordt gesynchroniseerd met de factuur, zonder afvinklijst
- een bevestigde reservering staat in de agenda
- de vrijdagmiddag is weer voor klanten, voertuigen en groei
Eerder schreven we over het najagen van facturen en over wat een spreadsheet je verhuurbedrijf echt kost. Dubbele invoer is hetzelfde probleem in een ander jasje: werk dat er alleen is omdat systemen niet met elkaar praten.
Waarom CSV-export geen functie meer is
Jarenlang stond "exporteren naar CSV" op de lijst met functies van verhuursoftware. Het betekende: de gegevens kunnen eruit, de rest is jouw probleem.
Dat tijdperk loopt af. Verhuurbedrijven werken al met hun boekhoudpakket, hun betaalprovider en hun agenda, en ze gaan daar niet voor hun verhuursoftware vanaf. Software die niet aansluit op de tools die een verhuurder al gebruikt, vraagt van dat bedrijf om zijn processen om de software heen te bouwen. Wie wil schalen, kiest steeds vaker voor het omgekeerde: software die aansluit op hoe het bedrijf al werkt.
Kijk bij de keuze voor verhuursoftware daarom niet alleen naar wat het systeem kan, maar naar waar het mee praat. Een koppeling met je boekhouding is geen extraatje. Het is het verschil tussen een systeem dat meegroeit en een systeem dat elke week een middag kost.
Data verplaatsen is een symptoom
De uren die je team besteedt aan het verplaatsen van gegevens tussen systemen zijn geen werkproces. Ze zijn een symptoom van systemen die niet met elkaar praten. En anders dan de meeste symptomen in een bedrijf heeft dit een eenvoudige remedie.
Begin deze week met tellen. Vraag iedereen in je team hoeveel tijd ze per week kwijt zijn aan overtikken, exporteren, importeren en afvinken. Vul de formule in. Dan weet je wat de dubbele-invoerbelasting jouw verhuurbedrijf per jaar kost, en wat je terugkrijgt als je hem afschaft.
Veelgestelde vragen
Wat is dubbele invoer in een verhuurbedrijf?
Dubbele invoer is het met de hand overzetten van gegevens die al in een ander systeem staan, bijvoorbeeld factuurtotalen van het verhuursysteem naar de boekhouding, betalingen van de bank naar de boekingen of reserveringen naar de agenda. Het gebeurt vaak ongemerkt, verspreid over meerdere medewerkers en meerdere momenten in de week.
Hoe bereken ik wat dubbele invoer mijn verhuurbedrijf kost?
Vermenigvuldig het aantal uren per week dat een medewerker kwijt is aan overtikken, exporteren en controleren met het aantal medewerkers dat dit doet en met het aantal werkweken per jaar. Vermenigvuldig de uitkomst met je uurkosten. Reken de tijd voor het zoeken en herstellen van fouten er ook bij.
Kan verhuursoftware koppelen met Exact en Twinfield?
Ja. RentVisie koppelt met Exact en Twinfield. De koppeling met Exact Online is real-time: facturen, betalingen en journaalposten worden automatisch gesynchroniseerd, zodat je ze niet meer met de hand in de boekhouding hoeft te zetten.
Welke systemen kan ik koppelen aan mijn verhuursoftware?
RentVisie koppelt met Exact, Twinfield, Mollie, Stripe, Google Calendar en Outlook. Voor andere systemen is er een API, waarmee je eigen systemen, je website of BI-tools aansluit. Ook maatwerk is mogelijk.
Is een CSV-export niet genoeg?
Een CSV-export haalt de gegevens uit het ene systeem, maar iemand moet ze nog steeds in het andere zetten, controleren of alles is meegekomen en fouten herstellen. Bij een paar verhuringen per week is dat te doen. Bij een groeiend wagenpark groeit dat werk evenredig mee, en daarmee de kans op fouten.
Ontdek de live demo. Zie hoe een reservering, factuur en betaling in één systeem samenkomen, zonder dat iemand op vrijdagmiddag cijfers overtikt.
Ontdek de live demo