En los Países Bajos siguen activas muchas empresas familiares de alquiler de coches. El abuelo fundador tenía que arreglárselas con el medio siempre fiable para llevar la cuenta de las cosas: "papel y bolígrafo". Pero ¿cómo era aquello?
En este blog echamos la vista atrás para ver cómo funcionaba antes el alquiler de coches y lo comparamos con el presente. ¿Cómo podían los pioneros del alquiler de coches llevar su negocio sin ordenadores ni aplicaciones móviles? ¿Son realmente necesarios?
El alquiler de coches de antes
Si intentas imaginarte cómo funcionaba antes, enseguida sientes respeto por aquellas empresas de alquiler.
Es un caos enorme. Largas colas de gente impaciente en el mostrador. Montañas de papel con contratos de alquiler y formularios de entrega. Una agenda de papel llena de citas tachadas. Un teléfono que no para de sonar con clientes que quieren hacer una reserva en el último momento, y una incertidumbre permanente sobre si los vehículos serán robados.
Así debió de ser, ¿no?
Eso es lo que pensarías. Sin embargo, antes la sociedad era distinta a la de ahora. Por ejemplo, la sociedad tenía mucha menos prisa y era también menos anónima. La gente conocía a sus vecinos y a sus clientes.
Gracias a ello, el abuelo podía con todo. De vez en cuando seguía habiendo colas, pero la gente charlaba tranquilamente entre sí. En muchos casos ni siquiera hacían falta contratos de alquiler ni formularios de entrega. Sabías exactamente quién era ese cliente; no había problema. Además, el abuelo tampoco necesitaba agenda. Simplemente se lo aprendía de memoria.
Quizá me esté pasando. La verdad está en algún punto intermedio. Lo cierto es que el mundo de antes era distinto al de ahora, por lo que tampoco puedes comparar el alquiler de coches de antes con el alquiler de coches de hoy.
El alquiler de coches de hace veinte años
Las flotas han crecido, los clientes son anónimos e impacientes y el mundo se digitaliza cada vez más. Las reservas se hacen por teléfono e incluso ya a través de sitios web.
La mayoría de las organizaciones de alquiler de coches siguen aplicando la forma de trabajar del abuelo. Sin embargo, el mundo ha cambiado y eso hace más difícil mantenerlo todo bajo control.
Hay largas colas en el mostrador, todo el mundo con prisa y entusiasmado por empezar su aventura. Aquí y allá se oyen quejas y suspiros de personas que creen que llevan demasiado tiempo esperando. Mientras tanto, un empleado rebusca en un montón de contratos de alquiler en busca de una observación concreta sobre este alquiler. Reconozcámoslo: es un poco caótico.
Tras una mañana de trabajo duro, vuelve algo de calma. Pero no dura mucho, porque los primeros vehículos ya tienen que ser transportados a otra ubicación. Y así hasta bien entrada la noche. Aun así, se consigue sacar todo adelante.
El error inevitable
Sin embargo, a media tarde algo sale mal. Dos clientes distintos están en el mostrador para recoger su coche, pero solo hay un coche disponible. Resulta que una reserva sí se confirmó por teléfono, pero con el ajetreo no se anotó bien en la agenda.
Por suerte, justo en ese momento otro cliente viene a devolver un vehículo. Se ha salvado por los pelos.
La aparición del software de alquiler de coches (hace 20 años – hoy)
Con la llegada del ordenador surgió una forma mejor de optimizar los procesos. Poco a poco se desarrollaron sistemas digitales para llevar el control de los procesos básicos del alquiler:
Planning.
Con un planning digital puedes ver fácilmente qué vehículos están alquilados, cuándo y durante cuánto tiempo. Las reservas duplicadas pasan a ser cosa del pasado.
Gestión de reservas.
Las reservas de los clientes se actualizan automáticamente y se muestran en una interfaz fácil de usar, sin el engorro de las agendas de papel y las notas adhesivas.
Check-in/check-out digital.
Todos los formularios y documentos necesarios están en formato digital y disponibles al instante. Esto acelera el proceso y minimiza los tiempos de espera de los clientes.
Facturación automática.
Las facturas se envían con solo pulsar un botón y las fianzas se devuelven automáticamente.
De este modo, el software ofrece más control sobre los numerosos procesos que se entrecruzan. Las empresas de alquiler que han cambiado a este tipo de software de alquiler de coches nunca volverán atrás.
Y tienen toda la razón.
Bueno, no del todo. A estas alturas, mucho software de alquiler de coches se ha quedado obsoleto frente a software e iniciativas innovadoras que conectan todos los procesos entre sí a través de una infraestructura en la nube apoyada en IA, con la que el desarrollo de software ha entrado en una nueva fase de aceleración.
Los principios básicos comentados arriba dan paso a formas de alquiler nuevas y mejoradas.
Con ello se ha iniciado la transición hacia el alquiler 4.0. En RentVisie apostamos por ello. Recientemente hemos anunciado el software de alquiler RentVisie 4.0. ¿Tienes curiosidad por saber lo que tenemos en mente? ¡Sigue atento a nuestros blogs!
¿Quieres saber más sobre cómo nuestro software se adapta a tu empresa? Ponte en contacto con nosotros.
Programa una cita ahora.