Software de alquiler de coches - Guía definitiva (8): Informes

En la parte 7 hablamos de las fases del alquiler de coches en las que se gana el dinero, a saber: (i) la compra, (ii) el alquiler y (iii) la venta. El hilo conductor era que tú, como empresa de alquiler de coches, debes tener una estrategia consistente y ajustar a ella tu política de compra, venta y precios de alquiler. A partir de los resultados reales, corriges el rumbo de forma fundamentada.

Señalamos que el software de alquiler de coches debe darte soporte en esto, permitiendo registrar todas las cuestiones financieras relevantes y generando a partir de ellas informes claros y comprensibles. En esta parte lo explicamos con detalle.

Objetivos

Los informes no sirven de nada si solo los usas para mirarlos. Tú debes convertir los datos en información útil.

Pero eso solo es posible cuando los informes muestran datos relevantes de forma lógica. En diversos programas de alquiler de coches hemos visto gráficos bonitos con los que en realidad no se puede hacer nada. En otros programas, primero había que extraer los datos de la base de datos y luego procesarlos antes de poder sacar información relevante.

Un buen software de alquiler de coches, en cambio, tiene en cuenta la información que necesitas en tu empresa de alquiler. Como mínimo, debe poder extraerse la siguiente información:

• 1. Visión de la tasa de ocupación (por vehículo): resumen de vehículos infraocupados y sobreocupados.
• 1. Visión de los ingresos en detalle (por vehículo): rentabilidad del alquiler base, seguros, paquetes de kilómetros y extras.
• 1. Visión de los costes en detalle (por vehículo): costes de amortización, costes de leasing, daños, costes de transporte, costes de combustible no repercutidos y multas no recuperables.
• 1. Visión de la rentabilidad (por vehículo): resumen de la rentabilidad real.

Registro de datos

En la Parte 5 – Gestión de vehículos describimos qué elementos deben poder registrarse para llegar finalmente a buenos análisis financieros. A continuación los resumimos.

Registro de ingresos

Registrar los ingresos es lo más fácil, ya que ocurre automáticamente durante el proceso de alquiler. Al fin y al cabo, el cliente hace una reserva de un vehículo con posibles extras y, simplificando, acaba pagando el importe del alquiler y los extras correspondientes.

A partir de los ingresos de alquiler registrados, el software de alquiler de coches genera un informe en el que se distingue entre el alquiler base, los costes por reducción de franquicia (seguro), los paquetes de kilómetros y todos los demás extras.

En realidad, por tanto, no tienes que pensar en el registro de ingresos. Sin embargo, la cosa cambia si alquilas desde varias ubicaciones. En ese caso, quizá debas configurar (o hacer configurar) el sistema de otra forma para tener visibilidad de los ingresos por ubicación. También influye si trabajas con una "shared fleet" (flota compartida) o una "fixed fleet" (flota fija).

Por cierto, es importante coordinarse con alguien del departamento financiero antes de empezar con la configuración de tu nuevo software de alquiler de coches. Algunos contables quieren vincular cada tipo de ingreso a una cuenta contable distinta, mientras que otros agrupan todos los ingresos en un mismo montón y remiten a los informes para el análisis de datos.

Registro de costes

En el registro de costes, el personal de la empresa de alquiler tiene un papel más importante. Elementos como el precio de compra, la amortización mensual y otros costes recurrentes, daños repercutidos, multas y costes de repostaje deben registrarse para obtener una buena visión de los costes. Aunque los costes recurrentes solo hay que contabilizarlos una vez, los costes puntuales a menudo deben registrarse manualmente.

También en el registro de costes debes prestar especial atención a la configuración del sistema de alquiler cuando tienes varias ubicaciones, y te recomendamos encarecidamente revisarlo junto con tu contable.

Informes

Los datos pueden presentarse de muchas maneras; nosotros distinguimos entre (i) gráficos, (ii) tablas y (iii) datos en bruto.

i. Gráficos

Las personas en general somos visuales, por lo que a menudo se pide una representación en forma de gráfico. A nosotros también nos gustan los gráficos, pero en general es la forma de presentación de la que se puede extraer la información menos concreta.

Sin embargo, los gráficos sí son útiles para obtener de un vistazo una impresión general del rendimiento de un vehículo. En un gráfico ves rápidamente, por ejemplo, en qué meses el vehículo genera muchos ingresos y en qué meses menos.

ii. Tablas

Para un análisis más detallado necesitas una representación de datos en forma de tabla como la que se muestra a continuación. Con las cifras reales puedes comprobar exactamente si, por ejemplo, tu vehículo ha obtenido una rentabilidad positiva en un mes determinado o no.

Por eso opinamos que una vista en tabla es esencial para los informes en el software de alquiler de coches. Preferiblemente, estos datos deben poder filtrarse y ordenarse con facilidad.

iii. Datos en bruto

La forma más pura de datos son los datos en bruto que puedes extraer directamente de la fuente, es decir, de la base de datos subyacente. Para el analista de datos avanzado, esto puede ser deseable para realizar análisis más profundos.

¡Manos a la obra!

Muchas empresas de alquiler de coches dedican poco tiempo al análisis de datos. Es una lástima, porque tus datos son una mina de oro. Con un esfuerzo limitado (suponiendo que tengas un buen software de alquiler de coches), puedes extraer muchísima información de tus datos, como respuestas a las siguientes preguntas:

• Ocupación: ¿de qué tipo de vehículo todavía no tengo suficientes (sobreocupación) y de qué tipos de vehículos quizá debería deshacerme (infraocupación)?
• Ingresos por categoría: ¿venden mis empleados suficientes extras y accesorios?
• ROI: ¿con qué vehículos gano más dinero?
• Kill your Darlings: ¿qué tipos de vehículos debería dejar de ofrecer?
• Kill your Darlings 2: ¿qué accesorios debería dejar de ofrecer?
• Descuentos: ¿se están dando demasiados descuentos?
• Optimización de la conversión: ¿cuándo debo ofrecer qué extras y accesorios en el proceso de alquiler?
• Tarifas: ¿cuándo soy demasiado caro y cuándo demasiado barato?
• Y mucho más…

Ponte manos a la obra. Elige una pregunta e intenta darle una respuesta clara. Te recomendamos formular primero una pregunta de investigación: "gano dinero con mi coche publicitario", y confirmarla o refutarla con los datos.

_Supongamos que en este momento no obtienes una rentabilidad positiva con los coches publicitarios. _

El siguiente paso es idear algo con lo que sí vayas a obtener beneficios con los coches publicitarios. Formula una hipótesis y ponla en práctica. Una opción evidente es subir el precio de alquiler. Pero esto solo funcionará si tu tasa de ocupación es alta. Si tu tasa de ocupación es decepcionante, es más lógico vender algunos coches publicitarios.

Bien, ¿y luego…?

Avanzado: seguir corrigiendo el rumbo

Los datos son dinámicos. Cuando cambias algo en tu organización, como un precio de alquiler más alto, esto acaba influyendo también en el resultado final.

Independientemente del resultado, tu experimento siempre es un éxito. ¿Más beneficio? Estupendo, buena decisión. ¿Menos beneficio? También estupendo, has refutado tu hipótesis.

El siguiente paso es plantear un nuevo experimento: supongamos que reduzco a la mitad el precio de mis vehículos publicitarios... ¿Consigo entonces 1,5 veces más clientes? Sabiendo que cada cliente que alquila un vehículo publicitario vuelve de media otras 2 veces para otro tipo de vehículo, al final sería positivo.

Ejecutar, analizar y luego corregir. ¡Y otra vez…!

Conclusión

En esta parte hemos mostrado la importancia de contar con buenos informes. Configurando bien tu software de alquiler de coches y registrándolo todo, permites que un buen software de alquiler te muestre los datos más importantes de forma clara. De ahí podrás extraer información.

Después te toca a ti hacer algo con esos datos o esa información. Paso 1: analiza tu negocio de alquiler a partir de los datos. Paso 2: formula una nueva hipótesis y experimenta. Paso 3: ¡vuelta al paso 2!

Esperamos que con esta parte hayas obtenido nuevas perspectivas para mejorar tus resultados y que entiendas cómo debe contribuir a ello tu software de alquiler de coches.

En la siguiente parte nos centraremos en las posibilidades del software de alquiler abordando los aspectos técnicos de un buen software de alquiler de coches. Pondremos el énfasis en la conexión con el sitio web (API).