En la parte 4 analizamos cómo deben procesarse los procesos operativos de alquiler en el software de alquiler de coches. Esta semana nos detenemos en la gestión de vehículos. Más concretamente, abordamos los aspectos relacionados con un vehículo que debes poder registrar para tener una visión completa del estado operativo y financiero de tu flota. Terminamos con nuestra visión sobre la relevancia de la tasa de ocupación.
Compra de un vehículo
La gestión de un vehículo empieza con la compra. El vehículo entra en tu flota, así que debes registrar sus especificaciones en tu software de alquiler de coches. Suponiendo que el vehículo pase a ser de tu propiedad (no alquilado a terceros), recomendamos encarecidamente registrar también al menos lo siguiente:
- Fecha de compra o de matriculación;
- Precio de compra;
- Kilometraje en el momento de la compra;
- Periodo de amortización;
- Amortización mensual.
Estos datos son necesarios, entre otras cosas, para determinar el rendimiento del vehículo. Volveremos sobre ello más adelante en este artículo.
Si vamos un paso más allá, puedes pensar en configurar recordatorios, por ejemplo, para el mantenimiento periódico y la APK (inspección técnica obligatoria en los Países Bajos). Además, resulta práctico poder subir al software de alquiler los documentos del vehículo, como el permiso de circulación, el justificante de transferencia de titularidad y los papeles del seguro. Así tienes siempre todos los documentos a mano. Lo único que necesitas es acceso a internet.
Por último, es buena idea "etiquetar" el vehículo con determinadas características distintivas. Así podrás encontrarlo fácilmente más adelante filtrando, por ejemplo, en el planning.
Periodo de alquiler
El periodo de alquiler es, para la mayoría de las empresas de alquiler, la etapa más emocionante. Durante este periodo incurres en costes mensuales (seguro, impuestos y mantenimiento), te enfrentas a daños y llegan multas asociadas al vehículo. Y quizá el vehículo se use también alguna vez para fines privados… 😉
Costes puntuales y recurrentes
Cuando hablamos con un cliente potencial y le preguntamos por los costes que más le molestan, casi siempre escuchamos: "¡Los costes del seguro!"
Si después preguntamos dónde pueden encontrarse esos costes del seguro en su software de alquiler, también recibimos a menudo la misma respuesta: "No los registramos en nuestro software de alquiler. Metemos todos los costes del seguro en un mismo saco bajo la partida contable 'costes de seguro'."
Al mismo tiempo, casi todo el mundo afirma saber cuál es el rendimiento de sus vehículos…?!
Sin embargo, para poder determinar el rendimiento de tu vehículo es esencial poder registrar los costes asociados al vehículo. Esto incluye todos los costes directos que corresponden al vehículo. El impuesto de circulación, el BPM (impuesto neerlandés de matriculación), el seguro, pero también los costes puntuales de combustible, los daños no repercutidos y las multas de tráfico no recuperables forman parte de ello.
Gestión de daños
Daños y alquiler son casi sinónimos y garantizan problemas.
Como empresa de alquiler, te disparas en el pie si por descuido no puedes repercutir un daño causado por el cliente.
Por otro lado, el cliente suele desconfiar de la "doble reclamación de daños". Ya conoces la escena: un cliente te sigue con el teléfono para grabar un vídeo de los daños existentes.
Por eso es importante para ambas partes que todos los daños se registren correctamente y que haya transparencia sobre los daños existentes y los recién registrados. Esto se consigue registrando los daños (con fotos) en una ficha de daños del vehículo. Así puedes mostrar a tu cliente, de forma visual y por escrito, qué daños existen y qué daños nuevos registras. Este registro es un imprescindible absoluto en un buen software de alquiler de coches.
Esto nos lleva directamente al proceso de devolución del coche. Es importante que en la liquidación final no envíes un expediente de daños si no hay ningún daño nuevo. Esto genera confusión en el cliente y se traduce en una gran cantidad de llamadas.
Multas
Al margen de posibles integraciones con el CJIB (la agencia neerlandesa de cobro de multas) y/u otros terceros para las multas, también es importante poder localizar al conductor en caso de multa. Para ello son relevantes dos parámetros: la matrícula y la fecha de la infracción. Si introduces estos parámetros en el sistema, el software de alquiler debería mostrar de qué reserva se trata. A continuación puedes repercutir los posibles "gastos administrativos" adicionales.
Venta
Tras el periodo de alquiler viene, si todo va bien, la venta del vehículo. En muchas empresas de alquiler, este es el momento en que se gana el dinero. El vehículo ya se ha amortizado fiscal y comercialmente hasta su valor residual, pero a menudo el vehículo vale más.
Para calcular correctamente el "valor de vida útil" (life time value) del vehículo, debes registrar también el importe de la venta en el software de alquiler de coches.
Tasa de ocupación frente a retorno de la inversión
Solo después de recorrer todo el ciclo puedes concluir con un 100 % de certeza si el vehículo ha generado dinero en términos netos. Se calcula de la siguiente manera
ROI = Ingresos por alquiler + Precio de venta – Precio de compra – Todos los costes directos asociados al vehículo.
Ten cuidado de no restar peras a manzanas. Si en los ingresos por alquiler incluyes los accesorios, también debes incluir los costes relacionados con los accesorios.
En nuestra opinión, es importante basar las decisiones en el ROI. Sin embargo, esto no significa que debas aspirar necesariamente al ROI más alto posible. También puede ser una táctica buscar un ROI mínimo, pero con grandes volúmenes.
¿Y la tasa de ocupación?
Es interesante, pero no debe sobrevalorarse. ¿Qué prefieres: un vehículo que puedes alquilar 3 veces por 100 €, o un vehículo que puedes alquilar 6 veces por 30 €?
Entonces, ¿la tasa de ocupación no es importante en absoluto?
Sí lo es. Una tasa de ocupación estructuralmente baja puede indicar que tus precios son demasiado altos, que haces poco marketing o quizá incluso que tienes mala reputación entre tu público objetivo. Así que vigila bien tu tasa de ocupación, ¡pero no te guíes ciegamente por ella!
Extra: jugar con la disponibilidad
Las empresas de alquiler de coches internacionales son expertas en ello. Después de reservar una clase "económica", en el mostrador te dicen que recibes un "upgrade" gratuito. Pocos clientes se quejan en ese momento.
Pero ¿qué ha pasado en realidad? La empresa de alquiler deja que su clase popular se sobrevenda y lo compensa con la disponibilidad de variantes más caras. Por supuesto, esto no es necesariamente deseable, ya que ahora entregas la variante más cara por un precio más bajo. Sin embargo, si tienes en cuenta que de media el 10 % de los clientes no se presenta, ¡es un buen negocio!
Sí, se complica un poco, pero no tanto si tienes un buen software de alquiler de coches 😉
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