Autovermietungssoftware - Ultimate Guide (8): Berichte

In Teil 7 haben wir über die Phasen der Autovermietung gesprochen, in denen das Geld verdient wird, nämlich (i) der Einkauf, (ii) die Vermietung und (iii) der Verkauf. Der rote Faden dabei war, dass Sie als Autovermietungsorganisation eine konsistente Strategie haben und Ihre Einkaufs-, Verkaufs- und Mietpreispolitik darauf abstimmen sollten. Auf Basis der tatsächlichen Ergebnisse steuern Sie anschließend fundiert nach.

Wir merkten an, dass die Autovermietungssoftware Sie dabei unterstützen sollte, indem sie alle relevanten finanziellen Vorgänge erfassen kann und daraus anschließend aufschlussreiche und klare Berichte erstellt. Dazu geben wir in diesem Teil Erläuterungen.

Zielsetzungen

Berichte nützen Ihnen nichts, wenn Sie sie nur anschauen. Die Daten müssen von Ihnen in verwertbare Informationen umgewandelt werden.

Das gelingt jedoch nur, wenn die Berichte relevante Daten auf logische Weise darstellen. Bei diverser Autovermietungssoftware haben wir hübsche Grafiken gesehen, mit denen man eigentlich überhaupt nichts anfangen kann. Bei anderer Autovermietungssoftware musste man die Daten erst aus der Datenbank holen und anschließend bearbeiten, bevor sich relevante Informationen daraus ableiten ließen.

Gute Autovermietungssoftware berücksichtigt jedoch die Informationen, die Sie in Ihrer Vermietungsorganisation benötigen. Mindestens die folgenden Informationen sollten sich ableiten lassen:

• 1. Einblick in die Auslastung (pro Fahrzeug): Übersicht über unter- und überbelegte Fahrzeuge.
• 1. Einblick in den Umsatz auf Detailebene (pro Fahrzeug): Rendite aus reiner Miete, Versicherungen, Kilometerpaketen und Extras
• 1. Einblick in die Kosten auf Detailebene (pro Fahrzeug): Abschreibungskosten, Leasingkosten, Schäden, Transportkosten, nicht weiterberechnete Kraftstoffkosten und nicht einbringliche Bußgelder.
• 1. Einblick in die Rentabilität (pro Fahrzeug): Übersicht über die tatsächliche Rendite

Erfassung von Daten

In Teil 5 – Fahrzeugverwaltung haben wir beschrieben, welche Dinge erfasst werden können müssen, um letztlich zu guten Finanzanalysen zu gelangen. Nachfolgend fassen wir diese zusammen.

Erfassung von Einnahmen

Die Erfassung von Einnahmen ist am einfachsten, da sie im Vermietungsprozess von selbst erfolgt. Schließlich legt der Kunde eine Reservierung für ein Fahrzeug mit eventuellen Extras an und bezahlt – vereinfacht gesagt – am Ende den Mietbetrag und die eventuellen Extras.

Auf Basis der erfassten Mieteinnahmen wird in der Autovermietungssoftware ein Bericht erstellt, in dem zwischen der reinen Miete, den Kosten für die Reduzierung der Selbstbeteiligung (Versicherung), Kilometerpaketen und allen übrigen Extras unterschieden wird.

Eigentlich müssen Sie sich also über die Erfassung von Einnahmen keine Gedanken machen. Anders ist das jedoch, wenn Sie von mehreren Standorten aus vermieten. In diesem Fall müssen Sie das System möglicherweise anders einrichten (lassen), um die Einnahmen pro Standort sichtbar zu machen. Dabei spielt auch eine Rolle, ob Sie mit einer „Shared Fleet“ oder einer „Fixed Fleet“ arbeiten.

Es ist übrigens wichtig, sich mit jemandem aus der Finanzabteilung abzustimmen, bevor Sie mit der Einrichtung Ihrer neuen Autovermietungssoftware beginnen. Manche Buchhalter möchten jede Einnahmeart mit einem eigenen Sachkonto verknüpfen, während andere Buchhalter alle Einnahmen zusammenfassen und für die Datenanalyse auf die Berichte verweisen.

Erfassung von Kosten

Bei der Erfassung von Kosten kommt den Mitarbeitern der Vermietungsorganisation eine größere Rolle zu. Dinge wie der Einkaufspreis, die monatliche Abschreibung und andere wiederkehrende Kosten, nicht weiterberechnete Schäden, Bußgelder und Tankkosten müssen erfasst werden, um einen guten Überblick über die Kosten zu erhalten. Während die wiederkehrenden Kosten nur einmal eingebucht werden müssen, müssen einmalige Kosten häufig manuell erfasst werden.

Auch bei der Erfassung von Kosten sollten Sie der Einrichtung des Vermietungssystems besondere Aufmerksamkeit widmen, wenn Sie mehrere Standorte haben, und wir empfehlen dringend, dies gemeinsam mit Ihrem Buchhalter zu prüfen.

Berichte

Daten lassen sich auf viele Arten darstellen, wobei wir zwischen (i) Grafiken, (ii) Tabellen und (iii) Rohdaten unterscheiden.

i. Grafiken

Menschen sind im Allgemeinen visuell veranlagt, weshalb häufig nach einer Darstellung in Grafikform gefragt wird. Auch wir sehen Grafiken gern, aber im Allgemeinen lassen sich aus dieser Art der Darstellung die am wenigsten konkreten Informationen ableiten.

Grafiken sind allerdings praktisch, um auf einen Blick einen allgemeinen Eindruck von der Leistung eines Fahrzeugs zu bekommen. In einer Grafik sehen Sie zum Beispiel schnell, in welchen Monaten das Fahrzeug viel Umsatz generiert und in welchen Monaten gerade weniger.

ii. Tabellen

Für eine detailliertere Analyse benötigen Sie eine Datendarstellung in Tabellenform wie unten. Anhand der tatsächlichen Zahlen können Sie genau nachvollziehen, ob zum Beispiel Ihr Fahrzeug in einem bestimmten Monat eine positive Rendite erzielt hat oder gerade nicht.

Wir sind daher der Meinung, dass eine Tabellendarstellung für Berichte in Autovermietungssoftware unverzichtbar ist. Vorzugsweise lassen sich diese Daten einfach filtern und sortieren.

iii. Rohdaten

Die reinste Form von Daten sind die Rohdaten, die Sie direkt aus der Quelle – sprich der zugrunde liegenden Datenbank – abrufen können. Für den fortgeschrittenen Datenanalysten kann das wünschenswert sein, um tiefergehende Analysen durchzuführen.

An die Arbeit!

Viele Autovermieter verwenden wenig Zeit auf Datenanalyse. Das ist schade, denn Ihre Daten sind eine Goldgrube. Mit begrenztem Aufwand (vorausgesetzt, Sie haben gute Autovermietungssoftware) können Sie enorm viele Informationen aus Ihren Daten gewinnen, etwa Antworten auf die folgenden Fragen:

• Auslastung: Von welchem Fahrzeugtyp habe ich noch nicht genug (Überbelegung) und welche Fahrzeugtypen sollte ich vielleicht abstoßen (Unterbelegung);
• Umsatz pro Kategorie: Verkaufen meine Mitarbeiter ausreichend Extras und Zubehör?
• ROI: Mit welchen Fahrzeugen verdiene ich das meiste Geld?
• Kill your Darlings: Welche Fahrzeugtypen sollte ich nicht mehr anbieten?
• Kill your Darlings 2: Welches Zubehör sollte ich nicht mehr anbieten?
• Rabatte: Wird zu viel Rabatt gewährt?
• Conversion-Optimierung: Wann sollte ich welche Extras und welches Zubehör im Vermietungsprozess anbieten?
• Tarife: Wann bin ich zu teuer und wann zu günstig?
• Und vieles mehr…

Legen Sie los. Wählen Sie eine Frage aus und versuchen Sie, eine klare Antwort darauf zu geben. Dabei empfehlen wir, zunächst eine Untersuchungsfrage zu formulieren: „Ich verdiene Geld mit meinem Werbefahrzeug“ und diese anhand der Daten zu bestätigen oder zu widerlegen.

_Nehmen wir an, dass Sie derzeit mit Werbefahrzeugen keine positive Rendite erzielen. _

Der nächste Schritt besteht darin, sich etwas zu überlegen, womit Sie mit Werbefahrzeugen doch Gewinn machen. Stellen Sie eine Hypothese auf und setzen Sie sie um. Eine naheliegende Option ist, den Mietpreis zu erhöhen. Das funktioniert allerdings nur, wenn Ihre Auslastung hoch ist. Wenn Ihre Auslastung enttäuschend ist, ist es logischer, einige Werbefahrzeuge zu verkaufen.

Gut, und dann…?

Fortgeschritten: Kontinuierlich nachsteuern

Daten sind dynamisch. Wenn Sie in Ihrer Organisation etwas verändern – etwa einen höheren Mietpreis –, wirkt sich das letztlich auch auf das Ergebnis unter dem Strich aus.

Unabhängig vom Ausgang ist Ihr Experiment immer geglückt. Höherer Gewinn? Schön, gute Entscheidung. Niedrigerer Gewinn? Auch schön, Sie haben Ihre Hypothese widerlegt.

Der nächste Schritt ist, wieder ein neues Experiment aufzusetzen: Angenommen, ich halbiere den Preis meiner Werbefahrzeuge... Bekomme ich dann 1,5-mal so viele Kunden? In dem Wissen, dass jeder Kunde, der ein Werbefahrzeug mietet, im Schnitt noch 2-mal für einen anderen Fahrzeugtyp zurückkommt, wäre das letztlich positiv.

Umsetzen, analysieren und anschließend nachsteuern. Und von vorn…!

Fazit

In diesem Teil haben wir die Bedeutung guter Berichte aufgezeigt. Indem Sie Ihre Autovermietungssoftware richtig einrichten und alles erfassen, versetzen Sie gute Autovermietungssoftware in die Lage, die wichtigsten Daten übersichtlich für Sie darzustellen. Daraus können Sie anschließend Informationen ableiten.

Anschließend liegt es an Ihnen, etwas mit den Daten bzw. Informationen zu tun. Schritt 1: Analysieren Sie Ihr Vermietungsgeschäft anhand der Daten. Schritt 2: Stellen Sie eine neue Hypothese auf und experimentieren Sie. Schritt 3: Zurück zu Schritt 2!

Hoffentlich haben Sie mit diesem Teil neue Erkenntnisse gewonnen, um Ihre Ergebnisse zu verbessern, und verstehen Sie, wie Ihre Autovermietungssoftware dazu beitragen sollte.

Im nächsten Teil betrachten wir die Möglichkeiten von Vermietungssoftware genauer, indem wir auf die technischen Aspekte guter Autovermietungssoftware eingehen. Dabei legen wir den Schwerpunkt auf die Anbindung an die Website (API).