Un martes de febrero. En la campa hay catorce coches. Nadie se da cuenta, porque el equipo está ocupado con los coches que están fuera: una devolución con daños, un cliente que quiere recuperar su fianza, una furgoneta que tiene que estar lista mañana a primera hora. Quien quiere aumentar la ocupación de su flota de alquiler empieza justo aquí: por los coches por los que nadie pregunta.
En la mayoría de las empresas de alquiler, los días alquilados son la palanca más grande, y funcionan de otra manera que un precio o un extra. Un precio demasiado bajo lo ajustas la semana que viene. Un extra olvidado lo vendes en el siguiente alquiler. Un día de alquiler no se puede guardar. La furgoneta que estuvo parada el martes la vuelves a alquilar el miércoles sin problema, pero los ingresos de ese martes ya no los recuperas: un vehículo solo se puede alquilar una vez al día.
Esta es la tercera parte de la serie Más ingresos con la misma flota. En la parte 1 pusimos en fila las cinco palancas de tus ingresos. Esta parte trata de la segunda: el número de días alquilados.
La media esconde los coches que están parados
La ocupación son los días alquilados divididos entre los días disponibles. Cómo se calcula y cuánto cuesta un vehículo parado lo puedes leer en lo que cuesta de verdad una flota parada. Aquí no lo repetimos.
Eso sí, una advertencia: una ocupación de toda la flota y de todo el año no dice casi nada. Supongamos, como ejemplo hipotético, que tus turismos están alquilados el 80 % del tiempo y tus furgonetas el 45 %. De media te quedas en torno al 66 %. Una cifra razonable, detrás de la cual desaparece una categoría entera que está parada más de la mitad del tiempo.
Por eso miras a tres niveles:
- por vehículo, para ver qué coches hacen el trabajo y cuáles van a remolque;
- por categoría, para que una categoría llena no tape una vacía;
- por semana, para ver cuándo se va a quedar tranquilo, no solo que lo estuvo.
Solo a ese nivel ves dónde están los días vacíos. Y solo entonces puedes hacer algo al respecto.
Mira hacia delante, no hacia atrás
La mayoría de las empresas de alquiler conocen su ocupación a posteriori: a final de mes, en las cifras de ingresos. Entonces ya no hay nada que hacer. Cada día vacío del mes pasado está perdido para siempre.
La cifra que sí sirve para dirigir es la ocupación de las próximas cuatro a ocho semanas. ¿Cuántos de los días disponibles de la semana 7 ya están reservados? ¿Y cómo se compara con la misma semana del año pasado, en el mismo momento?
Un ejemplo de cálculo, expresamente hipotético: si la semana de vacaciones escolares de febrero está ahora reservada al 30 % para tus furgonetas, mientras que el año pasado a estas alturas ya ibas por el 45 %, sabes con seis semanas de antelación que viene un hueco. Es tiempo suficiente para actuar. Dos días antes, no.
Mirar hacia delante no requiere una bola de cristal. Requiere tener reservas, disponibilidad e histórico en un mismo sitio, para no tener que poner tres listas una al lado de otra.
Llena los huecos en el momento justo
Cuando ves venir un hueco, el reflejo suele ser: bajar el precio. Para todos, todo el año. En la parte 2 calculamos por qué eso sale caro: un descuento para todos también te cuesta dinero en cada reserva que ya tenías.
El principio es más sencillo y más barato: llena el hueco donde está, y solo ahí. Una promoción es una herramienta dirigida para un problema concreto:
- una tarifa promocional para un periodo tranquilo o una categoría que está parada, por ejemplo furgonetas entre semana en febrero;
- un código de descuento para un grupo de clientes al que quieres llegar en ese periodo;
- un descuento por reserva anticipada para un periodo que va por detrás del año pasado;
- un descuento de última hora para coches que dentro de unos días siguen libres.
La diferencia con un precio más bajo para todos: los clientes que iban a reservar igualmente pagan la tarifa normal. Solo das descuento en días que, si no, se habrían quedado vacíos.
Llena los días vacíos también a través de otros canales
Una promoción solo llena un hueco si alguien la ve. Con tu propia web llegas a los clientes que ya te conocen, en las horas en que alguien responde. Dos canales amplían ese alcance.
Brokers y plataformas. Un broker llega a clientes que nunca te encontrarían por su cuenta. Pagas comisión, pero en un día que se habría quedado vacío, una reserva con comisión siempre es más que ninguna reserva. Por eso, usa los brokers sobre todo para las semanas tranquilas y para las categorías que están paradas. En tus semanas de más trabajo los necesitas menos: entonces los clientes también reservan directamente.
Fuera del horario de oficina. Parte de tus clientes busca por la noche o el fin de semana. Quien no recibe respuesta a una pregunta sobre disponibilidad, fianza u hora de recogida, reserva en otro sitio. Un asistente que responde preguntas 24/7 y lleva a los visitantes a una solicitud o una reserva atiende a esos clientes antes de que sigan buscando.
Lo que aporta cada canal y lo que cuesta lo calculamos en la parte 4 de esta serie.
Haz que los clientes vuelvan
Encontrar un cliente nuevo cuesta tiempo y dinero. Un cliente que vuelve no cuesta casi nada y ya te conoce. Aun así, en la mayoría de las empresas de alquiler el contacto termina en la devolución.
Justo después del alquiler están los momentos que traen la siguiente reserva:
- un agradecimiento con la factura, sin que nadie tenga que acordarse;
- una breve petición de opinión, para saber qué se puede mejorar antes de que el cliente lo diga en otro sitio;
- una oferta antes de su próxima temporada: el cliente que el pasado mayo alquiló una furgoneta para una mudanza o un evento quizá necesite otra este año;
- un correo que llega en el momento justo, no en un boletín mensual para todos.
Cada cliente que vuelve es un día alquilado que no tienes que volver a ganar en un comparador.
Asegura a tus clientes habituales
La mejor manera de evitar periodos largos de poca actividad es llenarlos por adelantado. Eso se consigue con clientes que alquilan más a menudo y durante más tiempo que un particular que necesita una furgoneta una vez al año.
Clientes de empresa con su propia cuenta
Una constructora, una empresa de instalaciones, una agencia de eventos: los clientes de empresa reservan más a menudo, muchas veces por periodos más largos y en días laborables que con los particulares están tranquilos. Dales una cuenta propia con sus tarifas fijas, sus contratos en curso y sus facturas, y deja que reserven ellos mismos. Cuanto más baja la barrera para volver a alquilar, más a menudo lo hacen.
Suscripciones y renting corto
Un coche con un contrato de renting corto de tres meses no tiene ni un día vacío en tres meses. Las suscripciones y el renting corto llenan justo los periodos largos que más cuesta llenar con alquileres sueltos. Además te dan ingresos previsibles, para que puedas justificar mejor la compra de vehículos y la planificación de personal.
Ejemplo de cálculo: cinco puntos más de ocupación
Seguimos con la empresa de alquiler de la parte 1. Es un ejemplo de cálculo que parte de 50 vehículos, un ingreso medio de 100 € por día alquilado y 12.000 días alquilados al año.
Cincuenta vehículos suman 50 × 365 = 18.250 días disponibles al año. Con 12.000 días alquilados, la ocupación es de alrededor del 66 %.
Supongamos que esta empresa sube su ocupación cinco puntos porcentuales, de alrededor del 66 % al 71 %. Eso son 18.250 × 5 % = más de 900 días alquilados adicionales. A 100 € por día, son más de 90.000 € de ingresos al año. Con los mismos cincuenta vehículos, en la misma campa, con el mismo seguro.
Hay costes que acompañan a cada alquiler, como la limpieza, el desgaste y el descuento en los días que llenas con una promoción. Pero la amortización y el seguro los pagas igualmente, circule el coche o esté parado. Cada día que llenas contribuye a costes que ya existían.
Cómo medirlo en tu propia empresa
Mira cada semana estas cuatro cifras:
- Ocupación por vehículo y semana. ¿Qué coches están parados de forma estructural, y en qué semanas?
- Ocupación futura. ¿Qué parte de las próximas cuatro a ocho semanas ya está reservada, por categoría, comparada con el mismo periodo del año pasado?
- Días vacíos por categoría. ¿Dónde están los huecos: en las furgonetas, en los turismos, en los grandes o en los pequeños?
- Porcentaje de clientes que repiten. ¿Qué parte de tus alquileres viene de clientes que ya alquilaron contigo?
Si las reservas, los contratos y los clientes están en un solo sistema, no tienes que reunir esas cifras a mano.
Aumentar la ocupación sin más trabajo manual
Ver los huecos por adelantado, llenarlos de forma dirigida y hacer que los clientes vuelvan: eso no se puede mantener cada semana en una hoja de cálculo. Por eso las empresas de alquiler que crecen dejan ese trabajo a su software.
Con los Paneles ves en RentVisie en tiempo real la ocupación, los ingresos, la disponibilidad de vehículos y el rendimiento operativo, directamente desde tu administración de alquiler. Así ves por vehículo y por categoría dónde están los días vacíos, sin que nadie tenga que montar un informe.
Con el Portal de cliente Login/B2B, los clientes de empresa y los que repiten tienen su propia cuenta para reservas, contratos, facturas y reservas recurrentes. Los clientes de empresa ven el resumen de su flota y asignan conductores a vehículos. Vuelven a reservar ellos mismos, y lo que hacen aparece al instante en tu back office.
Las promociones, como códigos de descuento, tarifas promocionales para un periodo o categoría tranquilos y descuentos por reserva anticipada o de última hora, las configuras tú mismo en RentVisie. Communicator envía automáticamente a los clientes el correo adecuado en el momento adecuado del proceso de alquiler; los correos de campaña forman parte de nuestro servicio de Digital Marketing. Con Suscripciones y renting corto gestionas contratos recurrentes con facturación mensual o cada 30 días y renovaciones automáticas; cómo Shortleasy conecta su web y su back office con RentVisie lo puedes leer en su caso de cliente.
Para los canales adicionales, RentVisie está conectado con los brokers Check24 y AurumCars; sus reservas llegan a tu administración de alquileres. Y el Nexus AI Booking and Support Agent responde preguntas, recoge leads y lleva a los visitantes 24/7 a una solicitud o una reserva.
Un martes tranquilo ya no lo recuperas. Pero el siguiente lo puedes ver venir. Todas las partes de la serie están en la página Más ingresos con la misma flota.
Preguntas frecuentes
¿Cómo aumento la ocupación de mi flota de alquiler?
Empieza por ver dónde están los días vacíos: por vehículo, por categoría y por semana, y hacia delante para las próximas cuatro a ocho semanas. Después llena esos huecos de forma dirigida, con una promoción para ese periodo o categoría, en lugar de bajar el precio para todos, y usa brokers y un asistente que responde 24/7 para llegar a clientes a los que no llegas tú. Por último, asegúrate de que los clientes vuelvan y de que los clientes de empresa puedan reservar por su cuenta.
¿Qué es la ocupación futura?
La parte de los días disponibles de las próximas semanas que ya está reservada hoy. Si la comparas con el mismo momento del año pasado, ves con semanas de antelación dónde viene un hueco, cuando todavía hay tiempo para llenarlo.
¿No es lo mismo un descuento que un precio por día más bajo?
No. Un precio por día más bajo vale para todos, también para los clientes que iban a reservar igualmente. Una promoción dirigida vale solo para un periodo tranquilo, una categoría que está parada o un grupo de clientes al que quieres llegar. Así solo das descuento en días que, si no, se habrían quedado vacíos.
¿Cuánto valen cinco puntos más de ocupación?
Calcúlalo con tus propias cifras: número de vehículos × 365 × 5 % × tu ingreso medio por día alquilado. En el ejemplo de cálculo de esta serie, con 50 vehículos y 100 € por día alquilado, son más de 900 días alquilados adicionales y más de 90.000 € de ingresos al año.
Reservar una llamada. Vemos juntos dónde están los días vacíos de tu flota y cómo llenarlos.
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